办公软件应用_-_Excel基础知识介绍ppt课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公软件应用-Excel基础知识介绍,演讲：苏良生,MSN：sls_,版本：20081016,办公软件应用-Excel基础知识介绍演讲：苏良生 M,1,目录,第一部分工作簿与工作表的概念,第二部分窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口),第三部分数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性),第四部分工作簿、工作表窗口管理,第五部分保护工作簿、工作表,第六部分图表,第七部分数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视),第八部分网络应用(共享工作簿),第九部分打印(页面设置、分页符),第十部分常用快捷键和图标介绍,目录第一部分工作簿与工作表的概念,Excel 电子表格,简介,Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，还可以制作网页呢,Excel 电子表格简介,3,工作表与工作簿,工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念,工作簿是Excel使用的文件架构，一个Excel文件便是一个工作簿，我们可以将它理解为是一本活页夹，在这个活页夹里面有许多活页纸，而这些活页纸在Excel中称作工作表,工作表与工作簿工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念,4,主视窗,主视窗中可显示多个工作簿,主视窗主视窗中可显示多个工作簿,5,主视窗,主视窗由以下组件组成,菜单栏和工具栏：存放所有执行命令的场所,数据编辑栏：输入、编辑单元格数据的地方,名称框：显示单元格位置,状态栏：显示窗口的各种状态信息，包括操作信息、数字状态,主视窗主视窗由以下组件组成,6,菜单栏与工具栏位置调整,工具栏、菜单栏个性化设置,为扩大工作簿的编辑视野，我们常把多个工具栏设在同一行显示,，例如,常用,和,格式,工具栏设在同在一行内显示,可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的,移动把手,来移动位置，左右拖动两工具栏交接处的,移动把手,可调整两个相邻工具栏的显示范围,每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮 ，点击可添加或删除该工具栏的按钮，你可打造个性化工具栏；当多个工具栏设在同一行显示时，一般屏幕会显示不下那么多按钮，这时这个,工具选项钮,会变成 ，你按下它就会发现，那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了,小贴士：并排的工具栏还会根据你每一次的操作，调整工具栏的显示内容，它会将你常用的工具钮提出下拉选项外，直接显示在工具栏上，而将不常用的工具钮慢慢收进下拉选项中。所以过了一段时间，你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦！(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单),菜单栏与工具栏位置调整工具栏、菜单栏个性化设置,7,工具栏,视图工具栏,设置显示或隐藏各种工具栏,视图工具栏自己定义,可找到更多工具栏，比如组织结构图,工具栏视图工具栏 设置显示或隐藏各种工具栏,8,任务窗格,任务窗格可以方便你完成几项特定的工作,视图任务窗格,可显示或隐藏任务窗格,工具选项视图显示,(启动任务窗格)可关闭默认显示任务窗格,任务窗格任务窗格可以方便你完成几项特定的工作,9,工作簿窗口,工具选项视图,如果你打开一份Excel文档发现无：行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值,工具选项视图窗口选项,可设置显示,工作簿窗口工具选项视图,10,工作表与工作簿,新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默认值),1个空白工作表的文件大小为14KB，而3个空白工作表的文件大小为24KB，也就是说即使不填入数据，空白工作表也是占空间的，所以建议删除空白工作表后再保存,新建工作簿内工作表数设置：,工具选项常规,工作表与工作簿新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默,11,单元格与单元格位置,工作表内的方格称为单元格,工作表顶端有列标题，左边有行标题，将列标题和行标题组合起来，便是单元格的位置,一张工作表共有256列(AIV)x65536 行(165536)，相当于一千六百多万个单元格,删除：,会用相邻的单元格来填充被删除的地方，会影响到其它公式对该单元格的引用,清除：,只是将单元格的数据擦掉，不会影响到其它公式对该单元格的引用,单元格与单元格位置工作表内的方格称为单元格,12,加快输入数据的方法1,自动完成(只选用于文字数据),当你输入数据时，Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较，一旦发现有相同的部份，就会为该单元格填入剩余的部份，若自动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字，这时只要直接按回车键，就可将数据存入单元格中；反之，若不是你想要的文字，则可以不予理会自动填入的文字，继续输入即可,加快输入数据的方法1自动完成(只选用于文字数据),13,加快输入数据的方法2,选择列表(只选用于文字数据),Excel会从选取的单元格往上、往下查找，只要找到单元格内有数据，就把它放到列表中，直到遇到空白单元格为止,加快输入数据的方法2选择列表(只选用于文字数据),14,加快输入数据的方法3,自动填充,可以将数据填充连续的几个单元格；也可以根据单元格的数据，自动产生一串递增或递减的序列,填充控制点：当我们选中某个单元格或范围时，其周围会被粗边框围住，在粗边框的右下角有个小框，那就是填充控制点；显示或隐藏填充控制点：,工具选项编辑,单元格拖放功能,当自动填充结束时，单元格旁边会出现一个,自动填充选项,钮，它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列，,自动填充选项,钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同),显示或隐藏自动填充选项：,工具选项编辑,显示粘贴选项按钮,加快输入数据的方法3自动填充,15,加快输入数据的方法4,序列(有4种类型),运用自动填充功能来填充具有某种规律的数据,(1)等差序列：例如：1、2、3、4、5、6,(2)等比序列：例如：2、4、8、16；5、25、125,(3)日期：例如：2007/9/5、2007/9/6、2007/9/7,(4)自动填入：与上述三种序列不同在于，自动填入序列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入序列时，就像使用常用序列一样,自定义序列：,工具选项自定义序列,新序列(有2种创建方式：单元格导入或输入添加)例如：方案一、方案二、方案三；小组一、小组二、小组三,等比序列不能以拖动填充控制点的方式来建立，具体方法是：选中填充范围(含起始值)后需到,编辑填充序列,中设置,加快输入数据的方法4序列(有4种类型),16,数据有效性,可避免输入时由于人为疏忽造成的错误,若你想要对单元格的内容加以限制时，最好的方法就是在输入数据之前，先出现提示信息来警告我们数据的限制。待完成输入后，系统根据设定进行判别验证,我们可以为选定单元格设定序列，序列内容用非输入法状态下的逗号分隔开，例如：,标模一科,标模二科,整机一科,整机二科,数据有效性可避免输入时由于人为疏忽造成的错误,17,工作表的编辑作业,简单演示以下内容,(Shift选相邻；Ctrl选不相邻),选取多个相邻或不相邻的单元格范围、选取整列或整行、选取整张工表表,插入、复制、删除、移动单个或多工作表(快速复制：Ctrl拖动),插入、复制、删除、移动、显示、隐藏单个或多个行、列,双击自动调整到最合适的行高或列宽,调整工作表的显示比例(方便于视力不好的同事),插入、删除、修改批注,显示、隐藏单个或全部批注(,工具选项视图,批注),单个或,多个,工作表搜索、替换(,查找和替换,对话框选项),设置,多个,工作表的字体、行高、列宽(必须选中整个工作表),设置单元格格式,(重点介绍：自动换行、合并单元格),选择性粘贴,格式自动套用格式,工作表的编辑作业简单演示以下内容(Shift选相邻；Ctrl,18,工作簿窗口,将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上,多重窗口排列：,窗口重排窗口,调整好各窗口位置的工作环境可以保存起来供下次使用：,文件保存工作区,(下次打开此工作区文件即可看到原布局好的窗口),工作簿窗口将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上,19,查看同一个工作簿内不同的工作表,将同一个工作簿内不同的工作表同时显示在一个屏幕上,窗口新建窗口,窗口重排窗口水平并排,查看同一个工作簿内不同的工作表将同一个工作簿内不同的工作表同,20,并排比较两个工作簿,同时比较两个工作簿可能很困难,多重窗口排列：,窗口并排比较,当一个工作簿滚动时，另一个工作簿也会发生等量滚动,并排比较两个工作簿 同时比较两个工作簿可能很困难,21,拆分与冻结窗口,Excel是按照拆分线来冻结窗口的,我们通常用来冻结(保持显示在屏幕上不滚动)标题行,双击拆分线可快速撤消,拆分线,；需撤消交叉拆分线时，点中交叉处双击即可,没有做窗口拆分的情况下，你也可以直接选取某个单元格来执行,窗口冻结窗口,，冻结线是该单元格上边框和左边框的延伸,拆分与冻结窗口Excel是按照拆分线来冻结窗口的,22,保护工作簿,工具选项安全性,工作簿的保护分成两个层次：一是防止工作簿被别人打开；二是防止工作表被别人修改,设置,修改权限密码,后，无密码只能以只读方式打开文件，不能将他所做的修改存回到原工作簿文件中，也就是能改不能保存,若以只读方式打开文件，你可将修改以后的数据另存成其他文件，此时另存的文件仍具备与原文件相同的打开权限密码，但是修改权限密码会自动取消,设置密码方式2：,文件另存为工具常规选项,保护工作簿工具选项安全性,23,保护工作簿的结构和窗口,工具保护保护工作簿,保护工作簿结构以后，就不能移动、复制、删除、隐藏、取消隐藏、新建工作表及改变工作表的名称和页次标签颜色了,保护工作簿窗口以后，便不能移动、拆分、冻结、关闭、或改变窗口的大小了,保护工作簿的结构和窗口工具保护保护工作簿,24,保护工作表,工具保护保护工作表,保护工作表单元格得先锁定，所有新建工作表的单元格默认是锁定的，如果被改动了，可以按全选钮，然后,格式单元格保护,勾选,锁定,，最后,工具保护保护工作表,即可,勾选,锁定,可保护单元格不被更改、删除或移动,勾选,隐藏,则不会把单元格内的公式显示在,数据编辑行,上,保护工作表工具保护保护工作表,25,允许用户编辑特定保护区域,工具保护允许用户编辑区域,可对不同的单元格范围设置不同的保护密码，只有知道保护范围密码的人方能修改单元格的内容,需执行,工具保护保护工作表,命令后，,允许用户编辑区域,设置才会真正生效,允许用户编辑特定保护区域工具保护允许用户编辑区域,26,宏,工具宏,宏简单、强大且易于定制，可节约时间，提高工作效率。,宏是存储在工作簿中的代码段，它可以自动处理重复的任务，快速地组织数据,在录制宏时，Excel 在您执行一系列命令时存储该过程的每一步信息。然后即可运行宏来重复所录制的过程或“回放”这些命令。如果在录制宏时出错，所做的修改也会被录制下来。Visual Basic 在附属于某工作薄的新模块中存储每个宏,由于别有用心的人可用这个功能制作宏病毒，所以我们要提高自我保护意识，不要随便打开陌生人发给你含有宏的工作簿。,宏病毒防护措施：,工具宏安全性,设为高,想了解更多，请看O,fficeOnline培训课程,Excel 宏循序渐进,宏工具宏,27,图表,插入图表,大伙应该都知道，有时候一张图比千言万语有更佳的表达效果，让人更容易理解，所以我们也通常把工作表上的数据做成图表，这样这些枯燥的数据就会变得生动起来,常用工具栏上提供有,图表向导,钮 ，向导中有14种标准图表类型和20种内建的自定义类型供你选择，不同类型的图表所表达的意义也不尽相同，如折线图表达的趋势走向，而柱形图强调数量的差异，所以你要根据自己的需求选择合适的类型,选取数据范围后按快捷键F11，Excel会自动插入一张图表文件，该图表是以默认图表类型快速产生的，我们也可以更改这个默认类型，,图表图表类型,选择你喜好图表类型和子图表类型，然后按,设