excle技巧应用(办公软件)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2012-5-18,#,EXCEL,目录,一、认识,excel,二、必须掌握的重要函数,三、函数扩展,数组函数,四、培养良好的表格处理习惯,五、小技巧,结束语,外篇一：,PPT,排版技巧,外篇二：,MS Visio,的用处,一、认识,Excel,1.1,Excel,是什么？,A,、处理数据的,B,、做表格的,C,、表格,/,数据处理软件,D,、分析工具,图表分析，定价模型，利润结构等等,一、认识,Excel,1.2,Excel,表格类型以及注意要点,1,、基础数据表,要点,:,规范，简洁，完整，格式统一固化,2,、处理分析表,3,、动态分析表,4,、图表分析表,一、认识,Excel,1.3,Excel,界面的基本介绍,1,、功能区,/,选项卡,/,组,/,命令,2,、快速访问工具栏,如何设置常用的工具,3,、微型工具栏及快捷菜单,一、认识,Excel,1.3,Excel,界面的基本介绍,4,、编辑栏,5,、状态栏,6,、单元格名称,7,、自动填充柄,8,、工作表区,/,标签,二、必须掌握的重要函数,2.1,基本函数,1,、,Vlookup,（，）,/Hlookup,（，）,2,、,sum,（），,count,（），,counta,（），,countblank,（）,3,、,abs,（）,4,、,date,（，），,year,（），,month,（），,day,（），,days360,（）,5,、,now,（），,today,（）,6,、,left,（），,right,（），,mid,（），,len,（），,lenb,（）,二、必须掌握的重要函数,2.2,重要函数,1,、,sumif,（），,sumifs,（），,countif,（），,countifs,2,、,max,（），,min,（），,small,（,array,，,k,）,3,、,and,（），,or,（），,iserror,（,),，,true,，,false,，,not,（）,4,、,Find,（,”,，,）,5,、,if,（）,6,、,mod,（）求余数，,round,（）取小位小数（,1/3,），,int,（）,取整数,二、必须掌握的重要函数,2.3,提升函数,1,、,offset,（）,2,、,row,（），,rows,（）,3,、,column,（），,columns,（）,4,、,Edate,（）,5,、,Indirect,（），,match,（），,index,（）,6,、,sumproduct,（）,三、函数扩展,数组函数,3.1,认识数组函数,数组,就是单元的集合或是一组处理的值集合。可以写一个数组公式，即输入一 个单个的公式，它执行多个输入的操作并产生多个,结果。,数组函数其实就是同时对一组或几组数同时处理，然后得到需要的,答案,数组公式的输入,方法,将,公式输入后，不要直接按回车键,(Enter),，而是要同时按,Ctrl+Shift+Enter,，这时系统自动添加“,”,。,如果,输入完公式不小心按回车键，可以用鼠标再点一下编辑栏中的公式，再按,Ctrl+Shift+Enter,键即可,运用,数组公式的最重要的原理是数与数之间一一对应。,三、函数扩展,数组函数,3.2,数组函数的运用,1,、,最,简单的数组运用,选择区域，输入内容，,Ctrl+Shift+Enter,全部填写,2,、数据公式运用,3,、数组函数嵌套使用,例如,：,=,SUM(IF(G3:G8=A,产品,H3:H8*I3:I8,0,),四、培养良好的表格处理习惯,4.1,习惯,一：可以,用,excel,表做的就尽量不用,word,做,WORD,编制的表格设计和格式调整没有,EXCLE,简易,美观,WORD,编制表格步骤复杂,WORD,建表路径,：,表格,插入表格选择所需行数列数,EXCLE,建表路径,：,直接,编辑，整理格式后粘贴至,WORD,四、培养良好的表格处理习惯,4.2,习惯二：,工作表,标签命名应简单,易懂,，统一规范,1,、杜绝,“新建,Microsoft Excel,工作表”“,Book1”,等,2,、同一表单数据，避免因不同月份、不同,Excel,文件、不同人员而命名不一样,工作,表的命名清晰,明了，统一规范，可以,提高效率，快速找到所要的,信息,四、培养良好的表格处理习惯,4.3,习惯三：为重要的文件建立副本,意义：,从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作,建立方式：,Ctrl+,鼠标左键拖拽工作表标签,右键工作表标签，移动或复制,四、培养良好的表格处理习惯,4.4,习惯四：标题等单元格，不要轻易使用“合并单元格”,优势：,整体美观，易辨认,缺点：,不,便于筛选等,操作,无法,进行,vlookup,等公式,替代方案：,使用“跨列居中”,四、培养良好的表格处理习惯,4.5,习惯五：,格式设计标准化,字体大小：,字体大小建议使用,10,磅,字体格式：,汉字用宋体，字母,/,数字用,Arial,对齐方式：,垂直方向居中，水平方向，文字居左，数值居右,组织,子库存,货位,物料,物料说明,版本,单位,现有量,530,G100,待处,5.00703E+11,横梁,Ea,25,530,G100,待处,5.00705E+11,接线盒螺钉孔垫板,Ea,4,530,G100,待处,5.00708E+11,后上梁,Ea,83,530,G100,待处,5.00713E+11,右支架,Ea,130,530,G100,待处,5.00713E+11,左支架,Ea,130,530,G100,待处,5.00718E+11,底蒸发器固定块,Ea,34,530,G100,待处,5.00719E+11,胆口加强槽,Ea,4,530,G100,待处,5.00723E+11,感温头盖板固定片,Ea,592,四、培养良好的表格处理习惯,4.6,习惯六：版面细节,1,、冻结,窗,格,能看到表头，便于预览，分首行冻结、首列冻结、冻结拆分窗口,2,、使用超级链接,快速到达目的地（例会计报表）,3,、是否有五颜六色的单元格,4,、是否都有边框,5,、是否有隐藏单元格,6,、单元格宽度是否超过屏幕,四、培养良好的表格处理习惯,4.7,习惯七：数据处理思维习惯,1,、使用“,&,”构造新的唯一,项（,primary key,），将复杂的公式,拆分,2,、使用“,$,”，理解绝对引用及相对引用,，将复杂的填充给,简化,3,、习惯去使用公式，而不是机械鼠标操作,4,、,使用公式的嵌套,而不是只能单独的使用公式,5,.,学会观察,Excel,表，而不是毫无思考的拿到就做,6.,学会整理标准化的,excel,表而不是随意,做,五,、小技巧,5.1,快捷键,简易操作,功能,Ctrl+Pageup/Pagedown,1,个,Excle,文件内不同工作表的切换,Ctrl+Table,不同,Excle,表的切换,Ctrl+F4,关闭当前,Excle,Shift+F11,插入新的工作表,Ctrl+A,选择表内所有数据,Ctrl+D,向下填充区域,Ctrl+R,向右填充区域,Alt+”,显示记忆式键入列表,F2,编辑单元格内数据,Ctrl+”-”,删除,Ctrl+shift+”+”,插入,Ctrl+”S”,保存操作,Ctrl+”Z”,取消操作,Ctrl+”,到达连续数据的最上端,Ctrl+”,到达连续数据的最下端,Ctrl+”,到达连续数据的最左端,Ctrl+”,到达连续数据的最右端,Ctrl+Shift+”,选择区域数据,双击鼠标,+,顺序序列,五,、小技巧,5.2,快捷工具,1,、分类汇总,如果只要分类汇总结果呢？,2,、数据透视表,将二维数据转换为一维数据,(,数据逆透视，即：多重合并计算数据区域,3,、条件格式,4,、分列工具,五,、小技巧,5.2,快捷工具,5,、照相机,6,、利用定位工具（,ctrl+G/F5,）,五,、小技巧,5.3,其他技巧,1,、想瘦身,删除表格中的对象：表格中有过多或者过大的对象,删除不必要的单元格格式，或者大量的单元格设置了数据的有效性,包含了大量的复杂公式：可用名称代替,共享工作簿引起的体积虚增：取消工作簿共享并保存，再开启共享,2,、长公式的编写和测试,写较长的公式要适当换行，当公式运行不正确时，用,F9,分步计算检测参数的正确性；,3,、,SUM,的多表格求和,SUM(,表,A:,表,B!C5:C10),4,、打开文件老是提示更新链接，链接在那儿呢？,能不能删除表格的所有链接,？,五,、小技巧,5.3,其他技巧,5,、能不能自己做快捷键,比如：删除表格的快捷键,6,、移动或者交换行列,SHIFT+,鼠标左键 拖动,7,、,其他,启动时不加载启动任务窗格：选项,视图,启动任务窗格。,“取消单元格内直接编辑”有干什么用,？,结束语,MS Excel,本身是一个微型数据库管理工具，当数据超过,1000,行或者更多时，更多的数据量不应该过多增加我们的处理时间，试想：汇总,1000,行和,10000,行汇增加很多的时间吗？,如果你的一个数据表处理超过了二十分钟，或许需要改进。,外篇一：,PPT,排版技巧,要注意的几个规则,1,、颜色统一：最多使用,3,种颜色,2,、,F,视野理论：每页最多,7,个重点，在,3-5,个最佳，主要观点放在左上方,3,、整体格式统一：如边框，标题字体、颜色、位置，正文字体，颜色,4,、标题区分：标题字体大小要比正文字体大两到三级,5,、少用斜体，下划线，黑体。可用加重，红色字体强调,6,、规划好目录页，跳转页,7,、正文字体颜色不能太大，也不能太小，在,14-18,之间为佳,8,、能用表格就不要用文字，能用图表就不要用表格,9,、图片的合适运用能活跃,PPT,风格，但主要所选图片颜色，格调要与整体一致,10,、,PPT,文字字体一般使用宋体或微软雅黑，放映效果较佳,外篇二：,MS Visio,用处,Visio,是一个绘图工具，我们常用它来绘制流程图,Word,绘图的,缺点,框框,大小受文字限制不便调整、连接线无法在同一水平面、不能体现跨职能的分工区别、版面不规整,Visio,的,优点,多种,模板可选、连接线和图形形状标准化、流程跨部门和跨阶段可清晰划分、图形易于调整整洁美观、可在,Word,中直接编辑等等,