Excel函数入门与提高

Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master title style,Solectron(Shenzhen)ITSS,Kevin Xu,10 Jan 2006,Excel,函数简介,Excel,的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。在您学会了,Excel,的基本操作后，是不是觉得自己一直局限在,Excel,的操作界面中，而对于,Excel,的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道,Excel,只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为,Excel,处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，您甚至可以用,Excel,来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。这里，先假设您已经对于,Excel,的基本操作有了一定的认识。首先我们先来了解一些与函数有关的知识。,什么是函数,？,Excel,函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数,SUM,为例，它的语法是“,SUM(number1,number2,.)”,。其中“,SUM”,称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。,参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。,按照函数的来源，,Excel,函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了,Excel,，用户就可以使用它们,;,而后者必须通过单击“工具加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。,2,Excel,函数与公式的概念（二）,什么是公式？,函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是,Excel,预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式。,以公式“,=SUM(E1:H1)*A1+26”,为例，它要以等号“,=”,开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“,SUM(E1:H1)”,是函数，“,A1”,则是对单元格,A1,的引用,(,使用其中存储的数据,),，“,26”,则是常量，“*”和“,+”,则是算术运算符,(,另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符,),。,如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。,3,Excel函数的参数,（一）,函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。,参数可以是常量,(,数字和文本,),、逻辑值,(,例如,TRUE,或,FALSE),、数组、错误值,(,例如,#N/A),或单元格引用,(,例如,E1:H1),，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。,(1),常量,常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字“,2890.56”,、日期“,2003-8-19”,和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量，因为只要公式的参数发生了变化，它自身或计算出来的结果就会发生变化。,(2),逻辑值,逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有,TRUE(,真,),或,FALSE(,假,),两种类型。例如在公式“,=IF(A3=0,”“,A2/A3)”,中，“,A3=0”,就是一个可以返回,TRUE(,真,),或,FALSE(,假,),两种结果的参数。当“,A3=0”,为,TRUE(,真,),时在公式所在单元格中填入“,0”,，否则在单元格中填入“,A2/A3”,的计算结果。,4,(3),数组,数组用于可产生多个结果，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。,Excel,中有常量和区域两类数组。前者放在“,”(,按下,Ctrl+Shift+Enter,组合键自动生成,),内部，而且内部各列的数值要用逗号“,”,隔开，各行的数值要用分号“,;”,隔开。假如你要表示第,1,行中的,56,、,78,、,89,和第,2,行中的,90,、,76,、,80,，就应该建立一个,2,行,3,列的常量数组“,56,78,89;90,76,80,。,区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。例如公式“,=TREND(B1:B3,A1:A3)”,作为数组公式使用时，它所引用的矩形单元格区域“,B1:B3,A1:A3”,就是一个区域数组。,(4),错误值,使用错误值作为参数的主要是信息函数，例如“,ERROR.TYPE”,函数就是以错误值作为参数。它的语法为“,ERROR.TYPE(error_val)”,，如果其中的参数是,#NUM!,，则返回数值“,6”,。,Excel函数的参数,（二）,5,Excel函数的参数,（三）,(5),单元格引用,单元格引用是函数中最常见的参数，引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域，并指明公式或函数所使用的数据的位置，便于它们使用工作表各处的数据，或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格，甚至引用其他工作簿中的数据。,根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在F2单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例，当公式由F2单元格复制到F3单元格以后，公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自F列向下继续复制，“行标”每增加1行，公式中的行标也自动加1。,如果上述公式改为“=SUM($A$3:$E$3)”，则无论公式复制到何处，其引用的位置始终是“A3:E3”区域。,混合引用有“绝对列和相对行”，或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。,上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格，要引用工作表Sheet2的“A1:A6”和Sheet3的“B2:B9”区域进行求和运算，则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用，还要在前面加上带“!”的工作表名称。,假如你要引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据，其公式为“=SUM(Book2Sheet1!SA S1:SA S8,Book2Sheet2!SB S1:SB S9)”，也就是在原来单元格引用的前面加上“Book2Sheet1!”。放在中括号里面的是工作簿名称，带“!”的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时，引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符，再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制，例如不能使用数组公式等。,6,(6),嵌套函数,除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1，RIGHTB(E2,1)=3，RIGHTB(E2,1)=5，RIGHTB(E2,1)=7，RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”。,其中公式中的,IF,函数使用了嵌套的,RIGHTB函数，并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。,(7),名称和标志,为了更加直观地标识单元格或单元格区域，我们可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给B2:B46区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”，从而使公式变得更加直观。,给一个单元格或区域命名的方法是:选中要命名的单元格或单元格区域，鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”，在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域，单击“插入名称定义”菜单命令，在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域，可以按相同方法打开“定义名称”对话框，选中你要删除的名称删除即可。,由于Excel工作表多数带有“列标志”。例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学”、“物理”等“列标志”(也可以称为,字段,)，如果单击“工具选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡，选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。,需要特别说明的是，创建好的名称可以被所有工作表引用，而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点)，因此名称引用实际上是一种绝对引用。但是公式引用“列标志”时的限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制。从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引号。,Excel函数的参数,（四）,7,Excel,函数的输入方法（一）,Excel公式输入其实可以归结为函数输入的问题。,(1)“,插入函数”对话框,“插入函数”对话框是,Excel,输入公式的重要工具，以公式“,=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”,为例，,Excel,输入该公式的具体过程是,:,首先选中存放计算结果,(,即需要应用公式,),的单元格，单击编辑栏,(,或工具栏,),中的“,fx”,按钮，则表示公式开始的“,=”,出现在单元格和编辑栏，然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“,SUM”,函数。如果你需要的函数不在里面，可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。最后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。,对,SUM,函数而言，它可以使用从,number1,开始直到,number30,共,30,个参数。对上面的公式来说，首先应当把光标放在对话框的“,number1”,框中，单击工作簿中的“,Sheet2!”,工作表标签，“,Sheet2!”,即可自动进入其中，接着鼠标拖动选中你要引用的区域即可。接着用鼠标单击对话框的“,number2”,框，单击工作簿中的“,Sheet3!”,工作表标签，其名称“,Sheet3!”,即可自动进入其中，再按相同方法选择要引用的单元格区域即可。,上述方法的最大优点就是引用的区域很准确，特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。,8,Excel,函数的输入方法（二）,(2),编辑栏输入,如果你要套用某个现成公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，利用编辑栏输入更加快捷。,首先选中存放计算结果的单元格,;,鼠标单击,Excel,编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”,(,即“”,),按钮,(,或回车,),即可。,手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域，以公式“,=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”,为例，你可以先在编辑栏中输入“,=SUM()”,，然后将光标插入括号中间，再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了。但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入，而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。,9,Excel,常用函数（一）,函数名,功能,ABS,求出参数的绝对值。,AND,“与”运算，返回逻辑值，仅当有参数的结果均为逻辑“真（T