现代文员工作的基本概念（PPT30页)

单击鼠标编辑标题文的格式,单击鼠标编辑大纲正文格式,第二个大纲级,第三个大纲级,第四个大纲级,第五个大纲级,第六个大纲级,第七个大纲级,第八个大纲级,第九个大纲级,*,现代文员实务技巧,1,文员是做什么的？,举出几个你所能想到的“文员”,第一章 现代文员的工作,现代文员工作的基本概念,1,2,2,文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：,1.接听、转接电话；接待来访人员。,2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作,3.负责办公室的清洁卫生。,4.做好会议纪要。,5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。,6.负责传真件的收发工作。,7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。,8.做好公司宣传专栏的组稿。,9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。,10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。,11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。,12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。,13 社会保险的投保、申领。,14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。,15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。,16.接受其他临时工作,3,跟单文员,行政文员,人事文员,销售文员,文控文员,各种各样的“文员”,4,一、现代文员工作的基本概念,广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员”。,1.现代文员的职业定位,从事文书制作与管理的工作,特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作内容扩大化,与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员,5,2.现代文员工作的特点,工作方式：处理信息和事务,特点,服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众,专业性,主动性,繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑,6,小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”。普通文员是迈向高级白领的必经之路。,7,二、现代文员工作的内容,简而言之：处理事务、操作实务,1.现代文员工作的范围和内容,（1）我国文员涉及或部分涉及的工作,文书撰写,文书制作,文书处理,档案管理,会议服务,8,信息资料,信访工作,接待工作,日程安排,日常事务,办公室管理,领导临时交办的其他事项,9,（2）我国外资企业、合资企业文员的工作,办公室环境的布置与整理,通讯事务、电话、信函与邮件处理,执行领导交办事项,照料领导身边的琐事,接待宾客和员工来访,记录领导指令及会谈、会议内容,打印文稿及表格,收集和整理各种信息,保管办公室设备及用品,外出办事,10,2.现代文员的职业权限,（1）正确认知、摆正位置,（2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力,（3）防止和克服“越位”,决策越位,表态越位,工作越位,答复越位,社交越位,11,小结：不该说的话，不要说；不该问的问题，不要问；不该你知道的事情，不要好奇！,做好本职工作，安分守己。,12,三、现代文员工作的原则和方法,1.现代文员工作的指导原则,准确：工作质量,高效：工作效率,保密：工作要求；守口如瓶,实事求是：工作准则,13,2.现代文员的工作方法,优先顺序方法,接受委派方法,请示与汇报方法,计划与总结方法,变通与挡驾方法,分工与协作方法,14,1）优先顺序方法,以工作的重要程度来划分,以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事）,重要且紧急的事,紧急但不重要的,重要但不紧急,虽然有价值，但既不重要也不紧急的,15,2）接受委派方法,了解任务的重要性,了解任务的要求,确认职权范围：什么可以做，什么不可以做,了解完成任务的期限,确认理解,过程中的检查,16,Tips,好记性不如烂笔头,切忌自作聪明，以免弄巧成拙,17,3）请示与汇报方法,重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以备日后查证。,一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示,紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面请示，留档备查,请示要对口,请示要单一，一文一事,18,汇报，要简明扼要,汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导,主动汇报要分轻重缓急,汇报可以口头也可以书面,19,4）计划与总结方法,计划，要制定得科学、明确,工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留有余地,做好时间管理,总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训,20,5）变通与挡驾方法,变通？要灵活,挡驾？要注意方式方法,前提与基础：了解你为谁而工作？,21,6）分工与协作方法,明确分工,服从安排，做好本职,善于合作,谦虚谨慎态度,分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同当”,22,四、现代文员的职业素养,素养的概念,知识结构、能力结构、心理素质、职业道德,1.文员的知识与能力结构,知识结构,基础知识：人文社科基础、自然科学基础,专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识,相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴学科知识,23,能力结构：一般能力、专业能力,观察能力：善于观察，做有心人,记忆能力,分析判断能力,应变能力,24,表达能力,办事能力,公关社交能力,处理信息能力,办公设备操作能力,25,2.文员的心理素质,心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性的心理特征。,适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的心理素质。,26,完善的人格,坚强的意志,平衡的心态,随和的性格,广泛的兴趣,良好的动机,27,3.现代文员的职业道德,道德的概念,社会意识型态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。,职业道德,人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。,28,现代文员职业道德的内容,忠于职守，自觉履行各项职责主要规范,细致严谨，善于合作职业习惯,兢兢业业，甘当无名英雄埋头苦干,谦虚谨慎，办事公道，热情服务美德,遵纪守法，廉洁奉公重要保证,恪守信用，严守机密,实事求是，勇于创新,刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质,钻研业务，掌握文员工作各项技能,29,谢谢!,30,