人事档案管理培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,档案治理培训,广东中奥物业治理2023年8月1日,目 录,一、档案治理目的,二、档案治理的职责,三、档案治理制度的内容,四、人事档案治理的几点规定,一、档案治理的目的,为了加强物业总公司、各工程治理处及各部门档案、文件、资料财务账册除外的分类、归档、保管和查阅等工作，实现档案治理标准化、标准化、现代化，有效地为企业积存档案史料。,二、档案治理人员的职责,华南区域行政人事部对分公司、各工程的档案保管工作有监视、检查治理权力，对违反档案治理的相关人员有惩罚权。,华南区域的档案、文书等资料由华南区域行政人事部负责保管。,各分公司、各工程行政人事分部负责文书档案立卷归档及保管；客户资料由业服分部负责归档及保管。设立档案室，各配备兼职档案治理员。特殊载体档案分别由属公司行政人事治理部门收集、整理立卷、保管。,档案治理应贯彻执行公司档案工作的方针、政策、法规及标准规定和方法。负责收集、整理、保管好公司的各类档案资料。,各分公司、各工程档案治理部门要做好开发利用档案信息资源，做好借查阅档案和登记等工作。,做好档案的统计及初步鉴定工作，对保管期限已满的、经初步鉴定无保存价值的档案，应编制成册，报公司主管领导审批后进展销毁。,开展档案宣传工作，提高员工档案治理意识，利用各种现代化治理设施和技术，完善档案治理工作，不断提高档案治理水平。理人员必需严格保密员工档案的内容。负责接收，收集、整理、保管档案。,三、档案治理的制度内容,3.1 收、发文的档案治理,3.2 档案的归档、立卷治理,3.3 档案借阅治理,3.4 违反档案治理制度惩罚规定,3.1 收、发文的档案治理,3.1.1 公司各部门全部对外发文、收文和合同、图纸、证照等一 律须在收、发文的次日将文件的原件交档案资料室部门只保存文件的复印件，未设立档案室的交由指定档案治理人员.并由负责档案治理的人员办理登记、归档手续。,3.1.2 各分公司、各工程、各部门对外发文，一律须填写统一的发文稿纸，由工程负责人签发，发文后将发文签收的稿纸及文件正本一份交指定档案资料治理人员保存。,3.1.3 各工程、各部门全部外来文件和图纸、证照等，在收文之日起三天内必需将原件交档案室或指定档案治理人员各部门如有工作需要，可保存复印件。,3.1.4 负责档案治理的人员需对收、发的文件建立完善的档案名目，并注明来文单位、送件人、接收时间等资料，便于查找。,3.2 档案的归档、立卷治理,3.2.1 各类文件资料应准时入册，并在档案名目和卷内名目上作好相应的记录，便于治理。,3.2.2 全部入册的档案资料必需把原件和附件、请示和批复放在一起。翌年应对各册中的资料进展一次清理，对具有永久和长期备查价值的资料，应进展立卷，并标明名称、种类、立卷日期，编列卷内名目明细。,3.3 档案借阅治理,3.3.1 各工程因工作需要借阅档案包括文件、资料、图纸、合同、证照等，必需经所属工程负责人批准后，原则上在档案室内阅读；因工作需要外借档案必需经所属工程负责人批准，方可由档案治理员办理借阅手续。,已立卷的档案资料原则上不得外借，只可在档案室阅读；对未立卷的文件及资料可办理借出手续。,借阅期限不得超过七天，到期必需归还，如需续借，须经治理处总经理或部门总监/经理同意签名后，按规定办理续借手续。,4.3.4 借阅档案的人员必需疼惜档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、沟画、,剪裁、抽取、拆散、翻印、转借或损坏。因工作需要而必需摘抄或复印档案资料的，必需经所属治理处总经理同意。否则，将按公司的规章制度追究当事人和负责档案治理的人员责任。,4.3.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经公司总经理或部门总监/经理同意重要文件须征得总公司总经理同意，如摘抄内容要经审查，并签名确认。,外单位人员借阅档案资料，原则上不能离开档案室。,3.4 违反档案治理制度惩罚规定,3.4.1 区域行政人事部对各分公司、各工程档案治理状况进展例行检查过程中，消失不符合制度要求的人员，将扣罚当事人50元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。,3.4.2 对负责档案治理人员未严格执行档案治理制度，对档案保管不善的，将扣罚当事人100元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。,3.4.3 违反档案外借治理规定造成档案遗失或损坏，将扣罚当事人100元绩效奖金，并作必要的纪律处分。对公司造成损失的，将由责任人负责赔偿公司经济损失。,3.4.4 全部员工必需严格执行档案治理的规章制度，对违反上述规定的责任人、当事人将赐予必要的纪律处分，情节严峻者，将对有关责任人作违纪辞退处理。,4、人事档案治理的几点规定:,4.1 员工人事档案资料包括以下几项内容：,入职申请表/面试记录表带相片,身份证复印件,学历证及及其他相关证件职称、前任公司的离职证明、担保人证件等复印件,安康证明体验表,银行卡复印件,转正、调薪、调岗、晋升、奖惩等相关资料人事异动资料,4、人事档案治理的几点规定:,4.2 人事档案归档的要求：,上述4.1要求的全部员工人事资料按员工入职的先后挨次装订成册后归档，并编号。,在职员工和离职员工的资料要分开治理。,全部员工档案归档前要制订员工档案名目，以便查找及防止员工丧失。,员工劳动合同要单独归档治理。,4、人事档案治理的几点规定:,4.3 行政人事助理要对“员工人事档案”的相关资料做好保密工作，不得随便泄露员工信息。,