公文写作与处理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,公文写作,与处理,授课人 邓俊坚,一 、什么是公文,（一）文章的含义,文学作品,实用文章,文章,理论文体,新闻文体,科学文体,应用文体,党政公文,事务文书,日用文书,专用文书,（二）法定公文,1,、,中国共产党机关公文处理条例,第二条规定：,党的机关公文，是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。,2,、,国家行政机关公文处理方法,第二条规定：,行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,（三）公文,公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使用的具有法定效力和规范体式的文书。,（四）公文写作与文学作品创作的主要区别,1,、写作需要不同。,公文写作所反映的是机关的意志或领导的意图，写与不写，写什么，不以撰写者的个人意志为转移，因此实际上是一种“遵命”写作。而文学作品创作是个人有写作的冲动，是自己想写，要写。,2,、写作目的不同。,公文写作的为的是实用，解决公务活动中需要解决的实际问题；而文学作品创作为的是审美，是满足人们的精神需要。,3,、思维方式不同。,公文写作以抽象思维为主，文学作品创作则以形象思维为主。,4,、表达方式不同。,公文写作一般只用叙述、议论、说明几种表达方式；而文学作品创作则可以根据需要运用叙述、说明、描写、议论、抒情等一切表达方式。,5,、表现形式不同。,公文写作要求规范化，而文学作品创作则最忌公式化，模式化。,二、公文的特点,（一）公文由法定作者制发,公文的法定作者指的不是公文的草拟者，而是制发公文的机关、单位或个人。,(,二,),公文有法定的权威性,首先是法定公文是由法定作者在法定的职权范围内为行使职权而制发的。其次是下行的行政公文（如决议、决定、指示、通知等）具有法定的权威性和组织约束力。受文单位如不按规定处理公文，有关人员就有可能受到处分。,(,三,),公文具有特有的时效性,任何公文都有一定的时效（即生效和失效）。除公文中有明确规定公文的生效时间外，一般以公文的“成文日期”作为公文的生效时间。公文失效一般有三种情况：一是“废止”（即公文从废止之日起失效），二是“撤销”（即公文的制发无效），三是自然失效。,(,四,),公文有规范的体式,公文有规范的文体、语体和比较固定的格式。,三、公文的种类,（一）公文不同的分类方法及种类,1,、按特点和作用分：,（,1,）规范性公文。如条例、规定、规则、办法、实施细则等。,（,2,）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、指示、批复等。,（,3,）告知性公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。,（,4,）报请性公文。如议案、报告、请示等。,（,5,）记录性公文。如会议纪要。,2,、按行文方向分,：（,1,）上行文。如报告、请示等。（,2,）下行文。指示、批复等。（,3,）平行文。如函。,3,、按秘密等级分,：（,1,）绝密公文。（,2,）机密公文。（,3,）秘密公文。,4,、按紧急程度分,：（,1,）特急公文。 （,2,） 加急公文。,5,、按适用范围分,：（,1,）通用,公文。是指党政机关、社会团体、企事业单位均使用的公文。 （,2,）专用公文。是指外交、司法、军事等特殊部门用于专门业务的公文。,（,二）党的机关公文种类,第一次，,1950,年,4,月至,1954,年,8,月，中央办公厅先后下发了,关于统一文件纸形与格式的规定,、,关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知,，规定凡各级党委的各种文件及印行的文件汇集、党内刊物，均一律使用,16,开纸，文字竖排，右侧装订，并写明出文机关的全衔及出文的年、月、日。,第二次，,1956,年,1,月，中央办公厅颁发了,关于党内文书改为横写、横排的通知,。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。,第三次，,1989,年,4,月，依据国家技术监督局颁布的,国家机关公文格式,等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章,中国共产党各级领导机关文件处理条例,(,试行,),，结合党的机关公文的特点，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为,13,种。,第四次，,1996,年,5,月,3,日，中央办公厅正式颁布了,中国共产党机关公文处理条例,，文种确定为,14,种,：,决议,、决定、,指示,、意见、通知、通报、,公报,、报告、请示、批复、,条例、规定,、函、会议纪要等。,（三）行政机关公文种类,第一次，,1951,年,9,月，,政务院,首次颁布了,公文处理暂行办法,，规定我国行政机关公文为,7,类,12,种。,第二次，,1957,年,10,月，国务院秘书厅又发布了,关于对公文名称和体式的几点意见,，对部分文种作了调整，但仍是,7,类,12,种。,第三次，,1981,年,2,月，国务院办公厅颁布了,国家行政机关公文处理暂行办法,，将行政机关公文的文种重新规定为,9,类,15,种。,第四次，,1987,年,2,月，国务院办公厅颁发了,国家行政机关公文处理办法,，正式规定行政机关公文的种类为,10,类,15,种。,第五次，,1993,年,11,月，国务院办公厅又对这一,办法,进行了修订，规定行政机关公文的种类为,12,类,13,种。,第六次， 年,8,月，,国务院,颁发了,国家行政机关公文处理办法,，规定行政机关公文的文种为,13,种：,命令（令）,、决定、,公告、通告,、通知、通报、,议案,、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等,。,这个办法从,2001,年,1,月,1,日起施行,。,（四）公文文种运用时要注意的问题,1,、公告与通告的区别,。（,1,）,公告的发布机关级别高。公告的发布机关是中央国家一级机关或是其授权的中央新闻单位；而,通告,的发布机关一般是地方各级人民政府、社会团体、企事业单位、基层的各行业等。（,2,）公告的发布范围广。公告是向国内外发布国家的重要事项或者法定事项；而,通告,只向一定范围公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。,2,、请示与报告的区别,。（,1,）行文目的不同。,请示用于向上级请求批准事项，请求上级批复；而报告用于向上级汇报工作，反映情况，提建议或回复上级询问，不要求上级批复。（,2,）请示只能是一文一事，而报告则无此限制。（,3,）,行文时间不同。请示是事前行文；,而报告,是事中或事后行文。（,4,）结尾用语不同。（,5,）请示与报告不能连用。,由于历史的原因，,50,年代中央的许多文件都习惯将请示与报告连用，以及人们的口语习惯，往往连用而出错。,3,、请示与函的区别,。（,1,）,请示专门用于相互隶属的上下级之间；而平行机关和不相隶属的机关请求批准事项，均应用函。例如某县教育局给该县财政局的,关于解决民办教师经费问题的请示,，因教育局与财政局是平行机关，不能用请示；再如某镇政府给县国土局的,关于要批准土地使用权的请示,，因某镇政府与县国土局是不相隶属机关，也不能用请示。这两种情况都应该用请批,“函”。但是由于对请示与函,的区别,不太清楚；或是出于“礼多人不嫌”的想法，或是为了表达对有关主管部门的尊重，而用错了。另外，一些掌握审批实权的部门，认为用“函”对自己不太尊重，因而比较喜欢别人用请示。（,2,）请示的适用范围较小，只能用于向上级机关请求批复；,函,的适用范围较广，除请批,“函”用于平行机关和不相隶属的机关请求批准事项外，其他类型如,商洽函,（,用于请求协助、商洽解决问题的函）、,询问函,（询问不明确问题的函）、,答复函,（,上级答复下级询问或主管部门批复申请事项时使用的函）、,告知函,（,平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函）,催办函,（,催促有关单位部门尽快办理有关事项的函）等，在相互隶属的上下级之间、平行机关和不相隶属的机关之间均可使用。,4,、不要生造一些文种,。例如用“汇报”，“批示”等。“批示”在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，现在已不能再作为文种使用。,5,、不要将党的机关公文文种与行政机关公文文种之间错用。,四、公文的格式,（一）公文份数序号（党的公文叫 “份号”）,这是同一份公文的顺序编号。用阿拉伯数字，可根据当次发文数量编虚位。编公文份数序号便于掌握印制份数，掌握公文的去向和回收公文。,带有绝密和机密级的行政公文都要编公文份数序号，其他公文根据需要也可编公文份数序号。目前，国务院的公文都编公文份数序号。,党的公文，只要是带有密 级的，都要编 “份号”。,（二）秘密等级（党的公文叫 “密级”）,带有密级的公文共分三级,即,:,绝密、机密 、秘密。,有的还标上具体的保密期限。如未具体标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保密期限为三十年，机密文件保密期限为二十年，秘密文件保密期限为十年。,行政公文的“,秘密等级”要求标于右上角，而,党的公文的,“密级”则标于左上角“份号”的下面。,（三）紧急程度,行政公文的“紧急程度”分为：,特急、急件,。党的公文的“紧急程度”分为：,特急 、加急,。,特急公文，要求随到随办，最迟不超过,24,小时。加急公文，要求在三天内处理完毕。,行政公文的“紧急程度”要求标于右上角“秘密等级” 之下，而党的公文未做明确规定。,（四）发文机关标识（党的公文叫 “版头”）,由“,发文机关全称（或规范化简称）,+,文件,”构成。,（五）发文字号,由“,发文机关代字,+,年份,+,发文顺序号,”构成。如“湛府,200656,号”。,行政公文规定：年号用阿拉伯数字且要用全称，用六角括号括入，后面不加“年”字；序号前不加“第”字，也不编虚位。,（六）签发人,党政公文都称“签发人”，而且规定上行文要在发文字号右侧标注签发人姓名。,（七）公文标题,公文标题有三要素，即,发文机关，事由和文种,。写作公文标题时，庄重、严肃的公文或没制有版头的公文可用完全式标题，其他一般用省略式标题。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号和一些特定省略用双引号外，一般不用标点符号。,一些批转、转发公文要慎用标点符号。,（八）主送机关,公文主送机关就是受理、办理公文的机关，或称送达机关和行文对象。上行文，只能有一个主送机关，其他需要阅知公文的机关可以抄送；下行文，可以是一个主送机关，也可以有多个主送机关。一些规范性公文（如,条例、规定,），告知性公文（如,公报、公告、通告、命令,）或者,决议、决定,等公文种类，一般不写主送机关，因为它的告知对象很明确。,（九）,公文,正文内容,1,、公文正文内容的结构层次表示法：,第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“,1”,，第四层用“（,1,）”。,2,、公文的内容应符合下列要求,：（,1,）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接。（,2,）全面准确地反映客观实际情况，提出的政策，措施切实可行。（,3,）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（,4,）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（,5,）如果是“请示”，应是一文一事，不得在请示中夹带其他事项。,3,、公文正文内容开头的一般形式,：（,1,）根据式。,即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志,。（,2,）目的式。,即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便使收文机关明确发文机关的意图，一般常用“为”、“为了”、等介词标引,。（,3,）原因式。,即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引,。（,4,）引文式。,即开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨,。（,5,）时间式。,即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词,。（,6,）事情式。,即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。,4,、公文正文内容结尾的一般形式,：（,1,）总结式。,即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图,。（,2,）展望式。,即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激励人们为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏,。（,3,）号召式。,即在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而积极进取,。（,4,）警告式。,为使文中规定事宜得以顺利实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文时即可用警告式结尾,。（,5,）指令式。,即对正文中所阐述的主要措施、意见或办法提出明确而又具体的贯彻落实意见,。（,6,）要求式。,指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建议,。（,7,）使用固定用语。,有些文种的结尾常用一些具有固定格式的习惯用语，如请示用“妥否，请批示”、“当否，请指示”；批复用“特此批复”；通知用“特此通知”等等。,（十）附件,公文如有附件，应注明附件的名称。如有两个或以上附件，还应注明附件的顺序。行政公文特别规定，附件名称的后面不能加标点符号。,（十一）公文的落款、印章,党的公文的落款要用发文机关的全称或规范化简称，而且要加盖公章。,单一行政机关制发的公文可以不署发文机关名称。联合发文既有落款又有印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。,但“会议纪要”、印制有特定版头的普发性公文和以领导人名义制发的公文，则不需要盖公章。,（十二）成文日期,如公文的内容不特别说明，成文日期就是公文生效的时间。,党的公文成文时期用阿拉伯数字，年、月、日要写齐。决议、决定、条例、规定不标明主送机关的公文，成文日期加括号标于标题下方居中位置。,行政公文成文日期要用汉字书写，年、月、日要写齐，打印时要右空四个字符。,（十三）附注,行政公文如需要，可加“,附注,”。党的公文则叫做“,印发传达范围,”。,（十四）主题词,1,、公文主题词的标引方法,（,1,）首先选用,国务院公文主题词,表中的主题词。如还需要且在表中找不到，再根据公文主题内容另拟与表中近似的词，所用的词最好是名词或名词性词组。最新的,国务院公文主题词,表于,1998,年,2,月,1,日起执行使用，共有,15,类,1049,个主题词。表中的词共分三个层次，第一层次是主题区域分类，第二层次是类别词，第三层次是类属词。标引时只标类别词和类属词。,（,2,）标引的顺序是先标类别词，再标类属词，最后标文种。,（,3,）一份文件标引的主题词，最多不超过,5,个。,2,、,关于我市,2005,年粮食工作考评结果的通报,各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：,2005,年，我市各级党委、政府对粮食工作高度重视，切实加对粮食工作的领导，认真落实有关扶持发展粮食生产的政策措施，积极开展粮食考评工作，取得了粮食生产恢复性增长。根据,湛江市粮食工作考评办法,的有关规定和市下达给各县（市、区）,2005,年粮食工作考评指标，我市对,2005,年各县（市、区）粮食工作进行了考评，现将考评结果通报如下：,一、达标单位：坡头区人民政府、麻章区人民政府、赤坎区人民政府、霞山区人民政府、东海岛经济开发试验区管委会。,二、批评单位：雷州市人民政府、遂溪县人民政府、廉江市人民政府。,三、警告单位：徐闻县人民政府、吴川市人民政府。,湛江市人民政府,二六年八月二十三日,主题词,：,农业 粮食 通报,印发湛江市,2006,年消防安全 责任制考评工作方案的通知,各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：,湛江市,2006,年消防安全责任制考评工作方案,业经市人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。,湛江市人民政府办公室,二六年十一月十五日,主题词,：,公安 消防 督查 通知, ,4,、公文主题词与论文关键词的主要区别,（,1,）来源不同。,公文主题词取自,国务院公文主题词,表或与之最近似的词。而论文关键词是直接取自文章的题目、摘要、正文中具有实际意义、高度概括文章内容、反映文章特点的自然词语，一般不做规范化的处理。,（,2,）词语标引数量不同。,一份文件的主题词一般在,35,个之间，有数量的限制；论文的关键词数量多少以函盖论文主题内容为准，习惯选取,28,个词或术语。,（,3,）词语标出的层次不同。,主题词之间不是平行并列关系，而是存在一定的层次，由大到小，从内容到形式，遵循先类别、再类属、后文种的顺序标引，不能调换位置。论文关键词之间是平等的并列关系，一般按词语出现的顺序标引排列，但词序互换不影响标引作用。,（,4,）标引的位置不同。,主题词标引在附注之下，抄送机关标识之上；而论文关键词标引在标题、摘要之下，正文之上。,（十五）抄送,公文除主送机关外，其他需要阅知的机关可抄送。,（十六）印发机关和印发时间（印发份数）,党的公文叫做“印刷版记”。,五、几种常见公文的写作,（一）“请示”的写作,1,、请示的应用范围,请示作为报请性的上行文，应用范围大致可归纳为以下几个方面：,下级机关在财、物方面需要上级给予时，要用请示；下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。,、请示的特点,（）期复性。,在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复性”。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。,（）单一性。,跟其它上行文相比，请示更要强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复 。我们可把这叫做“香烧一股”。另外，请示只写一个主送机关，其他需要阅知的机关，可用抄送。我们可把这叫做“敬佛一尊”。,（）针对性。,请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。,（）时效性。,请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。,、请示的结构,请示由开头（请示理由）、主体 （请示事项）、结尾（固定用语）构成。,例：,关于召开,2005,年度领导班子民主生活会的请示,根据集团公司党委下发的,200531,号文,关于开好,2005,年基层领导班子民主生活会的通知,精神，结合本公司实际，为保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司,2005,年度领导班子民主生活会有关事项请示如下：,一、本单位召开民主生活会的时间。, ,二、本单位民主生活会的主题。, ,三、民主生活会的组织召开。, ,以上请示当否，请批示。, ,4,、请示的结尾用语,可否，请批示。,妥否，请批示。,当否，请批示。,是否可行，请批示。,以上请示，望予审批。,以上意见，如无不妥，请批转,执行。,（二）“报告”的写作,报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事情过程中或事后。,作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“ 报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等 ，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。,1,、报告的特点,（,1,）单向性 。,报告是下级机关向上级机关上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此，类似“以上报告当否，请批示”的说法应该是不妥当的。,（,2,）陈述性 。,报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。,（,3,）事后性 。,在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些 。,2,、报告的类型,(1),工作报告,凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。 工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。,综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。,专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。,(2),情况报告,如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本地进行汇报。,即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。,凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。,(3),建议报告,对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。,对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。,(4),答复报告,答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。,(5),报送报告,这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将,报上，请指正,(,请查收,)”,即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。,2,、报告正文的结构,（,1,）报告的开头,不同类型的报告，其开头的写法也有较大不同。概括起来，报告的开头有以下几种类型：,背景式开头。,就是交代报告产生的现实背景，例如： 前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工 作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈 会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：,根据式开头。,就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道 ，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视 ，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及 采取的措施报告如下：,叙事式开头 。,在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：,年,2,月,20,日上午,9,时,40,分，我省,市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动,15,辆 消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商 品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏 散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失,792,万余元。,目的式开头 。,将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：,为认真贯彻落实,国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知,，切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设 服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：,报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。,（,2,）报告主体,总结式写法 。,这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。 总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如,2007,年,3,月,5,日第十届全国人民代表大会第五次会议上温家宝总理所作的政府工作报告，全文分为六个部分，分别是：一、,2006,年工作回顾；二、,2007,年工作总体部署；三、促进经济又好又快发展；四、推进社会主义和谐社会建设,；,五、深化改革和扩大开放；六、加强政府自身改革和建设。,“,情况,原因,教训,措施”四步写法 。,这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。,可实施式写法 。,这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。,（,3,）报告结语,报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”； “专此报告”；“以上报告，请审阅”；“ 以上报告妥否，请指示”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。,关于,乡柳编厂火灾事故的检查处理报告,市,局：,年,月,日，我县,乡柳编厂发生了一起重大火灾，烧毁部分设备和成品柳条筐,万个，造成经济损失,万元。 火灾发生后，我们调集,6,台消防车参加灭火，保住了厂房和部分原材料。经上下通力合作，该厂于,8,月,1,日正式恢复生产。 从检查情况看，该起火灾是一次重大的责任事故。其直接原因是该厂工人,违章用电发出电火花，引燃附近备用柳条垛所致。但这次火灾的发生，领导也负有重大责任。该厂领导抓安全防火不力，消防组织不健全，平时不抓安全防火教育，灭火时配合不够，致使火势蔓延。 为了认真吸取这次重大火灾的沉痛教训，防止类似事故的发生，我们采取了以下措施： 一、,二、,三、,对这次火灾，县政府已责成县公安局、县安监局、,乡政府迅速核实案情，做好善后工作。对事故责任者作了处理,以上报告，如有不当请指示。,县,局,年,月,日,关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告,国务院：,脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。病毒的存在和传播，威胁着每个儿童，一旦发病将导致儿童肢体损伤、残疾乃至死亡；未接受免疫的儿童，不仅自己可能受害，而且会作为传染源危及他人。 鉴于该病危害大、传染性强以及“可防不可治”的特点，世界儿童问题首脑会议通过的,儿童生存、保护和发展世界宣言,，把消灭脊髓灰质炎作为继消灭天花后人类限期消灭的第二种传染病，要求各国采取全球性的统一行动。 为实现,九十年代中国儿童发展规划纲要,规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，保护儿童健康，提高人口素质，国家决定开展强化免疫活动。现将有关工作报告如下： 一、,二、,三、各地区要认真做好疫苗服用的统计、考核、检查、评价和总结工作。各省、自治区、直辖市卫生厅（局）于每年三月十五日以前，将统计报表和工作总结报送卫生部。 以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。,卫 生 部 一九九三年十一月十二日,（三）“通报”的写作,通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者沟通重要情况。通报的类型有：,1,、表彰通报,表彰通报用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的通报，就是表彰通报，这是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。 用于表彰的通报，从规格上说，低于嘉奖令、表彰决定。,表彰通报的结构包括介绍先进事迹、先进事迹的性质和意义分析、表彰决定、提出希望号召 等。,关于表彰周,等同志英勇救险的通报, ,：,共青团员周,是,铁路局,分局,火车站客运三班的服务员。今年,4,月,30,日上午,9,时,30,分，她和班里的同志们正在站台上迎接即将进站的,365,次旅客列车。突然，在相距行进中的,356,次列车仅,50,余米的地方，一辆装有维修工具的三轮车经过道口时，因车轮卡入轨隙，连人带车翻倒在接车轨道的道心。眼看一场事故就要发生，周,同志迅疾冲上前去，扶起运送维修工具的骑车者，并拼尽全力将散落在轨道上的维修工具移到道旁。此时，客运三班的共青团员王,，服务公司青年职工赵,也火速赶来援救，合力将三轮车推出道外。,356,次列车从他们身边呼啸而过，一场事故得以避免。 周,等三同志不顾个人安危，英勇抢救同志生命，保护了列车的安全，充分体现了现代青年的精神面貌，为广大共青团员树立了好榜样。 为表彰周,等同志的英勇事迹，共青团,铁路局委员会决定，授予周,模范共青团员的光荣称号，同时给予共青团员王,、青年职工赵,通报表扬，并给予他们物质奖励。 希望全局共青团员、广大青年学习周,等三位同志将个人安危置之度外，奋力抢救同志生命和国家财产的无畏精神，积极做好本职工作，努力为社会主义现代化建设事业做出更大贡献。,共青团,铁路局委员会, ,年,月,日,2,、批评通报,批评通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用；也可以针对某一部门、单位的不良现象而发；还可以针对普遍存在的某种问题而发。 批评通报的结构包括错误事实或现象、错误性质或违害性的分析、处理决定或治理措施、提出希望要求或汲取的教训等。,国务院办公厅关于少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报,各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 关于稳定金融秩序，坚决制止乱集资和确保完成今年国库券发行任务问题，国务院及有关部门曾三令五申，并多次发出通告。但少数地区和单位有令不行、有禁不止，仍然我行我素，违反有关规定，在未完成国库券认购任务的情况下，利用发行债券、股票等多种形式进行集资。这种做法，不仅影响国库券发行任务的完成，而且严重扰乱金融秩序，对改革开放和经济建设危害很大。根据国务院领导同志的指示精神，现将有关情况通报如下：,今年,4,月,18,日，新疆维吾尔自治区在完成国库券认购任务之前，不按规定的程序审批，擅自决定新疆宏源信托投资股份有限公司公开向社会募集,3125,万个人股，并向社会发售认购证，引起群众上街排队抢购以及炒买炒卖认购证的现象。,4,月，山东省济南创建实业公司违反有关规定，擅自向社会公开发行变相股票“不夜城主体大厦建筑产权”。,2,月，福建省中联产业投资综合开发有限公司，未经证券主管部门批准，伪造资信，蒙骗投资大众，擅自向社会发行“环球金融大楼五年还本持产权合同”，年均收益率达,2667,。,4,月,18,日，上海市计委虽经国家批准发行浦东建设债券，但是以高于国库券零点五个百分点的利率发行。,4,月,8,日，河北物产企业,(,集团,),公司,(,原河北省物资局,),违反有关规定，委托建设银行石家庄第二办事处及所属储蓄所发售企业债券,3000,万元，债券期限为,3,年，年利率,12,。,3,。 上述地区和单位违反有关规定的集资行为是错误的，经国务院同意，现通报批评，并作如下处理： 一、,二、,请各有关地方人民政府将上述问题处理情况及时报国务院办公厅。 各地区、各部门都要对本地区，本部门集资和发行各种证券的情况进行一次检查，凡违反规定的，要比照上述办法进行处理；对情况严重的，要加重处罚，同时登报公布。今后，对违反国家规定的集资活动，各新闻单位要发挥舆论监督作用，公开揭露其错误做法和违纪行为。,中华人民共和国国务院办公厅, ,年四月二十七日,3,、情况通报,用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。,为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。,情况通报的结构包括根据目的或原因、基本事实或有关情况、希望与要求等。,例,：,幻灯片,25,（四）“函”的写作,1,、函的概念,函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。,函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。,2,、函的特点,（,1,）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。,（,2,）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。,（,3,）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。,3,、函的分类。,函可以从不同角度分类：,（,1,）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。,（,2,）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。,（,3,）另外，从内容和用途上，还可以分为请批函、商洽函、询问函、答复函、告知函、催办函、邀请函、转办函、征求意见函、报送材料函等等。,4,、函的结构、内容和写法,由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。,公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：,（,1,）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。,（,2,）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。,开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。,主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。,结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。,结语。通常应根据函询、函告或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。,5,、撰写函件应注意的问题,函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。,其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,例文一商洽函,中国科学院,研究所关于建立全面协作关系的函,大学：,近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：,一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）,二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）,三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）,四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）五、加强图书资料和情报的交流。,以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。,中国科学院,研究所,年,月,日,例文二 告知函,关于我市驻长沙办事处更名的函,湖南省人民政府办公厅：,我市驻长沙办事处已由原来的,“,”,更名为“,”,，恳请在办理有关事项时给予方便。,市人民政府办公室,年,月,日,例文三 征求意见函,国务院办公厅关于征求,国家行政机,关公文处理办法（草案）,意见的函,各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：,现将我们草拟的,国家行政机关公文处理办法（草案）,送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。,国务院办公厅,一九九九年,月,日,例文四 请求批准函,关于请求批准购买复印机的函,广州财政局：,我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。,可否，请批复。,广州,局销售公司,年,月,日,例文五 答复函,市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函,市市容环境卫生管理局：,你局,关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示,收悉。现复函如下：,中华人民共和国行政处罚法,于,1996,年,10,月,1,日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院,关于贯彻实施,中华人民共和国行政处罚法,的通知,，从今年,10,月,1,日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。,你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。,此复。,市人民政府,年,月,日,例文六 报送材料函,关于上报,公司二期改造项目评估报告,的函,市,分行：,现呈报,公司二期改造项目评估报告,，请审阅。,附件：,公司二期改造项目评估报告,工银行（盖章）,年,月,日,例文七 转办函,省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函,省人民政府：,省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。,附：,省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见,省人民代表大会常务委员会,年,月,日,例文八 催办函,交通部广州救捞局催办函,造船厂：,贵厂,年为我局建造的,2640,马力拖轮“穗救,202”,轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救,202”,轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。,交通部广州救劳局,年,月,日,例文九邀请函,关于出席,研讨会的邀请函,秘书长：,最近，国家,部,科学研究院批准关于,课题研究的项目。经议，定于三月下旬在,省,市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：,一、会议报到时间（略）,二、会议地址（略）,三、联系人及电话（略）,特邀您届时出席。,研究中心,年,月,日,（五）通知的写作,通知是最常用的一种公文。用得最多、最广泛，各级机关、各行各业的公务活动中都会采用“通知”这个形式。可用正式文件，也可印白头通知，非常灵活。,通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。,1,、发布性通知,法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。,【,例文,】,国务院关于发布,国家行政机关公文处理办法,的,通知,国发,200023,号,各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：,现发布,国家行政机关公文处理办法,，自,2001,年,1,月,1,日起施行。,1993,年,11,月,21,日国务院办公厅发布，,1994,年,1,月,1,日起施行的,国家行政机关公文处理办法,同时废止。 附件：,国家行政机关公文处理办法,中华人民共和国国务院,二年八月十日,2,、指示性通知,上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。,【,例文,】,国务院办公厅关于解决民办教师问题的通知,各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 民办教师是我国中小学教师队伍的重要组成部分。长期以来，广大民办教师为发展我国农村教育事业做出了重大贡献。党中央、国务院十分重视和关心民办教师，提出了“争取到本世纪末基本解决民办教师问题”的目标，这是党中央、国务院推进农村教育发展的一项重大决策，是加强农村学校教师队伍建设、保“两基”、促“两全”的重大举措。为保证这一目标的顺利实现，经国务院同意，现将有关问题通知如下：,一、统筹解决民办教师问题实行地方责任制，各有关部门积极配合。,十、在政府的统一领导和统筹协调下，教育、人事、计划、财政、公安等部门要分工协作，密切配合，相互支持，做好解决民办教育问题的实施工作。,各有关部门要把统筹解决民办教师问题纳入本部门的工作规划和年度工作计划，共同研究，认真安排，坚决杜绝这项工作中的不正之风，确保党中央、国务院确定的“本世纪末基本解决民办教师问题”目标的实现，推动我国农村教育事业的发展