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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,忙要忙的有意义,主讲,陈馨贤,2024/10/1,1,请闭目,60,秒,思考,这个问题,如果您的,余,生只剩下,3,天,您,会,做,哪,3,件事情,?,2024/10/1,2,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。,1.,你通常工作很长时间吗？,2.你通常把工作带回家吗？,3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7.你时常在做重要工作时被打断吗？,2024/10/1,3,8.你在办公室用餐吗？,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？,11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？,16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,2024/10/1,4,总结你的时间掌控,2024/10/1,5,因为我不知道,究竟什么对我最重要，,所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要,所以我不得不每件事都做。,有些人看到我每件事都做，,所以，他们期望我什么都做。,每件事都做让我非常忙碌，,所以我没有时间去考虑，,究竟什么对我最重要。,忙 人 的 告 白,2024/10/1,6,时间,管理不是,什么?,时间,本身不是,问题.,因,为,每,个,人每天所,拥,有的,时间,都是一般地多,；,所以,时间,管理的,问题,本身不在,于,时间,而是在,于,自己如何,善用及分配,你自己的,时间。,2024/10/1,7,时间,管理是,什么?,时间,管理就是自我管理,；,自我管理即是,改,变习惯,以,使,自己更富,绩,效,更富效能,；,把事情很快地做完,叫做,效率,把事情很快又很,对,地做完,叫做,效能,时间,管理就是,事前的,规划,或,长,期的,计划,。,2024/10/1,8,时间,管理,的误区,工作缺乏计划；,组织工作不当,；,时间控制不够；,整理整顿不足；,进取意识不强；,忙了就好,；,时间管理能有多大用；,身不由己,；,江山易改、习惯难移。,2024/10/1,9,人, 为,何安,于现状?,为,何你我都不,满,意,现状,但,又想,安,于现状？,1.无奈；,2.,不,确,定改,变,之,后会,更好,；,3.,因,为现状,是你我最熟悉的,。,当,你,开,始不,满于现状时,表示,会,有新的事物,发,生在你的身上,但,是要用,对,“新的思考方式”,2024/10/1,10,12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）,思维游戏,2024/10/1,11,条件：准备一把60格长的软尺，表明你2080岁的时间，每一格是一年。,1,.6080岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间；,2,.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；,3,.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均2.5小时，40年用掉4年，剩下23年；,剪时间,2024/10/1,12,4,.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年；,5,.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年；,6,.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；,剪时间游戏,2024/10/1,13,7,.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年；,8,.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年；,9,.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6年。,2024/10/1,14,结论：,人的一生可能只有6年,用于工作，合计52560小时。,2024/10/1,15,时间价值分析,2024/10/1,16,时间价值分析,2024/10/1,17,时间清单分析,9:30-10:00,9:00-9:30,8:30-9:00,原因,浪费超时,实际用时,计划用时,活动事项,时间,2024/10/1,18,工作清单分析,原因,无计划时间,延误浪费,实际时间,计划时间,工作事项,2024/10/1,19,工作紧急性分析,不紧急,不很紧急,紧急,非常紧急,工作事项,2024/10/1,20,工作重要性分析,不重要,不很重要,重要,非常重要,工作事项,2024/10/1,21,高效益活动分析,高效益活动,排序,所需时间,排序,必要程度排序,目标（职务）贡献排序,活动,2024/10/1,22,授权分析,必须授权,没有授权的原因,应该授权,可以授权,不应授权,工作事项,2024/10/1,23,会见分析,经常要见但并不是每日必见的人,不定时间但是必须经常会见的人,会见不经常往来的人,不速之客,延误时间,每日必须会见的人,原因分析,实际会见时间,计划会见时间,会见人,会见分类,2024/10/1,24,会议分析,原因分析,会议必要性评估,实际用时,计划用时,会议名目,日期,2024/10/1,25,公出分析,实际用时,原因分析,计划用时,公出必要性评估,事由,日期,2024/10/1,26,时间大盗,14.缺乏个人管理。,7.工作搁置；,13.不会说“不”；,6.职责不明确；,12.拖延；,5.无效沟通；,11.想干得事太多；,4.无效授权或不授权；,10.经常救火；,3.条理不清；,9.没有计划；,2.无效会议；,8.不速之客；,1.电话干扰；,2024/10/1,27,时间管理的演进,个人管理以生活重心为导向！,第四代时间管理,行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。,第三代时间管理,强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划,第二代时间管理,着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力,第一代时间管理,2024/10/1,28,时间平衡模型图,时间,平衡,家人,朋友,别人的承认和赞许,事业,福利,财富,身体健康，合理饮食,适当休息，休闲娱乐,信仰，爱情,哲学思考,实现自我价值,追问未来,工作,人际,关系,健康,慎思,2024/10/1,29,一 目标法则,什么叫目标设定？,目标即为个体所追求的,东西,。设定目标意味着自觉地遵循某一,方针,、朝着某一方向行动。,不愿为自己设定目标的原因,1.,恐惧,。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；,2.,无此意愿,。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；,3.,误将行动当成就,。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。,2024/10/1,30,2024/10/1,31,目标法则,目标刺激我们奋勇向上,制定目标的SMART原则,具体的,（Specific）,可衡量的,（Measurable）,可达到的,（Attainable）,相关的,（Relevant）,基于时间的,（Time-based）,2024/10/1,32,目标法则,哈佛大学的研究,终未状态(25年后),初始状态(25年前),数量比例,生活在社会的最底层，生活过得极不如意。,没有目标,27%,生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。,目标模糊,60%,生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。,有清晰但比较短期的目标,10%,几乎都成为社会各界顶尖成功人士。,有清晰且长远的目标,3%,2024/10/1,33,目标法则,分解目标的方法（剥洋葱法）,终极目标,（人生的真谛）,总体目标,（人生核心轴）,长期目标,（5-10年）,中期目标,（2-3年）,短期目标,（0.5-1年）,近期目标,（月、周、日等）,2024/10/1,34,目标法则,个人目标的组成部分,个人目标,1.个人悼词,2.生活状况,3.未来5年,的梦想,4.愿望：旅行、,丰富的阅历和回忆,4a.个人愿望,一览表,4b.个人收获,展望,5.榜样,6.理想设计,7.生命计划,2024/10/1,35,目标倒,金字塔,人生,目标,年,目标,季,目标,月,目标,周,目标,日,目标,2024/10/1,36,P,A,D,C,不,好,好,耗用,时间,花,时间,在,计划,上才是最,节,省,时间,的作法,耗用,时间,2024/10/1,37,日计划的步骤,5.事后的检查,4.,决定优先顺序,3.预留机动时间给意外的工作,2.,估计工作需要的时间,1.列出工作任务,日计划的五个步骤,2024/10/1,38,日计划避免的倾向,第二种倾向：备忘录法,第一种倾向：流水帐法,2024/10/1,39,二 帕累托,法,则,花最少的力,气, 获,得最多的效益,你所完成的工作,里,80%,的成果,来,自,于,20%,的,时间,也就是,说80%,的努力是,与,成果,关系不大。,2024/10/1,40,帕累托,法,则示意图,80%,时间,20%,时间,80%,成效,20%,成效,重要的,少,数,事物,琐碎,的,多,数,事物,2024/10/1,41,三 ABC法则,不太重要、不重要,数量占,65%,价值占,15%,授权、删除,重要性一般,数量占,20%,价值占,20%,策略性规划，规定期限,极其重要,数量占,15%,价值占,65%,自己干，不授权,C级任务,B级任务,A级任务,2024/10/1,42,四 “要事第一”法则,?,?,?,?,A,B,C,D,2024/10/1,43,XIASH,时间管理矩阵图,紧 急 不 紧 急,重,要,不,重,要,I,I,I,I,I,I,I,V,* 危机,* 急迫的问题,* 有期限压力的计划,* 防患未然,* 改进产能,* 建立人际关系,* 发掘新机会,* 规划、目标管理,* 不速之客,* 某些电话,* 某些信件与报告,* 某些会议,* 必要而不重要的问题,* 繁琐的工作,* 某些信件,* 某些电话,* 浪费时间之事,* 有趣的活动,2024/10/1,44,正,确,的行事,顺,序,2024/10/1,45,不合理的,时间,配置,2024/10/1,46,明智的,时间,配置,1.,重要的事情,着,重在,Plan,Plan着,重在,Do,Do着,重在,Check,Check着,重在,Action,2.,重要的事情要逐,渐,地交給,信任的部,属,这,叫,“授权”,2024/10/1,47,明智的,时间,配置,重,要,不,重,要,紧 急,不紧急,I,II,III,IV,一般：25-30%,理想：20-25%,一般：15%,理想：65-80%,一般：50-60%,理想：15%,一般：2-3%,理想：1%,2024/10/1,48,时间管理,效率篇,2024/10/1,49,制定规则、遵守纪律,1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于,何时,截止。,2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个,何时,完成的目标。,3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要,提前,和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,2024/10/1,50,养成良好的工作习惯,这,件事令人感到,为难,但是它非做不可,因此我,将,立即做完它,以便,尽,早忘掉它,；,养,成,速,战,速,决,的,习惯；,将,事情切成好,几块,小,块任务,快速地完成每一,块,的,任务；,完成最,关键,的部份, 让,事情看起,来,像做完,80%,一般,。,2024/10/1,51,缩短会议时间的规则,10.,限定,发言时间，不得超时,9.不打断他人的发言,8.讨论而不争论,7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任,6.准时开会和结束会议,5.超过,1小时,会议要有书面通知、日程安排表和相关资料,4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间,3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众,接听手机,，外出办事,2.守时。无论何时必须准时参加会议,1.事先将会议的通知（,目的、内容、时间,）发给与会者,2024/10/1,52,缩短会见时间办法,一、约定,时间,；,二、约定,时限,；,三、事先界定目标；,四、设定“窗口”时间。,2024/10/1,53,提高,Email,的,处,理效率,一,进,信箱第一,个动,作就是把所有信件的主,题浏览,一遍,然,后,做,分,类,的,动,作,；,养,成,习惯,一天只有三,个时,段看,Email；,除了急件以外,集中,时,段回信,。,2024/10/1,54,电话沟通省时法,事先的约定与,准备,；,保持简短而明确的开场白；,控制通话时间、保持通话主题；,过滤,电话。,2024/10/1,55,分身术授权,通过别人来完成工作目标,只是授予权力,适当的权限,授予决策权,2024/10/1,56,余暇时间管理,4.使用节省时间的工具,3.娱乐,2.学习,1.睡眠,2024/10/1,57,昨天是一张已被注销的支票；,明天是一张尚未到期的本票；,今天则是随时可运用的现金。,请善用它！,2024/10/1,58,谢谢！,2024/10/1,59,
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