管理工具RACI中

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,RACI,图表计划,一个简单易用的分工计划工具,(“,责任矩阵,”),RACI,人员介绍,RACI,代表了四“种”人,R,：责任人,A,：负责人,C,：被咨询人,I,：被通知人,?,RACI,使用RACI,图表系统来确定、计划、控制、完成工作。,该,系统简单易学、广泛使用。,RACI,Enquiries to James Blomfield,RACI,是,什么,?,RACI,是一个帮助我们对“由谁去做什么”进行计划的工具。,RACI,RACI,是,什么,?,RACI,计划的目的是回答以下问题：,1.,要,去执行,/,完成什么行动、职能、任务,?,2.,谁去完成,?,RACI,什么,是,RACI?,RACI,是一种图表格式的计划系统。,具有,高度参与性。,由,团队集体进行决定、认可。,有,助于明确工作内容（任务）、以及由谁去做。,RACI,R,A,C,I,责任图表,(RACI),帮助我们决定谁在何时去做什么。,四种人，他们是,.,Responsible,Accountable,Consulted,Informed,“,做”者,-,即执行人，实际去做的人。,最终负责任的人,:,一个对最终结果承担风险的人（如果出错的话）。,在决定,/,行动以前，必须被咨询、征求意见的人。,采取决定,/,行动后，必须被告知的人。,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,R(,责任人,),与,A(,负责人,),的区别,责任人是指具体完成一项任务的人，负责人是一个更高层的责任人。负责人需要授权责任人承担完成一项任务，并给予指导；责任人要向负责人汇报。,譬如，,King,是,Queen,的老板，,Queen,是,Jack,的老板。有一项目需要在,Queen,的团队完成，,Queen,交代,Jack,其中一项活动，那么,Jack,就是这个任务的直接责任人。为完成任务，,Jack,可能需要在原有的权力之外由,Queen,赋予额外的权力，故,Queen,还是对这个任务负有最终的责任（负责人），如果任务没完成，,Jack,挨,Queen,的批评，,Queen,受,King,的批评。,什么,是,RACI,计划,?,本图表计划工具是基于这么一个认识开发出来的：理解偏差（不统一）及信息不流通是导致组织决策过程中的矛盾及冲突的主要原因,。,RACI,我,们为什么需要,RACI?,听,一个故事,.,有,四个人，名字分别叫,:,每,个人,某,个人,任何,人,没有,人,RACI,我,们为什么需要,RACI?,有,一项重要的工作要完成，“每个人”被要求去完成,”每,个人“确信”某个人“会去做,.,RACI,我,们为什么需要,RACI?,“,任何,人”都能去做，但是“没有人”去做,!,“,某个人”对此很生气，因为这是“每个人”的工作,!,RACI,我,们为什么需要,RACI?,“,每个人”认为“任何人”都能做，但是“没有人”意识到“每个人”都不会去做,!,RACI,我,们为什么需要,RACI?,结果,是：当“没有人”去做“任何人”都能去做的工作时，“每个人”都责备“某个人”,.,故事,听起来似乎熟悉,?,RACI,常,见的抱怨,/,牢骚,“,有,太多人想去做同一个工作！,”,“,我,的老板总是否定我的决定,！,”,“,看来,没有人能完成！,”,“,我,不知道到底要我做什么！,”,“,总,是我去揽所有的活！,”,RACI,我,们为什么需要,RACI?,总结,一下存在的问题,:,没有,人去做！,太,多人想去做！,对,角色感到困惑！（我到底应发挥什么作用？我到底应该做什么？）,最后，某个人做了所有的事情。,RACI,可以帮助我们做什么,?,对“,去做什么”达到一致。,就“负责人”进行确定并达到一致。,改进,沟通。,避免,重复劳动。,正确,地、按时地完成工作。,避免,推脱责任及施压！,RACI,RACI,如何做到这些,?,RACI,esponsible,ccountable,onsulted,nformed,RACI,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,RACI,如何做到这些,?,esponsible,指,实际去做,/,完成工作的个人。,“,责任,人”的责任程度由“负责人”进行确定,责任,可以进行分担。,RACI,责任人,RACI,如何做到这些,?,ccountable,负,有最终责任的人,如,果工作没有完成，他们的“脖子放在刀口上”！,他,们有否决权。,对,单个活动或决定，只能指定一个“负责人”。,他,们可以对“责任人”进行委派（或决定“责任人”去做什么。,RACI,负责人,RACI,如何做到这些,?,onsulted,在,最终形成决定或采取行动以前需要咨询、征求意见,/,建议的人。,这,是一个”双向“沟通：咨询,反馈。,被,咨询人不一定直接参与到任务当中，但一旦任务完成，会受到影响的人。,他,们的意见,/,建议的“输入”可能是必需的。,RACI,被咨询人,RACI,如何做到这些,?,nformed,当,形成决定或采取行动后应通知到的人。,这,是一个单向的沟通：告知！,被,通知人的意见,/,建议“输入”不是必要的，但他们需要知道结果或进展！,RACI,被通知人,RACI,图表,张先生,王先生,李先生,任务,1,任务,2,任务,3,任务,4,任务,5,职能,角色：谁做什么,.,活动,/,行动,:,一,项任务、行动或决定，是整个项目流程的多个步骤中的一个步骤。,项目流程：,使用,RACI,图表进行计划的一个项目的任务流程。,RACI,RACI,图表,行动,：讨论任务,项目流程示例,:,幼儿园大班,A“,运动日”,职能角色,:,对相关人员名单达到一致,.,RACI,图表,行动,：讨论任务,项目流程示例,:,幼儿园大班,A,“运动日”,职能角色,:,对相关人员名单达到一致,.,and who does what.,班主任,助理,老师,保育员,通知家长,A,R,I,本次活动策划,C,I,A/R,I,活动项目策划,C,A/R,C,装备,C,A/R,I,活动结束整理,R,R,R,A/R,RACI,图表,职能角色,:,对相关人员名单达到一致,.,项目流程示例,:,幼儿园大班,A,“运动日”,最后，决定谁做什么,.,行动,：讨论任务,RACI,A,R,I,班主任,助理,老师,保育员,通知家长,本次活动策划,C,I,A/R,I,活动项目策划,C,A/R,C,装备,C,A/R,I,活动结束整理,R,R,R,A/R,另一个示例,登记费用,填写费用报销表,递交到主管,审核报销表,批准报销表,递交到地区财务,任务,/,行动,/,步骤,员工,秘书,主管,地区财务,职能,/,功能角色,制订RACI,图表指南,记住,：,RACI,图表可以用于任何需要对角色或职责进行分配的工作或活动。,RACI,制订RACI,图表指南,第一步：,确定要用,RACI,进行计划的流程或工作是什么。,要,清楚你要对什么进行图表化。,RACI,制订RACI,图表指南,第二步：,确定流程或工作本身必定包含的任务或行动。,每,项任务或行动需要简单明了，针对某种角色或需要，而不是针对具体某个人。,RACI,制订RACI,图表指南,第,三步：,对,每一项任务或行动，确定一个“负责人”，并指定“责任人”、“被咨询人”、以及“被通知人”。,在,可行的情况下，把“负责人”及“责任人”指定到低职位上的人身上。,RACI,制订RACI,图表指南,第四步：,要,讨论并保证所有的角色理解各项任务对他（她）的要求，并且他（她）们有能力完成指派的任务。,RACI,制订RACI,图表指南,第,五步：,跟踪,进度,/,完成情况,。,你,会发现，跟踪进度比较容易，而且你知道跟谁去了解信息。,RACI,要点提示,对每项任务,一定要指定责任人。,责任与权力总是相辅相成的，要能匹配。,“,被咨询人”与“被通知人”的数量应尽可能少。,RACI,图表分析,竖向分析,职能,/,功能角色,竖向分析,竖向分析,如果,那么，问题是：,R,太多,这个人的任务太多了？这些任务还能再分解吗？,R,太多,这个人真得需要参与这么多任务吗？他的“被咨询人”、“被通知人”角色可以去掉吗？他是位看门人吗？,没有空白项,组织是否过分集权？决策流程是否存在瓶颈？,太多,A,这个人是不是可以参与其它项目？,没有“,R”,和“,A”,职能,/,功能角色,横向分析,横向分析,如果,那么，问题是：,到底是谁的责任？谁去做？（没有人会自愿去做的。,),没有,R,谁真地会承担执行责任？（每个人都认为其他人会去做。）,R,太多,谁会真正负责？我认为你会去负责的。,太多,A,必须有人最终负责（为成本负责）？这个人是谁？,没有,A,横向分析,(1),如果,那么，问题是：,相对于这个团队的规模，任务是不是太多了？,“A”,和“,R”,太少,信息泛滥？,“C”,和“,I”,太多,每个格都是满的,横向分析,(2),“C”,和“,I”,太多？（应该有些空格。）,总结,RACI,图表计划可帮助我们有组织地、按统一的格式来明确一个工作团队，以及团队中个人的角色及职责。,根据,RACI,图表中的分工，各小组或个人的角色及职责得以明确沟通。,理解不一致得以避免，团队协作得以加强。,避免了无谓的工作。,“,被咨询人”及“被通知人”起到了跨职能部门的沟通作用。,好处,!,改善,团队协作、沟通。,避免,重复劳动。,因,为每个人都清楚他（她）应该做什么，所以，生产力得到提升。,RACI,RACI,失败,的计划,RACI,为失败而计划！,An Example of a RACI,Activity,Training,Lead,Project,Sponsor,Project,Managers,Training Needs of Project Team,-review needs,RA,-plan training,RA,I,-assign coach,RA,I,Resourcing,-determine adequacy,A,-Get departmental approval,RA,I,-plan mobilization,RA,I,Obtain Buy-In from stakeholders,I,RA,I,Program Management,C,RA,Identify Linkages/Dependencies,A,R,Report Workstream Results,A,R,Evaluate Project Progress,RA,I,