物业管理档案的建立与管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,物业管理档案的建立与管理,物业管理档案的建立与管理,1,一、用户档案的建立,一、用户档案的建立,2,1、产权备案,什么是产权备案？,为什么要进行产权备案？,产权备案与权属登记的区别？,1、产权备案什么是产权备案？,3,什么是产权备案？,答：,由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产产权范围及比例进行备案登记,什么是产权备案？答：,4,为什么要进行产权备案？,为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其合法权益，应建立产权备案制度,物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担的义务,物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担,为什么要进行产权备案？为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比,5,产权备案和权属登记的区别？,权属登记：,是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为，加强房地产行业的管理,产权备案：,是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施物业管理前必须做且要做好的一项工作,产权备案和权属登记的区别？权属登记：是政府行政部门（深圳市规,6,2、建立业主档案,业主档案包括哪些内容？,业主档案的分类,2、建立业主档案业主档案包括哪些内容？,7,业主档案包括哪些内容？,业主姓名、年龄等,家庭成员情况,工作单位,联系电话、联系地址,收缴管理费情况,物业的使用和维修养护情况,不限于此,业主档案包括哪些内容？业主姓名、年龄等不限于此,8,业主档案基本资料部分示例,房号,户型,建筑面积,管理费/月,业主姓名,证件号码,国籍/户籍,民族,家庭电话,移动电话,办公电话,图文传真,工作单位,职务,电子信箱,联系地址,邮政编码,入伙日期,家庭成员,姓名,称谓,性别,户籍,工作单位,职务,联系电话,车辆资料,车牌号码,厂牌型号,车身颜色,授权驾驶,出入证号,车位号,其他,特殊要求,服务时间,民族习惯,信仰,忌讳,来访登记,宠物登记,其他,业主档案基本资料部分示例房号户型建筑面积管理费/月业主姓,9,业主档案的分类,组团按柜,每栋按位,每单元按盒,每户按册,业主档案的分类 组团按柜,10,用户档案的建立,是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成的,收集资料,分类存档,建立管理、使用制度,用户档案的建立,用户档案的建立是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成的,11,人名索引,人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检索工具,人名索引一般由人名和档案两部分组成,借助人名索引可以查到记载某一人物的材料,人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列,人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的,12,二、物业档案的建立,二、物业档案的建立,13,1、什么是物业档案资料？,答：,指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件,1、什么是物业档案资料？答：指人们在物业的开发和管理活动中形,14,2、建立动态的物业档案资料管理机制,由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制,凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录,2、建立动态的物业档案资料管理机制由于物业档案资料管理具有动,15,3、物业档案资料的两个作用,凭证作用,参考作用,3、物业档案资料的两个作用凭证作用参考作用,16,4、资料的收集,档案室,资料收集的两种方式,4、资料的收集档案室,17,档案室专人负责,物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理,在资料收集时应保证,内容丰富,及,渠道广泛,收集来源按不同的标准有不同的分类,按时间顺序来收集,按物业管理参与者的各方面来收集,档案室专人负责物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理,18,按时间顺序来收集,设计规划阶段信息,施工及验收阶段信息,委托管理阶段信息,招商阶段信息,用户入户信息,日常管理信息,按时间顺序来收集设计规划阶段信息,19,按物业管理参与者的各方面来收集,在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料,在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料,在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化,通过政府主管部门获取的相关信息,按物业管理参与者的各方面来收集在物业接管移交与开发商及设计单,20,5、资料的整理和分类,资料整理要求,根据工作的内容整理和分类,根据文件、档案连贯性整理和分类,5、资料的整理和分类资料整理要求,21,资料整理要求：,收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索,资料整理要求：收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。,22,根据工作的内容整理和分类,办公室上级文件、内部发文、计划总结,工程部工程图纸、设备档案、承包合同,服务部租赁合同、顾客投诉、业主档案,财务部各类帐册、发票存根、预算报告,保安部巡查记录、紧急事件、车辆档案,根据工作的内容整理和分类办公室上级文件、内部发文、计划总,23,按文件、档案连贯性分类,实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类（见表2-2-1）,按文件、档案连贯性分类实际工作中，文件资料、档案一般不作严格,24,表2-2-1,产权与工程技术资料,住（用）户档案,装修档案,维修资料,治安交通管理资料,设备设施管理资料（包括消防）,绿化清洁资料,社会文化资料,员工管理资料,业主反馈,行政文件资料,业主管理委员会资料,表2-2-1产权与工程技术资料绿化清洁资料,25,图,指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图,档,指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种类多，因此,成为物业档案的主要成分,卡,指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：,内容浓缩、检索方便,册,指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手册、业主手册等,表,指根据管理工作需要而设立的各类表格,建立标准化的图、档、卡、册、表,图指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，,26,进行科学的合理的分类存档,分类存档按照档案资料本身内在的规律进行科学的划分,一个有序的资料库是一个完整的,树形图,归档要及时，分类要合理,档案的分类方法有很多：,年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法,等；一般采用两种以上的分类方法结合使用,进行科学的合理的分类存档分类存档按照档案资料本身内在的规,27,三、物业档案的管理,三、物业档案的管理,28,1、什么是物业档案的管理？,答：,指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料,1、什么是物业档案的管理？答：指物业公司在物业管理管理活动中,29,档案管理的注意事项,强调原始记录的重要性,数据准确、资料详实,不错不漏、帐实相符,妥善保管、查阅方便,保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全,档案管理的注意事项 强调原始记录的重要性,30,2、档案的建立的四个环节,物业档案建立,2、整理,1、收集,3、归档,4、使用,2、档案的建立的四个环节物业档案建立2、整理1、收集3、归档,31,收集,收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作,收集的关键是,尽可能完整,收集收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资,32,完整的档案收集体现在三个方面,从规划设计到工程竣工,从地下到楼顶,从主体到配套的技术资料,完整的档案收集体现在三个方面从规划设计到工程竣工,33,整理,整理的重点是,去伪存真,留下物业管理有用的资料,整理整理的重点是去伪存真,34,归档,归档,指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，可按,每一建筑分类,，也可按,系统项目分类,形式在物业管理中可采用,原始资料,与,计算机档案管理,双轨制，以确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为,计算机磁盘储存,以便于查找,录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化,归档归档指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，可,35,归档管理,对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存,档案管理人员应编制统一的,档案分类说明书及档案总目录,，并按部门内容、部门、年度、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存,为保证档案的安全与完善，,档案室,应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮,归档管理对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存,36,归档作用“十清”,物业来源清,物业数量清,物业质量清,物业价值清,结构类型清,设备设施清,绿化苗木清,租金费用清,使用情况清,维修更新清,归档作用“十清”物业来源清设备设施清,37,使用,检索计算机网络技术,审批按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅,手续借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间规定等）,使用检索计算机网络技术,38,销毁,根据档案的保存期限和性质，定期对,过期或作废的文档,进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆,经,主管领导批准,方可销毁,建立,已销毁文档清单,备查,销毁根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档进行剔除,39,3、计算机在物业管理中的应用,编辑、处理、打印、保管各种文书和资料,制作资料与相关制度,存储各项基础资料,存储其他相关资料（质量记录）,存储发生过的各类事故经过及处理结果,为咨询决策提供服务,建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享,注意保密,3、计算机在物业管理中的应用编辑、处理、打印、保管各种文书和,40,谢谢大家!,谢谢大家!,41,