邮件礼仪课件

Textmasterformate durch Klicken bearbeiten,Zweite Ebene,Dritte Ebene,Vierte Ebene,Fnfte Ebene,Klicken Sie,um das Titelformat zu bearbeiten,Page,*,Textmasterformate durch Klicken bearbeiten,Zweite Ebene,Dritte Ebene,Vierte Ebene,Fnfte Ebene,Klicken Sie,um das Titelformat zu bearbeiten,让我们更高效的沟通,电子邮件礼仪,客服部,目录,职场人对电子邮件的重视度,为什么职场需要电子邮件？,电子邮件的基本原则,电子邮件的基本礼仪,如何写好电子邮件,案例分析,如果你是初用邮箱,新人,。,回复？全部回复？,抄送？密送？,为什么要写E-mail？,职场人对电子邮件的重视度,为什么职场需要电子邮件？,正式交流,随意交流,小明，,你好,XXX项目定于明天下午3点召开项目立项会，请预留参会时间并准时出席。,小李,5834,为什么职场需要电子邮件？,可保存,/,追溯,无法保存,/,追溯,电子邮件的基本原则,电子邮件礼仪代表着一个人基本的,职业素质和为人处世态度,。,核心的指导思想就是,尊重他人,、,节省时间,、只将有价值的信息提供给需要的人,原则：为他人节省时间就是对人的尊重,电子邮件的基本礼仪,电子邮件的基本礼仪（,邮件标题）,邮件,主题,反映文章的内容和重要性,一定不要空白标题,巧用特殊字符突出标题,一封邮件只针对一个主题,标题要简短，不宜冗长,回复邮件时适当更改标题,电子邮件的基本礼仪（称呼与问候）,1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度,A,：,称谓,+,礼貌用语 如：,xxx,（名字），您好！,B,:姓氏（或姓名）+职位+礼貌用语,如：,X,经理,/X经理,（姓氏,/姓名+,职位），您好！,C,:XXX,先生（女士），您好！,D,:,在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL,2、Email,结尾最,好要有客套语,例如,：,Best Regards!、顺祝商祺,、,祝您工作顺利,电子邮件的基本礼仪（正文）,1.Email正文要,简明扼要,，行文通顺,2.注意Email的论述,语气,3.Email正文多用,1234,之类的列表，以清晰明确。,4.一次邮件交待,完整信息,5.尽可能避免,拼写错误,和,错别字,，注意使用拼写检查。,6.合理提示,重要信息,7.合理利用,图片,，,表格,等形式来辅助阐述,8.不要动不动使用,笑脸字符,，在商务信函里面这样显得比较轻佻,电子邮件的基本礼仪（附件）,附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名,4,正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）,附件数目不宜超过,4个,，数目较多时应打包压缩成一个文件,如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,如果附件过大,（不宜超过,2MB,），,应分割成几个小文件分别发送,如果邮件带附件，,应在正文里面提示收件人查看附件,电子邮件的基本礼仪（附件）,电子邮件的基本礼仪（结尾签名）,1、签名信息不宜过多,签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息,2、不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。,设置多个签名档，灵活调用。,3、,签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文，以免成出现乱码；,字号一般应选择比正文字体小一些。,电子邮件的基本礼仪（回复技巧）,及时回复,Email,进行针对性回复,回复不少于,10,个,不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,要区分,Reply,和,Reply All,（区分单独回复和回复全体）,主动控制邮件的来往,电子邮件的基本礼仪（,正确使用发送，抄送，密送）,这件事你需要领导支持的一定,CC,，一是出现偏差时领导能及时指正你，,二是做了很多事情，,也应该让领导知道,收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。,如何写好电子邮件？,发送范围,个人或某部门,发送全体同仁,邮件地址确认,1,、检查发送地址的准确性,2,、确认是否需群发该信件,发送标题书写,1,、确认标题是否书写,2,、标题需能为接收者,提供,邮件内,容,信息,确认附件情况,1,、确认是否需带附件,2,、确认所带附件是否正确，,以免误导接收人,事,先,明,确,目,的,明,确,接,收,人,员,1,、需有合适的称谓及问候语,2,、需本着与人沟通协调的语气书写邮件,3,、内容需简明扼要,4,、内容需条理清晰,邮件内容,如何写好电子邮件,汇报工作,请求批示,转发资料,如何写好电子邮件,请求协助,跟进处理,转发资料,主题：xx项目碰头会,内容：,周五x总过来广州，约定下午2点在我们公司进行会议。,库经理,案例分析,1.,主题太简单化及口语化。让人一眼看过去就知道写此邮件的人,比较随便。建议改为：,xx,项目交流会,2.没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。,3.内容不明确：没有说明与会者，没有说明会议议题，,没有说明需要配合准备的事情，没有会议材料的提供,4.这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错,但是没有说出关键信息。如果对方没有听说过任何要开会的事情,或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息,。,案例分析,主要问题,主题：金恪集团,售后组,大枣,内容,马经理，,您好：,我是金恪集团,XXX,您的情况我已大致了解，,附件为您本次投诉内容的解决方案,烦请您参考,如果你有任何问题，请及时致电我们集团客服。,祝商祺,电商售后组,XXX,案例分析,一封好邮件,正确,素养,礼貌,尊重,