EXCEL使用技巧【会计实务操作教程】课件

,#,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,EXCEL,使用技巧【会计实务操作教程】,1,、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？,例如：在单位的人事,资料，在,excel,中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部,再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数,13,，如果一个一个,改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：,1,）假设证书号在,A,列，在,A,列后点击鼠标右键，插入一列，为,B,列,；,2,）在,B2,单元格写入：,=“13”A2,后回车；,3,）看到结果为,13xxxxxxxxxxxxx,了吗？鼠标放到,B2,位置，单元格的,下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开,鼠标左键时就全部都改好了。,若是在原证书号后面加,13,则在,B2,单元格,中写入：,=A2 “13”,后回车。,2,、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？,打开,“,工具,”,，选,“,选项,”,，再选,“,常规,”,，在,“,最近使用的文件清单,”,下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使,用的文件名，则将,“,最近使用的文件清单,”,前的复选框去掉即可。,3,、在,EXCEL,中输入如,“1-1”,、,“1-2”,之类的格式后它即变成,1,月,1,日，,1,月,2,日等日期形式，怎么办？,这是由于,EXCEL,自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的,“,格式,”,菜单，选,“,单元格,”,，再在,“,数字,”,菜单标签下把该单元格的格,式设成文本格式就行了。,4,、在,EXCEL,中如何使它象,WORD,一样的自动定时保存文件？,点击,“,工具,”,菜单,“,自动保存,”,项，设置自动保存文件夹的间隔时,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！E,1,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,间。如果在,“,工具,”,菜单下没有,“,自动保存,”,菜单项，那么执行,“,工,具,”,菜单下,“,加载宏,”,选上,“,自动保存,”,，,“,确定,”,。然后进行设置,即可。,5,、用,Excel,做多页的表格时，怎样像,Word,的表格那样做一个标题，,即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？,在,EXCEL,的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或,左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即,可。这,样,Excel,就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。,6,、在,Excel,中如何设置加权平均？,加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计,算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得,出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的,那个单位值。在,Excel,中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分,母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量,值的加权平均值。,7,、如果在一个,Excel,文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次,设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？,把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，,Excel,自动设置,的名称是,“sheet1,、,sheet2,、,sheet3”,），然后点右键，在弹出的菜,单中选择,“,选择全部工作表,”,的菜单项，这时你的所有操作都是针对全,部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。,8,、,EXCEL,中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了，可要是,手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！间,2,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制,作,EXCEL,表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在,“,总分,”,与,“,排名,”,之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设,为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。,9,、用,Excel2000,做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编,号、姓名、岗位工资,），想输出成工资条的形式。怎么做？,这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中,工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一,个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。,使用自定,义方式重装了一遍中文,office97,，,xcel,的打印纸选项中只有,A4,一,种，怎么办？,随便安装一个打印机驱动程序就可以了。,10,、在,xcel,中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论,怎样设置选项都无济于事，该怎么办？,这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白,了很简单。在,indows,的控制面板中，点击,“,区域设置,”,图标，在弹出,的,“,区域设置属性,”,对话面板上在,“,区域设置,”,里选择,“,中文（中,国）,”,，在,“,区域设置属性,”,对话面板上在,“,数字,”,属性里把小数点改为,“,。,”,（未改前是,“,，,”,），按,“,确定,”,按钮结束。这样再打开,Excel,就一,切都正常了。,11,、如何快速选取特定区域？,使用,F5,键可以快速选取特定区域。例如，要选取,A2,：,A1000,，最简便,的方法是按,F5,键，出现,“,定位,”,窗口，在,“,引用,”,栏内输入需选取的区,域,A2,：,A1000,。,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！如,3,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,12,、如何快速返回选中区域？,按,Ctr+BacksPae,（即退格键）。,13,、如何快速定位到单元格？,方法一：按,F5,键，出现,“,定位,”,对话框，在引用栏中输入欲跳到的单,元格地址，单市,“,确定,”,按钮即可。,方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。,14,、,“Ctrl,*”,有什么特殊功用？,一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格,中某个单元格，然后按下,Ctrl,*,键可选定整个表格。,Ctfl,*,选定的区,域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格,的最大区域。,15.,如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？,有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其,他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数,据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：瘛氨嗉保堋,岸弧保鳌岸惶跫,“,按钮，在,”,定位条件,“,对话框中选择,”,公式,“,项，按,”,确定,“,按钮即可？,16,、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？,选定单元格区域，输入值，然后按,Ctrl,Ener,键，即可实现在选定的,单元格区域中一次性输入相同的值。,17,、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？,如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那,么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！1,4,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按,Ctr,A,键，,Excel,则自动进入,“,函数指南,步骤,2,之,2”,。当使用易于记忆的,名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。,18,、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？,按住,Shift,键可以快速修改单元格内容的次序。,具体方法是：,选定单元格，按下,Shift,键，移动鼠标指针至单元格边,缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操,作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平,“,工,”,状标志，,左右拖拉时会变为垂直,“,工,”,状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定,的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。,19,、如何让屏幕上的工作空间变大？,可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化,Excel,窗口，或者在,“,视,图,”,菜单中选择,“,全屏显示,”,命令。,20,、如何使用快显菜单？,快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高,操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，,根据操作需要选择不同命令。,21,、如何防止,Excel,自动打开太多文件？,当,Excel,启动时，它会自动打开,Xls*,目录下的所有文件。当该目录下,的文件过多时，,Excel,加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方,法是将不该位于,Xls*,目录下的文件移走。另外，还要防止,EXcel,打开替,补启动目录下的文件：选择,“,工具,”,“,选项,”,“,普通,”,，将,“,替补启,动目录,”,一栏中的所有内容删除。,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！具,5,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,22,、如何去掉网格线？,1,）除去编辑窗口中的表格线单击,“,工具,”,菜单中的,“,选项,”,，再选中,“,视图,”,，找到,“,网格线,”,，使之失效；,2,）除去打印时的未定义表格线有,时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的,也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却,偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的,“,电脑,”VCD,中编辑的,Excel,表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击,“,文件,”,、,“,页面,设置,”,、,“,工作表,”,菜单，点击一下,“,网格线,”,左边的选择框，取消选择,“,网格线,”,就行了。,23,、如何快速格式化报表？,为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自,动套用,Excel,预设的表格样式。方法是：,选定操作区域，选取,“,格式,”,菜单中的,“,自动套用格式,”,命令，在格式列表框中选取一款你满意的格,式样式，按,“,确定,”,按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括,“,数字,”,、,“,边框线,”,、,“,字体,”,等,6,个,“,应用格式种类,”,选项，若某项,前面的,“x”,不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。,24,、如何快速地复制单元格的格式？,要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用,“,格式刷,”,按,钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的,“,格式刷,”,按钮，,此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝,过去。,26,、如何为表格添加斜线？,一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！2,6,只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！,实，我们可以使用绘图工具来实现：,单击,“,绘图,”,按钮，选取,“,直线,”,，,鼠标变成十字型。将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动,至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用,“,文字框,”,按钮,可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，,可选中文字框，调出快显菜单，选择,“,对象格式,”,“,图案,”,，选择,“,无,边框,”,项即可。,27,、如何快速地将数字作为文本输入？,在输入数字前加一个单引号,“”,，可以强制地将数字作为文本输入。,28,、如何定义自己的函数？,用户在,Excel,中可以自定义函数。切换至,Visual Basic,模块，或插入,一页新的模块表（,Module,），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数,VBA,程序，按,Enter,确认后完成编,写工作，,Excel,将自动检查其正