资源描述
单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,08,Unit,Meeting Minute,会议纪要,Minutes of meetingsa common form of communication within a company,keep permanent and formal records of discussions and decisions at meetings.A minute is a summarized or condensed record of what has taken place in a meeting.It is a written record to be kept for future reference.It may record review of the past activities,new decisions and polices,and provide the decision-making process.Writing minutes is thus an essential skill within companies for a successful career.,1,Content and Format,3,Sample Reading,5,Your Try,2,4,Writing Techniques,Useful Expressions and Sentences,内容大纲,6,Exercises,7,Answer,Content and Format,What Is a Minute,会议纪要是商务活动中确认会议成果、督促各部门采取行动的主要手段。会议纪要的格式分为会议题目、会议性质、会议日期、会议时间、会议地点、出席者、缺席者、讨论事项、通过决议、结束时间和记录人签名等。会议纪要可分为非正式会议纪要和正式会议纪要。正式的会议纪要可分为四类，即叙事会议纪要,(Narrative minutes),，决议会议纪要,(Resolution minutes),，行动会议纪要（,Action minutes,）和全文会议纪要（,Verbatim minutes,）。此外，不同的企业对会议纪要也有不同的要求。会议纪要一般使用过去时，用被动语态取代第一人称，避免使用表示好坏的形容词或副词。内容要求客观、完整、清晰、明确。,会议纪要的准备,以下几种手段能帮助记录者在会议开始前做好准备：,1.,提前准备一份先前会议的纪要作为参考，熟悉公司惯用的文体格式,.,2.,如有可能，与会议的组织者进行沟通，预先了解会议议程、会上散发的资料、与会者姓名、待解决的问题等重要信息，做到心中有数。,3.,如果会议内容较为复杂、持续时间较长，应提前准备好录音器材、笔记本电脑和电池，这些工具能使会议记录作为简便。,4.,在会议开始前，就将会议的开始时间、地点等信息记录好。,Whats the structure of,a Minute,会议纪要的结构通常包含下列模块：,1.,会议信息概述：该部分对会议的基本信息：会议题目、会议性质、会议日期、会议时间、会议地点进行概述。,2.,与会者信息：该部分主要介绍参会者信息，包括出席者、列席者、迟到者、缺席者等等。,3.,会议目标：该部分对会议的主要目标进行描述。,4.,对上次会议纪要的修改：如果本次会议对上次会议的纪要做了修改，则应该提出。,5.,讨论的议题和结论：描述会议中讨论的议题，并正确记录各种结论。必须注意的是，除非特殊需要，对未形成结论的个人观点不应记录。,6.,决议：以书面形式重申会上所做出的决定。,7.,下一步的措施：将各部门和人员下一步的工作明确列出。,8.,结束时间和记录人签名。,例如：,Whats the Format of,A Minute,会议纪要的一般的格式如下图的写作模板所示：,英文会议记录的格式较为正式，通常分为会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、讨论事项、通过决议和记录人等几部分。,记录名称一般标语于文章开头部分，可以居中，也可以按时下流行的书写格式一律居左。接下来的日期，时间和地点部分往往用一两句话表述清楚。为确保准确性，以便日后引用过或查找，会议纪要的时间常常准确到年月日，甚至几时几分。会议纪要中的地点，如没有特殊要求，可以不予交代，如有必要，也要写清楚。出席人和缺席人一般另起一行。,出席人一栏中，首先注明的是会议主持人，缺席人如无需交代，也可以省去。如要注明，则可续上缺席原因等。不管是出席人还是缺席人，一般都应该给全名，必要时续上职务名称。,正文要求用词精，条理清楚，内容精要，以便于让参看记录的人一眼就能明了会议的整个流程和主要内容。如果涉及下次会议的时间，一定要清楚记录。最后还可记上会议结束的时间。署名部分一般位于正文的右下角，写上记录人的姓名，有时加上主持人的签名。,也可以参照计算机版格式一律左起顶格，但不管采用哪种方式，签名都尽可能用全称，以便日后查找。,Writing Techniques,会议纪要语气要正式；动词一般采用被动式；措辞尽量采用常用词。会议纪要是用清晰和准确的形式记录讨论和决议的方法，应该使用平实的语言。会议记录者首要的是要认识到会议纪要写作的,4C,原则,。,1.,准确（,correctness,）,:,正确反映所有的决议和行动。,2.,简明（,conciseness,）,:,会议纪要切中要点、准确的时候，更容易理解主要信息。,3.,清晰（,Clarity,）,:,理解决议或行动的目的，以便更加清晰的表达会议纪要内容。,4.,一致（,consistency,）,:,会议纪要的格式应保持一致，只有通篇修改的时候，才可以改变。,另外还要注意以下几个方面：,1.,语言用得越正式，越显出商务气,息。如：,Informal Formal,so-so satisfactory,2.,不要用缩略语，用全称：,Informal Formal,arent are not,Shes She is,She has,3.,不要用缩写，用全称：,Informal Formal,Dept.Department,Corp.Corporation,4.,不要用人称，用非人称：,不 要 用 要 用,Our idea the companys proposal,We wanted the corporation required,Your letter to us the correspondence received,5.,被动语态,使用被动语态给人感觉以中性，文件似乎由传真机所发，它能将人的注意力引向信息本身，而不是注意谁提出此建议，作出此决定等。如：,A salary cut was proposed.,Mr.*proposed a salary cut.(,这种写法会遭人注意或受到攻击，即使在会议上通过了，也是集体或多数人的意见，记录的也只是结果。,),6.,态度,措辞常常能反映人际关系。纪要中对上级、对同行、对同事以及对下级所用的语气和态度是绝然不同的。对上级用尊敬、对同事同行用礼貌、对下级用权威命令式语气。这种语气差别主要体现在动词上：,对上级 对下级,could be is,should be is,would be will,might/may be will,seems to be is,总之，会谈纪要应尽可能准确。如果对于会议内容发生争议，会谈纪要可以提供依据。应该以第三人称写作，使用过去时，不要直接引用讲话，使用中性词，使用正确的术语。会议纪要的写作顺序应确保和讨论的顺序一致，和会议日程的结构一致。会议纪要的各部分按照顺序可以标上数字，其数字应与会议日程的数字保持一致。,Sample Reading,1.Minutes of a Board Meeting,【,参考译文,】,1.,董事会,会议纪要,.,2.,Minutes of a meeting of the Marketing Department,【,参考译文,】,2.,市场部会议纪录,3.,Action Minutes,【,参考译文,】3.,行动会议纪要,4,。,Executive Committee Meeting Minutes(会议讨论了章程的修改、目标的制定以及下次会议的时间。),【,参考译文,】,4.,执行委员会的全文会,议记录,5.Minutes of a Discussion,【,参考译文,】5.,讨论会的会议记录,Useful Expressions and Sentences,Useful Expressions,1.hearing:,听证会，意见听取会,2.waive,：放弃，撤回,3.quorum:,有效的法定人数,4.proceedings:,进程，时间，事项，记录,5.snapshot:,简短描述,6.verbatim,：逐字的,7.diffuse:,分散的，罗嗦的，冗长的,8.teleconference:,远程电话会议,9.chair,：（会议的）主席，议长，会长，主席席位（职务）,10.dissent,：不同意,11.abstain,：放弃，弃权,12.seminar,：研讨会,13.sederunt,：,拉,（某某等人）出席；会议，联欢会，座谈会（,=There sat,）,14.subsume:,包含，包容,15.venue,：会议地点,16.table,：搁置（议案、提议、动议）,17.adjourn,：休会，闭会,18.board of directors,董事会,19.AGM,：股东周年大会（,Annual General Meeting,）,20.action minutes,行动性会议纪要,21.narrative minutes,叙述性会议纪要,22.resolution minutes,决议性会议纪要,23.Special Interest Group,特别利益集团,24.keep track of,记录,25.apology:,请假,26.launch:,（新产品）投放市场销售,26.launch:,（新产品）投放市场销售,27.second:,附议,28.a matter of high priority,非常需要优先考虑的事情,29.regular meeting,常务会议,30.special meeting,专门会议,31.executive meeting,行政会议,32.motion originators,动议发起人,33.mode of voting,表决方式,34.arguments in favor,赞成意见,35.arguments against,反对意见,36.convener,：会议召集人,37.be in attendance,出席,38.throw open,取消限制,39.play havoc with,扰乱，破坏,40.backup,：后背设备,41.just in case,以防万一,42.proofread,：校对,43.call the roll,点名,44.apologies were received from Peter:Peter,请假,45.put the issue to vote,将问题付诸表决,46.announce an appointment and a dismissal,发布了几项任免决定,47.affirmative vote,赞成票,48.negative vote,反对票,49.abstention:,弃权,50.call to order,宣布开始（会议、上课等）,51.unanimously,：一致地,Useful Sentences,1.A meeting was held at 2:30 p.m.today in the Union Hall to discuss problems in domestic sales.,下午两点半在工会大厅召开了一次会议，讨论国内视察那个销售中
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