电子邮件礼仪培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2018-04-21,#,-,让我们高效的沟通,电子邮件礼仪及邮件管理,如果你是初用邮箱,新人,。,回复？全部回复？,抄送？密送？,请问有哪位同事知道被称为中国“,史上最牛女秘书,”的是谁？,答：原美国易安信公司,(,简称,EMC),职员瑞贝卡,(,秘书的英文名,),EMC,公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。,职场故事：女秘书,PK,老板事件,职场故事：女秘书,PK,老板事件,职场故事：女秘书,PK,老板事件,职场故事：女秘书,PK,老板事件,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“,EMC(,北京,),、,EMC(,成都,),、,EMC(,广州,),、,EMC(,上海,)”,。这样一来，,EMC,中国公司的所有人都收到了这封邮件。,瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。,召集公司舞蹈队开会要,抄送,给谁？,邮件主题,？这些标题恰当吗,1,、无主题,2,、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复,3,、王先生收,4,、关于*和*等相关问题的回复,5,、,RE,？这些标题恰当吗,1,、一定不要空白标题，这是最失礼的,2,、标题要简短，不宜冗长，不要,才能显示完你的标题,3,、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题,4,、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理,5,、可适当用使用大写字母或特殊字符,(,如“*,!”,等,),来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,6,、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题,7,、标题千万不要出现错别字,-,简明、扼要,某某,？这样的邮件恰当吗,1,、直呼收信人全名,2,、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”,3,、邮件中文字拼写错误,？这样的邮件恰当吗,1,、,Email,正文要简明扼要，行文通畅；,2,、要用论述的语气；,3,、,Email,正文多用,（一、（一）、,1,、（,1,）、,A,、,a,）,之类的列表；,4,、一次邮件交待完整信息；,5,、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；,6,、合理提示重要信息；,7,、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；,8,、不要动不动使用,:),之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,？这样处理客户邮件,恰当吗,1,、现在忙，抽时间集中回复,2,、工作中交流的问题比较复杂，等等再说,3,、出差或休假中，不能回复邮件,4,、同一问题，反复回复邮件,？这样处理邮件,恰当吗,回复邮件是我们与,别人沟通,交流的重要方式，,及时准确是要实现的目标。,及时,回复,邮件,(1),收到重要邮件,后，,应,即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；,(2),理想的回复时间是,2,小时内，特别是对一些紧急,重要,的邮件；,(3),对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对,于,一些,优先,级低的邮件,可集中在一特定时间处理,，但一般不要超过,24,小时；,(,4),如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少,应该及时,的,回复,说,：“收到，我正在处理，一旦有,结果就,会及时回复，等等”,；,重要,：,及时作出回应，哪怕只是确认一下收到,。如果,你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到,回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬,了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避,免再反复交流，浪费资源。,回复,不得少于,10,个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、,“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,3,、签名字体规格,进行,针对性回复,不要,就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,如果收发双方就同一问题的交流回复超过,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。,对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越,RE,越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,4,、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,要,区分单个回复和全部回复,(1),如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；,(2),如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该,“,全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；,(3),如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的,RE,来,RE,去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。,点击,“,回复全部,”,前，请三思而后行！,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文,中指定部分收件人给出回复，或在文末添,上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、,“仅供参考，无需回复”。,主动,控制邮件的来往,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,你的邮箱是这个样子的吗？,初始状态,若干日月年后。,(1836),邮件文件夹,分类,1,、单击,“,其他,4,个文件夹,”,下拉框,-,以,163,邮箱为例,2,、单击下拉框中的,“,新建文件夹,”,3,、对话框中输入文件夹名称,九 鼎,技巧：收件箱手动清空,太好了，没有邮件需要处理,你清空的不是收件箱，是你身上的猴子,你清空的不是收件箱，是解放你的大脑,将看过的邮件存档到对应的文件夹,将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹,通讯录的,管理,-,添加联系人,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联系人,”,3,、填写相关资料，单击,“,保存,”,通讯簿的,管理,-,联系人分组,九 鼎,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联系组,”,3,、填写相关资料，单击,“,保存,”,设置姓名,-,自己的姓名,3,、填写姓名,2,、选中,“,邮箱设置,”,，单击,“,个人资料,”,1,、单击,“,设置,”,设置姓名,-,发信人的姓名,1,、单击,“,设置,”,2,、选中,“,邮箱设置,”,，单击,“,常规设置,”,3,、选中,“,优先显示通讯录中对应的姓名,”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，,只把有价值的信息提供给需要的人,。,你作为发信人写每封,Email,的时候，要想到收信人会怎样看这封,Email,，,时刻站在对方立场考虑，将心比心,。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。,经过这一系列的交流，大家对电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了。归结到底，两句话：,只,发有必要的邮件,!,让,邮件为你的工作带来价值,!,关注细节提升品质,认真收邮件,用心发邮件,从做事中品味,乐趣,，体现价值,!,关注细节提升品质,让优秀,成为,您,的,职业习惯,