采购规范管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016/12/8 Thursday,#,采购规范,管理,采购流程,培训之,CONTENTS,01.,采购部定位,02.,目前存在的问题,03.,解决方案及工作规划,目 录,1,2,部门定位,主要职能,人员分工,工作,依据,01,采购部门定位,3,职能管理部门,定位一,成本控,制部门,定位二,采购管理职能,职能,一,仓库管理职能,职能二,拟定标准,：制定各项标准，阳光采购；,规范推行：落实推行各项制度、标准；,检查纠正：纠偏纠错，整改修正出现的问题；,培训提升：提升人员技能，规范管理上台阶。,优质：采购优质物资和服务；,高效：高交货率、高周转率；,价廉：货比三家，物美价廉；,低备：低库存水平，低呆滞物品率。,采购计划管理：加强需求单位计划性；,供应,商开发与管理：优选采购渠道；,采购价格、谈判与合同管理：货比三家；,采购质量的控制：加强验收管理保证质量；,采购结算管理：确保账目清晰。,总仓日常管理：充分发挥总仓统一仓储及配送功能，降低公司库存，提高物资利用率；,各项目仓库管理监管：确保落实各项制度。,仓库管理人员团队建设：积极培训提升技能。,负责部门整体工作的开展,4,HFWI-CG001,供应,商评审与管理规程,HFWI-CG002,采购,管理规程,HFWI-CG003,仓库,管理规程,HFWI-CG004,仓库,物品摆放规则,采购,固定资产及大宗采购,采购订单及供应商管理,采购单据及账务处理,仓库,仓库管理及应急采购核查,总仓日常仓管工作,总仓日常仓管工作,部门,人员分工,工作依据,5,制度执行问题,人,员问题,质量问题反馈,应急采购问题,02,目前存在的问题,6,制度执行问题,1.,先,斩后奏,2.,选择性滥用流程,3.,有法不依,表现为事先不做计划，先通知到货，然后补单审批，生米煮成熟饭，严重违法采购流程。,如：应急采购流程被严重滥用，为图方便非应急物品也走该流程，脱离监管。,主要集中在仓库管理方面，违法仓库管理规定如日事日毕、以旧换新、账物相符等，以及相关单据签名冒签、不签等。,7,人,员问题,1.,作业流程不熟悉,2.,仓库管理人员交接问题,3.,维修人员通知送货,部分,项目经理不熟悉采购流程；,部分仓库管理人员不熟悉仓库管理流程等。,仓管员在人员变动过程中无交接或交接不清，新仓管员未经培训就上岗工作等。,部分维修人员直接通知供方送货，越过仓库人员，造成账务、工作流程混乱。,8,质量问题反馈,1.,物品质量问题反馈不及时,2.,外判服务质量评定不严谨,出现问题时不立即反馈给采购部门或仓管人员，每月也不提交,质量问题反馈表,，却事后向公司领导投诉，小病不治变大病；,外判服务每月的质量评定流于形式，未有效对照合同约定条款审核，对部分外判服务的质量缺乏有效监管。,9,应急采购问题,1.,应急采购占比过高,2.,应急采购流程被滥用,3.,导致应急采购的原因无人负责,占月度采购总额的,30%,以上，金额,30,万左右；,而大多数的应急采购是可以避免的。,成为工作缺乏计划性的万能膏药，哪漏贴哪；,不,急的也可以说成急。,是的确出现紧急情况？还是计划不足？还是巡检未发现隐患？无人为此负责。,10,03,解决方案及工作规划,检查及监管,流程梳理,业务培训,工作规划,11,流程梳理,1.,统一采购申请的出口,2.,厘清采购审批权限,3.,优化采购流程,指定由仓库人员下达采购申请（申购单、应急采购单、呈文审批表）,2016,年,1,月起关闭非仓库人员的仓库相关权限；,仓管,员的调整须先经采购部审核，新人须经交接盘点无误再培训才能上岗。,2016,年,1,月,1,日起非仓管员签名的验收单据（含送货单）不予报销。,采购,部对现有采购及仓库相关制度文件进行梳理优化，调整后的制度文件经公司审批后执行。,计划于,2016,年,1,月底前完成。,应急采购,物品单价,300,元（或整单总金额,2000,元以上）的须事先电话报告分管领导批准；,单价,2000,元的经先请示董事长同意后方可购买；,应急采购金额整单金额,10000,元的，请以,呈文审批表,形式申请。,月度应急采购金额超过,20%,的项目须提交当月应急采购原因分析报告。,大宗物品、固定资产、外判服务（含工程整改维修类）须呈文报告申请采购,其中：采购金额,5,万元的须先组织采购评审小组进行评审；,采购金额,10,万元的须邀请招标；,20,万元的须,挂网公开招标；,由管理处发起采购项目，须三方以上密封报价（,3+N,（采购部提供的报价及方案）。,业务培训,12,1.,建立例行培训机制,2.,培训的内容,每季度至少一次对仓库管理人员进行流程和业务技能培训；,每半年至少,一次,对项目负责人及以上进行采购相关制度培训；,新进仓库管理人员先培训和实习再上岗。,采购和仓库制度文件规定；,OA,系统操作,实务,；,仓库现场管理实务；,检查及监管,13,1.,检查文件制度的执行,2.,检查仓库的管理,人：检查其对相关文件制度的熟悉程度和理解；,事：根据结果倒查执行文件制度的吻合度；,物：,检查相关工作记录表格的审批流程和签名准确度,。,检查工作单据表格的审核及签名；,检查帐,/,物相符率，以及实物发放去向；,检查仓库现场的管理水平；,检查应急采购物品的申请及至发放使用全过程。,.,检查结果的运用,微信公司品质群曝光通报或表扬；,公司月度规范管理会议通报（连续月被通报的将被扣分）；,纳入,季度规范管理考核（扣分）；,14,工作规划,重点类别,重点工作内容,计划完成时间,流程梳理,采购制度文件修改,2016-1-20,仓库制度文件修改,2016-1-20,物品优化,物品标准化优化（非维修类物品）,2016-2-1,物品标准化优化（维修类物品）,2016-6-30,供方评审,年度供应商评审,2015-12-30,每月,仓库管理检查,&,应急采购抽查,-,每季度,仓管员业务技能培训,季度末月中旬,每年,采购相关制度及流程培训（项目经理级）,1,月、,6,月,谢谢观看,