内审的程序和方法课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,10/22/2014,#,内审程序和方法,按审核阶段进行阐述,审核前：策划、准备,审核中：实施、讨论、判断,审核后：跟踪、验证,术语和定义,审核、审核方案、审核计划,审核准则、审核证据、审核发现、审核结论,审核准则,审核证据,审核发现,对照,相关,审核结论,考虑,审核,审核方案,审核计划,审核准备,审核计划,根据被审核方的重要性、复杂性、过往表现策划审核。,审核计划三要素：审核内容及分工、时间、审核员,审核内容每次不必覆盖全部要素，但是一个年度的审核能覆盖全部要素,滚动审核 集中审核,审核时间长短合适,审核员有资格，且与被审核的工作无直接责任关系,审核的提纲、路径,确保主要内容被审到，确保审核效果,不应照抄标准条文，结合公司实际情况及行业特点、法规要求进 入转化和编写。,具有广度、深度：,广度,内容全面；,深度,重点、难点突出,我们的检查表：,按部门编制，包括涉及的全过程,体现,：,过程方法,PDCA,审核准备,审核检查表,人员组成、资格、经验、团队培养,审核组成员沟通、意愿,审核任务分工、责任分工,审核组内部学习和培训,发出内审通知及审核实施计划,熟悉审核文件、审核对象,审核准备,审核组筹建及沟通,审核组长主持：开始会议,审核组、被审核部门经理或指定人员参加,作用：审核动员；计划确认；陪同确认；申明；,其它必要的事项,时间通常为,15,30,分钟,内审首次会议可省免，但事前必须提前通知各部门作相应的工作安排和人员安排。,审核实施,首次会议,审核就是要寻找符合或不符合的证据,整理资料及不合格：内部需求、外部需求,符合或不符合判断的依据,:,-GB/T19001,标准,-,法律、法规及其它要求,-,客户的要求,-,公司的要求,：管理、监控、考核,审核实施,开展审核,抽样原则,公正、随机、代表性,抽样合理性,时间取段：关注短、中、长期,改进能力：改进措施及有效性验证，自我完善机制,改进点：改进前后对比,样本量、记录数、,审核实施,开展审核,内审常用的方法,交谈、查文件、看现场、复现,谈哪些？跟什么人谈？,查阅的文件有哪些？,现场看什么？,什么情况需要,复现,？,操作、服务、质量,审核实施,开展审核,内审记录,作用,证据：符合性、有效性、可信性,特征,-,可重查、反映符合性有效性,;,记录,“,三要素”,准确、具体记录抽样样本,;,如查阅的文件名,称、编号、发布日期、批准人；当事人要,记录岗位、职务等,记录样本符合要求的证据及,不符合要求的证据,;,评价样本的符合性或,/,和有效性。,审核实施,开展审核,不符合项判断,-,严重不符合项,体系存在严重问题,要素缺失,执行处于失控状态,产品存在严重质量问题,违反产品法规,严重质量问题的产品交给客户,违反法律法规要求,内外审时，严重不符合项应分析严谨，协商达成共识,审核实施,开展审核,不符合项判断,一般不符合项,个别的、偶然的、孤立的问题,可能已发生但后果不严重，影响不大,与审核准则相比，非重点要求轻微不符合,内外审时一般开具一般不符合项，但项数需限制,量变引起质变！,一般不符合：,抓重点条款，关键过程,审核实施,开展审核,不符合项判断,建议项,/,观察项,还没有充分的证据证明是一个问题,可以做得更好些,外审时：,开具后需提交整改计划及方案,内审时：,确认后按整改项提交计划及方案,审核实施,开展审核,审核实施,开展审核,不合格描述,_,四段制,审核准则：*规定*,审核证据：在审核中发现*,审核发现：以上事实不符合*的规定。,审核结论：一般,/,严重不合格,审核的,三个层次,文件：符合标准要求吗？清晰吗？,执行：与文件要求一致吗？,绩效：效果如何？目的达到了吗？,审核实施,开展审核,审核的,工作思路,(PDCA),目标,(P),：过程已识别，目标已确定,要求,(P),：输入、输出的要求,职责、资源,(P),：,是否规定且有资源（人财物）,准则、方法文件,(P),：是否规定并能提供,资源,(D),：配置情况如何,过程执行,(D),:,文件及要求执行情况,过程接口,（,D),：是否向下一个过程传递输出,监视和测量,（,C,）,：效果如何？目标达到了吗,改进,（,A,）,：目标没达到的原因及措施？,审核实施,开展审核,内审需注意的几个方法：,客观证据（规范的、认可的）,注意沟通和交流方法，态度谦逊，对事不对人,检查表：审核中需要时可以调整,注意过程之间关联性，避免信息零散,记录要清楚（数量、型号、编号等），方便追溯,一般不符合与轻微不符合的判定和理解,开具不合格时关注,重点过程,保密！,审核实施,开展审核,组长：主持,组长：口头通报审核结果：综述、不符合项,组员：建议各组派代表总结问题,被审核方澄清或解释,（不建议在会上）,领导要讲话,（内容可事前沟通达到推进效果）,必要时，可免去正式的会议,审核实施,末次会议,编审：组长编制管代审批,鉴于本次特殊情况，需代签字,内容要求：,审核组成员、目的、范围、准则、概述、,审核发现、审核结论、整改验证要求；审核,概述与不符合项,/,观察项应保持协调一致,时间：可在末次会议后整理、提交、发布,审核实施,审核报告,不符合项报告,格式：已有规定格式,内容：问题、原因、对策、验证,不合格描述要清晰准确,（前面已有讲述）,原因、对策由责任部门填写，对于复杂的问题也可由管理代表组织专案小组进行。,验证由内审员或管理代表指定的人员进行,责任部门和发现部门可不为同一部门,审核实施,后续跟进,不符合分析原因,主要的可控制的原因,尽量从系统上找原因,文件错漏、培训不足、资源问题,问多几个为什么，找到最深层的原因,有经验的审核员：,根据经验判断原因及对策是否开具合理的不符合项,审核实施,后续跟进,制定对策,具体、可操作的行动方案,这个问题、类似问题、今后怎么办,明确做什么、谁去做、何时做,举一反三！,审核实施,后续跟进,不符合验证,有没有问题结案的证据,是否执行了对策,（证据附后）,是否避免了这个问题及类似问题的存在,效果有没有比以前好（适用时）,不要轻易放过，除非证据确凿才结案,预期不足，,不能结案,的事项如何处理,审核实施,后续跟进,审核总结报告,不符合项全部结案后提交,将审核整体情况报告领导层,由审核组长或管理代表整理、编制,内容可包括审核概述述、问题分布、薄,弱环节分析、不符合项整改情况、后续改进要求及注意事项,该报告在管理评审时由管代报告,审核实施,后续跟进,The end,