6课Word邮件合并标书的整体制作

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,计算机基础,徐州工业职业技术学院,任务,驱,驱动,：,：,任务4、,为,为投,标,标讨,论,论发,出,出批,量,量邀,请,请函,任务5、,投,投标,书,书的,整,整体,制,制作,与,与完,成,成（,生,生成,目,目录,）,）,知识,点,点掌,握,握：,掌握,邮,邮件,合,合并,的,的方,法,法生,成,成邀,请,请函,，,，掌,握,握页,面,面、,页,页眉,页,页脚,、,、背,景,景等,的,的综,合,合设,置,置方,法,法。,掌,掌握,模,模板,的,的使,用,用方,法,法，,会,会自,动,动套,用,用格,式,式，,会,会更,改,改英,文,文的,大,大小,写,写，,会,会用,工,工具,菜,菜单,能自动生成,目,目录，会更,新,新目录,任务4、为,投,投标讨论发,出,出批量邀请,函,函,2.4.1,样,样式,2.4.2,模,模板,2.4.3,邮,邮件合并,2.4.1,样式,1、定义:,规定文档中,标,标题、题注,、,、正文等各,种,种文本元素,的,的外观形式,样式是几组格式的,总,总称。一个样式,中,中，可以包,含,含多种格式,，,，比如：标,题,题 1样式,，,，我们可以,把,把它定义一,个,个字体名称,、,、字号大小,、,、粗体、斜,体,体，字体颜,色,色等等。也,就,就是说，通,过,过样式的设,置,置，可以为,内,内容快速应,用,用多种格式,，,，而不必每,种,种一一设置,各,各个格式，,更,更重要的是,，,，样式具有,索,索引功能，,能,能被Word在后续操,作,作中识别和,替,替换等。,2、样式分,类,类：,段落样式、,字,字符样式、,表,表格样式,2.4.1,样式,3、设置：,选中文字或,段,段落，,“格式”工,具,具栏“,格,格式窗格”,按,按钮,或,“,“格式”菜,单,单“,样,样式和格式,”,”,来创建段落,样,样式或字符,样,样式，“表,格,格自动套用,格,格式”就是,样,样式的一种,综,综合运用,实例演示：,通,通讯录中样,式,式的使用,2.4.2,模板,1、模板的,含,含义,是文档的特,定,定格式，是,一,一种文件名,后,后缀 为.DOT,的,的word文档,2、新建文,档,档时选用的,默,默认模板是word的,空,空白文档模,板,板，默认名,为,为：Normal.dot,3、利用一,个,个模板的步,骤,骤：,（1）“文,件,件”+“新,建,建”,（2）单击,标,标签，选择,所,所需的文档,类,类型,2.4.2,模板,4、创建模,板,板,方法1：执,行,行“文件”+“新建”+“模板”,命,命令，,创建一个新,空,空白模板文,档,档，然后,，,，,输入内容，,并,并将其保存,为,为一个模板,文,文,件。,方法2：将,现,现有文件直,接,接转化为文,件,件名后缀,为.DOT,的,的文件,2.4.3,邮件合并,邮件合并：,利,利用Word处理多个,相,相似结构文,档,档，这些文,档,档的主体内,容,容保持不变,，,，只是需要,在,在特定地方,输,输入不同的,信,信息，如接,收,收人姓名，,地,地点等。创,建,建邮件合并,的,的条件：主,文,文档和数据,源,源,（1）创建,主,主文档和数,据,据源,“工具”,“,“邮件合并,”,”“主文,档,档”/,“,“数据源,”,”,（2）在主,文,文档中插入,合,合并域,（3）合并,数,数据源和主,文,文档,插入点置于,主,主文档邮,件,件合并,2.4.3,邮件合并,邮件合并是,在,在两个电子,文,文档之间进,行,行的，一个,叫,叫“主文档”，一个叫“数据源”文档。“主,文,文档”中,包,包含有在合,并,并文档时保,持,持不变的文,字,字或图形，,可,可以理解为,一,一份文件的,原,原件。“主,文,文档”内又,可,可分为两部,分,分，一是相,对,对固定的内,容,容（如：正,文,文、签名等,）,），另一部,分,分是变化的,内,内容，其中,前,前者在“主,文,文档”中直,接,接制作，后,者,者则需要从,“,“数据源”,文,文档中合并,进,进来。“数,据,据源”文档,一,一般所保存,的,的多为通讯,资,资料，以表,格,格的形式存,储,储，表格可,以,以是Word、Excel、Access或Outlook中的联,系,系人记录表,。,。一行（一,条,条记录）为,一,一个完整的,信,信息，一列,对,对应一个信,息,息类别即数,据,据域（如姓,名,名、地址等,）,）。第一行,为,为域名记录,。,。在“数据,源,源”文档中,只,只允许包含,一,一个表格，,可,可以在合并,文,文档时仅使,用,用表格的部,分,分数据域，,但,但不允许包,含,含表格之外,的,的其它任何,文,文字和对象,。,。,2.4.3,邮件合并,邮件合并通,常,常包含以下,几,几个步骤：,创建主,文,文档，编辑,好,好固定不变,的,的内容。,创建或,打,打开数据源,。,。,在主文,档,档中对应位,置,置插入合并,域,域名字。,执行邮,件,件合并操作,。,。将数据源,中,中的可变内,容,容与主文档,中,中的不变内,容,容进行合并,，,，生成一个,合,合并文档或,打,打印输出,2.4.3,邮件合并,操作实例：,录,录取通知书,的,的制作,邮件合并上,机,机前的准备,工,工作：,邮件合并上,机,机操作要求,生,生成班级邀,请,请函，邀请,班,班上每个同,学,学来参加招,投,投标大会，,请,请课代表事,先,先做好”班,级,级名单.xls”，里,面,面含有班级,每,每个成员的,姓,姓名，以备,上,上机时使用,。,。,任务5、投,标,标书的整体,制,制作与完成,（,（生成目录,）,）,2.5.1,任,任意设置,页,页码,2.5.2,创,创建目录,2.5.3,投,投标书的,整,整体制作,2.5.4,Word2003的高,级,级使用,*2.5.5,Word2003的实,用,用技巧,2.5.1,任,任意设置,页,页码,分开封面（,目,目录）与正,文,文 不管,你,你的封面有,多,多少页，首,先,先要做的就,是,是将你的封,面,面与正文分,开,开（作用就,如,如同将封面,与,与正文分别,存,存为两个文,件,件一样，可,以,以分别进行,不,不同的操作,）,），操作是,将,将光标定位,到,到封面最后,，,，使用“插,入,入”菜单中,的,的“分隔符,”,”命令，进,入,入后在“分,隔,隔符”窗口,下,下部“分节,符,符类型”选,项,项栏中点选,“,“下一页”,，,，确定后退,出,出。这时文,档,档就分为封,面,面（目录）,与,与正文两节,。,。,2.5.1,任,任意设置,页,页码,将光标定位,在,在正文所在,页,页，使用,“,“视图”菜,单,单中的“页,眉,眉与页脚”,命,命令，进入,后,后在“页眉,与,与页脚”对,话,话框中点击,“,“链接到前,一,一个”按钮,，,，目的是为,了,了取消链接,，,，再点选“,设,设置页码格,式,式”按钮（,第,第四个按钮,）,）进入后，,在,在“页码格,式,式”对话框,下,下部“页码,编,编排”选项,栏,栏中勾选“,起,起始页码”,，,，并根据你,的,的要求在“,起,起始页码”,后,后的空白框,中,中选择正文,第,第一页的页,码,码，一般都,是,是1，确定,后,后退出。,这,这样就达,到,到了封面或,目,目录与正文,分,分开设置页,码,码的目的。注意：,使用分隔符,可,可以将文档,分,分成若干个,部,部份分别进,行,行设置,。,2.5.2,创,创建目录,目录自动生,成,成是“样式,和,和格式”的,具,具体应用，,操,操作方法：,格式化,各,各级标题,选择“,格,格式”“,样,样式和格式,”,”命令，打,开,开“样式和,格,格式”任务,窗,窗格。,分别设,置,置一级标题,、,、二级标题,、,、三级标题,。,。,使用“,索,索引和目录,”,”命令，自,动,动生成目录,将插入,点,点定位到目,录,录页，敲击,三,三次回车键,【,【Enter】，产生,三,三个空行。,将,将光标移到,第,第一行，输,入,入“目录”,，,，并设置居,中,中、字体、,字,字号和字形,。,。,将光标,移,移到第二行,，,，选择“插,入,入”,“,“引用”,“索引,和,和目录”对,话,话框，点击,“,“目录”选,项,项卡，如图,所,所示，确定,即,即可在目录,页,页生成目录,。,。,若生成,目,目录页码未,对,对齐，可将,插,插入点置于,未,未对齐后，,此,此时水平标,尺,尺将出现“,右,右对齐式制,表,表符”，按,住,住【Alt,】,】键并拖动,该,该制表符，,使,使出现的虚,线,线与其它页,码,码对齐，释,放,放鼠标左键,即,即可。,用户可,以,以选定目录,页,页的目录文,字,字，重新设,置,置。因修改,内,内容造成页,码,码变化，可,在,在目录页中,右,右击并选择,“,“更新域”,命,命令，在弹,出,出的对话框,中,中选择“只,更,更新页码”,按,按钮。如某,些,些标题被修,改,改，则选择,“,“更新整个,目,目录”，确,定,定后目录中,的,的页码或标,题,题自动更新,2.5.2,创,创建目录,生成目录实,例,例演示：“Word上,机,机操作”的,目,目录生成,注意：目录,的,的更新,2.5.3,投,投标书的,整,整体制作,参考1：,封面,目录,正文：,投标涵,投标人承,诺,诺涵,具体内容,1,2,附录：投,标,标人资质,文,文件,招标邀请,函,函,注意：红色为一级标,题,题，蓝色为二级标,题,题，绿色为三级标,题,题,2.5.3 投标,书,书的整体,制,制作,参考2：,封面,目录,正文：,1工程,简,简述,1.1,项,项目背景,和,和开发理,念,念,2商务部分,2.1,投,投标涵,2.2,投,投标人承,诺,诺涵,2.3,法,法定代表,人,人身份证,明,明书,2.4,投,投标人法,定,定代表人,授,授权委托,书,书,2.5,设,设计内容,2.6,建,建筑工程,条,条例,2.6.1质量责任,和,和义务,3附件：投,标,标人资质,文,文件,招标邀请,函,函,2.5.4,Word2003,的,的高级使,用,用,1、自动,检,检查拼写,与,与语法错,误,误,（1）设,置,置：“工,具,具”“,选,选项”,选中“键,入,入时检查,拼,拼写”和,“,“键入时,检,检查语法,”,”，清,除,除“隐藏,文,文档中的,拼,拼写错误,”,”和“隐,藏,藏文档中,的,的语法错,误,误”,（2）用,红,红色波浪,线,线标识可,能,能的拼写,错,错误，用,绿,绿色波浪,线,线标识可,能,能语法错,误,误,2.5.4,Word2003,的,的高级使,用,用,2、搜查,拼,拼写和语,法,法错误,（1）选,定,定段落,（2）“,工,工具”,“拼,写,写和语法,”,”,3、字数,统,统计,（1）目,的,的：用来,查,查看字数,、,、段落数,和,和行数,（2）使,用,用“工具,”,”,“,“字数统,计,计”进,行,行查看。,2.5.4,Word2003,的,的高级使,用,用,4、自动,更,更正,常用单词,输,输入错误-,如,如:theri-their,误用CapsLock引起,的,的错误,thERE-there,同,同时关闭CapsLock,键,键,常见的单,词,词组合拼,写,写错误,如,如:ontheon the,具有语法,错,错误的常,用,用词组,如:cantof beencant have been,2.5.4,Word2003,的,的高级使,用,用,a、打开,与,与关闭自,动,动更正按,钮,钮,“工具”,”,自,自动更正,”,”：若要,显,显示或隐,藏,藏“自动,更,更正选项,”,”按钮，,选,选中或清,除,除“显示,自动更,正,正选项,按,按钮”复,选,选框。,b、若要设置,与,与大写更,正,正有关的,选,选项，请,选,选中或清,除,除对话框,中,中的后五,个,个复选框,。,。,c、,要打开或,关,关闭“自,动,动更正”,词,词条，请,选,选中或清,除,除“键入,时,