办公室实务第一讲方案

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室管理,黄山电大辅导教师 吴子怡,：2512967,第一章,办公室实务概述,通过本讲教学，了解办公室的含义，办公室实务的内容,和文员工作的根本程序，特别注意掌握“优先顺序处理工,作的原那么，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解,和运用各种工作方法。,【知识与能力考核点】,1办公室实务的内容,2、办公室事务管理特征,3“优先顺序处理工作,4文员的工作方法：,【考核要求】,重点掌握：1、“优先顺序处理工作2请示方法与报,告方法；3方案方法和总结方法；,一、关于“实务,实务：实际事务，要务。?现代汉语大辞典?,近年来，“实务一词被广泛使用，如?商贸实务?、?会计实务?、?律师实务?、?秘书实务?等。,所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务意指个人或某个机构的专业工作。,所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。,1,、办公室的含义和职能,1办公室的含义,2办公室的职能,3办公室,事务管理工作的,特征,1,、办公室的含义,办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种,含义：,第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教,室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。,第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的,办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等,.,第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办,事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等,.,第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院,台湾事务办公室等。,2,、办公室的职能,办公室的职能,政务,(,或业务,),服务,事 务 管 理,事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务,服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作,体系中不可缺少的重要组成部分。,主要是中高级文,秘人员的工作,.,3,、办公室事务管理工作的特征,办公室事,务管理工,作的特征,服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性,为上司,服务,工作,分散,涉及,面广,为组织,服务,为公众,服务,人员,分散,独立性,专业性,、办公室实务的范围和内容,办公室实务就是指办,公室的工作事务和操作实,务,.,主要工作人员是秘书,人员和文员,.,1,、我国办公室实务的主要内容,2,、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容,3,、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容,1,、我国办公室实务的主要内容,文书撰写会议记录等,文书制作打字、复印等,文书处理收发、传递等,档案管理归档、管理等,会议组织准备、善后等,调查研究方案、实施等,信息资料收集、整理等,信访工作来访、投诉等,接待工作各种来访的接待,协调工作政策等,督察工作决议的实施,日程安排各种日程,日常事务通讯值班,办公室管理环境等,其它临时交办的事项,以上除,项外，其余工作文员都会涉及到。,2,、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容,速记上司交代事项；,执行录音吩咐；,档案管理；,阅读并分类信件；,以 维持公共关系；,替上司定约会并记录；,按上司指示完成信函；,在权限内自发信函；,接待来访宾客；,替上司接洽外界人士；,自动处理例行的事务；,为上司安排旅行或考察；,替公司宾客订房间机票等；,准备好公司要公开的资料；,替上司收集演讲等的资料；,协助上司准备财务等报告；,整理并组织好粗略的资料；,替上司保管各种记录；,协助上司搞好交税等事务；,督导一般职员或速记员；,21,、,搞好会务工作,22,、,复印资料,3,、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容,、办公室环境的布置和整理；,、通讯事务、信函和邮件处理；,、执行上司交办事项；,、照料上司身边的琐事；,、接待宾客和员工的来访；,、记录上司指令及会谈、会议内容；,、打印文告及表格；,、收集及整理各种信息；,、保管办公室设备及用品；,、外出办事，如银行、邮局、税务所等。,3,、办公室环境的布置和管理,一、办公室环境布置的目的,1创造舒适而又工作效率高的环境；,2塑造组织形象；,3建立挡驾制度；,4有利于保密工作；,注意兼顾上司的工作内容、爱好,年龄与个性。,办公室环境,包括自然环境和人文环境两局部,自然环境包括办公室所处的位置、建筑设,的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布,局等要素。,人文环境包括办公室的整体形象标志、人际,关系、办公室文化等要素。,办公环境布置,布置要点,营造一个安静的工作环境；,保证良好的采光、照明条件；,合理安排座位；,力求整齐、清洁。,二、环境的整理准备,1、办公室的布置；,照明及隔音的管理；,色彩的调整；,空气的调节；换气和温度,上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换、摆设,办公室配置的检查、上司办公桌的整理；,办公器械、用品的准备和管理。电脑、打印机、复印机等的配备。,2、不同类型办公室的环境布置。大办公室、小办公室、公寓式办公室,4,、办公器械的使用,机的使用优点、缺点,复印机的使用操作步骤,录音机的使用,投影机的使用,打印机、数码相机的使用,5、办公用品、办公零用现金的管理,办公用品的种类；,订购和储藏办公用品,6、办公零用现金管理,建立零用收支基金；用零用现金付账、补充基金、建立,管理账本,第二章 文员实务,1、文员的工作顺序,第一、确定文员工作的指导思想,第二、按照“优先顺序处理工作,第一：,第二：,第三：,先方案，再执行！,第二、按照“优先顺序处理工作,如何决定工作的优先顺序呢？,文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理,.,第一阶段：,以工作的重,要程度为标准分解工作,.,第二阶段：,以工作的紧,要程度为标准,分解工作,.,第三阶段,:,同时考虑上司和本身实际情况,对于现,在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序,.,请 示,A,、是否应该做的事？,B,、是否做或不做都无所谓的事？,C,、是否不可以做的事？,应该做的事，,集中精力做。,A,、,重要且紧急的事；,B,、,紧急但不重要的事；,C,、重要但不紧的事；,有价值，但不紧急，也不重要；,2,、文员管理时间、费用的方法,1管理好文员自己的时间,成功管理好自己的时间,会使文员的工作更顺利、生,活更愉快！(注意16点,2文员要学会节约开支,文员要有主人翁意识，,仔细管理钱财和物品，学会,节约开支，防止浪费应成为,每一个文员都要追求的目标.,厉行节约,!,时间就是生命,就是效益,!,3,、文员的工作方法,1请示方法与报告方法,2方案方法和总结方法,3受意方法,4传达方法,5进言方法,6变通方法和挡驾方法,7分工方法和合作方法,良好的工作方法是一门艺术！,请示方法,请示内容,自己难以处理或无权处理的事，常规性工作或,己职权范围内的事无须请示。,请示形式：口头形式、书面形式,遵循二个准那么,1、请示要对口：遵守上级分工，对口请示原那么，防止多头、超级请示，对综合性工作，向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况其他分管上司。,2、请示要单一：遵守一文一事的规那么，防止将多项事务写在一份请示内，造成上司批复困难。,报告方法,报告要简明,要求主旨明确、内容简要、条理清楚；,报告内容,一是定期报告工作情况和进程，让上司作出指导；,二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；,三是合理化建议，供上司改进工作时参考；,四是应上司的要求，汇报情况。,报告方式：口头或书面形式,报告与请示是两个不同的文种，不能混合使用。请示必,须事先，报告可前可后；请示要批复，报告可以不批复。,方案方法和总结方法,方案方法：,有科学的、明确的工作方案,有工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间；,分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理的进行；,1、受到制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后；,2、重大工作优先考虑，集中精力去做，日常工作空余时间分散去做。,总结方法：,每隔一段时间对自己的工作作及时的回忆，肯定成绩、得,出经验、找出缺乏。吸取教训。,受意方法,接受和领会上司意图,一种是直接受意,另一种是简接受意,.,1,、备好记录本，记录下指示要点；,2,、注意倾听，用心判断指示的用意，,3,、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断领导讲话；,4,、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式方法；,5,、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。,*,传达方法,传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。,一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。,另一种的非正式传达：有意识的吹风,传达原意,传达原件,注意传达技巧,注意保密,重要指示重点对待,注意！,5,、进言方法,进言：是指文员主动,对上司提出意见、建,议、批评或奉劝。,进言的意义和作用：,、参谋作用,、补缺作用,、增进关系作用,进言的方法和要求：,、适事,、适时,、适地,、适度,进言是一把双刃剑，要把握进言,的分寸，学会进言的艺术！,挡驾方法,上司不必要接见的来访者、邀请,性活动、不想接听的 ，由文秘,人员出面阻挡或谢绝。,目的是保护上司，使之有时间、,有精力、有效地进行工作，但要注意,方式方法，以不损害人际关系和公务,性活动为原那么。,*挡驾,*来访挡驾,*会议、活动挡驾,案例设计题,小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种,文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置,了带锁的办公桌，电脑，机，还给了她新的,文件架、文具用品盒各种笔、胶水、剪刀、参,考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨,水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东,西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?,答案：,1、放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做,记录，电脑放在右边，(3分),2、新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上,相应的标识条：(3分),3、各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放,在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可,以拿得到的抽屉里，(3分),4、公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3分),5、墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几,层(3分),办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单；,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,海尔集团 总裁 张瑞敏,人有了知识，就会具备各种分析能力，,明辨是非的能力。,所以我们要勤恳读书，广泛阅读，,古人说“书中自有黄金屋。,通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，,培养逻辑思维能力；,通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，,培养文学情趣；,通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。,有许多书籍还能培养我们的道德情操，,给我们巨大的精神力量，,鼓舞我们前进。,