第4章月末处理

福建财会管理干部学院,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第四章 月末处理,学习目的及要求：,掌握银行对帐的作用及处理流程,掌握总账系统内部自动转账的作用及操作方法,理解试算平衡与对帐的作用、依据和操作方法,月末处理工作内容：,期末会计业务是指会计人员在每个会计期末都要完成的一些特定工作。,主要有：期末转账业务、试算平衡、对帐、结账、期末报表等。,期末业务的特点：,1,、业务每期都要发生且多发生于期末。,2,、业务核算或工作流程具有较强的规律性。,一、银行对账,是指银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对，银行对账的目的就是要核对出未达账项，找出未达账项的根源，防止有意无意的错误。对于长期未对上账的未达账项，更应引起警惕。银行对账是货币资金管理的主要内容。在计算机 总账系统中，银行对账的科目是在科目设置时定义为,“,银行账,”,辅助账类的科目。,银行对帐工作流程：,1,、输入期初未达帐项,2,、录入银行对帐单,3,、对帐处理,4,、输出余额调节表,5,、长期未达账审计,银行存款日记账,银行对帐单,录入,自动对帐,手工对帐,未达帐项,存款余额,调节表,在正式使用计算机账务处理系统的银行对账功能之前，为确保银行对账的准确性和连续性，应首先将手工系统向计算机系统转换前的期初未达账项输入系统，在开始使用银行对账之后不再使用。,(,一,),期初未达账项,银行对账启用日期为,1999,年,12,月,01,日，工行人民币户企业日记账调整前余额为,810345.70,元，银行对账单调整余额为,750345.70,元，未达账项一笔，系银行已付企业未付款,60000,元。,演示材料：,1,、用鼠标单击系统主菜单中,【,银行对账,】,下的,【,银行对账期初,】,。,2,、输入银行科目后按,确定,按钮，屏幕显示银行期初录入窗。,3,、在启用日期处录入该银行账户的启用日期。,4,、录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。,5,、录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与单位日记账的调整后余额。,1,、,【,操作步骤,】,2,、操作过程应注意：,1,、录入的银行对账单、单位日记账的期初未达项的发生日期不能大于等于此银行科目的启用日期。,2,、在录入完单位日记账、银行对账单期初未达项后，不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。例如：录入了,4,月,1,日、,5,日、,8,日的几笔期初未达项后，将启用日期由,4,月,10,日调整为,4,月,6,日，那么，,4,月,8,日的那笔未达项将不能在期初及银行对账中见到。,2,、操作过程应注意：,3,、银行对账单余额方向为借方时，借方发生表示银行存款增加，贷方发生表示银行存款减少；反之，借方发生表示银行存款减少，贷方发生表示银行存款增加。系统默认银行对账单余额方向为借方，按,方向,按钮可调整银行对账单余额方向。已进行过银行对账勾对的银行科目不能调整银行对账单余额方向。,4,、在执行对账功能之前，应将,【,银行期初,】,中的,【,调整后余额,】,调平（即单位日记账的调整后余额,=,银行对账单的调整后余额），否则，在对账后编制,银行存款余额调节表,时，会造成银行存款与单位银行账的账面余额不平。,银行对账单用于平时录入银行对账单。录入银行对账单要求先进行指定账户（银行科目），然后即可录入该账户下的银行对账单。,在银行对账单输入的结算方式同制单时所使用的结算方式可相同也可不同，但在此输入的票号应同制单时输的票号位长相同。,（二）银行对帐单,演示材,料,日期,结算方式,票号,借方金额,贷方金额,余额,1999.11.30,202,ZZ196,￥,.00,￥,60000.00,￥,750345.70,1999.12.03,8,￥,.00,￥,125621.70,￥,624724.00,1999.12.06,202,￥,50000.00,￥,.00,￥,674724.00,1999.12.06,202,ZZ197,￥,.00,￥,4800.00,￥,669924.00,1999.12.08,5,￥,.00,￥,6200.00,￥,663724.00,1999.12.10,202,ZZ198,￥,.00,￥,3000.00,￥,660724.00,1999.12.10,202,￥,50000.00,￥,.00,￥,710724.00,1999.12.14,201,XJ2001,￥,.00,￥,10000.00,￥,700724.00,1999.12.16,202,￥,100000.00,￥,.00,￥,800724.00,1999.12.17,401,￥,.00,￥,35000.00,￥,765724.00,1999.12.25,6,￥,.00,￥,35100.00,￥,730624.00,银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。,操作步骤：,1,、用鼠标单击,【,出纳,】,菜单下,【,银行对账,】,下的,【,银行对账,】,，选择要进行对账银行科目。若选择,“,显示已达账,”,选项则显示已两清勾对的单位日记账和银行对账单。,2,、按,确认,按钮，屏幕显示对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。,3,、用鼠标单击,对账,按钮，进行自动银行对账。如果已进行过自动对账，可直接进行手工调整。,4,、用鼠标单击,检查,按钮检查对账是否有错，如果有错误，应进行调整。,（三）对帐处理,1.,自动对账,自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，使用者必须保证对账数据的规范合理，比如：银行存款日记账和银行对账单的票号要统一位长，如果对账双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。,手工对账是对自动对账的补充，用户使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，,对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双击,“,两清,”,栏，可直接进行手工调整。,2.,手工对账,对银行账进行两清勾对后，便可调用,输出余额调节表,查询打印,银行存款余额调节表,，以检查对账是否正确。,执行,“,出纳,”,“,银行对账,”,“,余额调节表,”,命令，显示该银行账户的银行存款余额调节表。,(,四,),输出余额调节表,如果余额调节表显示账面余额不平，可查看以下几处：,银行期初录入,中的,调整后余额,是否平衡？如不平衡请查看“调整前余额”、“日记账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确？,银行对账单录入是否正确？,银行对账,中勾对是否正确、对账是否平衡？,（五）长期未达账审计,长期未达账审计用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失。,【,操作步骤,】,1,、用鼠标选主菜单中,【,银行对账,】,下的,【,长期未达账审计,】,，进入本功能后，屏幕显示查询条件窗。,2,、在此录入查询的截止日期，及至截止日期未达天数超过天数。审计条件录入完成后，用鼠标单击,确定,按钮，屏幕显示查询结果。用户可以通过单击,“,银行对账单,”,和,“,单位日记账,”,页签，切换显示不同查询内容。,复习：出纳工作内容,出纳签字,银行存款日记账,现金日记账,资金日报表,银行对帐,长期未达帐项审计,支票登记簿,二、总账系统内部自动转账,总账系统内部自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念。自动转账模块包括：定义自动转账分录、生成转账凭证机制凭证、获取外部数据等功能。,1.,期末转账业务大多都在各个会计期的期末进行。,2.,期末转账业务凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。,3.,期末转账业务的数据大多来源于账簿。,4.,有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据。,(,一,),总账系统内部自动转账的特点,（二）自动转账模块包括：,（,1,）定义自动转账分录：,系统提供录入自动转账分录的功能，定义自动转账凭证中的所有凭证要素值（如：摘要、借贷方科目、金额来源公式等），并存入自动转账分录文件中。其实质是定义凭证模版。,（,2,）生成自动转账分录：,是计算机根据自动转账分录文件中的自动转账分录，按定义的公式从历史凭证文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，制单生成一张记账凭证机制凭证。并保存在临时凭证文件中。,（,3,）获取外部数据：,是从账务处理子系统以外的其他子系统中获取数据，实现子系统间的自动转账。,(,三,),自动转账工作过程,定义自动转账分录：系统提供录入自动转账分录的功能，定义自动转账凭证中的所有凭证要素值（如：摘要、借贷方科目、金额来源公式等），并存入自动转账分录文件中。其实质是定义凭证模版。,自动转账可分为：自定义结转、对应结转、期间损益结转、期间成本结转、汇兑损益结转、售价成本结转等。,1.,设置自动转账分录,设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设计金额的计算公式是自动转账的关键。,在电算化方式下的自动转账主要包括：自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转等。,(1),自定义转账,由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、税金的计算及期间损益转账凭证的设置等。,1,）自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：,1),“,费用分配,”,的结转。如：工资分配等,2),“,费用分摊,”,的结转。如：制造费用等。,3),“,税金计算,”,的结转。如：增值税等。,4),“,提取各项费用,”,的结转。如：提取福利费等。,5),“,部门核算,”,的结转。,6),“,项目核算,”,的结转。,7),“,个人核算,”,的结转,8),“,客户核算,”,的结转,9),“,供应商核算,”,的结转,2,）函数,QM()/WQM()/SQM(),取某科目的期末余额,QC()/WQC()/SQM(),取某科目的期初余额,JE()/WJE()/SJE(),取某科目的年,/,月净发生额,FS()/WFS()/SFS(),取某科目结转月份的借,/,贷方发生额,LFS()/WLFS()/SLFS(),取某科目截止到结转月份的累计借,/,贷方发生额,JG()/WJG()/SJG(),取对方某个科目或所有对方科目的数据之和,CE()/WCE()/SCE(),取凭证的借贷方差额数,3,）函数公式的使用,取数函数格式：函数名,(,科目编码，会计期间，方向，辅助项,1,，辅助项,2),科目编码,:,用于确定取哪个科目的数据，科目编码必须是总账系统中已定义的会计科目编码。如果转账凭证明细科目栏的科目与公式中的科目编码相同，则公式中的科目编码可省去不写。,会计期间：,可输为“年”或“月”或输入,1,、,2.12,。如果输入“年”则按当前会计年度取数，如果输入“月”则按结转月份取数，会计期可以为空，为空时默认为“月”。当输入,112,的数字时，代表从,112,的会计期，而不是自然月。,例如,QM(50201,，月,),表示取,50201,科目结转月份的月末本币余额。,FS(50201,，年，借,),表示取,50201,科目的借方当前年度全年本币发生额合计。,QM(50201,，,3),表示取,50