香港证券公司内部监控机制介绍课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,香港证券公司内部监控机制介绍,湘财,证券国际业务总部,2004年4月,证券公司内部监控系统,一 般 來 說，,“,內 部 監 控,”,指 有 關 業 務 為 著 就 下 列 事 宜 提 供 合 理 保 證 而 採 納 的 安 排 和 運 作 方 式：,(,a),能 有 秩 序 及 具 效 率 地 經 營 業 務；,(,b),保 障 該 業 務 及 其 客 戶 的 資 產；,(,c),保 存 完 備 的 紀 錄，以 及 確 保 該 業 務 內 部 所 使 用 的 和 對 外 公 布 的 財 務 和 其 他 資 料 都 是 可 靠 的；及,(,d),遵 守 所 有 適 用 的 法 規 和 監 管 規 定,。,2,內部監控制度的主要组成部分,I,管理及監,督,II,責任及職能的劃分,III,人事及培訓,IV,資料管理,V,監察事宜,VI,審計事宜,VII,運作監控,VIII,風險管理,3,內部監控制度,：,管理及監,督,目的,須 設 立、以 文 件 記 錄 及 維 持 有 效 的 管 理 及 組 織 架 構，以 確 保 業 務 運 作 得 以 健 全 地、高 效 率 地 和 有 效 地 運 作。,監控指引,1.,管 理 層 應 對 該 公 司 的 運 作 承 擔 全 部 責 任,2.,公 司 內 部 應 有 定 期 和 有 效 的 溝 通,3.,公 司 內 部 的 匯 報 途 徑 應 清 楚 界 定，以 及 監 督 和 匯 報 職 責 應 指 派 予 合 適 的 職 員 執 行,4.,應 清 楚 地 界 定 和 傳 達與 授 權 和 審 批 有 關 的 詳 細 政 策 和 程 序,5,.,管 理 層 應 確 保 負 責 管 理 及 監 督 職 能 的 人 士，均 具 備 合 適 資 格，並 且 經 驗 豐 富,4,內部監控制度,：,管理及監,督,管 理 層,”,一 詞 可 包 括 該 公 司 的 董 事 局、獨 資 經 營 者、行 政 總 裁、董 事 總 經 理 或 其 他 負 責 運 作 管 理 的 高 層 人 員 須 對 公 司 所 執 行 的 內 部 監 控 制 度 的,完 善程 度,和,效 用,負 上 最 終 的 責 任,5,建議的監控措施及程序:,管理及監,督,主要内容包括：,清楚界定员工所需遵守的相关法律，法规，及公司内部政策，行为守则,要求员工及时跟进法律，法规，公司政策，行为守则的更新,管理层的权限，以及关键岗位的职能范围,定期沟通安排，例如各职能部门定期提供运做报告，,有利益冲突，或潜在利益冲突的业务部门，职能岗位的分开,6,內部監控制度,：,責任及職能的劃分,目 的,主 要 的 責 任 及 職 能 須 適 當 地 予 以 劃 分，特 別 是 當 某 些 責 任 及 職 能 若 由 同 一 人 執 行 時，可 能 會 導 致 未 有 察 覺 的 錯 誤，或 容 易 為 違 規 者 有 機 可 乘，致 令 公 司 或 客 戶 蒙 受 不 適 當 的 風 險。,監 控 指 引,1.,管 理 層 應 確 保 政 策 的 制 定、監 督 及 其 他 內 部 覆 核，或 諮 詢 職 能 等 責 任，均 有 效 地 與,前 線 業 務,的,運 作 分 立,。,2.,運 作 職 能,(,包 括 但 不 限 於 銷 售、交 易、會 計 及 交 收 等 職 能,),應 有 效 地 加 以 劃 分。確 保 在 可 能 存 在 利 益 衝 突 的 情 況 時，銷 售 及 交 易 均 與 研 究 的 職 能 分 立。在 切 實 可 行 的 情 況 下，研 究 與 公 司 財 務 的 職 能 也 應 劃 分，以 維 持 研 究 職 能 的 客 觀 性。,3.,應 確 保 監 察 及 內 部 審 計 的 職 能 得 以 有 效 地 劃 分，並,獨 立,於 運 作 及 有 關 的 監 督 職 能 之 外，以 便 直 接 向 管 理 層 匯 報。,7,建議的監控措施及程序:,責任及職能的劃分,主要内容可包括：,内部稽核相对与其他部门的独立性,公司财务与研究部门的中国墙设定,自营盘与客户盘的分开,交收部门与会计部门的职能分开,8,內部監控制度,：,人事及培訓,目的,為 確 保 公 司 的 運 作 和 內 部 監 控 政 策 和 程 序，及 公 司 本 身 和 其 僱 員 須 遵 守 的 法 律 與 監 管 規 定 在 入 職 時 及 其 後 持 續 地 獲 得 遵 守，公 司 須 在 充 分 考 慮 培 訓 需 要 後，制 定 適 當 的 招 聘 及 培 訓 政 策。,監控指引,1,.,管 理 層 應 實 施 適 當 的 程 序，以 確 保 公 司 得 以 聘 請 稱 職 的 人 選,2.,所 有 代 表 公 司 提 供 服 務 的 職 員 及 其 他 人 士，應 獲 得 充 分 及 最 新 的 公 司 政 策 和 程 序 等 文 件 資 料,3.,管 理 層 應 確 保 職 員 獲 提 供 充 分 的 入 職 及 持 續 培 訓，以 配 合 職 員 執 行 特 定 職 責。公 司 的 培 訓 計 劃 應 合 理 地 確 保 職 員 擁 有 或 獲 得 適 當 而 實 用 的 經 驗。,9,建議的監控措施及程序:,人事及培訓,主要方式：,法律，法规，公司政策，行为守则的培训,在职训练,产品知识培训，业务范围培训,10,內部監控制度,：資料管理,目的,須 制 定 適 當 的 政 策 及 程 序，確 保 所 有 與 公 司 業 務 運 作 有 關 的 資 料，包 括 以 文 件 及 電 子 方 式 存 儲 的 數 據 是 完 整、連 貫、保 密、齊 備、可 靠 和 詳 盡 的。,監 控 指 引,1.,無 論 有 關 資 料 是 否 以 實 物 或 電 子 方 式 存 儲，資 料 的 管 理 應 由 具 備 資 格 及 有 經 驗 的 職 員 負 責。,2.,管 理 層 應 確 保 公 司 的 運 作 及 資 料 管 理 系 統，包 括 電 子 數 據 處 理 系 統，均 配 合 公 司 的 需 要，並 在 保 密 及 有 充 分 監 控 的 環 境 下 運 作。,3.,應 明 確 界 定 資 料 管 理 的 匯 報 的 要 求，以 確 保 公 司 可 妥 善 和 及 時 地 預 備 所 需 的 內 部 及 對 外 報 告，包 括 有 關 監 管 機 構 及 自 我 監 管 機 構 所 規 定 呈 交 的 報 告。,11,內部監控制度,：資料管理,4.,應 以 充 分 的 文 件 載 述 資 料 管 理 系 統 的 設 計 及 施 行 計 劃 的 重 要 部 分，並 定 期 加 以 檢 討，以 確 保 系 統 達 致 預 期 效 果。,5.,應 施 行 適 當 而 有 效 的 電 子 數 據 處 理 及 保 密 政 策，以 防 止 或 偵 察 出 任 何 錯 誤、遺 漏 或 有 人 未 經 授 權 而 擅 自 對 公 司 的 數 據 處 理 系 統（電 子 或 其 他 形 式 的 系 統）及 數 據（包 括 所 有 由 公 司 擁 有 的 保 密 資 料，例 如 客 戶 的 個 人 及 財 務 資 料、容 易 引 起 價 格 波 動 的 資 料 等），進 行 加 插、更 改、刪 除 或 侵 入 等 活 動。,6.,管 理 層 應 建 立 並 維 持 有 效 的 紀 錄 保 存 政 策，以 確 保 一 切 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定 均 獲 得 遵 守；同 時 令 公 司 本 身、其 核 數 師 和 其 他 有 關 的 機 構，如 交 易 所、結 算 所 和 證 監 會 等，得 以 定 期 及 就 個 別 個 案 進 行 全 面 的 檢 討 或 調 查。,12,建議的監控措施及程序:資料管理,资料包括：,过往交易记录,电话录音,往来邮件,客户的开户协议书，及其它客户相关资料,13,內部監控制度,：監察事宜,目 的,須 制 定 並 維 持 適 當 的 政 策 及 程 序，以 確 保 公 司 遵 守 所 有 適 用 的 法 律 及 監 管 規 定，以 及 公 司 本 身 的 內 部 政 策 和 程 序。,監 控 指 引,1.,管 理 層 應 在 公 司 內 部 建 立 並 維 持 適 當 而 有 效 的 監 察 職 能。除 受 到 公 司 規 模 所 限，這 個 職 能 應 獨 立 於 所 有 運 作 及 業 務 職 能，並 直 接 向 管 理 層 匯 報。,2.,管 理 層 應 確 保 執 行 有 關 監 察 職 責 的 職 員 擁 有 所 需 的 技 能、資 歷 及 經 驗，以 便 有 效 地 執 行 有 關 職 責。,3.,管 理 層 應 建 立 並 執 行 明 確 的 政 策，以 確 保 監 察 職 能 涵 蓋 公 司 運 作 的 各 個 有 關 層 面，包 括 有 權 獲 得 所 需 的 紀 錄 和 文 件 資 料 而 不 受 制 肘。,14,內部監控制度,：監察事宜,4.,執 行 監 察 職 能 的 職 員 應 與 管 理 層 攜 手 建 立、維 持 並 執 行 有 效 的 監 察 程 序，而 這 些 程 序 須 涵 蓋 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定，如 適 用 的 話，包 括：註 冊,/,發 牌 及 財 政 資 源 規 定；紀 錄 保 存,(,作 為 向 管 理 層 及 監 管 機 構 作 出 匯 報、審 計 及 調 查 之 用,),；業 務 經 營 手 法,(,如 操 守 準 則；經 紀 回 佣 及 非 金 錢 利 益 的 處 理 方 法；及 研 究 報 告 的 擬 備、批 核 及 發 布 等,),；洗 黑 錢 活 動 的 防 範；內 部 監 控 事 宜；有 關 客 戶、公 司 本 身 及 職 員 的 交 易 的 規 定 等。,5.,管 理 層 應 建 立、維 持 及 執 行 政 策 和 程 序，以 確 保 客 戶 的 投 訴 能 獲 得 妥 善 處 理，並 且 迅 速 採 取 合 適 的 補 救 措 施。投 訴 程 序 必 須 以 書 面 進 行。在 可 能 情 況 下，負 責 就 投 訴 展 開 調 查 的 職 員，應 該 與 投 訴 個 案 無 直 接 關 係。,6.,執 行 監 察 職 能 的 職 員 如 發 現 公 司 或 其 職 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 法 律 及 監 管 規 定，或 公 司 本 身 的 政 策 及 程 序，應 立 即 向 管 理 層 匯 報，此 外，如 管 理 層 發 現 公 司 或 其 職 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 有 關 法 律 及 監 管 規 定，亦 應 立 即 通 知 交 易 所、結 算 所 及 證 監 會。,15,內部監控制度,：審計事宜,目 的,須 制 定 及 維 持 審 計 政 策 和 有 關 的 覆 核 職 能，從 而 客 觀 地 就 公 司 的 管 理、運 作 及 內 部 監 控 的 充 分 程 度、效 用 和 效 率 作 出 審 視、評 估 及 報 告。,監 控 指 引,1,.,在 切 實 可 行 的 情 況 下，管 理 層 應 設 立 獨 立 而 客 觀，但 沒 有 運 作 責 任 的 內 部 審 計 職 能，而 有 關 人 員 可 以 直 接 與 管 理 層 或 審 計 委 員 會,(,如 有 設 立 的 話,),溝 通。,2.,應 訂 明 清 楚 的 職 權 範 圍，明 確 列 出 外 間 審 計 職 能，以 及 內 部 審 計 職 能（如 有 設 立 的 話）的 工 作 範 圍、目 的、方 法 及 匯 報 規 定，並 清 楚 界 定 內 部 及 外 間 核 數 師 彼 此 的 角 色、責 任 及 工 作