档案基础业务知识培训资料

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2010年档案培训,2010年归档要求,1、原则上自主归档为主，如是刚从事档案工作独立完成归档确实有困难的可以提前一个星期给指导科预约一下。,2、除了完成文书档案的归档外，还要完成本单位其他类型档案的归档，本年度度检时将着重检查文书档案、设备档案、照片档案、特殊载体档案和实物档案。,3、电子政务开通后，必须确保本单位的发文一式两份，加盖公章,4、6月底前完成归档工作，8月底前将归档数据和扫描的文件刻盘报送档案局指导科，如果对自己文书档案的归档质量没有把握的，可先将归档的数据交过来先审核，确认后再进行永久、30年档案的扫描。归档说明放在“全宗卷二档案整理”里，不再需要报送。另外档案工作小结在年检登记表里填写，涉密档案不需要进行扫描。,5、为了方便大家对档案工作进行交流,成立了机关档案工作交流群（103934933），学校档案工作交流群（88327166），企业档案工作交流群(95600930)，大家可以加入。,档案基础业务知识,一、档案的日常管理,1、建立综合档案室，要有独立的档案库房。,档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开，至少要有单独的档案室，不能与其它杂物放在一起。,2、库房的要求：,原来一般都讲“八防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,现在要求“十防”:防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防震、防水,（1）防火,配备灭火器等防火设备；加强检查，消除发生火灾的一切可能性；库房内不准有明火，不准吸烟；库房内不准存放易燃易爆物品。,（2）防盗严格库房管理制度；节假日和夜间加强保卫；加装防盗门窗。,（3）防潮配备去湿设备，放置去湿剂；搞好库房通风，坚持晴天通风，阴天关闭门窗。,（4）防尘档案入库前除尘；保持室内清洁卫生；窗缝隙密封。,（5）,防,防光,配备,遮,遮光性,强,强的窗,帘,帘；,将档,案,案放入,卷,卷盒与,柜,柜子内,。,。,（6）,防,防虫、,防,防霉、,防,防鼠,搞好,库,库房温,湿,湿度管,理,理；,柜内,放,放置防,蚀,蚀驱虫,药,药物；,库,房,房内不,准,准存放,任,任何食,物,物、腐,蚀,蚀性物,品,品；,搞好,档,档案和,库,库房防,疫,疫工作,。,。,（7）,防,防震、,防,防水,3、档,案,案设施,的,的配备,配备温,、,、湿度,测,测记仪,器,器设备,（,（温湿,度,度表）,，,，温、,湿,湿度控,制,制设备,（,（空调,、,、除湿,机,机），,吸,吸尘器,，,，消防,设,设备（,干,干粉或,气,气体灭,火,火器）,及,及信息,化,化所需,的,的计算,机,机、光,盘,盘刻录,机,机、复,印,印机、,扫,扫描仪,、,、数码,相,相机、,数,数码摄,像,像机。,4、配,备,备符合,要,要求的,档,档案装,具,具,（1）,有,有存放,全,全部档,案,案的金,属,属柜架,，,，档案,柜,柜架的,式,式样、,规,规格及,质,质量符,合,合国家,和,和省有,关,关规定,。,。,（2）,档,档案卷,皮,皮、卷,盒,盒的式,样,样、规,格,格、质,量,量符合,有,有关规,定,定，档,案,案卷皮,、,、卷盒,应,应为无,酸,酸制品,。,。,5、档,案,案库房,的,的温、,湿,湿度有,何,何要求,？,？,档案库,房,房（含,胶,胶片库,、,、磁带,库,库）的,温,温度应,控,控制在1424,，,，库房,日,日变化,幅,幅度不,超,超过2；,相,相对湿,度,度应控,制,制在4560%，,库,库房日,变,变化幅,度,度不超,过,过5%。保,存,存母片,的,的胶片,库,库温度,应,应控制,在,在13,15,相,对,对湿度,应,应控制,在,在35,45%。,6、档,案,案制度,：,：,档案归,档,档制度,、,、档案,保,保管制,度,度、档,案,案统计,汇,汇报制,度,度、档,案,案鉴定,销,销毁制,度,度、档,案,案保密,制,制度（,包,包括纸,质,质档案,、,、其他,类,类型档,案,案和档,案,案信息,化,化保密,制,制度）,、,、档案,利,利用制,度,度、档,案,案人员,岗,岗位责,任,任制、,电,电子文,件,件归档,管,管理等,制,制度。,7、档,案,案的“,三,三纳入,”,”和“,四,四参加,”,”是什,么,么？,“三纳,入,入”是,指,指档案,工,工作纳,入,入单位,领,领导议,事,事日程,，,，纳入,单,单位规,章,章制度,及,及工作,流,流程，,纳,纳入单,位,位有关,部,部门和,人,人员的,经,经济责,任,任制或,岗,岗位责,任,任制。,“四参,加,加”是,指,指档案,部,部门或,档,档案人,员,员参加,产,产品鉴,定,定、科,研,研课题,鉴,鉴定、,建,建设项,目,目验收,、,、设备,开,开箱等,。,。,档案的,“,“三纳,入,入”“,四,四参加,”,”是为,了,了保证,档,档案的,完,完整、,准,准确、,系,系统。,8、建,立,立了符,合,合规范,要,要求的,全,全宗卷,。,。,（1）,档,档案,收,收集：,档,档案交,接,接文据,、,、移交,目,目录，,接,接收、,征,征集记,录,录、档,案,案来源,和,和价值,说,说明等,。,。,（2）,档,档案,整,整理：,整,整理工,作,作方案,、,、分类,方,方案、,案,案卷目,录,录说明,、,、档案,整,整理工,作,作小结,等,等。,（3）,档,档案,鉴,鉴定：,鉴,鉴定小,组,组成员,名,名单、,档,档案保,管,管期限,表,表、鉴,定,定档案,分,分析报,告,告、销,毁,毁档案,的,的请示,与,与批复,、,、销毁,档,档案的,清,清册等,。,。,（4）,档,档案,保,保管：,档,档案安,全,全检查,记,记录、,报,报告，,重,重点档,案,案采取,的,的特殊,保,保护措,施,施，档,案,案的抢,救,救与修,复,复情况,报,报告等,。,。,（5）,档,档案,统,统计：,档,档案收,进,进、移,出,出登记,，,，案卷,基,基本情,况,况统计,和,和重要,的,的利用,统,统计表,等,等。,（6）,档,档案,利,利用：,全,全宗指,南,南（全,宗,宗介绍,）,），开,放,放利用,和,和控制,使,使用范,围,围说明,，,，档案,汇,汇编和,公,公布出,版,版情况,及,及报批,文,文件，,档,档案产,生,生社会,效,效益或,经,经济效,益,益的典,型,型事例,等,等。,（7）,档,档案,管,管理新,技,技术的,应,应用：,缩,缩微复,制,制和计,算,算机辅,助,助管理,等,等情况,的,的文字,说,说明材,料,料。,二、开,发,发利用,1、发,文,文汇编,：,：,发文汇,集,集是将,本,本单位,的,的全部,发,发文按,文,文号次,序,序排列,而,而汇集,成,成册的,一,一种一,次,次加工,档,档案编,研,研成果,。,。全部,文,文件是,指,指某一,特,特定时,限,限内的,全,全部文,件,件，一,般,般是以,年,年度为,时,时限，,将,将本单,位,位一个,年,年度内,的,的全部,发,发文（,一,一般是,原,原始文,件,件的重,份,份文件,）,）编成,一,一套汇,集,集（要,求,求在收,集,集时，,单,单位的,所,所有发,文,文应保,存,存两份,）,）。,发文汇,集,集的特,点,点是材,料,料集中,，,，时间,针,针对性,强,强。它,最,最主要,的,的作用,是,是依据,作,作用，,直,直接查,阅,阅利用,发,发文汇,集,集可以,代,代替查,阅,阅档案,原,原件。,对于发,文,文比较,少,少的单,位,位，可,以,以一年,编,编一本,发,发文汇,集,集。对,于,于发文,比,比较多,的,的单位,，,，可以,一,一年遍,几,几本。,假,假如有,必,必要编,几,几本的,，,，可以,按,按发文,时,时间划,分,分或发,文,文字号,的,的不同,划,划分。,注意：,不,不同发,文,文字号,的,的文件,应,应分别,编,编制汇,编,编。,2、专,题,题文件,汇,汇编：,专题文,件,件汇编,是,是将集,中,中反映,同,同一问,题,题的一,组,组文件,汇,汇集而,成,成的一,种,种一次,加,加工档,案,案编研,成,成果。,专题汇,编,编的编,制,制方法,、,、编制,要,要求、,格,格式和,作,作用等,也,也同发,文,文汇集,一,一样。,它,它与发,文,文汇集,的,的区别,就,就在于,它,它不是,以,以年度,单,单位，,而,而是以,文,文件所,反,反映的,问,问题为,单,单位，,将,将涉及,相,相同问,题,题的有,关,关文件,汇,汇集在,一,一起。,如,如：有,的,的单位,编,编制的,安全,生,生产操,作,作规程,汇,汇编,就,就是一,个,个专题,汇,汇编。,专,专题汇,编,编的另,一,一个特,点,点是形,式,式多样,，,，可以,根,根据不,同,同的专,题,题、不,同,同的表,达,达形式,，,，编制,形,形式多,样,样的专,题,题汇编,，,，满足,各,各方面,的,的需要,。,。其他,如,如：,人,人员任,免,免汇编,、,荣,荣誉汇,编,编、,标准,汇,汇编,、,、质,量,量管理,文,文件汇,编,编等,等,等。,3、文,集,集,文集是,将,将特定,作,作者的,作,作品、,科,科研论,文,文汇编,成,成册的,一,一种一,次,次加工,档,档案编,研,研成果,。,。,文,文,集,集既可,是,是一个,作,作者的,作,作品、,科,科研论,文,文单独,编,编制而,成,成，也,可,可是几,个,个作者,的,的作品,、,、论文,合,合在一,起,起编制,而,而成。,如,如：,应,应用现,代,代化管,理,理方法,论,论文选,编,编、,报刊,选,选编,、,、领,导,导讲话,汇,汇集,、,、优,秀,秀教案,汇,汇编,、,、学,生,生优秀,作,作品文,集,集等,。,。,4、全,宗,宗介绍,全宗介,绍,绍:又,称,称“全,宗,宗指南,”,”，以,某,某一全,宗,宗为对,象,象范围,，,，以文,章,章叙述,的,的形式,对,对立档,单,单位及,其,其档案,的,的内容,和,和成分,价,价值情,况,况进行,报,报导的,一,一种参,考,考资料,。,。,全宗介,绍,绍由封,页,页、正,文,文、备,注,注三部,分,分组成,。,。,丹阳市XX局全宗介绍,（XXXX年-XXXX年）,全宗号：XXX,丹阳市XX局档案室编,XXXX年X月X日,正文包,括,括：全,宗,宗构成,者,者沿革,简,简介、,全,全宗内,档,档案情,况,况简介,、,、全宗,内,内档案,内,内容与,成,成份介,绍,绍。,（1）,全,全宗构,成,成者沿,革,革简介,全宗构,成,成者沿,革,革简介,由,由单位,名,名称、,时,时间、,主,主要职,能,能、隶,属,属关系,、,、单位,主,主要负,责,责人名,录,录、内,部,部机构,设,设置及,其,其各历,史,史阶段,演,演变情,况,况等内,容,容组成,。,。,单位,名,名称按,全,全称书,写,写，通,用,用简称,书,书写在,全,全称后,面,面的圆,括,括号内,。,。所有,单,单位曾,用,用名称,按,按时间,顺,顺序书,写,写在全,宗,宗构成,者,者的沿,革,革中。,时间,：,：全宗,构,构成者,沿,沿革应,结,结合时,间,间撰写,，,，和下,列,列内容,有,有关的,时,时间应,反,反映在,全,全宗构,成,成沿革,中,中。,主要,职,职能：,指,指本单,位,位的性,质,质特征,、,、职权,范,范围、,主,主要工,作,作与任,务,务。和,内,内部一,级,级机构,的,的主要,职,职能。,隶属,关,关系：,包,包括本,单,单位和,其,其上级,主,主管机,关,关的组,织,织关系,、,、业务,关,关系；,本,本单位,和,和其重,要,要的直,属,属下级,机,机关的,组,组