PPT制作过程中常见的问题及解决方法

PPT,制作过程中常见的问题及解决方法,PowerPoint,常见问题,如何对齐多个对象,如何复制幻灯片,如何快速获知演示文稿中的字数,如何去除超级链接下划线,如何将演示文稿转换为,WORD,文档,如何插入公式,如何将表格插入到幻灯片中,如何带走自己的字体,如何正常播放插入的声音,如何存储文稿中的图片,如何压缩演示文稿的容量,如何实现幻灯片的自动循环播放,1.,我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？,解决方法：,在,PPT 2003,中，先执行“视图工具栏绘图”命令，选中“绘图”，按左下角“绘图（,R,）”按钮，然后同时选中多个需要对齐的对象（参见图一），在随后弹出一快捷菜单（参见图一）中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。,1.,我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？,小技巧：,用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个对象即刻向“最右边”一个对象（“文本框”）“看齐”了（如图二）。,按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。,按住,Shift,键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。,2.,有时候，我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张（或多张）幻灯片，我们如何将其复制过来呢？,解决方法：,打开已经制作好的演示文稿，在右边的大纲区中，选中要借用的幻灯片，执行“复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可。,小技巧：,在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。,按住,Shift,键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住,Ctrl,键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。,3.,在,Word,中，通过在菜单上单击,“,工具,”,“,字数统计,”,命令，可以很容易了解文稿中的字数，在,PowerPoint,中是否也有快速获知演示文稿中的字数的方法呢？,解决方法：,单击“文件”“属性”,打开“属性”对话框,单击“统计”选项,4.,当幻灯片中的某一个对象设置了超链接后，该对象下面都有一条横线，在放映的时候显得不太美观，是否可以将这条横线去掉呢？,解决方法,：,在设置超链接之前，先插入一个文本框，将标题文字（设置超链接的对象）放入文本框中，然后将标题框删除，即用文本框来制作标题。然后将标题选中，依次单击“插入”“超链接”，将超链接设置好，返回到幻灯片中，可以看到设置超链接的对象下面就没有下划线了。,5.,如果将想演示文稿转换为,Word,文档，该如何操作呢？,解决方法：,启动,PPT2003,，打开需要转换的演示文稿，执行,“,文件发送,Microsoft Word,”,命令，打开,“,发送到,Microsoft Word,”,对话框（如图九），设置好相应的选项后，按下,“,确定,”,按钮。此时，系统会启动,Word,，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一下相应的文件就行了。,其实，转换到,Word,文档中的演示文稿内容，并不是普通的文本和图片，而只是将一张张幻灯片作为图片插入在,Word,文档中了。,6.,老师在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式，怎么办呢？,解决方法：,在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“,Microsoft,公式,3.0”,选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏（如图三）上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来（参见图四）。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件退出并返回到演示文稿”命令即可。,6.,老师在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式，怎么办呢？,小技巧：,由于,“,公式编辑器,”,不是默认的安装组件，请利用,Office2003,安装盘，通过系统,“,控制面板,”,上的,“,添加,/,删除程序,”,功能，进行安装。,如果进入公式编辑状态后，,“,公式,”,工具栏没有展开，执行一下,“,视图工具栏,”,命令就行了。,插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位一下。,7.,我们在制作演示文稿时，常常要用到表格。大家知道，表格我们通常是用,Excel,来制作的。那么，能不能将,Excel,制作好的表格插入到幻灯片中呢？,解决方法,：,启动,Excel2003,，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。再启动,PPT2003,，选定一张幻灯片，执行,“,插入对象,”,命令，打开,“,插入对象,”,对话框（如图十一），选中其中的,“,根据文件创建,”,选项，然后通过,“,浏览,”,按钮选中需要插入的表格文件（参见图十一），按下,“,确定,”,按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。,8.,我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的字体一并带走呢？,解决方法：,如果你所设置的是,“,TrueType,字体,”,，那么完全可以将其一并带走：执行,“,工具选项,”,命令，打开,“,选项,”,对话框（如图五），切换到,“,保存,”,标签下，选中其中的,“,嵌入,TrueType,字体,”,选项，确定返回，然后再保存（或另存）相应的演示文稿即可。,8.,我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的字体一并带走呢？,小技巧：,为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入,TrueType,字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。,此设置只对当前演示文稿有效，如果打开了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字体，需要重复上面的操作。,我们可以通过字体文件的扩展名来识别“,TrueType,字体”（扩展名是,ttf,）。,9.,在,PowerPoint,文档中插入了声音，拿到其他电脑中不能正常播放，这是什么原因？如何解决,?,这是由于插入的声音对象含有盘符和路径，而在其他电脑的相同的盘符与路径中则找不到声音文件，所以不能正常播放。,解决方法：,为了避免这样现象的出现，可以建立,PowerPoint,文件夹时，将所要插入的声音文件和演示文稿放在同一文件夹下，完成后将该文件夹打包，然后用解压后的文件覆盖原演示文稿即可。,10.,有时，我们在欣赏某篇演示文稿时，发现其中的一些图片非常精美，想保存下来，供以后自己制作演示文稿时使用，又该怎么办呢？,解决方法：,右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷 菜单中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对话框，取名保存即可。,小技巧：,如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来，可以这样操作：打开演示文稿，执行“文件另存为,Web,页”命令，打开“另存为”对话框（如图八），取名（如“片头片尾”）保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开，保存在上述,Web,页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾,.files”,的子文件夹中（图片通常保存为,jpg,和,png,格式各一份）。,11.,如何压缩演示文稿的容量,解决方法：,启动,PPT2003,，打开相册文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框（如图十），选中“,Web/,屏幕”选项（其他选项按默认情况，参见图十），然后按“确定”按钮返回，再取名保存即可。,12.,针对某些特殊的演示文稿，怎样才能实现幻灯片的自动循环播放？,解决方法：,第一步：首先要进行幻灯片的切换设置。,依次单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”，打开“幻灯片切换”任务窗口，在“换页方式”中选中“每隔”前的复选框按钮。根据播放页的内容和在阅读时需要用的时间来设置换页的时间。如果每一张幻灯片换页的时间间隔设置相同，单击“全部应用”即可。第二步：要进行放映方式的设置。,依次单击“幻灯片放映”“设置放映方式”，打开“设置放映方式”对话框，在“放映类型”中根据不同的情况进行两种设置，一种设置方式是选中“演讲者放映（全屏幕）”和“循环放映，按,Esc,键终止”两个选项，一种设置方式是只选中“在展台浏览（全屏幕）”选项，这种设置放映后就不能按,Esc,键终止播放了，如果要终止播放就只能同时按下“,Ctrl+Alt+Del”,键，打开任务管理器，将幻灯片放映的进程结束。,