会计档案的整理方法课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会计档案的整理方法,1,会计档案的整理方法1,一、会计档案的种类和保管期限,按照财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。,会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,2,一、会计档案的种类和保管期限按照财政部、国家档案局制发的会,一、会计档案的种类和保管期限,J1,凭证,15,年,J2,账簿,J2.1,现金、银行账簿,25,年,J2.2,总账、明细账簿等,15,年,J3,报告（报表）,J3.1,年度报告（报表）永久,J3.2,季、月报告（报表）,5,年,3,一、会计档案的种类和保管期限J1凭证,一、会计档案的种类和保管期限,J4,其他,J4.1,保管清册、销毁清册 永久,J4.2,移交清册,15,年,J4.3,银行余额调节表、银行对帐单,5,年,4,一、会计档案的种类和保管期限J4其他4,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计凭证,折叠整齐；,原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，,在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。,5,二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计凭证5,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计账簿,会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；,固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；,活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装订；,6,二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计账簿6,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计账簿,在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；,会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。,7,二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计账簿7,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,财务报告,按年度组卷；,注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，整本折叠；,编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页号。,8,二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：财务报告8,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,会计档案的分类方法：会计档案按种类,年度保管期限进行分类排列。,9,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤会计档案的分类方法,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,1,、区分会计档案的种类。,10,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤1、区分会计档案的,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,2,、区分会计档案的年度。,11,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤2、区分会计档案的,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,3,、区分会计档案的保管期限。,12,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤3、区分会计档案的,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,4,、,排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列案卷。,13,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤4、排列案卷。在同,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995,年,1996,年,1997,年,1998,年,1999,年,14,二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995,年,1996,年,1997,年,1998,年,1999,年,总账、明细账,现金、银行存款账,15,二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995,年,1996,年,1997,年,1998,年,1999,年,总账、明细账,现金、银行存款账,16,二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,5,、,盖档号章并填写相关栏目的内容,。,17,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤5、盖档号章并填写,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,全宗号：档案馆指定立档单位的编号。,全宗号,目录号,案卷号,323,18,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤全宗号：档案馆指定,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。,全宗号,目录号,案卷号,323,J1.1,19,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤 目录号：全,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。,全宗号,目录号,案卷号,323,J1.1,1,20,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤案卷号：案卷排列的,二、会计档案的整理,二、会计档案的整理,6,、编制会计档案目录,21,二、会计档案的整理二、会计档案的整理6、编制会计档案目录21,会 计 档 案 目 录,顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,22,会 计 档 案 目 录顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在,会 计 档 案 目 录,类别：会计档案的类型。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,23,会 计 档 案 目 录类别：会计档案的类型。顺序号类别卷（册,会 计 档 案 目 录,标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,24,会 计 档 案 目 录标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容,会 计 档 案 目 录,起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,25,会 计 档 案 目 录起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最,会 计 档 案 目 录,卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数”是指记账凭证的张数。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,26,会 计 档 案 目 录卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数”,会 计 档 案 目 录,备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。,顺序号,类别,卷（册、袋）标题,起止时间,保管期限,卷内张数,备注,1,凭证,三水区2004年1月汇总凭证,自2004年1月1日,至2004年1 月31日,15年,56,2,凭证,三水区2004年1月记账凭证（一）,自2004年1月1日,至2004年1 月10日,15年,35,3,凭证,三水区2004年1月记账凭证（二）,自2004年1月11日,至2004年1 月20日,15年,25,27,会 计 档 案 目 录备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁,二、会计档案的整理,（,二）会计档案的整理步骤,7,、打印会计档案目录，一式三份,28,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤7、打印会计档案目,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,8,、会计档案入盒,会计账簿、会计报告可采用子母卷档案盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。,29,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤8、会计档案入盒,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,会计账簿、会计报告封面：,30,二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤会计账簿、会计报告,会计档案封面的填制,会计档案封面统一使用国家标准的各级档案管理部门监制的封皮。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共 件,页,归档号,全宗号,目录号,案卷号,J2.1.2,-2,31,会计档案封面的填制会计档案封面统一使用国家标准的,会计档案封面的填制,填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写，或用打印机打印腊纸，再油印。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共,件,页,归档号,全宗号,目录号,案卷号,J2.1.2,-2,32,会计档案封面的填制填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填,会计档案封面的填制,封面的栏目有：全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、档号等。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共,件,页,归档号,全宗号,目录号,案卷号,J2.1.2,-2,33,会计档案封面的填制封面的栏目有：全宗名称、案卷题,会计档案封面的填制,全宗名称：立档单位的全称或规范化的简称。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共,件,页,归档号,全宗号,目录号,案卷号,J2.1.2,-2,34,会计档案封面的填制全宗名称：立档单位的全称或规范,会计档案封面的填制,卷内文件起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共,件,页,归档号,全宗号,目录号,案卷号,J2.1.2,-2,35,会计档案封面的填制卷内文件起止时间：案卷内文件材,会计档案封面的填制,保管期限：根据立卷时划分的保管期限填写。,佛山市创联发展有限公司,佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账,自,2003,年,1,月至,2003,年,12,月,保管期限,25,年,本卷共,件,页