第三章--销售与应收管理子系统-概述课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章,销售与收款循环的核算与管理,1,第三章 销售与收款循环的核算与管理1,第一节 销售与收款管理业务概述,2,第一节 销售与收款管理业务概述2,销售是企业价值实现的关键环节，是企业会计信息系统的重要构成部分。,销售以及与销售有关的应收账款的核算和管理,是该子系统要解决的基本问题。,销售业绩的好坏直接关系到企业的发展和存亡，销售业务需要,销售、仓库管理和财务部门,协同的完成。为了达到对销售与应收账款事前、事中和事后的管理必须建立一个,集业务处理与核算为一体的销售与应收子系统。,3,销售是企业价值实现的关键环节，是企业会计信息系统的重,一、销售与收款业务,（一）,基本环节,在销售和收款系统中业务大体分为以下几个基本环节：,销售报价,销售合同签订,商品发货,销售开票,财务结算,4,一、销售与收款业务（一）基本环节 4,（二）业务,涉及的企业主要部门,在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，除客户外，还包括以下部门：,销售部,信用审核部,仓储部,发运部,开单部,财会部等,5,（二）业务涉及的企业主要部门在销售和收款系统中业务同时涉及,（三）销售与收款业务流程图,6,（三）销售与收款业务流程图6,二、销售与收款核算与管理子系统,（一）核算和管理的特点,1、业务频繁，数据量大,2、数据的真实性、准确性要求高,3、销售活动参与者众多，数据的实时性要求高,4、业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高,5、信息加工的深度要求较高，应具备一定的统计功能，为销售分析预测提供基础数据,6、应具备资料、档案管理的特点,7、同其他子系统联系紧密,7,二、销售与收款核算与管理子系统（一）核算和管理的特点 7,（二）销售与收款子系统的目标,在IT环境下,销售与收款子系统的主要目标如下几方面：,在系统的,初始设置方面,完成用户,自定义功能,的要求,在信息,采集,方面，能够,全面、准确,地收集销售信息的要求,在信息记录、加工和处理方面的要求,在信息传递和流程管理方面的要求,在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用管理，防范经营风险的要求,关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，提供销售决策支持信息的要求,关于与其他会计子系统集成使用方面的要求,8,（二）销售与收款子系统的目标在IT环境下,销售与收款子系,（三）,销售管理系统的流程分析,9,（三）销售管理系统的流程分析9,（四）收款管理流程分析,10,（四）收款管理流程分析10,第二节 销售与收款子系统功能结构设计,11,第二节 销售与收款子系统功能结构设计 11,主要内容,1、销售与收款子系统的数据编码设计,2、数据文件设计,3、销售与收款子系统的总体结构设计,12,主要内容 1、销售与收款子系统的数据编码设计 12,一、销售与收款子系统的数据编码设计,产品代码设计,产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：,#,类别品种规格序号,客户代码设计,由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式,#,国家 地区 行业 企业序号,13,一、销售与收款子系统的数据编码设计产品代码设计 13,二、主要数据文件设计,客户档案文件,销售报价单文件,销售合同文件,销售发票文件,销售文件,应收、预收账款文件,收款单文件,14,二、主要数据文件设计客户档案文件14,（一）客户档案文件,作用,结构,存储策略,存储方式：数据库形式,用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合,动态信息,；,文件中每个记录对应一个客户；,15,（一）客户档案文件作用用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账,2、结构,包含以下若干字段：,客户编码、客户名称、客户简码、行业类型、联系人、联系地址、电话、传真、E-MAIL地址、发货地址、开户银行、银行账号、纳税人登记号、注册资本、偿债能力级别、信用级别、信用额度、价格级别、扣率、客户付款条件、应收累计金额、已收累计金额、期初应收账款余额、期末应收账款余额、本期应收账款、本期收回账款；,客户档案主文件的数据结构,序号,项 目,说 明,序号,项 目,说 明,1,客户编码,9,应收累计金额,2,客户名称,10,已收累计金额,3,客户地址,11,期初应收账款余额,4,客户电话,12,期末应收账款余额,5,纳税人登记号,13,本期应收账款,6,开户银行,14,本期收回账款,7,联系人,8,信用级别,16,2、结构客户档案主文件的数据结构序号项 目说 明,在日常业务处理过程中,销售合同、销售发票、出库单、收款单,等单据需要频繁使用客户基本信息，可以直接参照,客户档案文件的相关记录生成,，保持各类单据所记载的客户信息完全一致；,“信用级别”和“偿债能力级别”字段，用来,动态,反映客户的信用程度和偿债能力，信用政策将运用于编制销售合同、销售发票环节，实施信用控制；,3、存储策略,17,在日常业务处理过程中销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据,客户付款条件：,由现金折扣比率和最长的信用期间构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。客户付款条件运用于销售管理过程，有利于应收款项的催收工作；,18,客户付款条件：18,“,应收累计金额,”字段是记账时根据,赊销业务的销售发票,自动累计得出；,“,已收累计金额,”字段内容是根据,收款凭证,自动累计得出；,“,期末应收账款余额,”字段内容是根据“期初应收账款余额+本期应收账款-本期收回账款”计算得出；,19,“应收累计金额”字段是记账时根据赊销业务的销售发票自动累计得,每笔销售业务发生时，系统,动态更新,客户档案文件中的本期及累计应收或已收款信息，通过,查询客户档案,可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行力度。,该文件以“,客户代码,”为索引关键字建立索引文件。,20,每笔销售业务发生时，系统动态更新客户档案文件中的本期及累计应,（二）销售报价单文件,记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息,作用,结构,存储策略,存储方式：数据库形式,21,（二）销售报价单文件 记录企业向客户提供货品、规格、价格、结,2、销售报价单文件结构,将销售报价单文件可以拆分成两个文件：,一个文件用于保存报价单的固定信息；,另一个文件用于保存报价单的变动信息,报价单固定信息文件包含下面若干字段：,报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、部门代码、职员代码、客户付款条件；,报价单变动信息文件包含下面若干字段：,字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售数量、销售报价、销售金额,22,2、销售报价单文件结构将销售报价单文件可以拆分成两个文件：2,23,23,3、销售报价单文件存储策略,“报价单号”字段：报价单的固定信息文件和变动信息文件，可以通过此字段进行联接，其值是唯一的。,“销售报价”字段：从存货档案获取存货销售价格，同时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因素，系统自动生成销售报价，如销售报价=销售单价客户适用折扣率批量折扣率。,“销售金额”字段：为含税金额。,文件以“,报价单号,”为索引关键字，建立索引文件。,24,3、销售报价单文件存储策略“报价单号”字段：报价单的固定信息,（三）销售合同文件,该文件用于存储所有签署的合同的,固定信息,，以及合同执行过程中的,综合动态信息；,作用,结构,存储策略,存储方式：数据库形式,25,（三）销售合同文件 该文件用于存储所有签署的合同的固定,2、销售合同文件结构,将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用于保存销售订单的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息；,销售合同文件可以参照,销售报价单,生成，销售报价单的信息,自动传递给销售合同文件,中；,文件中每个记录对应一个合同信息；,26,2、销售合同文件结构将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用,销售合同固定信息文件结构包含下面字段：,合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地点、交货日期、违约责任；,销售合同变动信息文件结构包含下面字段：,合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、销售单价、销售数量、销售税金、合同金额,上述两个文件可以通过“,合同编码,”进行联接；,27,销售合同固定信息文件结构包含下面字段：27,3、销售合同文件存储策略,根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同信息表等。,固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字建立索引文件；变动信息文件以“合同编码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。,28,3、销售合同文件存储策略根据此文件可以按合同不同类别、按合同,（四）销售发票文件,销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，包括,增值税专用发票、普通发票等,。销售发票是确认和计量主营业务收入、应交销售税金、应收账款的依据；,销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的；,作用,结构,存储策略,存储方式：数据库形式,29,（四）销售发票文件 销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原,2、销售发票文件结构,同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的销售信息，因此，与销售报价单和销售合同相对应，销售发票文件可以拆分成,固定信息和变动信息,两个文件；,销售发票固定信息文件结构包含以下字段：,发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、出库单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、仓库代码、发货地址、开户银行、银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转账标志、核销标志；,30,2、销售发票文件结构同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存,销售发票,变动信息文件,结构包含以下字段：,发票号、产品代码、计量单位、增值税率销售单价、销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款合计；,31,销售发票变动信息文件结构包含以下字段：31,3、销售发票文件存储策略,固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务，既,每个发票,为一个记录；,变动信息中，,每种商品,对应一个记录；,固定信息文件以“,发票号,”为关键字建立索引文件；,变动信息文件以“,发票号”+“产品（商品）代码,”作为关键字建立索引文件。,两个文件以“,发票号,”字段进行联接。,32,3、销售发票文件存储策略 固定信息文件中每个客户对应一笔销售,（五）销售文件,销售文件系统是根据,销售发票文件记账生成的,；,该文件用来存储每笔销售业务的详细数据；,有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处理生成；,销售文件结构包含下面若干字段：,产品代码、产品名称、规格型号、销售日期、合同编号、销售发票号、客户代码、摘要、销售部门代码、销售人员代码、销售方式、结算方式、销售单价、销售数量、销售收入、销售税金、适用税率、实收金额、销售成本、销售费用、销售利润、销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计；,33,（五）销售文件 销售文件系统是根据销售发票文件记账生成的；3,（六）应收、预收账款文件,用于存储每笔赊销业务形成的应收账款及预收账款信息；,该信息由,销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销,后生成；,利用该文件可以生成销售发票信息列表、客户欠款发票列表、逾期未收款明细表、应收账款账龄分析表等；,应收、预收账款文件结构包含以下字段：,客户代码、客户名称、发票号、业务发生日期、结算单号、摘要、预计收款时间、应收金额、已收金额、应收余额、应收或预收标识、核销标志；,34,（六）应收、预收账款文件 用于存储每笔赊销业务形成的应收账款,（七）收款单文件,用来存储收款单信息，记录企业所收到的客户款项；,每张收款凭证为一个记录；,该文件提供生成应收账款明细账所需的收款信息，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等；,收款单文件结构包含以下字段：,收款单号、收款日期、销售发票号、客户代码、结算方式、进账单号、运输单号、结算单号