公文管理培训

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,2021/9/27,公文管理培训,（,.2,）,课件内容,签报管理,常见问题解析,个人简介,公文管理,2021/9/27,2,公文,是颁布规章制度、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。,什么是公文？,公司主要规章制度：,2021/9/27,3,公文管理,通知,转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；发布规章；传达要求,下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。,报告,批复,表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况,向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。,答复请示事项,通报,决定,对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级不适当,的决定事项。,请示,向上级单位请求指示、批准。,函,不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请示批准事宜；,也适用于请下级单位协助工作。,意见,对重要问题提出见解和处理办法,会议纪要,记载和传达会议情况和议定事项，要求与会者和各相关单位共同遵守、执行。,公司常用的公文种类,下行文,上行文,平行文,2021/9/27,4,公文管理（行文规则）,行文规则：,严格控制发文数量和范围，尽可能减少行文，避免“文山”，可发、可不发的文件一律不发，可送、可不送的单位一律不送；,逐级行文，不得越级行文；,行文必须写清楚主、抄送单位。受双重领导的单位对上级请示问题，应视文件的内容写明主报、抄报单位；,“请示”一般一文一事，“报告”中不得夹带请示事项；,“,请示”、“报告”等上行文不要发送同级或下级机关。,除分公司、分公司所属部门和中心支公司外，其余下属机构不得行文。,2021/9/27,5,公文管理（行文规则）,1,2,3,4,请示类文件：,任免干部；,调整内设机构；,筹建分支机构等,需向总公司,报送的文件,报告类文件：,贯彻落实重大方针、政策的报告；,分公司重大经营情况和,重大突发事件的情况报告；,对总公司部署事宜的反馈意见报告。,决定类文件：,内部重要事项安排；,管理权限内的奖惩；,主送当地监管,机关需同时抄报,总公司的：,重要专项工作情况报告；,受处罚的情况说明及整改报告。,其它根据需要报告的工作事宜,分公司重要的,规章制度,2021/9/27,6,公文管理（发文格式）,公文字号：,组成：单位代字、公文类别号、年份、顺序号组成,分公司发文：,公司级对外发文：,xx,发,年份,xx,号,公司级对内发文：,xx,办,年份,xx,号，,xx,财,年份,xx,号等；,部门级发文：,xx,办发,年份,xx,号等,中支发文：,对外：,xx,延支发,年份,xx,号；,对内：,xx,延支办,年份,xx,号。,发文格式：,公文字头、公文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印鉴、成文日期、主题词、抄报、抄送、制发单位等。,2021/9/27,7,公文管理（发文格式）,秘密等级：,绝密、机密、秘密,紧急程度：,特急、急,公文标题：,由发文单位、事由、文种三部分组成，一般不用标点符号。,主送单位,：公文主要接收的对象，应使用全称或规范化简称、统称。,用印：,上不压正文，下压年月日中,4,7,个字。,2021/9/27,8,公文管理（发文格式）,成文日期：,以签发人签发日期为准,抄报单位：,需要了解公文内容的上级单位或相关领导，应使用规范化简称、统称。,发送单位：,公司级发文时，公司内部需要了解公文内容的单位。,抄送单位：,部门级发文时，公司内部需要了解公文内容的其他单位,公文字头、公文字号、用印、制发单位应一致,2021/9/27,9,公文管理（发文办理）,发文环节：,拟稿、核稿、会签、签发、用印、校对、,用印、封发等。,拟稿：,确实有必要发文；,拟发文字材料已经完成，并经部门内相关人员（如室主任、部门领导等）审阅，达成一致意见后，才可正式发起发文流程。,文字材料要求：,政策、方向正确，和公司、分公司各项政策、中心工作和外部监管要求不抵触；,条理清晰，层次分明，文字通顺，衔接有序，篇幅力求简短；,文种使用正确，不混淆，不乱用。,文件标题正确，正确文件标题应以文种为结尾。,2021/9/27,10,公文管理（发文办理）,核稿：,目的：把握重大政策方向；,把握行文的规范与严密性；,把握文字质量；,做好协调工作，使文件流转顺畅和高效。,几点要求：分公司、中心支公司所有发文都需经过核稿；,不允许发文材料不经核稿直接报送公司领导；,2021/9/27,11,公文管理（发文办理）,会签：,公文的内容如涉及其他部门的业务，应办理会签。,签发：,签发人员应注明具体的意见，签署名字和时间。,编号：,对领导已签发的文件进行编号，确保文件的唯一性和可识别性，建立,发文登记表,。,校对：,一般由拟稿人负责，对文件中明显的错字、误字、漏字、标点符号等错误，进行修改，校对人员不得对文件内容随意进行改动，如确实需要对内容进行改动，须请示签发的领导。,用印：,除会议纪要及各类信息载体外，公文应加盖印章才有效力。,2021/9/27,12,公文管理（收文办理）,收文环节：,签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、办复等。,拟办：,办公室主要负责人,根据收文的内容和要求，提出初步处理意见，供公司领导审核决定。,要对文件内容和各部门的职能有充分的了解，明确意见,批办：,需要办理的文件，需要明确指定承办部门或者主办部门和协办部门。,2021/9/27,13,外收文处理单,来文单位,来文日期,办公室拟办意见,领导批示,处理结果,2021/9/27,14,公文管理（收文办理）,承办：,认真研究文件内容和领导批办意见，抓紧时间落实，,注意反馈时限和相关要求，在规定时限内上报；,主办部门要承担与其他部门的沟通、协调的职责，出具最终意见。,催办：,文件管理员应主动进行催办；,对上级单位有明确时限要求的，或者长时间滞留文件的情况，进行催办。,2021/9/27,15,课件内容,常见问题解析,个人简介,公文管理,签报管理,2021/9/27,16,签报管理,签报,是指用于公司内部请示、报告、商洽具体工作时所使用的非公文类文书。,公司签报管理暂行办法（,xx,办,200558,号）,签报管理：,从签报的制发、流转、办理到归档等全过程,进行有效管理的工作。,管理原则：,谁制发、谁追踪、谁存档，,谁承办、谁协调、谁回复、谁存档。,2021/9/27,17,签报管理,注意事项：,禁止多头报送，只报送总公司相关工作的主要承办部门。,属于上行或平行类文书，应逐级请示、报告，不得越级，中心支公司不得直接向总公司行签报。,由各部门文件管理员进行传递，任何人不得自行传递并保留签报原件。,各部门文件管理员负有催办和督办的责任，做到及时跟踪、定期催办。,2021/9/27,18,签报管理,业务管理类,财务管理类,销售管理类,其他类签报,公司常用,签报种类,行政管理类,2021/9/27,19,签报流转程序,分公司总经理,分公司相关部门,中支总,部门负责人,相关人员,分公司办公室,2021/9/27,20,签报管理,签报字号：,组成：单位和部门代字、年份、顺序号组成,“吉团签,200,1,号”,和发文使用相同的代字，由各部门文件管理员统一进行编号。,签报格式：,缓急程度、秘密登记、签报字号、领导批示意见、会签意见、标题、主送单位、正文、附件、签报日期、主办单位拟稿人、签发人等。,2021/9/27,21,课件内容,常见问题解析,个人简介,公文管理,签报管理,2021/9/27,22,常见问题解析,问题,1,：未建立收发文登记表或者登记表不完整,收、发文均通过系统流转，没有必要再建立登记表；,上级单位的重要批复文件直接存档了，所以不用登记。,在系统出现问题或者紧急情况时，不可避免以纸质进行收、发文的流转；,建立完整的登记表可以避免发文编号错号、漏号等情况的发生；,建立完整的收文登记表可以提供迅速查询，并确保年度归档材料的完整性。,要求：必须建立完整的收、发文登记表,2021/9/27,23,常见问题解析,问题,2,：发文编号错误,对内发文和对外发文编号混淆；,出现缺号、重号的情况；,系统中的编号和登记表中的编号内容不一致。,要求：建立完整的发文登记表，认真编号。,2021/9/27,24,常见问题解析,问题,3,：发文管理不严,未见发文稿纸或领导签批意见即制作文件；,未对纸质流转的发文稿纸进行统一管理；,纸质发文无校对环节；,领导已签发的文件擅自取消发文。,发文归档材料缺失；,出现问题，责任不清；,对工作通知单进行统一管理，杜绝各类各类形式的工作单出现。,要求：必须按照发文管理流程处理公文。,2021/9/27,25,常见问题解析,问题,4,：公文制作质量不高,部分通过系统流转的对外发文无附件内容；,文件纸、印章、文号和发文单位不一致；,部分文件排版格式严重错误。,公文质量不高，甚至出现严重错误，影响公文的严肃性。,要求：提高公文制作的质量,2021/9/27,26,常见问题解析,问题,5,：行文不规范,上报上级单位文件同时抄送分公司总经理室或者相关部门；,上行文和下行文混淆；,给分公司总经理室行文，抄送总公司。,上行文不得同时发送下级单位。,要求：按照公司要求行文。,2021/9/27,27,常见问题解析,问题：未按照签报管理办法对签报进行编号、录入管理,签报均走系统，所以不用建立登记薄；,文件管理员无法按照公司签报管理办法进行编号和录入管理，总有漏网之鱼；,涉及法律、财务等方面的签报总公司要求以纸质签报形式流转；,年度归档材料不完整。,如何做好签报的管理,要求：应对签报进行编号，纸质签报及时录入系统。,2021/9/27,28,常见问题解析,问题：系统利用程度不高,对外发文无法通过系统分发，所以只能以纸质流转；,习惯走纸质的了,纸质材料易丢失，查询不方便；,要求：按照公司要求收、发文均通过系统流转。,2021/9/27,29,常见问题解析,问题：各级管理人员的签批意见不完整,只签名字，不签具体的意见和日期；,主办部门未明确是否需要会签、需要哪些部门会签，需报哪位领导签发，导致流转环节无法把握；,系统中相关管理人员未用,usbkey,签名；,对于需要处办收文未明确承办单位和要求。,各级管理人员应明确具体的意见，不得只签署名字。,2021/9/27,30,公文管理,Q&A,2021/9/27,31,