EXCEL常用功能讲解讲述课件

,EXCEL,常用功能讲解,蒋芳,2011-10-25,EXCEL,水平测试,10,个,EXCEL,问题,（每个,2,分）,1,、,您懂得使用数据透视功能进行灵活、快速的数据汇总,2,、,您很清楚,EXCEL2003,表格具有,256,列的数据能力,3,、,您可以区分柱状图与饼形图的数据表述区别,4,、,您可以区分普通图柱状图和百分比堆积柱状图数据表述区别,5,、,您经常使用,CRTL+1,这个快捷键,6,、,您善于使用,IF,函数进行数据条件处理,7,、,您善于使用,VLOOKUP,函数进行数据处理,8,、,您懂得通过条件格式进行录入字符的控制,9,、,您懂得通过保护工作表控制单元格录入限制,10、,您清楚,EXCEL2003,文件格式为,“.xls”,而,EXCEL2007,为,“.xlsx”,EXCEL,水平测试结果,测试评定,A,类：,0-3,分,您可以转头走了，就当没参加过这个测试吧。如果您真想在,EXCEL,实战方面有所提高，或者必须面对,EXCEL,工作，那您可真需要下大功夫了。,B,类：,4-8,分,您应该具有一些,EXCEL,实战能力，不过经验尚有不足，当您面对稍有艰巨的,EXCEL,业务数据处理或,PPT,商务呈现任务的时候可能会稍许感觉头疼，胸闷，无从下手，一般得借助别人支持或援助才可渡过难关。,C,类：,9-12,分,您应该具备了一定的,EXCEL,实战经验，或者参加过专业培训学习，具有一的,EXCEL,商务办公实战能力，可以应对日常商务,OFFICE,工作。,D,类：,13-16,分,您应该是企业中的,OFFICE,高手，同事中的榜样，您可以较为自如的处理,EXCEL,日常工作问题，或找到解决建议。经过深入训练，应该可以达到专业级,EXCEL,水平。,E,类：,17-20,分,E,类：高手，绝对的,OFFICE,高手！,EXCEL,高手的必修课,1,2,3,4,特殊输入及字符处理,提高工作效率的快捷方式,提高工作效率的快捷键,操作,EXCEL,大礼包：,Excel,提高实例,快速输入技巧,1,、直接输入字符串的方法，先输入单引号,2,、输入分数，,0,加空格；分式运算,3,、巧用字符连接运算符,&,（,1,）给每个数字（字符）前添加相同字符串,abc,=abc&A2,（,2,）把每个数字转换成,9,位字符，不足者前面添,0,=REPT(0,9-LEN(A2)&A2,4,、在相对引用、绝对引用和混合引用间切换（,$,）,。,$A$1,绝对列和绝对行,A$1,相对列和绝对行,$A1,绝对列和相对行,A1,相对列和相对行,一、,特殊输入及字符处理,注意：输入字符串时，请确保是否在英文的半角状态下输入。,5,、填充，例如：,（,1,）如果您希望使用序列,1,、,2,、,3,、,4,，请在前两个单元格中键入,1,和,2,；,（,2,）如果您希望使用序列,2,、,4,、,6,、,8,，请在前两个单元格中键入,2,和,4,；,（,3,）如果您希望使用序列,1,、,1,、,1,、,1,，请在前两个单元格中键入,1,和,1,；,（,4,）如果您希望在一个区域内全部输入,1,，请选中该区域，输入,1,，,按,Ctrl+Enter,键,此法可对多工作表多区域同时输入,一、,特殊输入及字符处理,1,、高效选择区域,（,1,）当区域较小时，可直接用鼠标拖动选择,（,2,）区域稍大，但在屏幕范围内，用鼠标点击左上角单元格，按住,Shift,键点击右下角单元格,（,3,）不连续区域选择：按住,Ctrl,键用鼠标选择或在名称框输入各区域名称，区域名称间用逗号分隔如：,A3:B7,A10:D17,（,4,）选定从工作表开始到结尾的方法：选中开始单元格（如,A21,），同时按下,ctrl,+shift,+end.,ctrl,+shift,+home,从工作表结尾到开始,.,（,5,）,ctrl,+shift,+,（向左小箭头），,ctrl,+shift,+,（向右小箭头），,ctrl,+shif,t+,（向上小箭头），,ctrl,+shift,+,（向下小箭头）,二、提高工作效率的快捷方式,请记住：,（,1,）,CLTR+,箭头,表示,快速到达,；,CHTRL+SHIFT+,箭头,表示快速选定,。,（,2,）用,Shift,配合鼠标,选择连续区域或连续的工作表,，用,Ctrl,键配合鼠标,选择不连续区域或不连续的工作表,2,、录入与公式填充,键盘：,Ctrl+D,复制上一单元格的公式或内容；填充纵向区域（与双击黑十字功能相仿）,键盘：,Ctrl+R;,复制左边单元个的公式或内容；填充横向区域,3,、批量处理数据,（,1,）给区域每个单元格的值均输入,100000,（,2,）将区域的数字折成千元,在区域外的任意单元格（如：,A22,）输入,1000,并复制该单元格；选中区域，选择性粘贴,-,除，确定,4,、工作表,（,1,）按住,Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签，可复制一个相同的表格；,（,2,）选中几个工作表再进行画表等操作，可对多个工作表进行操作；,（,3,）选中多个工作表设置页脚页码并打印预览，工作簿页码连续；,二、提高工作效率的快捷方式,5,、如何使空白单元格等于上一个单元格,（,1,）选中数据区域,（,2,）,CTRL+G,打开定位窗口，定位条件，空值,（,3,）输入“,+,”,。,（,4,）选中上一单元格。,即：,=+,要等于的单元格,二、提高工作效率的快捷方式,6,、建立分类下拉列表填充项。“数据,有效性”,(1),、在,Sheet2,中，将企业建立一个企业名称数据库。,(2),、选中,A,列,(“,工业企业名称按类别,(,如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等,),分别输入不同列中，”名称所在列,),，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。,仿照上面的操作，将,B,、,C,列分别命名为“商业企业”、“个体企业”,(3),、切换到,Sheet1,中，选中需要输入“企业类别”的列,(,如,C,列,),，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”,序列,(,各元素之间用英文逗号隔开,),，确定退出。,再选中需要输入企业名称的列,(,如,D,列,),，再打开“数据有效性”对 话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：,=INDIRECT(C1),，确定退出。,二、提高工作效率的快捷方式,6,、建立分类下拉列表填充项。“数据,有效性”,(4),、选中,C,列任意单元格,(,如,C4),，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的,D,列单元格,(,如,D4),，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。,提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。,二、提高工作效率的快捷方式,1,、,ALT,系列快捷键,（,1,）,Alt,+enter拆分同一单元格内多行文字,（,2,）,Alt+=,，自动求和,（,3,）,Alt+0165=,（,4,）,ALT+0178=,（,5,）,ALT+0179=,（,6,）,ALT+0177=,（,7,）,ALT+0137=,2,、,SHIFT,系列快捷键,（,1,）按住,shift,拖动单元格,=,剪切,+,插入单元格,+,粘贴,（,2,）选中一个单元格，按,shift+F2,键，可以插入批注。,三、提高工作效率的快捷键,3,、,CTRL,系列快捷键,（,1,）按住,ctrl+shift,拖动单元格,=,复制,+,插入单元格,+,粘贴,（,2,）,Ctrl+9,隐藏一行单元格,Ctrl+Shift+9,取消隐藏行,（,3,）,Ctrl+0,隐藏一列单元格,Ctrl+Shift+0,取消隐藏列,（,4,）,Ctrl+;,输入今天的日期,Ctrl+Shift+;,输入当前的时间,（,5,）,Ctrl+“-”,（减号）删除单元格,/,行,/,列,Ctrl+Shift+“+”,（加号）插入单元格,/,行,/,列,（,6,）,Ctrl+1,快速打开格式对话框,（,7,）,+,可以将当前工作表中的公式显示出来,再按,+,则恢复,.,（,8,）,Ctrl+f9,最小化窗口,（,9,）,Ctrl+f10,最大化和还原窗口,(10)Ctrl+Shift+_,删除选定单元格区域的边框,三、提高工作效率的快捷键,3,、,CTRL,系列快捷键,（,1,）,Ctel+Tab,可在程序与程序，表簿与表簿之间转换打开。,（,2),使用,ctrl+PageDown,和,ctrl+PageUp,可以在工作表之间向前向后切换,（,3),如果你用的是带滚轮的鼠标，那么先按住“,Ctrl”,键，再拨动滚轮吧！可以快速改变显示比例哟！,注意,:,有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可,.,三、提高工作效率的快捷键,4,、,功能键系列快捷键,F2,用来修改单元格内容，像改文件名一样简单,F3,用来打开粘贴名称对话框,F4,重复上一步操作,.,这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽,F5,用来打开定位对话框,5,、工具,选项使用技巧,（,1,）工具,-,选项,-,视图中,在,“,窗口选项,”,下去掉,“,零值,”,后,余额为,0,就不显示了。,（,2,）工具选项视图网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线,（,3,）工具选项批注,.,三、提高工作效率的快捷键,1,、,快速输入大量含小数点的数字,单击“工具”,/“,选项”,/“,编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位,2,、快速输入大量相同数据,首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住,Ctrl,键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据，按住,Ctrl,键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据,3、,快速删除工作表中空行,4、,快速输入多个重复数据（录制宏）,5、,快速处理多个工作表,四、快速输入技巧,1,2,3,4,查找和引用函数,逻辑运算符,日期与时间函数,如何利用函数操作文本,函数,5,计数和求和函数,EXCEL,大礼包：,EXCEL,函数大全,6,其它函数,一、,Vlookup,函数,1,、用途：,VLOOKUP,用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。,2,、语法：,VLOOKUP(lookup_value,，,table_array,，,col_index_num,，,range_lookup),3、,参数：,Lookup_value,表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列,。,Table_array,为,需要查找的区域,，可以使用对区域或区域名称的引用。,Col_index_num,为,查找区域,中待返回的匹配值的列序号。,Range_lookup,为一逻辑值，指明查找时是精确匹配，还是近似匹配。,一、查找和引用函数,二、,Match,函数,1,、,用途：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。,2,、,语法：,MATCH(lookup_value,，,lookup_array,，,match_type),3、,参数：,lookup_value,：为要搜索的值。,lookup_array,：要查找的区域,(,必须是一行或一列,),。,match_type,：匹配形式，有,0,、,1,和,1,三种选择：,0,表示一个准确的搜索。,1,表示搜索小于或等于查换值的最大值，查找区域必须为升序排列。,1,表示搜索大于或等于查找值的最小值，查找区域必须降