Excel操作方法与技巧课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,Reading Fun,Sub topics go here,*,*,Reading Fun,Sub topics go here,*,*,2011,年,12,月,EXCEL,操作方法与技巧,2011年12月EXCEL操作方法与技巧,Excel,简介,Excel,是,Microsoft,公司推出的办公软件,Office,中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一。它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。,在,Word,中也有表格,在,Excel,表格与,W,表格的最大不同在于,Excel,表格具有强大的数字运算和数字分析能力。,Excel,中内置的公式和函数，可能帮忙用户进行复杂的计算，由于,E,在数据运算方面有强大的功能，使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。,Excel简介Excel是Microsoft公司推出的办公软,Excel,工作界面,工作表标签,列标,活动单元格,行号,任务窗格,菜单栏,绘图工具栏,公式编辑框,Excel工作界面工作表标签列标活动单元格行号任务窗格菜单栏,Excel,的基本元素,-,工作簿、工作表、单元格,工作簿和工作表的特性,最大限制,开启工作簿的数目,受限于可用的记忆体和资源系统,工作表的大小,最多,65536,行，,256,列,单元格内可接受的文字长度,每个单元格最多可包含,32000,个字符,单元格内可接受的数字型数据的长度,常规数字格式的数据长度为,11,位（包括特定字符）,单元格内数字精度,保留,15,位；若长度超过,15,位，多余数字位显示为“,0”,工作簿中可使用工作表页数,最多,255,个工作表,Excel的基本元素-工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的,Excel,主要的四个处理方面,数据管理（作为一种数据管理工具）,数据运算,数据分析（通过图、表及透视分析等）,数据输出,Excel主要的四个处理方面数据管理（作为一种数据管理工具）,数据管理,数据管理,数据,填充,选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择,【,编辑,】【,填充,】【,序列,】,命令，可在,Excel,工作表中快速填充多种类型的数据序列。,在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；,填充一系列数字、日期等，通过拖动，,Excel,可自动延续此系列数字、日期或时间段等。,技巧,按,Ctrl+D,组合键，可向下填充；,按,Ctrl+R,组合键，可向右填充；,“十”运用,数据填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编,通过单击数据菜单下的,【,排序,】,菜单命令，弹出“排序”对话框，如图：,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如,自定义筛选：,通过单击数据菜单下的,【,筛选,】,菜单命令,【,自动筛选,】,自定义筛选,自定义筛选：通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令【自动筛选,高级筛选：,通过单击数据菜单下的,【,筛选,】,菜单命令,【,高级筛选,】,，通过设定条件进行筛选,高级筛选,高级筛选：通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令【高级筛选,行列转置,姓名,数学,语文,张三,99,80,李四,55,70,王五,70,50,赵某,88,85,程某,65,60,任某,40,50,刘某,75,77,姓名,张三,李四,王五,赵某,程某,任某,刘某,数学,99,55,70,88,65,40,75,语文,80,70,50,85,60,50,77,选中此复选框时，可将所复制数据的列变成行，将行变成列。,行列转置姓名数学语文张三9980李四5570王五7050赵某,选择性粘贴应用,还可以实现如下功能：,指定对粘贴的数值进行数学运算,选择性粘贴应用还可以实现如下功能：,特殊数据的录入,数值格式,可以用来录入一定长度的数字，,0,开关数据的录入,（方法二：录入前“,”）,在“自定义”选项中均有自己预定的格式信息,例：,批量添加计量单位,设置单元格格式“,0“XX”,”,文本数据的录入：,日期数据的录入：输入,3-8,或,3/8,，显示为,3,月,8,日,特殊数据的录入数值格式文本数据的录入：日期数据的录入：输入3,数据录入的规范准确,-,有效性设置（一）,在进行数据收集时，信息的输入格式有严格要求，比如身份证号码一栏，需要输入的是,15,位还是,18,位号码？性别输入的是男女还是,MF?,如果信息输入有错，会出现怎么的出错提示？,这就需要规定单元格的数据的有效性,假如公司只有,4,个职务，分别为经理、主管、职员、临时工。对在职职务字段进行信息输入时，如何保证所有人输入的信息只有以上,4,中。,数据录入的规范准确-有效性设置（一）在进行数据收集时，信息的,数据录入的规范准确,-,有效性设置（二）,数据录入的规范准确-有效性设置（二）,有效性设置应用,自定义,Excel,下拉菜单,要在,Excel,实现直接在下拉菜单中（自定义内容）选择输入的功能，实现如下图所示的效果,步骤操作：,1.,选中要做下拉列表的单元格。,2.,在菜单中选择：数据有效性设置（允许）：序列；（来源）：输入内容（可自定义）。,有效性设置应用自定义Excel下拉菜单,分列与合并,分列：文本分列向导”将简单的单元格内容拆分到不同的列,合并,-,将两列文本内容进行合并：用,&,或函数,CONCATENATE(),进行连接,分列与合并分列：文本分列向导”将简单的单元格内容拆分到不同的,分列应用举例,批量转换日期格式,有些人,Excel,中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“,yymmdd”,形式，但规范的要求输入成“,yyyy-mm-dd”,格式，那么如何转化？,最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击,【,数据,】【,分列,】,，出现,【,文本分列向导,】,对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击,【,下一步,】,按钮，在步骤三对话框的,【,列数据格式,】,中，选择“日期”，并选定“,YMD”,形式，按下,【,完成,】,按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了,分列应用举例批量转换日期格式,拆分与冻结窗格,冻结窗格以锁定特定行或列,要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。,要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。,要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格,。,拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列,要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。,当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。,要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。,拆分与冻结窗格冻结窗格以锁定特定行或列,工作表,复制、移动工作表,隐藏工作表,多个工作表的同时操作,若要选择相邻的多张工作表，可以通过,shift,键,+,单击实现；,若要选择不相邻的多张工作表，可以通过,ctrl+,单击实现。,工作表的保护,工作表复制、移动工作表,实用快捷操作,CTRL+C,：复制；,CTRL+X,：剪切；,CTRL+V,：粘贴,CTRL+Y(F4),：重复上一步操作,CTRL+Z,：取消上一步操作,CTRL+F,：查找,Ctrl+shift+*,：快速选择工作表的数据区域,在行或列间双击鼠标左键，行或列自动宽度自动适应,SHIFT+,鼠标左键：移动列或区块,Alt+,格式刷,Ctrl+Enter,：相同数据录入,Alt+Enter,：单元格文字随时换行,实用快捷操作CTRL+C：复制；CTRL+X：剪切；CTRL,外部数据的导入,外部数据的导入,表格的美化,三个方面：格线、表头、背景,添加边框：选中区域，添加绘图边框,背景添加,经过简单的合并、颜色、居中等处理,快捷方式：自动套用格式,突出显示：条件格式,表格的美化三个方面：格线、表头、背景,其他重要功能,超链接,图表（同,PPT,，不单独介绍）,选项的使用,其他重要功能超链接,综合小运用,让,Excel,中人名显示更美观的技巧,a,删除姓名中的空格,选中姓名所在的列，执行“,编辑替换,”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可,.,b,让姓名左右对齐,姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧,.,选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“,分散对齐,”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。,综合小运用让Excel中人名显示更美观的技巧,数据运算,数据运算,函数与公式,Excel,的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用,Excel,进行数据管理的先决条件。,什么是函数,Excel,函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。,什么是公式,函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是,Excel,预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。公式是以,“,=,”,号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结果的预定义特殊公式。,函数与公式Excel的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和,示例,Excel,中的公式通常都是以“=”开头的一个运算式或函数式，可以将“=”引导符看成是E,xcel,公式的标志。,例如：G5单元中有如下内容,=G1+G3+G4*2,又如：N9单元中有如下内容,=SUM（A9,:M9,）,这些都是,Excel,中最简单的公式示例,示例 Excel中的公式通常都是以“=”开头的一个运算,运算前的练习,绝对地址：在数据变动时，运用公式后的数据不会变动,相对地址：在数据变动时，运用公示后的数据会做变动,运算前的练习绝对地址：在数据变动时，运用公式后的数据不会变动,常用函数,-,提取函数,Left,：从左侧开始提取需要的字段,Right,：从右侧开始提取需要的字段,Mid,：从第几位开始提取需要位数的字段,语法：,Left(text,num_chars),Text,是包含要提取的字符的文本字符串。,Num_chars,指定要由,LEFT,提取的字符的数量。,举例：,zhang12356,left(zhang12356,4),得到,zhan,Right,（,zhang12356,2),得到,56,Mid(zhang12356,6,3),得到,123,常用函数-提取函数Left：从左侧开始提取需要的字段,常用函数,-,连接函数,1,、,&,2,、,=CONCATENATE(),常用函数-连接函数1、&,常用函数,-,统计函数,1,、,max,min,2,、,sum,average,3,、,count,4,、,text,value,5,、,rank,6,、,sumif,countif,sumproduct,7,、,match,、,index,8,、,trunk,.,常用函数-统计函数1、max,min,Now(),Today(),这两个函数均为当前时间的计算，不同是,now,会出现日期和几点钟，而,today,只是日期,常用函数,-,常量函数,Now()常用函数-常量函数,常用函数,-,条件函数,“,=IF()”,是条件函数，最多可套嵌,7,层,语法：,=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),举例：,=IF,(,C4=0,0,IF,(,C4=1500,C4*0.03,IF,(,C4=4500,C4*0.1-105,IF,(,C4=9000,C4*0.2-555,IF,(,C4=35000,C4*0.25-1005,IF,(,C4=55000,C4*0.3-2755,IF,(,C4=80000,C4*0.35-5505,),),),),),),),级数,含税级距,税率（,%,）,速算扣除数,1,0-1500,3%,0,2,1500