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Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Exceltek Electronics Technology (Dongguan) Co., Ltd.,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,22,nd,Sept, 2009,Page #,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,April 21 09,Page #,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,April 21 09,Page #,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Exceltek,如何开一个好会,Agenda,一,.,引言,二,.,为什么要开会,三,.,会议前的准备工作,四,.,会议的流程,五,.,主席的工作,六,.,与会人员应有的态度,七,.,会议中应注意事项,八,.,会议中常发生的状况,九,.,会议中常犯的错误,十,.,会议后的追踪,十一,.,补充资料,一,.,引言,盘点你的会议成本,算算看，你一周内总共：,开了几个会？,因为会议花掉多少时间？,因为开会达成几项共识？,因为开会完成几个结论？,因为开会加了多久的班？,因为开会失去多少关键时刻？,因为开会,Delay,多少工作？,二,.,为什么要开会？,成功的会议,有效,：借着团队的,集思广益,解决个人无法完成或突破的,问题,有效达到会议目标,和谐,：营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感,、认同感,展露个人才能,参与,：参与的人,用心关注,才能让会议得到健全发展,效率,：当一个会议成功的要素具备后,能在,预定的时间内,完成开会,这就是效率,学习,：在参与开会的同时有更多,学习,的机会,开会有什么意义？,开会让你,小组面对面沟通,众多讯息一次交流,融合意见凝聚共识,分派工作，公平合理,但开会也让你,工作时间被分割,人多口杂，讨论耗时,晚上加班,特殊问题还是个别沟通,没有产能,别人发言比自己开口多,Delay,重要工作或客户,开会有什么意义？,一家公司的开会效率与执行,决定了企业的竞争力,每个人都在开会，,但如何才能开好会？,为什么有这么多会要开？,现代企业随时在改组、以任务为导向，因此会议愈来愈重要,但,会议却占据了,企业活动,大部分的精华时间,中国人工作时数全世界最长，开好会对企业更显重要,Net Meeting,调查结果：美国上班族,每周平均参加十个会议,约占每周工作时间一到一天半,经理人每周有一半以上时间在开会,57%,的上班族开会前心情紧张,上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的,靠开会也可以赚钱,日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，,接下来的三年预计还可,省下三百亿日圆,所以，有效开会，稳赚不赔！,精准计算会议成本：,会议成本,=,人数,x,时间,x,薪资单价,会议报酬率,=,会议成本,/,会议效益,现在最In的动脑会议守则,因为没有人像每一个人一样聪明,，所以：,一、不要想过头,二、脑袋大接力,三、给自己海阔天空的发想,四、保持动脑不断电,贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则,日本大肆展开会议革命,会议目的：,节省成本,、,加快决策速度,、,更有创意,会议革命：,1.,废除,不必要的会议,2.,排除,不需与会的主管,3.,强调,准时,开始、结束,4.,重视开会,结论,5.,提高会议生产力，强化企业竞争力,别人怎么开会？,IBM怎么开会？,网上预约会议室,与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久,正式会议,会议时间延长，会出现警示音提醒,在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，,决定了公司的竞争优势,效率,效率,效率,日产营收大跃进,强调,Value First,+,Value Up,的跨部门会议,不请决策者参加,，以免影响讨论方向,时间,以分为单位,清楚划分,会议有,保密协定,，不分职位高低畅所欲言,让员工接受,会议召集人,的专业训练,会议主席保持,立场中立,，全力协助会议顺利进行,日产亮丽的成绩背后，是成功的会议,日经商业周刊指出,日本企业开会诀窍,Watamt Feed Service,：,速会、速决、速做,花王企业：,开放空间开会,有机动性、信息快速共享、实时决策,眼镜联锁店：,不开会代替开会,以电子会议节省会议时间,日本甲骨文：,双色会议室,，两种使命感,红色,房间通知加级、升官；,青色,房间作为讨论与训话场所,葛利佛国际：,透明会议室,，效率无障碍,透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率,CEO怎么开会？,鸿海精密郭台铭：,会议条列：,会后贯彻执行,会议法宝：,白报纸,+,海报架,会议要诀：,一条一条写下再明确,不过，更不会有模糊的争议空间,So-net ,李岳奇：,关键在最后十分钟,会议法宝：,笔记本电脑,会议要诀：,会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲 让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者,宝侨家品怎么开会？,议后速决，决后速行,-,P&G,事前,议程规划,清楚,利用,信息系统,开跨国会议,会议主,席,开宗明义说明,结论与议程,把事情,说清楚,！,申请一个项目网络空间，将,数据归档,开设,会议档,，决议内容、执行人、执行日清清楚楚,事后纪录明白，,会议记录成为行动方案,运筹广告怎么开会？,问一个好问题，胜过想好的答案,运筹广告副董叶明桂,会议前置：,测试简报系统运作,会议开始：,报告背景,(Briefing),动脑时间,(40,分钟是脑力激荡的上限,),中场休息,(,整理并挑出几个值得讨论的,idea),最后讨论，去芜存菁,会议结束,三,.,会议前的准备工作,会议的管理,会议的成本,会议召开的时机,重要的、紧急的议题,需要集思广益的,无法私下协商的,开会前,6,项准备,开会前,6,项准备,开会前的重要步骤有哪些？,1.,先决定会议希望达成的结果,2.,想想会议是否有必要召开,3.,邀请适当的人出席,4.,准备背景资料,5.,设定会议纲领及时间表,6.,预先设想可能的冲突,与会的资格,了解实况的人,有权做决定的人,重大关系的人,(,执行者或关心此会议的人,),会议提报的种,类,工作完成的报告,:,你完成了什么工作,何时完成,?,完成的重点,?,工作异常的报告,:,工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异原因、处置对策及何时会赶上进度,?,请示报告,:,背景状况、建议内容、事情的经过,需要支持的报告,:,什么事,?,原因,?,对策,?,现况如何,?,需要哪些支持,?,议程设计,由重要到不重要,：会议开始时即讨论重要议题,以免延误,时间,而影响到后面重要议题,由不尖锐到尖锐,：将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和,信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬,由容易到困难,：让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始,就接触未熟悉的议题,而造成挫折感,会议通知需知,会议名称,:,明确点出主题,使人一目了然,(,如,E_MAIL,主旨,),目的,:,应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集,时间,地点,议程,:,应包含开会预定结束时间,准备资料,与会人员,主办单位,会议通知范例,会议名称,:,业务会议,目 的,:,公司本季营业额严重衰退,本次会议将,讨论营业额下降原因,并提出改善对策。,时 间,: 2010.03.18 AM10:00,地 点,:,大会议室,议 程,: 1.,现况说明,2.,各部门报告,3.,未来趋势分析,4.,振兴方案,准备资料,:,与会各单位相关报表、数据,与会人员,:,客服课长、,MTQC,、,MT,制程、,MT,技转、,设计人员,主办单位,:,营业部,四,.,会议的流程,会议流程,会议主题,会议目的,议程,决议,五,.,主席的工作,主席注意事项,独占发言,：避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间,火爆浪子,：要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突,优柔寡断,：要思路清晰,对决议事项要果断、明确,加入冲突,：应站在中立的立场来化解冲突,操控议程,：应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个,会议的议程,主席的工作,发言的促动,:,让大家想发言,并说出想表达的意见,工作分配的促动,:,鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会,创意的促动,:,提出一些其他产品的优点,激发大家的创意,将,别人的优点用于我们的产品上,问题的促动,:,主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况,感情的促动,:,主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、,自责、包容、肯定外,还要让与会者自动自发,创造和谐的气氛,主持会议的原则,以人为本,：主席应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员,受尊重且能够自我发展,停止操控,：应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会,能力。,不可用职权来控制议程、只求个人决议,目标与过程兼得,：在过程在达到目标,让每个人享受到学习,的过程,对事不对人,感觉与理性兼顾,解决问题也处理情绪,如何开场,背景,:,除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说,明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽,会议目的,议程,:,会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间,会议期待,如何总结,宣达决议,激励动机,评估目标达成,过程回顾,未决或下次待议事项,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛,建立包容、安全的讨论环境,保持客观,对事不对人,不以言立人,不以言废人,设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果,主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励,有效倾听与良好沟通,开场举例说明,近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有,70%,因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划,首先将由业务部周课长为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案,本次会议的进行时间预估为,1.5,小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油,!,六,.,与会人员应有的态度,要守时,坚持到底,要做事前准备,针对主题主动发发言,简短扼要,对事不对人,不做人身功击,予以真诚的肯定及赞美,倾听他人发言,用积极的话代替消极发言,以探询、谦虚代替主观论断,与会的规则,(,参考一,),仔细倾,听,他人发言,主动,思考,问题在哪里,为他人打气并,提案,贡献如何,打胜仗,的,智慧,互相,咨询讨论,根据,事实,先做,做,看,与会的规则,(,参考二,),七,.,会议中应注意事项,发问方式,开放与封闭,不拘,与指定,正确发言,积极的发言,明确的发言,尊重的发言,坦承的发言,客观的发言,针对主题,注意倾听,注视对方,不中途打断,询问不明之处,适当归纳,不任意表露情绪,记录要点,活用,5W2H:,即,what,、,where,、,when,、,who,、,why,、,how,、,how much,掌握主词、动词、形容词、,受词,明确数字,运用,key word,列点说明,:,可了解发言重点,归纳出主题方向,一言以蔽之,八,.,会议中常发生的状况,开会中,3,大状况,开会中,3,大状况,开会时要克服哪,3,大,状况？,1.,一进会场士气散漫，没有参与感,2.,偏离主题,3.,点子干枯，鸦雀无声,会议中常见的,状况,人身攻击,对策,:,对双方进行安抚,重申议事规则,重提主题进行讨论,离题,对策,:,兜一圈切回主题,给予肯定再切断话题,将离题的议题留置最后再做讨论,请他做归纳或替他做归纳,事先请将规则讲清楚,发言限定时间,会议中常见的,状况,争议不下,对策,:,暂停会议休会,20,分钟以上,参与第三者的意见,将双方意见列表比较,进行不记名投票,重整双方意见提出新的方案,重申共同利益,会议中常见的,状况,抱怨,对策,:,同情其不满的情绪,归纳其不满的原因,寻求解决的方法,上级领导发言过于投入,对策,:,装傻发问,重新提出问题,幽默有技巧的提醒长官,会议中常见的,状况,短话长说,对策,:,适时的制止发言,代为描述其,具体的想法,时间不足,对策,:,选择重要的议题进行讨论,限制发言人数,(,可事先登记,),限制发言时间,会议中常见的,状况,争功诿过,对策,:,主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定,引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定,为反对而反对,对策,:,请他提出更好的对策,引导他思考是否有考虑周延,会议中常见的,状况,独占发言,对策,:,主席制止其行为,说明规则并强制执行,消极的话,对策,:,发言者的情绪表示理解,提振士气,拟定共同目标,呼喊精神口号,会议中常见的,状况,九,.,会议中常犯的错误,论证的错误,权威的误导,经验的误导,不计细节,的误导,参考点的误导,倒果为因的误导,引,证,的误导,根源错误,的误导,没建设性的抱怨,复杂性的抱怨,人身攻击,在他人身上贴标签,算旧帐,消极性的抱怨,开会没有实际效果,丰田汽车办公室标题：,只开有实际效果的会议,准时开始，最好一小时内结束,重点在实际行动,十,.,会议后的追踪,开会后,3,项追踪,开会后,3,项追踪,开会结束时要回顾哪些重点？,1.,行动项目,2.,决议,3.,开放议题,决议追踪,什么事,?,什么,人负责,?,什么,时候完成,?,什么时候报告,?,如何报告,?,十一,.,补充资料,感觉与事实,感觉,：即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异,事实,：即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件,相符,感觉与事实演练,昨日九点过后,G,珠宝店里有一位商人,正在收拾店面,一位客人出现并要求,鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内,的东西被人抓起,忽然有个男人迅速,跑出店外,突然间警铃大响保安人员,迅速赶至现场,判断问题,以下问题你认为是事实者请打,为感觉者请打,1.,店主正在收拾店面时,有一,位,男,客人,出现,2.,那,位,客人,是强盗,3.,此事件发生于昨晚九点过后,4.,有人打开橱窗,5.,打开橱窗的男人是店主,6.,要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走,7.,强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外,8.,橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石,9.,强盗威协店主并进行抢劫,10.,这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色,问题答案,1.,客人未指明是男女,2.,没有明确的线索显示,客人,是强盗,3.,未指明是白天九点还是晚上九点,4.,5.,没有明确提出店主的性别,6.,没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走,7.,没有指明是强盗抓取橱窗内的物品,8.,只说有宝石,没有指明是金饰,9.,均没有在文中提到过,10.,没有明确的数字或说明显示参与的人数,会议改革,领导作风,掌握,会议重要决策的,关键时刻,藉,思考法、基础技术、工具等活化组织，,提升思考性会议,3,思考：从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法,3,基础：参与态度、结构化、本质化,3,工具：逻辑树、矩阵排列、过程分析,磨练报告技巧，,强化会议活力,3,技巧：存在感、剧本撰写技巧、传播技巧,从,空间,和,工具,思考未来的会议,THANK YOU,For your attention,46,凡事不要说我不会或不可能，因为你根本还没有去做！,47,成功不是靠梦想和希望，而是靠努力和实践,48,只有在天空最暗的时候，才可以看到天上的星星,49,上帝说：你要什么便取什么，但是要付出相当的代价,50,现在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移动。,51,宁可辛苦一阵子，不要苦一辈子,52,为成功找方法，不为失败找借口,53,不断反思自己的弱点，是让自己获得更好成功的优良习惯。,54,垃圾桶哲学：别人不要做的事，我拣来做！,55,不一定要做最大的，但要做最好的,56,死的方式由上帝决定，活的方式由自己决定！,57,成功是动词，不是名词！,28,、年轻是我们拼搏的筹码，不是供我们挥霍的资本。,59,、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。,60,、身体发肤，受之父母，不敢毁伤，孝之始也； 立身行道，扬名於后世，以显父母，孝之终也。,孝经,61,、不积跬步，无以致千里；不积小流，无以成江海。,荀子劝学篇,62,、孩子：请高看自己一眼，你是最棒的！,63,、路虽远行则将至，事虽难做则必成！,64,、活鱼会逆水而上，死鱼才会随波逐流。,65,、怕苦的人苦一辈子，不怕苦的人苦一阵子。,66,、有价值的人不是看你能摆平多少人，而是看你能帮助多少人。,67,、不可能的事是想出来的，可能的事是做出来的。,68,、找不到路不是没有路，路在脚下。,69,、幸福源自积德，福报来自行善。,70,、盲目的恋爱以微笑开始，以泪滴告终。,71,、真正值钱的是分文不用的甜甜的微笑。,72,、前面是堵墙，用微笑面对，就变成一座桥。,73,、自尊，伟大的人格力量；自爱，维护名誉的金盾。,74,、今天学习不努力，明天努力找工作。,75,、懂得回报爱，是迈向成熟的第一步。,76,、读懂责任，读懂使命，读懂感恩方为懂事。,77,、不要只会吃奶，要学会吃干粮，尤其是粗茶淡饭。,78,、技艺创造价值，本领改变命运。,79,、凭本领潇洒就业，靠技艺稳拿高薪。,80,、为寻找出路走进校门，为创造生活奔向社会。,81,、我不是来龙飞享福的，但，我是为幸福而来龙飞的！,82,、校兴我荣，校衰我耻。,83,、今天我以学校为荣，明天学校以我为荣。,84,、不想当老板的学生不是好学生。,85,、志存高远虽励志，脚踏实地才是金。,86,、时刻牢记父母的血汗钱来自不易，永远不忘父母的养育之恩需要报答。,87,、讲孝道读经典培养好人，传知识授技艺打造能人。,88,、知技并重，德行为先。,89,、生活的理想，就是为了理想的生活。,张闻天,90,、贫不足羞，可羞是贫而无志。,吕坤,
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