数据清单的管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第10章 数据清单的管理,时间:2007年5月30日,内容:数据清单的管理,目标:了解并使用数据清单的管理,重/难点:数据清单的管理,课时:2课 班级:06(1、2)班,方法:多媒体教学工具,讲解中演示并操作,什么是数据库,定义：,数据库是以具有相同结构方式存储的数据集合。也被称为一个表.,一、建立和使用数据清单,1、数据清单的编辑,在Excel中，对数据的插入，删除、修改是以记录为单位进行的。,如果把工作表当作一个数据库，则工作表中的每一列就是一个字段，每一列中第1个单元格的列名称为字段名，如图所示工作表中的学号、性别、数据学、语文、英语成绩，总分等都是字段名。,工作表中的每一行是一条记录，其中存放着相关的一组数据，如上图 工作表中有8条记录，共中第3行为第一条记录。,可以直接在字段行的下一行开始逐行输入记录数据。也可以用“记录单命令输入记录数据。操作如下：,1、单击工作表中的任一单元格,2、单击“,数据,”“,记录单,”命令，显示“,记录单,”对话框。,3、在该对话框最左边的一列中依次显示了工作表数据库中的各字段名，在开始的时候，各字段名后面的方框内显示第一个记录中的相应数据。,（,注:,如该字段对应的单元格中输入的是公式，则该字段后只有数据而没有方框,）。,4、对话框最右边的一列是Excel提供的各种命令按钮，单击其中之一就可以实现对记录的相应操作。,在对话框中显示的记录称为当前记录，右上角显示了当前记录号以及总的记录数。,2、输入数据,方法一：直接在单元格中键入数据。,方法二：利用记录单输入数据,操作：1）选定任意一个单元格,2）单击“数据”“记录单”“新建”。,3）在各个字段中输入新记录的值，要移到下一个域中，请按Tab键。,4）输入完所有记录内容后，按回车键。,5、重复3-4加入更多的记录,6、输入完所有的记录，单击“关闭”按钮。,3、插入新记录,1）选定要插入记录的单元格,2）单击“,插入,”“,单元格,”“,整行,”,3）单击“,确定,”按钮。,4、编辑/删除记录,1）选定数据清单中的任意一个单元格。,2）单击“数据”“记录单”单击“上一条”和“下一条”,3、编辑记录的内容/查找并显示出要删除的记录,4、单击“关闭”按钮/单击“,删除,”单击“,确定,”,（注：,使用数据记录单来删除数据时，就不能使用“恢复”按钮或命令来恢复数据。,）,数据排序,1、使用工具栏对数据排序,利用“常用”工具栏的“升序”和“降序”按钮，可实现对数据的快速排序。例如，对如图成绩表按总分的降序重新地行排序，操作如下：,1）单击某字段名（如：总分），该字段为排序关键字。,2）单击“常用”工具栏中排序工具按钮：“升序或降序”，（如：降序）,2、数据表的记录按指定顺序排列。,2、用菜单命令排序,1）选定某字段名,2）单击“,数据,”“,排序,”,3、在“,主要关键字,”框中，选择排序主关键字（如：总分，并在其后选择排序顺序；如：递增，在“,次要关键字,”中选择排序次要关键字；如：平均分。并在其后选择排序顺序，如：递增）,4）数据排序是将数据列表中的数据按某一个或多个数据列进行升序或降序，系统最多允许设置三个排序关键字。,5）在“,当前数据清单栏,”中选中有标题行的单选框，表示标题行不参加排序，否则标题行也参加排序。,6）单击”确定“按钮。,（注：若只对数据表的部分记录进行排序，则先选中排队序的区域，然后再用上述方法进行排序。）,3、多列排序,在要排序的数据清单中选定单元格或区域。,单击“,数据,”,“,排序,”；在三个关键字框中选定三个最不重要的列。,对于选定的每一列指定排序次序,为适合我们的数据清单，可选中“,在标题行”或选中“无标题行”单选按钮。,单击“确定”按钮。,其他排序,单击要排序的数据清单的任意一个有数据项的单元格。,单击“,数据,”,“,排序,”,“,选项,”,在打开的“,排序选项,”对话框中，可分别设置“,自定义排序次序,”选择排序次序和选中“,按列排序,”或“,按行排序,”，在“,方法,”区中选中“,字母排序,”或“,按笔画排序,”单选框按钮，确定文本的排序依据。,单击“,确定,”返回“,排序,”对话框,“,确定,”即可排序。,数据筛选,定义：使用户能快速查找和使用数据清单中数据子集。,自动筛选,筛选数据就是按照指定的要件，将不满足要求的数据隐藏起来，在工作表中只显示符合要求的数据。自动筛选主要包括自动筛选和自定义筛选。,操作,1,、单击“,数据,”,“,筛选,”,“,自动筛选,”子命令，此时在工作表中每一个字段名旁边出现下拉式列表按钮。,2,、选取需要设置条件的字段名旁边的下拉式列表按钮，在其列表框中选取所需条件。,（例：以“,性别,”设置条件，如果要下拉列表择“,男,”，此时在工作表中就只显示性别为男的数据行。）,3,、如查要取消自动筛选，可先全部显示，,(,也直接,),再单击“,数据,”,“,筛选,”级联菜单后“,自动筛选,”命令，则数据表还原。,自定义筛选,如果要使用同一列中的一个,数值范围,筛选数据清单，或者使用,比较运算符,而不是简单的“,等于,”可以自定义筛选。,1、自定义筛选的操作也是在打开的自动筛选列表中单击“,自定义,”选项，打开“,自定义,”对话框，在自定义框中可以进行,筛选列的条件设置,，设置完成后，单击“,确定,”按钮，则按定义的条件显示。,（例：要设置数学成绩“在90分以上并且不等于100分”这个条件，但在字段名“,数学,”的下拉列表框中不能直接找到这个条件。）,在“,自定义自动筛选方式,”对话框的左上的下拉列表框中选择运算符“,大于或等于,”；在其右边的框中输入,90,；再在左下的下拉列表框中选择运算符“,不等于,”，在取右边的框中输入,100,。,在中间的两个选项中选择“,与,”后单击“,确定,”按钮。,取消自动筛选,1,、在“数据,”,“,筛选”菜单项，单击“自动筛选”命令即可。,高级筛选,高级筛选是指根据复合条件或计算机条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表中的另一区域中，而原数据区域不变。,操作举例说明,如筛选男生中成绩是,100,学生，或者语文成绩,95,的学生。,1,、在工作表空白处建立一个条件区，该区的第一行应输入条件名（即需要设置的字段名），其后各行输入相应的条件。,提示：同一条件行中不同单元格的条件是互为“与的”关系，而不同条件行中的条件是互为“或”的关系。条件区中的空白单元格表示无条件。,2、选中数据区中的任意单元格,3、单击“数据”菜单中选择“筛选”命令下的“高级筛选”子命令，显示“高级筛选”对话框。,（注：在该对话框的“方式”框中，若选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选后的部分数据显示在原工作表处；若选择“将筛选结果复制到其他的位置，”筛选后的部分数据显示在另外指定的区域。）,4、在“数据区域”文本框中输入参加筛选的数据区域，在条件区域“文本框中输入条件区域。最后单击”确定“按钮。,数据的分类汇总,分类汇总是分析数据表的常用方法，系统提供了分类汇总功能。在进行分类汇总时，首选必须先将数据清单按分类字段进行排序，然后，再进行分类汇总。如下将成绩表以按性别进行分类汇总，求男女生的总分,平均分,.,按分类字段性别进行排序，操作步骤如下：,1,、选定“性别”字段“。,2、单击升序”按钮。,3、单击“数据”菜单的“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。,4、单击“分类字段”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择分类字段（如”性别“）,5、单击“汇总方式”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择汇总方式（如“平均值”）,6、在“选定汇总项”列表框中选定要汇总的一个或多个字段（如“总分”、“平均分”）,7、单击“确定”按钮,提示：若本次汇总前，已经进行过某种分类汇总，是否保留原来的汇总数据由“替换当前分类汇总”项决定。若不保留原来的汇总数据，可以选中该项。否则，将保留原来的汇总数据。,创建嵌套式分类汇总,所谓分类汇总的嵌套是用户先对某项指标汇总,然后对汇总后的的数据进一步细化。,具体步骤如下：,1、将数据清单按要进行求汇总的列进行排序。,2、再要进行分类汇总数据中选定一个单元格。,3、选择“数据”菜单中“分类汇总”命令,4、分别在“分类字段”和“汇总方式”框中设置汇总字段的第一列和汇总方式。,5、单击“确定”。,6、选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令,7、在“汇总方式”框中设置分类汇总的第二列。,8、清除“替换当前分类汇总”复选框,9、单击“确定”,分类分级显示,在分类汇总表的左侧，用户可以看到分级显示的标志按钮。1、2、3等数字按钮分别代表分级显示的层级，数字越小层级越高。,用鼠标单击“,-,”可隐藏该部分数据。单击“,+,”则可显示该部分数据,删除分类汇总,1、选定数据清单中任意一个单元格。,2、选择“,数据,”菜单中的“,分类汇总”,命令，出现,“分类汇总,”对话框，选择“,全部删除,”按钮,合并计算,通过合并计算，可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总并建立合并计算表。,具体步骤如下：,1、确定合并计算表的位置和新表区域。,2、选择“,数据,”菜单中的“,合并计算,”命令，出现“,合并,”计算对话框。,3、在“,函数,”框中指定合并汇总计算的方法，如选择“,求和,”。,4、在引用位置框中设置欲汇总数据的源区域。,5、单击“,添加,”按钮，将在“,所有引用位置,”框中增加一个区域。,6、如果目标区域的,顶端行,或,最左列,中输入了行或列的标志，则在“,标志位置,”框中要选中“,首行,”或“,最左列,”复选框。,7、单击“,确定,”按钮。,