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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第四部分 预览和调整报表外观,一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：,图,22,选择“打印预览”,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、从“,文件,”下拉菜单中选择“,打印预览,”命令，参见图,22,。,此命令可将打印的结果显示在屏幕上，预览的结果将如图,23,所示。,图,23,预览电子报表,第四部分 预览和调整报表外观,步骤二、参见图,24,，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图,25,所示。,使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图,25,所示，再次单击又会还原。,图,24,使用,“,缩放,”,工具单击预览窗口,图,25,放大显示文字,第四部分 预览和调整报表外观,此时，您就可以仔细看一下该电子报表的,版式设计,情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要至少,修改,下列,4,点：,1.,应加上表格标题。,2.,至少“年龄”字段中的记录值应当居中。,3.,隐藏没有使用的行和列,/,设定打印区域。,4.,计算工资总计列的值。,下面的操作就将完善这些内容。,第四部分 预览和调整报表外观,修改,1,：应加上表格标题。,为了加入标题，首先需要在报表前,插入一行,，以便于书写它。,图,27,插入新行后的效果,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、单击行号,1,，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图,26,。,第四部分 预览和调整报表外观,图,26,选择“行”命令,第四部分 预览和调整报表外观,此后，在原“行,1”,前,将插入新的行，而原来的,“,行,1,”,将变成,“,行,2,”,如图 所示。,第四部分 预览和调整报表外观,（由于新,行,将用于书写工资表的,标题,，所以应当,合并,相关区域,各列,，而,由一个单列取而代之，,从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处）步骤如下：,步骤二、,选定,A1:D1,区域,，然后,右击,鼠标从中选择“,设置单元格格式,”命令,然后选择“,对齐,”选项卡,勾选,“,合并单元格,”,复选框,最后单击“确定”按钮。,完成这一步操作后，“,A1:D1,区域,”,中就只有一个单元格了,第四部分 预览和调整报表外观,图,28,打开“合并单元格”对话框,第四部分 预览和调整报表外观,步骤三、如图,29,所示,(,图,29,：在“行,1”,中书写好标题“员工工资表”,),步骤四、,选定,A1:D1,区域,，然后,右击,鼠标从中选择“,设置单元格格式,”命令,然后选择“,对齐,”选项卡,并单击,“,水平对齐,”,下拉按钮和从下拉列表中选择“,居中,”项，参见图,32,。,第四部分 预览和调整报表外观,图,32,选择“居中”项,第四部分 预览和调整报表外观,修改,2,：如前面的预览图所示，“年龄”列中的记录值应当居中。,第四部分 预览和调整报表外观,第四部分 预览和调整报表外观,方法跟前面设置标题居中的方法一样，,选定“年龄”列，右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图,32,。,当然，我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图：,第四部分 预览和调整报表外观,图,33,让各单元格中的文字居中,第四部分 预览和调整报表外观,顺便说一句，拖动列,(,行,),标间的分隔线，可以调整各列,(,行,),的显示宽度。,思考：为什么不是整行合并成一个单元格，即整行合并成一个单列？这样做对后面的居中操作会有何影响？,第四部分 预览和调整报表外观,由图可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分行和列，如何,隐藏那些并没有使用的列和行,？请按下列步骤进行操作：,修改,3,：清除,/,隐藏那些并没有使用的列和行,第四部分 预览和调整报表外观,假如只用,30,行,15,列，则分别进行如下操作进行行,/,列,隐藏,。,隐藏行,单击行标,31,，再,按住,组合键,Ctrl+Shift,单击,键（向下的光标控制键）；鼠标,右,击，执行快捷菜单命令“,隐藏,”即可。,隐藏列,单击列标,P,（第,16,列），再按住组合键,Ctrl+Shift,单击,键（向右的光标控制键）；鼠标,右,击，执行快捷菜单命令“,隐藏,”即可。,隐藏那些没有使用的列和行,图,30,选定那些没有使用的列,图,31,隐藏没有使用的列,注：思考：清除、删除行,/,列、隐藏三者的区别。,若要打印工作表中某个特定区域，可采用单击“,文件,”*“,设置打印区域,”命令，将,选定的区域,设定为打印区域,.,第四部分 预览和调整报表外观,修改,4,：计算工资,“总计”值,中文,Excel 2003,提供有各种用于计算的函数，,其中,SUM,将用于“总计”，计算指定列中所有数值的和。,“,函数,”是这个软件的开发者,预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用,。,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、,加入“总计：”标题,然后,单击在“工资”列后的第一个空白单元格，接着从“,插入,”下拉菜单中选择“,函数,”命令，参见图,34,。,第四部分 预览和调整报表外观,图,34,选择“函数”命令,第四部分 预览和调整报表外观,步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定,SUM,函数，然后单击“确定”按钮，参见图,35,。,(,注,:,在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的,功能描述,字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。,操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个,),。,第四部分 预览和调整报表外观,图,35,选定,SUM,函数,步骤四、单击,SUM,函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图,36,。此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。,第四部分 预览和调整报表外观,图,36 SUM,函数计算的结果信息,第四部分 预览和调整报表外观,
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