企业信息管理与安全课件78271

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,淄博职业学院工商管理系 卢建君,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第八章 企业信息管理与安全,学习目标,重点难点,职场经验,职场忠告,主要内容,实践课堂,【,学习目标,】,一、知识,（一）掌握企业信息收集的基本原则,（二）掌握企业信息收集的基本方法,（三）掌握企业信息存储的基本方法,（四）掌握企业信息安全管理的基本方法,二、技能,（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息,（二）能够处理外来和本企业产生的文书,（三）能够办理文书立卷和归档,【,职场经验,】,安全问题分析,到底是如何泄密的呢？,操作打印机不当导致泄密！,打印机不会中毒、不会被黑，哪有泄密渠道？,给打印机加纸后，机器立刻运转起来，一份严格保密的试卷被打印出来,该公司邀请驻地保密专家为员工进行专题辅导,现在多数打印机、复印机都像电脑一样有硬盘，存储或临时存储所处理的资料，而涉密横幅刻字、图片喷绘等随意到地方制作，更容易造成泄密。,【,职场忠告,】,防范硬件泄密基本的方法,涉密资料不能通过接入网络的共享打印机来打印,电脑与打印机之间不能选用无线连接方式,硬件维修要清除硬盘数据并送到指定的有保密资质的维修点,保密单位要尽量购买没有硬盘的打印机、复印机、传真机等等。,（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息,（二）能够处理外来和本企业产生的文书,（三）能够办理文书立卷和归档,主要内容,第一节 企业信息收集与传输,第二节 信息的归档,第三节 信息的保密和安全,第一节 企业信息收集与传输,一、信息收集,二、信息传输,三、进入数据库存储和提取信息,四、企业文件收发管理,一、信息收集,（一）信息收集基本原则,1.,准确性原则,2.,全面性原则,3.,时效性原则,（二）信息收集基本方法,1.,调查法,2.,观察法,3.,实验方法,4.,文献检索,5.,网络信息收集,二、信息传输,信息传输是从一端将命令或状态信息经信道传送到另一端，并被对方所接收。包括传送和接收。,信息传输包括时间上和空间上的传输。,企业信息传输使用最多的方法是将信息制作成文本，然后通过纸质的（如公文）、电子的（如电子邮件）、口头的（如演讲稿）形式传输给接收方。,三、进入数据库存储和提取信息,（一）进入数据库,（二）存储信息,（三）提取信息,四、企业文件收发管理,（一）发文管理,包括：草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。,（二）收文管理,包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。,（一）发文管理,1.,草拟公文,2,公文审核,3.,公文签发,严格按制度规定的签发权限签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间。,4.,公文复核、登记,公文复核是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。,发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。,5.,发文的用印,印章是代表企业职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。,6.,发文的分送,（二）收文管理,1.,签收、登记,2.,审核,3.,拟办,4.,承办,5.,反馈,【本节任务训练】,一、制作收文簿和发文簿。,二、收到一个上级的函，是关于2013年度工资上调的70号文件，请你做收文处理。,三、起草关于国庆节放假的通知，与组员合作完成发出这些文件，操作这个工作过程，将文件登记到收文簿、发文薄。,第二节 信息的归档,一、信息归档的作用,二、信息归档方法,三、跟踪文档,四、档案部门,五、档案目录,六、档案立卷,一、信息归档的作用,提供利用,历史佐证。,二、信息归档方法,手工存储,计算机化,三、跟踪文档,应记录该文档的去向，使其他用户能迅速找到该文档。,（1）文档借出日志,借出日期,文档名,借出人,部门,归还日期,签名,2011.2.4,健康和安全文档,韩明奇,产品,98.3.4,韩明奇,2011.3.4,亚洲进口商,赵恒武,销售,2011.3.5,购物中心,孙华,销售,98.3.5,孙华,跟踪卡,标签部分突出于文件夹表面，以易看到、取出和检查,借出日期,文件名,借出人,部门,归还日期,签名,2011.2.4,健康和安全文档,韩明奇,产品,98.3.4,韩明奇,2011.3.4,亚洲进口商,赵恒武,销售,2011.3.5,购物中心,孙华,销售,98.3.5,孙华,（2）跟踪卡,四、档案部门,1.,集中化归档的优点,使用更好的设备；,更有效地使用空间，因为省去了每一个部门中的存储空间；,培训过的专业管理人员能消除归档错误，迅速提取文档；,能使用统一的标准化分类系统；,能制定和实施标准化程序进行存储检索；,统一标准的归档监督，保证保留准确的跟踪记录；,减少各部门内的文件重复。,2.,集中化归档的缺点,机密性难以保证；,文档不像在自己办公室中一样使用方便；,因为文档需花时间提取或传递，可能引起工作延迟；,标准化的分类系统可能满足不了不同部门的不同需要。,五、档案目录,手检目录和机检目录,卷内目录,案卷目录,分类目录,全宗文件目录,六、档案立卷,（一）文书立卷的方法,（二）公文立卷归档的步骤,【本节任务训练】,一、根据存储纸面文件的方法，练习保存纸质档案。在档案上贴上标签，制作归档案卷目录表。,二、到附近的档案室参观，写一份不少于600字的参观总结。,三、收集档案法、档案管理工作规定等文件，了解其内容。,第三节 信息的保密和安全,一、商业秘密的范畴,二、常见的泄密途径与对策,三、主要数据保护原则,四、计算机安全措施,五、文档的安全措施,六、特定类型信息的保密和安全,七、如何防范工作人员的泄密问题,案例：信息的价值,泄密案件分析,-,矛头指向新产品创意设计师李木子,窃贼被抓，新时代室内装饰公司商业泄密案大白于天下,知识产权得到了法律维护,窃贼和竞争对手都受到了应有的惩罚,李木子沉冤昭雪,新时代如愿以偿的拿到了施工委托书,一、商业秘密的范畴,（一）非公开性,（二）价值性,（三）保密性,二、常见的泄密途径与对策,计算机网络,设置密码，经常更改,客户,加强防范措施,供应商,-,合作单位,-,文件管理,设置查阅权限、加锁,学术交流,客人参观,-,不可“知无不言言无不尽”,招聘信息,展览会,三、主要数据保护原则,1,信息的获得和处理应正当合法。,2,保存数据的目的必须合法，并在数据使用者准入登记入口说明该目的。,3,信息只供这些目的使用，并且只对登记入口处所指明的用户开放。,4,信息必须充足、相关，并且对保存的目的来说不过多。,5,信息必须准确，应为登记目的所必需，因此信息必须定期更新。,6,信息必须根据登记目的需要的时间长短来保存。,7,信息必须能由相关人访问，相关人也拥有以及自行修改和清除数据的权力。,8,必须有适当的安全措施。,无论何种原因，若计算机中保存的信息被非法使用，那么个人有权利控告单位。,四、计算机安全措施,1.,显示器应放置在来访者或过路人看不到屏幕的地方。,2.,如果来访者走近时，或迅速滚动页面，或将亮度旋钮关小，或关闭显示器，或保存你的工作成果并退出程序。,3.,不要在周围留下保密的打印材料，如遇到打印机故障时，要先清除电脑中的打印文件才能送修。,4.,如果有人索取信息，在提交信息之前，应向你的上级核对无误。,5.,计算机可以安装警报系统，警告可能的窃贼。,6.,每一个使用者应该有自己的,ID,识别码，以决定特定工作人员的访问级别。除了,ID,，用户还可以有密码。,7.,密码必须保密，经常更换，要记住不要写下来，并使用独创的而不是显而易见的词。,8.,如果怀疑一张磁盘带有病毒，必须进行查毒。如果发现病毒，磁盘必须进行杀毒。因此工作时必须经常保持备份。备份和原件存储在安全的地方，永远不要留在桌子上。磁盘不能保存在过热和过冷的地方。,9.,绝对不要在你的机器上安装借来的程序。,10.,计算机禁止远程控制。,五、文档的安全措施,1.,资料应立即归档，不应该留在桌子上。,2.,文件柜应锁好，当工作人员离开办公室时，应锁上办公室的门和办公桌的抽屉。,3.,复印完成后，应从复印机的玻璃板上拿走原件。,4.,职工在参加工作时即应被告知：不能与其他工作人员、客户、用户、朋友或亲属讨论本单位的业务。,5.,信息、文件只应发放给被授权的工作人员，并要求签收。,6.,用邮件发送保密信息，无论是向外部还是内部，永远都要用封口的信封，并要标记“秘密”或“保密”。,7.,为了确保安全，一些非常保密的信息可以由工作人员亲自送交收件人。,8.,当传真保密信息的时候，应保证接收设备有保密功能，如果没有，在发传真之前打电话给收件人，使对方等候在传真机旁收取。,9.,应陪同来访者到他们要见的工作人员处。,10.,收取电子邮件使用单独的密码。,11.,不再需要的保密文档应当粉碎。,12.,文档应保存在防火柜中。,13,保密文档在办公室之间传递时，应始终放在文件夹中携带，以防纸页落下。,六、特定类型信息的保密和安全,人事档案,财务信息,产品和服务信息,客户详情,七、如何防范工作人员的泄密问题,（一）技术方法,（二）分割条块，稀释机密,（三）绝密文件的使用需要有法人代表进行审批,（四）注重细节管理,（五）健全制度，依法维权,【本节任务训练】,列出四项可能泄密的事例，讨论防止信息泄密的方法。,【实践课堂】,一、任务模块,（一）米尼培训中心档案室，一摞上一年形成的档案材料。根据本企业档案管理办法的规定，档案管理人员，应对这些档案资料进行整理、立卷、归档。,（二）几张学生考试成绩等待录入。,二、目的和要求,目的,:,培养和检验企业信息的查找、提取和存储的职业能力,.,要求,:,掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领：,1,利用现有的各种方法存储和检索信息。,2,尽快将信息存储在适当位置。,3,更新记录表明信息已被存储。,4,查找对方要求查找的信息。,5,有能力对已经借出的信息（资料）能够清楚、准确地提供去向。,6,确认丢失或过期未还的信息（资料）并按着正确的程序汇报和查找。,7,确保不会丢失或损坏信息及其附带的内容。,8,在要求的时间内,以要求的形式将信息送达信息需要者。,9,正确处理任何保密信息。,三、模拟现场设计,（一）人员：每,5-7,人为一个小组，分别扮演行政助理、秘书、档案员等。,（二）模拟档案室，桌椅、档案柜、纸笔、计算机。计算机要安装档案管理软件和学生成绩管理软件。,（三）模拟档案资料若干份、档案查询目录、档案借阅簿、档案利用记录簿。,（四）模拟一个班级的一部分学生的成绩单。,（五）模拟实施步骤,四、完成任务后每个人需要提交的工作成果,（一）档案鉴定、立卷、归档实施步骤观察记录,（二）档案借阅过程观察记录,（三）学生成绩信息录入和提取工程观察记录,