会议沟通技巧

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何召开高效率的会议,案例一：两会期间代表委员起冲突,：,据报道：,6,日下午两会委员分组讨论时，全国政协委员、中华见义勇为基金会副理事长李顺桃发言：“看了温总理的政府工作报告，感觉非常好，让我深感社会主义制度的优越性,.”,随后他用了近,20,分钟，回顾了我国近年来政治、经济及民主建设的,大好形势,。之后又用了近,20,分钟时间主要谈了,吸烟和随地吐痰的问题,。整个发言占用,40,分钟。一旁的黄文仔委员立即质疑：“我建议以后组长要控制每个委员发言时间，本来时间就不多，你一个委员占用半个多小时来说一些小事情！”李委员马上回敬道：“什么是小事情？什么是大事情？”黄文仔说：“你刚才说的就是小事,.”“,你不能剥夺我畅所欲言的权利啊？”“你的畅所欲言就是剥夺别人畅所欲言的权利！”两人现场爆发激烈争吵,.,笔者认为应该尊重李委员的发言权，让他能充分畅所欲言。因为他身负人民重托，准备了很长时间，还有多个重大及尖锐的问题、议案没来得及谈。他下一个题目应该是,关于随地大小便问题,.,案例二：两会期间代表委员起冲突,：,少开会、开短会，减少领导陪会、讲话，全市性会议时间原则上控制在,2,小时内，不开经验交流会、汇报会，多开现场会观摩会、现场考评会，从源头上控制和解决“以会议落实会议”问题。,思考：一般公司举行会议有哪些通病？,提示：,没有明确的目标与程序、没有准备、主管失控、无法发言或离题、盲从或漠然、无人负责也无人追踪、太多人参加,一、,如何开会,可以改善会议的七点：,1,、谁参加。,分两种人，非要参加的就一定要发言，不重要的用听，会议通知分两行写必须参加人员，随意参加人员，因为有人只想听会议中的一个部分，必须参加的要发言，随意参加的是可以听，他发言也要他发言，错了也不追究。,一、,如何开会,2,、谁主持。,高级主管不要什么会你都主持，开会上面有三种人，一是主席，副总担当,二是经理，是观察员，别的是导言人，主席是维持制序的，导言人才是发言人，总经理不需要那么劳累，要训练他们讲话不能替他们工作。,一、,如何开会,3,、谁控制。,主席控制秩序，导言人是控制时间，时间到，下去，讲不完等会开完再讲，全部的讲完你留下慢慢讲，时间要分配好每个部门，总经理控制全场，但首先是要沉默。,一、,如何开会,4,、谁发言。,底下的人先讲，由下而上，外面士兵先发言，由外而内，大的发言就没有意义了，直接宣布军令算了。,一、,如何开会,5,、谁负责和谁追踪。,门打开以前要知道今天的会谁负责，谁追踪，没有这人，今天不准散会，因为没人盯，我是总经理，我该做所有的事情吗？总经理只负责决策，追踪和负责人的名字要写在会议记录里面，不然就不要开，一般谁招集会议谁负责，除非把负责人找出来。,一、,如何开会,6,、谁在浪费时间,。,资料应在开会前阅读，一到会场就是直接讨论和表决，开会就是要把结果马上做出来，开会资料要先下发，开会现读资料，告诉他，现在出去，读完再进来，同时告诉他这是第一次也是最后一次。什么东西都是要求，真的一直要求就做到了。一个会如果没答案，这个会这月不能开第二次，这叫做无能。不要低估了底下人的脑子，问题是要逼他，有答案放在口袋，不拿出来，一是要求他们二是要激励他们，还要利用他们。当总经理是盯着他们，利用他们，而不是我替他们想方法。,有效沟通,如何开会,7,、谁结论。,没有更好的方法就用主持人的方法，问导言人有没有方法，副总有没有？如果都没有，等总经理掏出来，就问副总是干什么的？好像没想象的那样能干。开会的时候通知不要把总经理的名字写上去，写了名字就一定参加，写了名字就不要中途退场。,会议管理内容,第一节 会议的目的与类型,一、会议的目的,（一）交流信息,（二）给予指导,（三）解决问题,（四）做出决策,二、会议的类型,（一）谈判,（二）通知,（三）解决问题,（四）决策,（五）交流,第二节 会议的组织（一）,一、会前准备,（一）明确会议的必要性,（二）确定会议的目标,（三）拟定会议议程,（四）准备会议文件,（五）分发预阅资料,（六）确定会议主持人,（七）确定与会人员,（八）预定会议场所,（九）补充最新信息,第二节 会议的组织（二）,二、会议过程控制,（一）宣布会议的主题和目的,（二）根据会议程序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见,（三）给每个人表述自己意见的机会,（四）控制讨论进程,（五）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括。,（六）遵守预定的时间，不要拖延,（七）在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策。,（八）在会议结束时，对已取得的结果进行概括,第二节 会议的组织（三）,三、会后工作,（一）贯彻好会议精神,（二）做好会议任务的监督和检查,第三节 会议议程（一）,一、会议议程的设计原则,（一）明确议题,（二）确定主次,（三）注重实效,（四）适时调整,（五）提供背景资料,第三节 会议议程（二）,二、会议议程的设计步骤,（一）突出问题,（二）提出新议题,（三）选择重要议题,（四）确定时间,（五）表明顺序,（六）结束议程,第四节会议记录,一、会议记录的内容,正式会议记录应该包括下列基本要素：,（一）会议名称,（二）日期,（三）起止时间,（四）地点,（五）主办者,（六）出席人员,（七）缺席人员,（八）会议主席致开幕词并宣布会议议程,（九）会议过程,（十）会议决议,二、会议记录的注意要点,第五节 会议中的角色（一）,一、主持人,（一）作用,包括三个方面：一是引导；二是激励；三是控制。,（二）主要职责,1.,会前。明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备分发的材料。,2.,会议期间。营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束。,3.,会后。重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果。,第五节 会议中的角色（二）,二、其他与会者的任务,（一）会前,了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论内容中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点。另外，要明确会议时间和地点。,（二）会议期间,注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣。对涉及自己工作的决策、行动计划，应该做好详细记录。,（三）会后。全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。,第六节 有效会议的组织（一）,一、影响会议效果的因素,（一）会议目的不明确,（二）会议持续太久,（三）简单问题复杂化,（四）发言者过于健谈,第六节 有效会议的组织（二）,二、组织有效会议的策略,（一）不搞形式主义,（二）明确会议的目的和目标,（三）提前分发会议备忘录,（四）选择合适的与会者,（五）控制好会议进程,（六）分发会议简报,