如何做個有效率的生活家70129

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/2/8,#,個人時間管理,如何做個有效率的生活家,第,1,頁,適合對象,非常忙,瑣事一大推,可是又好像什麼重要的工作都沒做,想改變卻又不知如何改變,相同的時間產生不同的效果,第,2,頁,設定目標(老生長談),有些人工作很長，卻又一事無成,有些人工作很短，卻相當有成就,差別在於目標設定而已，要有正確的目標,第,3,頁,目標的總類,依時間有,短期目標(半年內的目標),中期目標,人生目標(五年以上的長遠目標),第,4,頁,目標金字塔,長程目標,年目標,季目標,月目標,週目標,日目標,第,5,頁,依對象區分,健康目標,家庭目標,工作目標,財務目標,人際關係目標,學習成長目標,娛樂目標,公益目標,第,6,頁,目標設定,目標必須正確,寫下目標,不時思考，檢討目標,尋求良師益友建議,要訂下目標完成的期限或時間,每個人皆知道，可是感受都不樣,第,7,頁,時間管理的目的,將時間投入與目標相關的工作上,就是時間管理的目的。,第,8,頁,有效管理時間的方法,目標建立與設定優先順序,讓你投注心力在重要工作上,增進工作效能,為組織增加更多價值,更有效的運用個人時間,不保證可以空出很多時間,第,9,頁,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4 th,緩,正確的行事優先順序,第,10,頁,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,設備故障,生產停擺,重傷害急救,員工產生肢體衝突,顧客抱怨,停電,計劃之研擬,技能之提升,公關之促進,問題之調查,健康檢查,不重要的事,有些電話,有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂的請託,有些臨時的邀約,有些交際應酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,自我干擾,個人嗜好的沈迷,第,11,頁,第,12,頁,陷阱一:時間的配置不對,Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握,危機就是轉機,規劃重於做事,最好的控制是,預防,預防勝於處理,第,13,頁,不合理的時間配置,I.,45%,處理危機,II,5%,IV,15%,II.,35%,第,14,頁,明智的時間配置,I,II,1.重要的事情著重在 Plan,Plan 著重在 Do,Do 著重在 Check,Check 著重在 Action,2.重要的事情要逐漸地交給,信任的部屬,這叫“灌能”,第,15,頁,陷阱二:拖延,除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快,不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1 st,2 nd,不重要的事,3 rd,4 th,第,16,頁,思維習慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.,養成速戰速決的習慣,將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務,完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完 80%一般,第,17,頁,陷阱三:事必親躬,韓非子.八經,下君,盡已之能,中君,盡人之力,上君,盡人之智,諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.,為何事必親躬?,因為怕部屬取代,不放心部屬,不信任部屬,要求標準過高,第,18,頁,陷阱四:有求必應,會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要,不好意思拒絕請託的原因,接納請託比拒絕請託容易,擔心觸怒請託者,想要做廣受愛戴之好人,不知如何拒絕他人之請託,每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.,第,19,頁,1.捨得,2.勇於拒絕,3.交待,1.怡情養性,2.輕鬆一下,Conclusions:時間管理架構,1.兵貴速戰速決,2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂,之上,2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,第,20,頁,如何提高工作效率,第,21,頁,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.,2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.,3.保持良好的體力;養成運動的習慣,4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好,第,22,頁,1.工作時段分配法則,早上,中午 13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,適合散心,放鬆,(Check),冷靜,溝通,(Action,Plan),Relax,人文,Thinking,1.發球:EMail,2.電話敲定事情/做事情,3.給 Leader 方向/畫架構,4.執行進行中專案,1.面對面 Follow Up,2.Go Around,3.溝通與協調,1.思考問題,2.寫計劃/Update Follow up進度(1hr),3.Update/Modify 進行中專案,1.花 1 小時寫作,第,23,頁,2.每週工作性質分配法則,禮拜一二,禮拜三四五,禮拜六日,備註,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,放鬆,溝通,(Check),冷靜,思考,(Action,Plan),1.大型專案丟球,2.組內專案丟球,3.給予組員做事方向/做事重點,4.創造議題,1.Follow Up 一二所丟的球,2.調整,Update 計劃,3.議題收尾,4.傾聽溝通,1.想想目的是什麼?意義何在?,2.有沒有辦法提昇自己的價值?,3.計劃/規劃,第,24,頁,如何管理你的EMail,葛洛夫:你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段?集中處理它.,第,25,頁,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 Email?,2.你進 Email 會不會看小品?,3.你看Email 的時間是連續的,還是片斷的?,4.你的Email 有沒有做分類?,5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?,6.你進 Email 信箱,是先看信還是先發信?,第,26,頁,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作,養成習慣,一天只有三個時段看 Email,除了急件以外,集中時段回信,第,27,頁,看Email 的時段分配,時段,信箱,回信,備註,09:10,公司,V,13:00,公司,X,16:30,公司,V,22:00,私人,V,第,28,頁,Email資料夾的分類,公務,老板的重要信,專案,私人,有空再看,第,29,頁,如何展開你的計劃,一日之計在昨天下班前,一週之計在於週日,一月之計在於月底,第,30,頁,1.捨得,2.勇於拒絕,3.交待,1.怡情養性,2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決,2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂,之上,2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,第,31,頁,P,A,D,C,不,好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,第,32,頁,80/20 法則,80%,時間,20%,時間,80%,成效,20%,成效,重要的,少數事物,瑣碎的,多數事物,第,33,頁,執行能力的強化,第,34,頁,備,忘,錄,時間管理的利器:to-do List,備,忘,錄,緊急的事情,1.老闆今天交待,2.臨時狀況,重要的事情,1.工作計劃,2.人生規劃,3.家庭,健康,財富,Schedule List,1.Meeting,2.行事曆,3.紀念日,Routine Work,1.日常工作,2.定期約會,第,35,頁,執行的技巧,靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體,由計劃階段時即被簡單勾勒出來,做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.,第,36,頁,Buffer 緩衝區,並不是每件事情都那麼的急,如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的,所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們,第,37,頁,需要知道資訊,第,38,頁,區分序列與並列任務,第,39,頁,排定任務,第,40,頁,重新協議完成最後日期,第,41,頁,訂出預留的時間,管理大師Peter Drucker建議執行者要好好運用可以自由支配的時間，所謂可以自由支配的時間就是個人可以掌控的時間（約佔25%）。,您可在可運用的時段中挪出或設定一些時間，以便處理一些零散的重要事項。,第,42,頁,報告完畢,第,43,頁,