《秘书学概述》PPT课件

書式設定,書式設定,第 2,第 3,第 4,第 5,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第一节 秘书,第二节 秘书部门,第三节 秘书工作,第四节 技能训练,第一章 秘书工作概述,了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。,通过本章学习，对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。,教学目的,教学重点与难点,一、教学重点,1、秘书的概念,2、秘书的职业特点,3、秘书工作的原则与作用,4、技能训练,二、教学难点,1、秘书的来由与定义,2、秘书工作作用的技能,3、案例分析,一、“秘书”词义的演变,宫中秘藏之书,：,指谶纬图箓等书。,是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。,职务之称,:秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。,社会职业,：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。,第一节 秘书,二、秘书的定义,所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员,。（,一说,）,秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。,秘书学陈合宜著,秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。,秘书职业技能标准,1998.5劳动和社会保障部,所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。,（,1998.8,原国际职业秘书协会，现更名为：国际专业行政协会,）,秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。,杨树森,三、秘书的职业特色,1.直接性,一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;,二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;,三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。,2.稳定性,秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。,3.知识化,秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。,4.年轻化,发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。,5.女性化,近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。,四、秘书的分类,1、,横向分类,：,按单位性质不同,：,机关秘书,企业秘书,私人秘书,商业秘书,涉外秘书,按工作内容不同：,机要秘书,文字秘书,信访秘书,通讯秘书,事务秘书,生活秘书,按服务对象,不同：,公务秘书,：集体、专职,指为国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制公司的领导服务，由组织人事部门考查选用，由国家或单位支付薪酬的秘书。,私人秘书,：,指为个体企业主或其他雇主服务，由个人聘用并由雇主本人支付薪酬的秘书。,2、纵向分类（层次）：,高级：,出点子，行政总监或办公室主,任，参与决策。,中级：,笔杆子，主要是文字秘书，其工,作对领导决策起重要作用。如调,查、信息、文稿起草等。,初级,：,跑腿办事，接待、联络、收发等。,一、秘书部门的涵义,秘书部门又称秘书机构。,广义的秘书机构:,指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）,狭义的秘书机构:,指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。,第二节 秘书部门,广义秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研,科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,二、秘书部门的地位,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图,：,三、秘书部门的基本特征,从属性,秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。,中介性,在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。,综合性,秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。,一、秘书工作内容,有两种说法：,一说,：三个内容,二说,：三大类，22项,第三节 秘书工作,一说：三个内容,办文,：主要围绕文书、文件、文字材,料开展的工作。,办会,：包括会前的筹划和准备、会中的组织,和服务、会后的善后和落实。,办事,：主要分信息工作、技术工作和日常行,政事务工作。,二说：三大类，22项：,第一类：政务性工作,（7）,调查研究,信息工作,参谋咨询,协调工作,督查工作,议案、建议、提案工作,文字工作,第二类：业务性工作,（9）,文书工作,档案工作,资料工作,会务工作,信访工作,保密工作,网站管理,谈判事务,公关工作,第三类：事务性工作,（6）,领导日程安排,随从工作,通信联络,接待和礼仪,值班和突发事件处理,机关日常事务,二、秘书工作的原则,1.准确原则,理解和执行党和国家的现行方针政策。,收集和提供领导工作所需要的信息资料。,判断和贯彻领导意图。,处理各种秘书事务和领导者交办的事项。,进行文字表达和口头表达。,2.及时原则,要确立正确的时间观念。,要讲究工作效率。,要分辨轻重缓急。,要变被动为主动。,3.严谨原则,严密地思考。,周详地运作。,谨慎地行事。,4.同步原则,要同步思维。,要同步行动。,要同步提高。,5.保密原则,要强化保密意识。,要具备法律知识。,三、秘书工作的特点,从属性,是现代秘书工作最根本的属性和特点。,辅助性（被动性）,秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。,事务性,综合性,机要性,指秘书工作的机密性和重要性。,潜隐性,四、秘书工作的作用,枢纽作用：,秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。,参谋助手作用：,秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。,形象作用：,秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。,五、秘书工作的发展趋势,逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层,逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统,逐渐走向秘书工作科学化的道路,六、国外秘书工作的发展趋势,由事务型转为智能型,秘书工作日益专业化,秘书人员的高学历、秘书工作的永业化,【秘书心里与气质检测】,秘书招聘考核：一张A4纸，上面600个格子，横30，竖20.每个格子内是铁锚图案，锚头不规则地指向前后左右。要求在10分钟内统计出不同指向的锚头各有多少。,请问统计方法？,技能训练,方法：,1.逐个统计,2.先上，后下，后左，剩下的为右。,结果：,快而准确，跟部长或书记。,快而不够准确，接待。,慢而准确，管理信息、档案。,慢而不够准确，留在办公室打杂观察。,训练：,规划办公空间，设计办公格局,案例,：,宏达信息公司新增销售部，设经理1人，秘书1人，销售人员6人。,提供的办公条件：2个房间南北方向。北侧的20平，南侧的40平，中间走廊。请问秘书如何布局？,1.你对秘书这一职业是怎么看的?,2.秘书工作的原则有哪些?,3.秘书工作有什么作用?,4.秘书工作的发展趋势是什么?,问题讨论,祝学习进步！,