第14章Access2000数据库

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,14,章,Access 2000,数据库,【,本章概述,】,关系数据库是当今数据库技术的主流，在各领域得到广泛应用，本章主要介绍关系数据库管理软件,Access 2000,的基本使用和基本操作，通过认识,Access,的基本组件,表、查询、窗体、报表的使用，学会使用和管理数据。,Access 2000,与以前的版本比较增加了新的功能：,数据库对象设计简捷方便；,不同版本数据库共享；,关闭时，系统自动压缩数据库文件；,自动更正数据库对象名称，减少操作；,建立,Web,数据访问页，与网络资源共享,与,Office,其他应用程序进行数据传递,直接编辑,SQL Server,端的对象,14.1 Access 2000,用户界面,14.1.1,Access,启动和退出,1.,启动,Access,2000,应用程序,在,Windows XP,界面下，启动,Access 2000,文字处理系统一般常用有如下三种方法：,方法一：依次单击“开始所有程序,Microsoft Access”,。,方法二：双击桌面上的,Access 2000,快捷方式图标。,方法三：单击,Access 2000,文件。此时，自动先启动,Access,应用程序，然后打开,Access,文件。,2.,退出,Access,2000,应用程序,在关闭,Access 2000,应用程序窗口，有多种退出方法，常用的方法有：,方法一：依次单击“文件退出”。,方法二：单击,Access 2000,应用程序关闭按钮,X,。,方法三：单击最右上角标题栏图标，点击关闭按钮，或双击此图关闭。,14.1.2,Access 2000,窗口界面,菜单栏,标题栏,工具栏,工作区,状态栏,1,标题栏,2,菜单栏,“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”和“帮助”等七个菜单选项。,3,工具栏,工作区,14.2,创建数据库,三种方法来建立一个数据库：,创建一个空数据库，,使用数据库向导创建数据库,利用菜单创建一个数据库。,14.3,打开数据库,14.3.1,打开数据库文件,执行“文件打开”命令。,单击工具栏中的图标。,按,Ctrl+O,组合键。,14.3.2,关闭数据库文件,单击文件窗口右上角的关闭图标,或者执行“文件关闭”命令,14.4,创建数据表,使用设计器创建表,通过输入数据创建表,使用向导创建表,14.4.1,使用设计器创建表,具体的步骤如下：,在创建好的数据库中单击“对象”下的“表”图标。,双击“使用设计器创建表”，弹出表设计器。,在“字段名称”中填写字段名，它将是表的列名。,在“数据类型”下拉列表框中选择一种数据类型。,、在对话框下半部分对字段的属性进行设置，它关系到表中数据的可靠性。比如：,字段大小；,必填字段；,允许空字符串；,“有效性规则”等。,对每一行重复这个过程，完成表的设计。,14.4.2,通过输入数据创建表,（,1,）在“数据库对象”视窗中双击“通过输入数据创建表”图标，得到一个空数据表。,（,2,）右击“字段,1”,，弹出的快捷菜单，在快捷菜单中执行“重命名列”命令，输入字段名，比如“编号”，则实现了字段重命名。,（,3,）同样的方法，将表的每一列命名。,（,4,）在表中输入数据，然后执行“文件保存”命令或单击“保存图标”保存,（,5,）此时，系统会提示你为这张表建立一个主键，单击“是”按钮即可。,14.4.3,使用向导创建表,在“数据库对象”视窗中双击“使用向导创建表”图标，出现表向导对话框，进行设置。,14.5,表的操作,14.5.1,表中数据的查看,14.5.2,编辑表中的数据,1,添加记录,2,编辑记录,3,使用键盘在表中移动,14.5.3,保存表中的数据,有以下几种方法保存表中的数据：,光标移动到另一条记录时，原记录中的数据即被保存。,有时会在一个字段中工作很长时间，又不希望用把光标移出去的方法保存，这时可以用按,Shift+Enter,组合键的方法来保存数据。,对记录中的字段进行编辑时，可单击“记录选择器”上的铅笔图标来保存改动的数据。,14.5.4,撤销操作,Access2000,中文版中有两级撤销操作。第一级是撤销当前记录中正被编辑字段的修改，第二级是撤销对整条记录的修改。操作方法如下：,（,1,）编辑一条记录中几个字段的数据，按,Tab,键移到下一个字段。,（,2,）在新字段中编辑数据，之后不按,Tab,键。,（,3,）按,Esc,键，可以看到,Access,撤销了对当前字段（第二个字段）的修改，这是第一级撤销操作。,（,4,）再按一下,Esc,键，此时,Access,把所有字段都恢复到编辑之前的数值，这是第二级撤销操作。,14.5.5,选定表中的记录,1,选定一条记录,单击记录左侧的“记录选择器”，整条记录即被选中。,2,选定多条记录,单击要选中的一条记录的“记录选择器”，同时按住鼠标不放，向下拖动，直到覆盖所有要选定的记录，松开鼠标。,3,选定全部记录,快捷的几种方法：,单击字段名行（第一行）中的“记录选择器”，整个表格都会被选中。,执行“编辑选择所有记录”命令。,按组合键,Ctrl+A,。,14.5.6,编辑记录,1,删除记录,选中要删除的记录，按,Delete,键。,2,复制、剪切记录,选中要复制或剪切的记录，右击选中的区域，弹出快捷菜单，执行“复制”或“剪切”命令。,3,粘贴记录,右击新记录的“记录选择器”，在弹出的快捷菜单中执行“粘贴”命令。,14.5.7,修改数据表的布局,1,调整列宽和行高,将鼠标指向该字段名字的右边界，待鼠标指针变成双箭头，按下鼠标，左右拖动，即可改变该列的宽度。,2,重排列的顺序,为单独移动某列，先单击该列的标题选择该列，释放鼠标，再按下鼠标左右拖动该字段的名字，到新位置释放。,3,锁定列的位置,在要冻结的列中右击列标题，在列被选中的同时会弹出快捷菜单，在快捷菜单中执行“冻结列”命令,。,4,暂时隐藏列,右击要隐藏的列的标题，选择该列。或执行“格式隐藏列”命令。,如果要恢复显示被隐藏的列，可以执行“格式取消隐藏列”命令。,5,改变字体,如果有大量需要阅读和编辑的信息，则可以通过改变文本的外观来提高其可视性，执行“格式字体”命令。,6,保存,调整数据表布局后，应执行“文件保存”命令。,14.6,修改数据表的结构,14.6.1,添加、删除字段和改变字段的数据类型,这,3,种操作的方法如下：,（,1,）右击要修改的表的图标，在弹出的快捷菜单中执行“设计视图”命令，打开如图,14-17,所示的表设计器。,（,2,）在表设计器中，可以直接修改字段的名称、数据类型。,（,3,）要删除某一字段，右击该字段，在快捷菜单中执行“删除行”命令。,（,4,）要添加一字段，右击要添加处的下一字段，如图,14-41,，在快捷菜单中执行“插入行”命令，并为添加的字段设定字段名和数据类型。,14.6.2,设置表的有效性规则,（,1,）打开“表”的设计器。,（,2,）右击某字段，在弹出的快捷菜单中执行“属性”命令。,（,3,）单击“有效性规则”文本框右边的按钮，打开“表达式生成器”对话框，在对话框中，双击选项，并确认,14.7,定位和排序信息,14.7.1,排序数据,1,按单个列排序,光标放在该列中的任意位置，然后单击工具栏中的排序按钮,。,2,按多个列排序,多个列排序时，这些列必须是紧靠在一起并且主排序字段必须在最左侧,，,如果它们不靠着，将它们移动到一起，然后再进行排序，排序完毕后再重新安排它们的位置。,14.7.2,使用,“,查找和替换,”,对话框定位数据,查找功能的使用方法如下：,（,1,）打开要查找的表格，执行“编辑查找”命令，弹出“查找和替换”对话框。,（,2,）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容；,14.7.3,使用,“,查找和替换,”,对话框替换数据,方法如下：,（,1,）打开“表”，将光标放在所需要的字段中，执行“编辑替换”命令。,（,2,）在“查找内容”框中输入内容。,（,3,）在“替换为”框中输入新内容。,（,4,）在“查找范围”框中选择字段。,（,5,）在“匹配”框中选择“整个字段”。,（,6,）单击“查找下一处”按钮，可以有选择地替换数据，,（,7,）单击“全部替换”按钮，会弹出一条警告信息，告诉你这个替换操作将不能撤销。,14.7.4,在数据表间设置关系,（,1,）为表格创建一个主键，,（,2,）关闭所有表窗口，保持数据库窗口打开。,（,3,）执行“工具关系”命令，或者单击工具栏上的“关系”按钮，都会弹出“显示表”对话框。,（,4,）单击要关联的表，然后单击“添加”按钮,（,5,）双击“关系”视窗内的空白处，弹出“编辑关系”对话框。,（,6,）在“编辑关系”对话框中单击“新建”，弹出“新建”对话框。在,4,个下拉列表框中选择相应的内容，进行关联，返回“关系”视窗。,14.8,数据查询与统计,14.8.1,在一张表中查找符合条件的记录,在数据库视窗中，单击“对象”栏中的“查询”图标。,14.8.2,统计查询的建立,启动设计器，将“表”添加到查询中，双击查询的字段，将其添加到下面的表格（,QBE,表格）中去。单击工具栏中的按钮，此时的查询设计视图多出了“总计”一行。,14.8.3,建立多表查询,打开查询设计视图，加人“表,1”,和“表,2”,。,双击两表查询字段，将它们添加到下面的,QBE,表格中去，单击“运行”按钮即可查看查询的结果。,14.9,窗体和报表,14.9.1,窗体,窗体形如一个窗口，其中包含一组控件，这样的控件有标签、文本框、命令按钮等。,14.9.2,创建窗体,创建窗体的常用方法有,3,种：,利用窗体向导创建,自动创建窗体,设计视图中创建。,14.9.3,利用窗体查看和修改数据记录,1,浏览记录,2,建立新记录,3,复制数据,4,删除记录,5,使用键盘在控件间移动,6,修改控件中的信息,7,撤销操作,14.9.4,创建报表,报表从表中获取信息，然后将这些信息进行特定的组织和综合，并打印输出。,有三种创建报表的方式：,自动创建报表,快速创建简易报表,利用向导创建报表,14.9.5,修改窗体和报表的结构,要修改窗体的结构，首先在数据库窗体中单击“窗体”类别按钮，右击要修改的窗体图标，在弹出的快捷菜单中执行“设计视图”命令。,1,增加和删除一个绑定的控件,2,增加一个非绑定控件,3,删除控件,4,改变控件的位置和大小,14.9.6,报表的打印,1,使用打印预览,2,“打印”对话框中的选项,使用工具栏中的“打印”按钮，使用“文件打印”命令。,14.9.7,设置自动启动窗体,操作步骤如下：,（,1,）打开需要设置的数据库；,（,2,）在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“启动”选项，进入“启动”窗口；,（,3,）在“启动”窗口，输入应用程序标题，再设置系统图标，确定自动启动窗体，如图,14-93,所示；,（,4,）在“启动”的窗口，按“确定”按钮，结束自动启动窗体的设置。,