Excel基本操作技巧02

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第,*,页,Excel根本操作技巧,Excel 常用基本功能,Excel 常用函数,Excel 使用技巧,课程内容,Excel 数据透视表,常用功能,自动筛选,高级筛选,并排比较,分列,拆分窗口,条件格式,冻结窗口,选择性粘贴,数据有效性,单元格和区域的保护,条件格式,使用Excel的条件格式功能，可以预置一种单元格格式、并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。此功能根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要的标识，以起到突出显示的作用。,要对某个单元格或单元格区域设置条件格式，可按照下裔的步骤进行操作：,步骤1：选定目标单元格或单元格区域。,步骤2：单击菜单格式一条件格式，弹出:条件格式对话框。,步骤3：在“条件格式对话框的“条件1下拉列表框中选择一种条件类型(单元格数值或公式)。,步骤4：设置具体的条件。步骤3选择不同，条件设置也会有所不同，条件可以是常量、单元格引用或公式。,步骤5：单击格式按钮，Excel会弹出应用于条件格式的单元格格式对话框，在该对话框可设置条件为真时要应用的格式。,自动筛选,要使用Excel的自动筛选命令，首先单击数据列表中的任意单元格，然后依次单击菜单栏：数据一“筛选“自动筛选。单击数据列表任何一列标题行的下拉箭头，选择希望显示的特定行的信息，Excel会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。,使用“自动筛选查找空白单元格如果数据列表中的某列含有空白的单元格、那么会在其自动筛选的下拉列表的底部出现“空白和非空白。如果要筛选出此列不含数据项所在的行，那么可将空白指定为“自动筛选的条件。如果想从数据列表中取消含有空白数据项的朽.那么应指定“非空白为自动筛选的条件,使用自定义筛选在数据列表中单击筛选下拉箭头，筛选的下拉列表中选择“自定义项，就会出现自定义自动筛选方式对话。一般情况下，自动筛选只能筛选出某列中窦前所包含的某个单一的数据。而利用自定义自动筛选方式，用户以通过多个条件筛选或查询数据列表中含有某一特定范围的值所在的行，使筛选数据列表获得较大的灵活性。,高级筛选,高级筛选能够提供以下功能：,1)可以设置更复杂的筛选条件。,2)可以将筛选出的结果存放在不同的位置。,3)可以指定计算的筛选条件。,4)可以筛选出不重复的记录项。,高级筛选续,使用高级筛选必须先设置高级筛选的条件区域,“高级筛选与“自动筛选不同，它要求在数据列表以外的区域内单独设定用户所需的筛选条件。,一个“高级筛选的条件区域至少要包含两行，第一行是列标题，列标题应和数据列表中的标题匹配.建议采用复制、“粘贴命令将数据列表中的标题粘贴到条件区域的顶行;第二行必须由筛选条件构成。条件区域并不需要含有数据列表中的所有列的标题，与筛选过程无关的列可以不使用。,Excel根据以下规那么解释“高级筛选条件区域中的条件,.同一行中的条件之间的一关系是与。,.不同行中的条件之问的关系是或。,.条件区域中的空白单元格表示筛选出该列的所有数据。,高级筛选对话框中的“选择不重复的记录选项对己经指定的筛选区域又附加了新的筛选条件它将删除重复的行。,并排比较,在有些情况下、用户需要在两个同时显示的窗口中并排比较两个工作表，并要两个窗口中的内容能够同步滚动浏览，那就可以用到“并排比较。,“并排比较是一种特殊的重排窗口方式，选定需要比较的某个工作簿窗口，在菜单栏上依次单击窗口一“并排比较，弹出“并排比较对话框，在对话框的窗口列表中选择需要比较的目标工作薄窗口，然后单击确定按钮即可将两个工作薄窗口并排显示在Excel工作窗口之中，同时显示并排比较工具栏。,分列,分列，顾名思义即是把一列数据包括文本、数值等分成假设干列,选中整个需要分列的列、单击菜单数据分列，在弹出的“文本分列向导-一3步骤之1对话框中选择:“分隔符号 或“固定宽度。,“分隔符合它能将一列带有统一分隔符号的数据，快速地按照分隔符号分隔成多列来到达用户的需要，也可以一次性地将不能计算的文本型数值改变为可以参与计算的常规型数值。,“固定宽度它能将一列数据，按照用户建立的分列线分列为假设干列，用户所需的数据。,拆分窗口,对干单个工作表来说，除了通过新建窗门的方法来显示工作表的不同位置之外，还可以通过“拆分窗口的方法在现有的工作表窗口中同时显示多个位置。,根据鼠标定位位置的不同，折分操作也可能只将衷格区域拆分为水平或垂直的两个窗格。,每个拆分得到的窗格都是独立的，用户可以在根据自己的需要让创门显示同一个工作表不同位置的内客。,将光标定位到拆分条上、按住鼠标左键即可移动拆分条，从而改变窗格的布局。,冻结窗口,对于比较复杂的大型表格，常常需要在滚动浏览表格时固定显示表头标题行(或标题列)，使用“冻结窗格命令可以方便地实现这种效果。,与拆分窗口的操作类似，当鼠标定位干Excel工作区域内时，在菜单栏上依次单击窗口一冻结窗格，就会沿着当前激活单元格的左边框和上边框的方向出现水平和垂直方向的两条黑色冻结线条.在冻结线条的左侧和上方的表格区域将被“冻结，即在滚动浏览工作表期间，冻结区域始终保持可见状态。,选择性粘贴,选择性粘贴是一项非常有用的辅助粘贴功能，其中包含了许多详细的粘贴选项设置，以方便用户根据实际需求选择多种不同的复制粘贴方式。具体含义见后图,“选择性粘贴对话框中，运算区域中还包含着一些粘贴功能选项:通过“加、“减、“乘、“除 4个选几示演钮，用户可以在粘贴的同时完成一次数学运算。,选择性粘贴对话框中的“跳过空单元格选项，可以防止用户使用包含空单元格的源数据区域粘贴覆盖了目标区域中包含数据的单元格内容。例如，用户选定并复制的当前区域第一行为空行，那么当粘贴到已经包含数据的目标区域时，会自动跳过第一行，不会覆盖目标区域第一行中的数据。,粘贴时使用“选择性粘贴对话框中的“转置功能。可以将源数据区域的行列相对位置顺序相互交换转置后粘贴到目标区域。这里所谓的交换“行列相对位置顺序就是将单元格在区域中的相对行位置与相对列位置互换，类似于二维坐标系统中x坐标与Y坐标的互换转置。,选择性粘贴续,数据有效性,使用Excel的数据有效性功能，可以对输入单元格的数据进行必要的限制，并根据用户的设置，禁止数据输入或让用户选择是否继续输入该数据。,要对某个单元格或单元格区域设景数据有效性步骤：,1、先选定目标单元格或单元格区域。,2、单击菜单“数据一“有效性，Excel会自动弹出“数据有效性对话框,3、单击设置选项卡，在允许下拉列表框中、选择一个选项，如果要输入公式，请选择自定义选项。,4、在数据“下拉列表框选择设定条件，根据步骤3的选择不同、用户可以访问的控件也会有所不同。单击“确定按钮。,例子：设置限制单元格只能输入特定序列,在步骤3中，在“允许下拉列表框选择“序列，在来源1折叠框中输入特定序列，并确保已勾选“提供下拉箭头1复选框(默认为勾选)，单击确定“。ps：当用户选择“序列条件，来源折叠框中可以直接输入数据，也可以使用单元格引用或公式。,当用户选定设置完成的单元格时，在单元格右侧会自动出现一个下拉箭头;单击下拉箭头、用户可选择其中的项填入单元格，而不必手动输入数据。,单元格和区域的保护,为了防止我们的统计公式或文字描述不小心被修改，在公式或文字验证无误时，可采用单元格保护功能将其保护。,首先选定待保护的单元格区域，并选取“格式菜单中的“单元格命令。再选取“保护 项，从对话框中选取“锁定，然后单击“确定按钮。(默认的情况下，“保护项都是勾选了“锁定,最后选取“工具菜单中的“保护命令，并选取“保护工作表命令，再根据提示输入密码即可。,数据透视表,创建数据透视表,组合数据透视表的指定项,创立数据透视表,数据透视表是一种对大景数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。,创立数据透视表,步骤1指定数据源的类型:单击菜单“数据“数据透视表和数据透视图，出现数据透视表和数据透视图向导3步骤之1“对话框,步骤2指定数据源的位置,步骤3指定数据透视表的显示位置,完成创立，设置数据透视表的布局，这也是鱿建数据透视表过程中最关键的一步。,方法1:在“数据透视表和数据透视图向导3步掇之3对话框中单击“布局按钮，在布局一对话框中设置数据透视表的结构。,方法2:单击完成按钮，创立一个空的数据透视表，然后使用数据透视表字段列表工具栏来布局数据透视表。,组合数据透视表的指定项,在数据透视表中，鼠标单击“A项，按住键盘上的键，用鼠标依次单击B项、“C项 标题单击鼠标右键，在弹出的快捷莱单中单击“组及显示明细数据，鼠标指向组合并单击它.Exccl创立了新的字段标题，并自动命名，并且将选中的项组合到新的数据组1的项中。,选中标为“数据组1的单元格，输入新的名称。,本卷须知：进行分组宇段的数据源中如果包含有空白的单元格或文本型的日期、数字，在组合时会提示用户选定的区域不能分组。,解决这令问题可以参见以下步骤，在空白单元格填充日期或数字(如有必要填充一个假设的日期期或数字)。如果在日期或数字字段存在文本，移除它。如果数字被Excel视为了文本，将它改变为常现类型。,常用函数,Countif,Sumif,Vlookup,Mid,Rank,If,Round、Celing,Rand,If,主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。,使用格式：=if(logical,value_if_true,value_if_false),参数说明：logical代表逻辑判断表达式；value_if_true表示当判断条件为逻辑“真true时的显示内容，如果忽略返回“true；value_if_false表示当判断条件为逻辑“假false时的显示内容，如果忽略返回“false。,Countif,主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。,使用格式：countif(range,criteria),参数说明：range代表要统计的单元格区域；criteria表示指定的条件表达式。,特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现,Sumif,主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。,使用格式：sumifrange,criteria,sum_range,参数说明：range代表条件判断的单元格区域；criteria为指定条件表达式；sum_range代表需要计算的数值所在的单元格区域。,Vlookup,主要功能：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。,使用格式：vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),参数说明：lookup_value代表需要查找的数值；table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域；col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号当col_index_num为2时,返回table_array第2列中的数值，为3时，返回第3列的值；range_lookup为一逻辑值，如果为true或省略，那么返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，那么返回小于lookup_value的最大数值；如果为false，那么返回精确匹配值，如果找不到，那么返回错误值#n/a。,特别提醒：lookup_value参见必须在table_array区域的首列中；如果忽略range_lookup参数，那么table_array的首列必须进行排序；在此函数的向导中，有关range_lookup参数的用法是错误的。,Mid,主要功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。,使用格式：mid(text,start_num,num_chars),参数说明：text代表一个文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_ch