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,*,CPT TFT,Displaying Your Vision,按一下以編輯母片標題樣式,TFT-L2 Lin Ying- Chieh,Confidential; Do not copy and distribute!,時間管理與開會須知,Copyright by,TFT Business Unit,CHUNGHWA PICTURE TUBES, LTD.,MAY 11, 2005,時間管理,時間管理課程要點,建立正確的時間管理觀念與態度,學習強化時間管理的技巧,妥善運用時間提升時間價值,你的價值觀,A女與D君要結婚,河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女,B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！,C君與我嘿咻我就送你過去,D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了,E君不論如何都願意娶你,A嫁給了E君,A,B,C,D,E,正確的行事優先順序,1st,2nd,3nd,4th,急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,時間管理矩陣,急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,立刻做,仔細做,授權做,婉拒做,均衡,其他部門慶生活動,驗機立上計畫,設備當機停產,總經理的客人要喝茶,如何提高工作效率,如何提高工作效率,一天幾點精神最好？幾點想睡覺？,一週五天要怎麼過？,保持良好的體力、養成運動的習慣,身心均衡發展、培養良好的嗜好,瞭解每日工作時段的特性,以PDCA定義週一到週五的工作性質,工作時段分配法則,早上,中午（13001500）,下午,晚上,活力充沛,衝勁與勇氣兼備,DO,思考遲鈍適合散心,Check,冷靜溝通,Action , Plan,放鬆充電、思考,電話事項交辦/完成準備工作,執行工作（查報表、準備資料、寫報告）,面對面follow up,溝通與協調,Check mail,Copy / 送文,思考問題,寫計畫/更新進度,策略會議,明日工作安排,每週工作性質分配法則,禮拜一、二,禮拜三、四、五,禮拜六、日,備註,活力充沛,衝勁與勇氣兼備,DO,思考遲鈍放鬆、溝通,Check,冷靜、思考,Action , Plan,大型專案丟球,組內專案丟球,給予組員做事方向/做事重點,創造議題,Follow up一、二所丟的球,調整、up date 計畫,議題收尾,傾聽溝通,想想目的為何？意義何在？,有沒有辦法提升自己的價值,計畫/規劃,頭腦體操,水,誰殺了你的時間？Who kill you time?,美國兩家著名的管理顧問機構,管理工程師聯合顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查 結果：,打電話,開會,處理信件,KISS 原則,操作性、思考性,傳真、複印、回電、check mail、備份,專案工作（15min分割）、用餐、下載,Keep It Simple &Sweet !,化零為整,化整為零,勞心、勞力交替,你的文件處理系統在哪裡？,遇到下列狀況你怎麼辦？,出差回國的報帳收據,看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀,會議通知,人資部送來的調薪名單,37“投入前問題調查表,代理商更換電話住址的通知,提醒自己股票選擇權到期的備忘錄,集中收齊準備趕快報帳,Copy 或撕下來,速速回覆,速速回覆,存入郵件地址管理,43個資料夾,43個資料夾,別讓E-mail把你的時間移沒有了 ?,葛洛夫：,你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎的片段？,集中處理它,提高E-mail處理效率的建議,進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作,一天只分三時段check mail,除了急件外集中時段回信,上午開機、中午休息前、下班前,會議須知,開會的目的,統一決策與意見,溝通不同部門不同想法,執行與推動業務,工作目標分配行程,解決問題,針對難題結合眾人智慧解決,收集與告知訊息,資訊共享與共用,提升能力與士氣,凝聚共識,親睦與交流,增加彼此瞭解,會議的種類,參與式,非參與式,需要團體意見,主要是單向的傳達，例如資訊傳遞與士氣提振,解決問題會議,決策會議,企畫會議,研究會議,專題座談會,會議必要性的判斷,非得要立即召開協商會？,如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？,必須立即提升成員意識與士氣嗎？,傳達後，有助於改善業務效率與利潤？,屬於面對面傳達與討論的內容？,是,不是,也許,糟糕的會議有哪些狀況？,受邀出席的未出席,與會者遲到或早退,與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡,會議被個人或少數人主導或某個主管主導,與會著開始人身攻擊,會議毫無成果、只重複上回會議的主題,會議又長又沒結論,事前準備不週甚至沒準備,錯誤的地點、錯誤的時間,最好的會議,容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合，可以共享資訊並趁機向團對成員學習,你可以回答問題、提出問題,可以討論重要議題，達成集體決議,可以幫助團對成員發展甚密的思考能力,廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種看法,會議四部曲,首部曲：,二部曲：,三部曲：,四部曲：,會前準備,召開會議,主持會議,結束會議與追蹤會議,會前準備,擬定議程,確認會議目的,設定目標,決定方法,分配時間,排列項目,決定與會者,該在何時、何地開會,定稿與分發議程,準備資料,召開會議-會議通知,會議通知,會議主題,：,龍潭廠停車問題協調會,議題,：,現行停車辦法說明,停車場取代方案,其他對應方式,會議時間,：5/ 10 下午 1:30 3:00,會議地點,：龍潭廠國際會議廳,邀請與會同仁,：,安勤室主任、L1 IE 及全體副理級以上主管,上台主持,說的好！,嗯.,（點頭）,所以你是說.,你的意見從某方面看是有道理，但如果,這是一個很好的觀點，還有其他相似的觀點嗎？,主持人六大殺手,自私獨霸,動彈不得,霧裡看花,跳躍式討論,阻礙發展,人身攻擊,會議討論注意事項,音量與速度控制讓與會者清楚,不需拘謹不需刻意在乎上司長輩,以自然的態度作溝通勇敢說出意見,掌握發言時機該說時就說,一次發言只限一項內容避免混亂,在腦海中整理過內容再發言,會議討論注意事項,井然有序的會議中一次只有一個人說話,除非絕對必要，否則避免打岔，無論這些議題爭議性多高，但文明與尊重還是要維持！,討論是,對事嚴格, 、 ,對人柔和,讓討論聚焦、持續發展,需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板書,白板、黑板的紀錄訣竅,正確聆聽：,正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。,用條文方式簡潔記載：,以中立的立場公正記錄：,不帶個人色彩,留心文字是否讓人易懂：,速度雖然重要，但字體清晰、端正也很重要！,掌握時機確實記錄：,以彙整報告的心態來記載：,電子白板幫助大,會議決策之執行重點,Who：明確規定負責人與所負責範圍,When：何時開始、何時結束,Team Leader：決定各單位領導人及其管理範圍,Do What：明確定義分工與責任,Back up：有問題該如何對應之基本模式,
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