组织协调的工作内容与方法epjp

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,信息系统工程监理,报告人：,王宝会,信息产业部信息化专家,组织、沟通与协调管理,议 题,1、组织协调的工作内容,2、组织协调的工作方法,3、工程各阶段的组织协调工作,4、组织协调工作应把握的一般原则,工程建设项目管理，是为满足建设项目对于特定目标要求而进行的系统的、有效的计划、组织、控制与协调活动。“协调”是建设项目管理的一项重要内容。,我国常称协调为“结合部管理”，美国管理界称之为“界面管理”，其含义是：“主动调和相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换，以确保管理的效率”。协调的内容包括人际关系、组织关系、资源供求、信息交换等方面，资源供求与信息交换协调可以统称为技术协调。,沟通与协调管理,沟通与协调管理,对项目成败影响最大的首先是三方之间的沟通和协调，更进一步说，是三方项目经理之间的沟通和协调，其中，监理方的沟通和协调能力、活动及效果最为关键。,沟通与协调管理原则,目标共同各方始终把项目成功作为共同努力实现的目标；,信息共享把相关信息及时地通知每一个相关的人员；,要点共识在直接关系到项目进展和成败的关键点上取得一致意见；,携手共进协调的结果一定是各方形成合力，解决存在的问题，推动项目前进。,1、组织协调的工作内容,（1）监理的沟通工作,项目 沟通 作用,决策和计划的基础,建立和改善人际关系条件,成功实施监理工作的手段,监督和检查的依据和手段,监理沟通的作用,1、组织协调的工作内容,（,1）监理的沟通工作,沟通计划,更新和细化方法,信息分发,渠道的结构,监理沟通计划的内容,信息收集,渠道的结构,信息分发,的格式,沟通日程表,1、组织协调的工作内容,（1）监理的沟通工作,想法,编码,信息,传递,接收,解码,理解,反馈,干扰,发送过程,传递过程,接收过程,信息沟通过程,1、组织协调的工作内容,（1）监理的沟通工作,沟通方式比较,1、组织协调的工作内容,（1）监理的沟通工作,语义上的障碍,知识经验水平的限制,知觉的选择性,心理因素的影响,组织结构的影响,沟通渠道的选择,信息量过大,监理沟通存在的障碍,沟通中的技术,建立良好关系,善于聆听,善于提出问题,善于传达观点,坦言私事,关心对方处境,寻求共同兴趣,排除杂念,看着对方,防止注意分散,运用假设问题,鼓励发言,寻求特定信息,思考合乎逻辑,与对象密切相关,1、组织协调的工作内容,（1）监理的沟通工作,改善沟通效果的措施：,1.发送者必须熟悉和了解接受者，用接受者可以接受的语言和方式来传递信息。,2.发送信息要准确，及时和适时。,3.选择最适宜的沟通媒体。,4.运用好反馈。,5.尽量减少沟通环节，缩短传递的渠道，以免信息失真。,6.接受者要积极倾听。,7.接受者要克服各种心里障碍。,1、组织协调的工作内容,（2）系统内部的协调,（1）系统内部人际关系的协调,主要指如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先应注意做好人际关系的协调工作，充分调动系统内部各个组成部分的积极性，这样才能保证工程项目顺利的实施与开发。,因为任何协调工作最终都表现为人与人之间的往来，而良好的人际关系可以使双方相互信赖，相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性反过来能更加提高监理工作的效率。和谐的人际关系是做好监理工作的基础,。,1、组织协调的工作内容,（2）系统内部的协调,（2）系统内部组织关系的协调,这里说的组织，是指工程项目中若干个项目组（即对应完成各个子系统）。而这里所说的组织关系的协调，则是指要使这些项目组都能从整个项目的质量、进度和投资控制的目标出发，并积极主动地完成本组的工作，使整个项目处于有序的良性状态。组织关系的协调，可以通过经常开一些工作例会、业务碰头会，会议后应有会议纪要以及采用信息传递卡的方式来沟通信息，这样可使局部的单位了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。通过及时有效的对组织关系的协调，可以避免资源的浪费，节省人力物力和财力。,1、组织协调的工作内容,（2）系统内部的协调,（3）系统内部需求关系的协调,系统内部需求关系的协调是指在项目实施中，对人员需求、材料需求，硬件设备和软件需求，以及能源动力需求等等进行及时的协调，达到内部需求的平衡。实现内部资源的一种合理配置。,1、组织协调的工作内容,（3）系统外部关系中的合同因素协调,系统外部的协调，是指信息系统工程建设项目整个活动过程以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素（即非合同因素）的协调。具有合同因素的协调主要是业主与承建单位（即实施、开发方）、业主与设计单位(某些项目可能存在的必要设计过程需求)、以及业主与相关产品的供货商等关系协调，他们之间的关系可能均具有合同性质。也可能是间接合同性质。,1、组织协调的工作内容,（3）系统外部关系中的合同因素协调,非合同因素协调的范围就更广，可能遇到的问题更多，作为监理的协调工作量更多、更复杂。如与社会团体机构以及各个行政部门的协调、社会团体方面的银行、信用合作社等的协调。也就是说，作为一个信息系统工程项目在建设过程中遇到方方面面的部门和事情，监理的协调作用是回避不了的，而这些方面都不是事先签好合同可以进行约束的，反而常常是事先难以预料的。因此系统外部关系中的合同因素协调和非合同因素协调都是监理工程师开展监理工作的重点环节。,2、组织协调的工作方法,（1）现场监理,现场监理与有形技术服务是相辅相成的，现场监理是监理提供的有形技术服务的一种模式，是监理服务中的主要形式。监理服务以现场监理为基础，为监理工作提供第一手的可靠资料，是监理结果和监理结论的重要依据。现场监理并不是单纯的现场旁站，必需依靠有效的监理技术和监理手段，以科学的监理方法运用到实际的现场监理过程中，为业主提供有形的监理技术服务,。,2、组织协调的工作方法,（1）现场监理,现场监理的主要方式有以下几种：,监理会议制度；,项目监理汇报等。,有形技术服务的主要方式，除以上现场监理所能提供的技术服务外，还有：,能提供的监理工具；,监理工程师的技术支持；,监理组织管理的能力支持；,为业主提供科学管理的监理文档等。,2、组织协调的工作方法,（2）监理会议,会议的一般组织原则：,（1）,会议成功的关键：,确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。,（2）确保会议成功的措施：,会前的准备措施；,会议过程把握的原则；,会议结果的落实原则,小王的怨言,会议效率不高的原因,项次,原因,具体表现,（1）,时间,会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。,（2）,地点,会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无心正常进行。,（3）,开会对象的选择,必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。,（4）,主持人的技能,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。,（5）,参会者的技能,参会者发言混乱，即不知如何表意，以不知如何引退，致使会议失败。,（6）,会议的准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 而无成效。,（7）,开会的原因、目的和结果,在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。,高效会议的八大特征,只有必要才能召开,好好筹划,拟订和分发议程表,遵守时间,一切按部就班,请出最有经验和有才能出席,作出评论和归纳,记录所有决定，建议和负责人,2、组织协调的工作方法,（3）监理例会,项目监理例会是履约各方沟通情况，交流信息，协调处理，研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。,项目监理例会参加单位及人员通常包括：总监理工程师、总监代表、有关监理工程师；承建单位项目经理、技术负责人及有关专业人员；业主单位驻现场代表等；根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。,2、组织协调的工作方法,（3）监理例会,（1）项目监理例会的主要议题：,检查和通报项目进度计划完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施；,通报项目实施质量的检查情况和技术规范实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求；,检查上次会议议定事项的落实情况，检查未完成事项及分析因；,分包单位的管理和协调问题；,项目款支付的核定及财务支付中的有关问题；,接收和审查承建单位提交相关项目文档；,监理提交相关监理文档；,解决项目变更的相关事宜；,违约、工期、费用索赔的意向及处理情况；,解决需要协调的其他有关事项。,2、组织协调的工作方法,（3）监理例会,（2）会议准备,项目监理机构应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备：,了解上次会议的落实情况和存在的问题；,准备会议资料、确定有关事项的处理原则；,与有关方面通报情况、交换意见，督促做好准备。,2、组织协调的工作方法,（3）监理例会,（3）会议纪要的记录、签认和分发,项目监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际情况使用数码相机、摄相设备、录音笔和手提电脑等设备进行辅助记录和演示。,会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有：,会议地点和时间；,会议主持人；,出席者姓名、隶属单位、职务；,会议内容和决议事项，（包括负责落实单位、负责人和时限求）；,其他事项。,会议纪要的内容应真实，简明扼要。纪要经总监理工程师签认，发放到项目有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。,2、组织协调的工作方法,（4）专题监理会议,专题会议是为解决专门问题而召开的会议，专题会议由总监理工程师或授权监理工程师主持。专题会议应认真做好会前准备，监理工程师会认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，发给项目有关方面。专题会议通常包括技术讨论会、现场（项目组织）协调会、紧急事件协调会和技术（或方案）评审会等。,对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，督促各方采取应急措施赶上进度要求，以便项目的开发能以预期的进度完成。,根据项目的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同业主对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中,。,2、组织协调的工作方法,（5）监理工作的汇报,建立项目的监理汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法，可以使工程实施处于透明的可监控状态。作为信息系统工程建设的承建单位，有责任定期或不定期向业主及监理提交的工程进展情况报告，同时提交下一阶段的工程施工计划，监理协同业主审核该工程的进度与质量，监理将向业主提交监理意见并反馈给承建单位，以此建立项目各方密切的联络，保证项目有计划、有步骤。稳妥地向前推进实施。,监理据此将定期或不定期地向业主提供监理周报、月报和书面通知回复等有关项目监理过程中对该项目进行“四控三管一协调”等方面的信息。,2、组织协调的工作方法,（5）监理工作的汇报,定期的监理周报、月报,不定期监理工作报告,监理通知与回复,日常的监理文件,2、组织协调的工作方法,（6）监理实施类文件,监理实施类文件主要包括：项目变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回归监理文件、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、总结报告等必要文件。,3、工程各阶段的组织协调工作,（1）招投标和准备阶段,在信息系统工程的招投标和准备阶段，监理主要的协调工作对象是业主，主要的协调工作是成本控制方面的投资预算，具体工作是帮助业主完成对项目的招标工作、对投标方案的论证、协助业主邀请专家评标、和业主一起参加中标单位的合同谈判、提出中标单位完成合同书及合同附件的技术要求、商务要求和对相关文件的评定、审核工作。,3、工程各阶段的组织协调工作,（1）招投标和准备阶段,信息管理工作,监理应与业主建立文档化的信息沟通机制，保持双方在项目目标、范围和业务需求方面理解的一致性，期间产生的文档应妥善管理，作为阶段性工作的依据；,监理应及时