个人成效与时间管理培训课件juv

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,S,个人成效,VS,时间管理,S,To love life isTo love time.Time is the stuff life is made of.,目 录,上午：概念与理论,时间管理链,价值与目标从结果出发,选择-制变,优先矩阵：重要与紧迫,产品与产能,下午：实用时间管理工具,减轻大脑负担,大脑图,找出时间杀手,时间计划簿,现 状,Current Reality,Business(工作),Use one word to describe your current business environment,用一个词描述你现在的工作环境,Personal (个人),Use one word to describe your current personal life,用一个词描述你现在的个人生活,现 状,Current Reality,Consequences(后果),How does this make you feel?,你对此有何感想？,现 状,Current Reality,我就象一个被撕开的人,1,我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、应酬，每天都把自己逼到极限才回家，上床时已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心里却常常有一种奇怪的感觉：“做了这么多事情又怎么样？到底哪些事真的有用？”我不得不承认：我确实不知道。,我就象一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，家庭对我也很重要。我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾两方面的需要。到底有没有可能在工作和家庭两方面都获得面功和快乐呢？,我觉得根本没办法控制自己的生活。我试图想清楚什么对我最重要，也想制定目标，但是别人，包括太太、老板、同事不停地打断我。凡是我定下来要做的事情，十有八九到头来都得给他们要我做的事让路。,我就象一个被撕开的人,2,所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到公司的顶峰。但为什么我没有享受幸福的感觉？,我觉得生活真没意思。每做一伯事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。怎么能知道什么对我最最重要？到底我应该怎么做？怎样才能享受成功？,我好象也知道一生该做什么，也曾想过什么对自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没和无影无踪了。怎样才能把目标转化到日常生活和工作中呢？,时间是串起过去、现在及未来 无数事件的连续线,罗盘+时钟=时间管理,Compass+Clock,=Time Management,时间记录表,事情 可授权 不可授权,08：00-09：00-,09：00-10：00-,10：00-11：00-,11：00-12：00-,14：00-15：00-,15：00-16：00-,16：00-17：00-,17：00-18：00-,优先矩阵,MI,M3,M2,M4,黄 金 规 则,The Golden Rule,Begin,With,the,End,in,Mind,从结果出发,Choicenot ChangeDetermines Destiny,.,决定命运的是选择，而非机会,Proactive V.S Reactive,制变 与 应变,4DS,D-,D-,D-,D-,Do the-,Delegate the-,.,做-的事情，,把-的事情授权出去。,小组讨论：,你经常做哪一件事，你的生活、工作就会大为改观？,-,产品与产能,成就与效率,帕雷托原则,Pareto Principle,A:-%,R:-%,课堂练习,工作时间的使用,你与你的任务（一）,你是否利用某种形式的每周时间来分配今后几天的工作时间？是/否,当你想到要做的事情时，你会经常感到惊慌吗？是/否,你常常发现自己试图同时做几件事吗？是/否,当你开始进行一面任务时，心中有一个明确的目标吗？是/否,你不断挣扎在长期积压、等待完成的任务中吗？是/否,当你离开办公室一阵以后，你经常得返回去找那张待打电话的人员名单吗？,你有时间预先做计划吗？或者你常常遭受突然事件的袭击吗？是/否,你经常为了完成任务而熬夜吗？是/否,你经常把日常工作带回家完成吗？是/否,当你出外一段时间归来后，书桌上堆积了大量的文件、资历料吗？是/否,这个练习能帮你注意到你是如何安排工作时间性的。它提供了一套一般性的问题来帮助你反思你特有的情况。不要在某个问题上思考太长时间，把精神集中于明确你安排工作时间的总模式上。本项练习并不旨在得出任何一种效率分数，因此，不要把你自己看成是在受审问。,你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗？是/否,你经常回顾你的活动以便调节器整工作，减去不必要的责任吗？是/否,你知道从哪里获得工作上可能需用要的资料吗？是/否,你是否经常做些必要的记录，而不是主要依赖记忆力？是/否,你有没有能帮你回忆起事情的方法？是/否,你保存会议的记录，并将客观存它们有条理地归档吗？是/否,你对工作的先后次序清楚吗？是/否,每当侈需用要一些日常资历料，如：档案，电话号码名单和地址的时候，你能立即找到它们吗？是/否,为了不使脑子经常从一项工作转向另一项工作，你将任务分门别类吗？是/否,你有时会在半夜醒来，想趣本应白天做的事吗？是/否,你和你的任务（二）,你与你自己（一）,你经常把工作延期到“更晚时间”做吗？是/否,你开始工作时通常处于积极的精神状态吗？是/否,你结束工作时通常处于积极的精神状态吗？是/否,你对手头的工作是否 难以集中注意力？是/否,你能记起你蜍天工作的细节情况吗？是/否,你知道在一星期/一年的什么时间从事某些工作时能处于最佳状态吗？是/否,你（或者同事）认为你自己是个准时的人吗？是/否,当你客观地评价自己的工作方式 时，其中是否具有反效果的习惯和癖性？是/否,（如有，请列了）-,你工作时经常感到疲劳过度吗？是/否,你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难？是/否,工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗？是/否,你经常是一接到通知就马上投入工作吗？是/否,一旦接受了工作任务，你决心尽可能去完成吗？是/否,你常把等待着你考虑的事情记在碎纸上吗？是/否,有时会发现一些记录、姓名或数字，但却记不得它们是怎么回事。是/否,是否有时试图回忆某个你刚刚获得的“了不起”的想法，但你却已把它,忘得出一干二净？是/否,你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗？是/否,在办公室或家里的空闲时候，你放松自己还是经常又想到工作上去呢？是/否,你很慢才能作出决定吗？是/否,你为自己总是这么忙而感到骄傲吗？是/否,事实上许多事都是遵循报酬递减规律的，你仍然把时间花在细节上吗？是/否,你能认光天化日任务和信息的原则基础，而不在细节中不知所措吗？是/否,你是否经常意识到短暂的休息会提高你的工作效率，并已如此执行呢？是/否,你是否经常“忘记”在恰当的时候首手进行那些令人不悦的任务？是/否,你经常感到自己必须下决心去收拾办公室、整理办公桌，或者要更有效地,管理时间吗？是/否,你与你自己（二）,你与他人（一）,必要时你能把任务委托给你的同事吗？是/否,一旦你已得到你所需用在的信息时，你是否有办法礼貌地结束会见和谈话？,是/否,你能否帮助别人有谈话时紧扣要点吗？是/否,你经常把时间浪费在猜测别人的动机上吗？是/否,你与那些难以应付的同事或者顾客发生冲突之后，经常把时间浪费在,烦恼、发怒上吗？是/否,必要时你能说声“不”，并且坚持这样做吗？是/否,当你向他人作简要指示时，他们经常需用要回来寻求清或补充信息吗？是/否,当你向他人作简要指示时，你经常需用要寻求澄清或补充信息吗？是/否,经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗？是/否,你经常与侈的同事就利益冲突而争斗吗？是/否,你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗？是/否,你有恰当的交际渠道把信息传给他人吗,（这们他就不会经常来向你询问信息了）？是/否,你在合适的时候向他人通报你的计划吗？是/否,你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗？是/否,你知道必要时向谁获取信息和指导吗？是/否,你与他人（二）,对生产率的挑战,Productivity Challenges,Shifting priorities/crisis management优先顺序不明确/危机管理,Telephone interruptions 电话打扰,Lack of priorities/objectives 缺乏优先/目标,Attempting too much贪多嚼不烂,Drop-in visitors不速之客,Ineffective delegation无效授权,Cluttered desk/losing things桌面杂乱无章/找不到东西,Lack of self-discipline/procrastination缺乏自律/拖延,Inability to say“No”不会说“不”,Meetings会议,A/B,BUUSINESS工作,开始,PERSONAL个人生活,MONTHLY PLAN月度计划,MONTH,YEAR,年 月,优先管理的核心,1 Make a list of things to do today,把每天要做的事情列一份清单,2 Set priority and work on the most important,确定优先次序，从最重要的开始做,3 Do it every day!,每天这么做！,每日计划：,Plan the next d-b-you I-the office,在你-办公室-前，计划-天的工作。,TO-DO LIST 待处理事项,DELEGATION TO,授权,A/B,TO-DO事项,TIME REQUIRED,需时,REF,参考,姓名,授权跟进,反馈时间,参考,日期：,Clear the Desk,清理桌面,1 Create 3 files,建三个文件档案,2 Organize all items according to the 4Ds,根据4D原则整理好所有东西,3 Work through“Do”pile,把“立即做”档案里的工作一件件处理完,Time Activate,给活动定下时间,Use Holding Files,使用活页文件,4 Clear the desk each day.,每日清理桌面,Communication Records 沟通记录,Name名：,Subj.主题：,Company公司：,File文档存放,Position职位：,Delegate To授权,Tel电话：,Clrculate相关人员,Fax传真：,Address通讯地址：,Date日期,Notes内容,Fellow Up跟进,目标是具有兑现日期的梦想。,阅读下面一则故事，它带给你哪能些启示：,1952年7月4日清晨，加利福尼亚海岸笼罩在雾中。在海岸以西21英里的卡塔林纳岛上，一个34岁的女人涉水下到太平洋中，开始向加州海岸游去。要是成功了，她就是第一位游过这个海峡的妇女。这名妇女叫弗罗伦丝查德威克。在此之前，她是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个妇女。,那天早晨，海水冻得她身体发麻，雾很大，她连护送她的船都几乎看不到。时间一个钟头一个钟头过去，千千万万人在电视看首。有几次鲨鱼靠近了她，被人开枪吓跑。她仍然在游。在以往这类渡海游泳中她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。,15个钟头之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她离海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。,几十分钟之后从她出发算起是15个钟头零55分钟人们把她拉上船。又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击。她不假思索地对记者说：“说实在的，我不是为自己找借口。如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。”,人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后