工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范ppt课件

*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范,郑永仙,工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范 郑永仙,1,对工程文件归档要求,基本要求,工程文件最基本的质量要求是：工程文件应与工程实际相一致、工程文件整理应符合规范规定。,对工程文件归档要求 基本要求,2,一、工程文件内容的质量要求,工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上，因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。,工程文件和图纸的内容、深度和签署都应满足有关规范要求，内容要真实、签署要齐全、深度要符合标准。,（一）内容真实,（二）签署齐全,（三）深度符合专业规定,一、工程文件内容的质量要求 工程档案的质量主要体,3,二、文件材料的数量齐全、内容完整,构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全，而每一份文件的内容、形式、规格均应完整。,工程文件种类、数量齐全,1）文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。,2）竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。,工程文件格式、内容完整,对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像（音）带（盘）均应检查其格式、内容是否完整。,二、文件材料的数量齐全、内容完整 构成工程档案的,4,三、工程档案系列化,工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。,（一）文件名称的规范化,工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质，尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。,（二）文件形式的标准化,各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等，均力争实现标准化，既能正确全面地表述其内容，又能简单明了，易于操作。,（三）工程档案的系列化,工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。,三、工程档案系列化 工程文件的规范化、标准化是工,5,工程文件材质的质量要求,工程文件材质的质量要求,6,一、纸质文件的材质要求,（一）纸张材料,纸质文件的材质应符合强度要求，宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。,（二）书写材料,1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。,2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。,3、计算机输出件视同原件。,4、传真件视同复印件。,5、竣工图纸一般采用蓝晒图（重氮盐图），视同原件。,一、纸质文件的材质要求（一）纸张材料,7,（三）纸张规格,1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸：A4（297mm210mm）幅面。,2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。,（三）纸张规格,8,二、胶片、光盘、磁带的材质要求,记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质，对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。,二、胶片、光盘、磁带的材质要求 记录声像和影像的,9,三、模型、实物的材质要求,制作模型、实物的材料性质不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。,三、模型、实物的材质要求 制作模型、实物的材料性,10,工程文件外观的质量要求,工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，这是对文件外观质量提出的应达到的标准。,一、字迹清楚,二、图样清晰,三、图表整洁,四、签字盖章手续完备,工程文件外观的质量要求 工程文件外观应字迹清楚、,11,电子工程档案的要求,工程文件宜采用计算机进行整理，形成电子文件，电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。,电子工程文件的归档要求,电子工程文件形成后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。,电子工程档案的要求 工程文件宜采用计算机进行整理,12,（一）归档文件,归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。,（二）归档的补助文件,归档的补助文件是指元数据和背景信息。,（三）归档文件的性质,归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。,（四）归档时间,竣工验收后3个月内。,（五）归档份数,电子工程档案归档或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅。,（六）归档要求,电子工程档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。,电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。,（一）归档文件,13,工程档案立卷整理,组卷原则：,遵循形成规律，保持有机联系。成套、系统，便于保管利用。,工程档案立卷整理,14,工程建设一般程序,工程准备阶段,监理阶段,施工阶段,编制竣工图,竣工验收阶段,工程建设一般程序工程准备阶段,15,工程准备阶段文件,1、立项文件,2、建设用地、征地、拆迁文件,3、勘察、测绘、设计文件,4、招投标文件,5、开工审批文件、,6、财务文件,7、建设、施工、监理机构及负责人,工程准备阶段文件1、立项文件,16,监理文件,1、监理规划,2、质量控制,3、进度控制,4、造价控制,5、分保资质,6、全同及其他事项管理,监理文件1、监理规划,17,施工阶段文件,（一）以土建与结构为例,1、施工技术准备文件（施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工日志等）,2、施工现场准备（工程定位测量、环保、安全措施等）,3、地基处理,4、工程图纸变更,5、施工材料预制构件质量证明,施工阶段文件（一）以土建与结构为例,18,6、施工试验记录,7、隐蔽工程检查记录,8、施工记录,9、工程质量事故处理记录,6、施工试验记录,19,电气、给排水、消防、暖通等,程序基本同上,电气、给排水、消防、暖通等程序基本同上,20,室外工程,1、室外安装（雨污水、热力、燃气、电力照明等）,2、室外建筑环境（建筑小品、园林绿化等）,室外工程1、室外安装（雨污水、热力、燃气、电力照明等）,21,市政基础设施工程,程序基本同上（略）,市政基础设施工程程序基本同上（略）,22,竣工图,（以建筑工程为例）,1、综合图（总平面布置图、室外专业图给排水、管网线等）,2、专业竣工图（建筑、结构、装修、消防、暖通等）,竣工图（以建筑工程为例）,23,竣工验收文件,1、工程竣工总结,2、竣工验收记录,3、财务文件（决算、交付使用财产表）,4、声像、电子档案,竣工验收文件1、工程竣工总结,24,（一）工程准备阶段文件立卷,工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。,1、按建设程序,工程准备阶段文件依次划分为提出项目建议书、可行性研究、工程规划设计、工程计划安排、开工审批等项，其文件是按建设程序各阶段工作顺序形成的。,可以归纳为：提出项目建议书可行性研究工程规划设计工程计划安排开工审批.,（一）工程准备阶段文件立卷 工程准备阶段文件可按,25,2、按专业,按专业划分工程准备阶段文件，有四个问题需要明确。,（1）土地文件：土地规划、审批、拆迁、发国有土地使用证等一系列工作中形成的同一专业性质的文件。,（2）财务文件：按专业集中汇集、整理、立卷。,（3）招投标文件：应单独划为一项。,（4）建设、施工、监理机构负责人：参加建设的单位和人员变化情况。,2、按专业,26,3、按形成单位：一种是将同一类文件按形成单位分开立卷。另一种是将几类文件按形成单位合起来立卷。,4、综合上述按建设程序、按专业、按形成单位立卷的分析，可将工程准备阶段文件分成七大类。即：,（1）工程立项文件；,（2）土地（建设用地征地拆迁）文件；,（3）规划设计（勘察、测绘、设计）文件；,（4）招投标文件,（5）开工审批文件,（6）财务文件；,（7）建设、施工、监理机构及负责人。,3、按形成单位：一种是将同一类文件按形成单位分开立卷。另一种,27,（二）监理文件立卷,监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。,1、按单位工程立卷,2、按分部工程立卷,3、按专业立卷,4、按阶段立卷,5、监理文件立卷顺序,（二）监理文件立卷 监理文件可按单位工程、分部工,28,（三）施工文件立卷,施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。,1、按单位工程立卷,施工文件应遵守工程档案的立卷原则，按单位工程整理立卷。,2、按分部工程立卷,在工程施工过程中，分部工程是独立组织施工的基本单位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍适用的。,3、按专业立卷,施工文件能按专业分开施工的，就应按专业整理立卷。,4、按阶段立卷,工程施工过程根据施工性质和时间可分成若干阶段，分阶段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原则和施工进度要求的。,5、施工文件立卷,施工文件立卷，首先按分部工程划分，其次在分部工程中分专业（系统），最后每一个专业（系统）按阶段整理立卷。,（三）施工文件立卷 施工文件可按单位工程、分部工,29,（四）竣工验收文件立卷,竣工验收文件按单位工程、专业立卷。,1、按单位工程立卷,按单位工程整理立卷是工程档案立卷的基本原则，竣工验收文件立卷也不例外。,2、按专业立卷,单位工程中每一个专业（或分部）工程施工完成后，应进行本专业（分部）工程的竣工验收，形成本专业（或分部）的工程验收文件。,（四）竣工验收文件立卷 竣工验收文件按单位工程、,30,3、竣工验收文件立卷,竣工验收文件一般有三部分：第一部分为竣工验收时的记录文件，包括工程竣工验收时的竣工验收报告、证明书和工程质量竣工验收记录等；第二部分是竣工验收备案材料，包括竣工验收备案表及各种验收文件、专项验收认可文件等；第三部分为有关财务竣工文件，有工程交付使用财产清单、工程决算等材料。,3、竣工验收文件立卷,31,（五）竣工图立卷,竣工图应按单位工程、专业等立卷,1、按单位工程立卷,竣工图的立卷应遵守工程档案按单位工程整理立卷的原则。,2、按专业立卷,竣工图组卷采用的最基本的方法是按专业进行。,3、竣工图立卷,建设项目竣工图，以建筑安装工程为例，一般分成二部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分。,综合竣工图指的是建设项目平面图及竖向布置图，室外管网综合图和电气（电力、电讯、电视等系统）综合图，以及室外各专业图纸。,专业竣工图是指建设项目各专业图纸，如公用建筑工程竣工图为建筑、结构、给水排水、电气、智能化等专业图纸。,（五）竣工图立卷 竣工图应按单位工程、专业等立卷,32,立卷要求,对工程档案立卷的要求，主要有两点：一是对工程文件实施质量检查的要求，二是对案卷内文件合理组织的要求。,立卷要求 对工程档案立卷的要求，主要有两点：一是,33,一、对工程文件实施检查的要求,工程文件的检查主要是对组成工程档案的文件材料完整、准确、系统情况的检查，因此，在组卷前，要提出对工程文件内容、形式、材质的质量实施检查的要求。,（一）检查工程文件是立卷人员的职责,（二）逐一检查工程档案案卷内容,立卷的工作人员应对工程档案室的工程文件的种类、数量、内容、材质等按有关规范规定进行严格检查。,一、对工程文件实施检查的要求 工程文件的检查主要,34,二、对案卷内文件的组织要求,工程档案卷内文字材料按事项、专业顺序排列，图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。,二、对案卷内文件的组织要求 工程档案卷内文字材料,35,（一）卷内文件的排列,1、文件排列,工程档案卷内文字材料的排列应按事项、按专业划分，并确定排列顺序。,2、竣工图的排列,竣工图应按专业分开，按图号顺序排列。,3、文字材料和图纸混装时的排列,即有文字材料，又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。,4、案卷的排列,组成工程档案的案卷，其卷内构成排列顺序为：内封面、目录、文字（图纸）材料、备考表和封底。,（一）卷内文件的排列 1、文件排列,36,（二）分卷与合卷,1、分卷,分卷就是一个专业的文件或图纸由于数量多，分成二卷或二卷以上组卷。,2、合卷,合卷就是不同形式，不同专业的文件和图纸合并成一卷。,（二）分卷与合卷 1、分卷,37,案卷编目,案卷的编目是指卷内文件的页号、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背的编制规定和要求。,案卷编目 案卷的编目是指卷内文件的页号、案卷封面,38,一、编制卷内文件页号,页号是卷内文件所在位置的标