高效的商业写作

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,高效的商业写作,目的：,你将会学习到:,商业写作的原理和最正确理论,写出满足读者需要的商业公文,有说服力地写作来到达目的,2024/9/30,2,高效的商业写作,为什么商业写作很重要？,考虑、写作和解决问题的逻辑,麦肯锡的金字塔原理,高效的商业写作技巧,最正确理论,讨论公司的考虑、表述与写作的特点,公司文化,2024/9/30,3,高效的商业写作,为什么商业写作很重要？,考虑、写作和解决问题的逻辑,麦肯锡的金字塔原理,高效的商业写作技巧,最正确理论,讨论公司的考虑、表述与写作的特点,公司文化,2024/9/30,4,写作是件烦恼的事情？,人们在工作中遇到的最不愉快、令人烦恼的一件事就是要写东西。,许多人曾经被告知，假设他们希望在事业上有开展，就必须进步写作的才能,想清楚，说明白，到达沟通目的。,2024/9/30,5,为什么写作重要？,写作帮助我们：,作出业务决定,建立/ 加强关系,广泛地影响一群人,销售主意/ 自己,培养别人,2024/9/30,6,小组讨论：我们在商业写作中存在的问题,小组讨论指引,每个人分享在商业写作中的体会：成功的经历，痛苦或困惑,小组归纳：3个成功的经历，3个痛苦或困惑,时间：,小组讨论：10分钟,小组分享：5分钟,2024/9/30,7,高效的商业写作,为什么商业写作很重要？,考虑、写作和解决问题的逻辑,麦肯锡的金字塔原理,高效的商业写作技巧,最正确理论,讨论公司的考虑、表述与写作的特点,公司文化,2024/9/30,8,多数人无法在写作上获得较大进步的原因？,文章的构造问题：文章条理不清,表达思想时采用的顺序与读者的理解力发生了矛盾,写作风格Style：句子过于冗长、笨拙、专业、抽象,读者不能清楚地理解其意思。,“缺乏思想的语句,2024/9/30,9,有效商业公文的特征,?,容易理解,容易记住,逻辑清楚，有说服力,2024/9/30,10,有效,商业,公文的标准,组织有条理,清楚、简练,内容完好,富有说服力,吸引人读,高效的商业写作,为什么商业写作很重要？,考虑、写作和解决问题的逻辑,麦肯锡的金字塔原理,高效的商业写作技巧,最正确理论,讨论公司的考虑、表述与写作的特点,公司文化,2024/9/30,12,雪 莉 吾 友 ：,我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光,但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话,上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会,后 来,13,雪 莉 吾 友 ：,我 恨 你 ！ 因 为,14,Dear Shirley . . .,雪 莉 吾 友,I hate you,我 恨 你,Reason #1,第 一 个 理 由,Reason #2,第 二 个 理 由,Reason #3,第 三 个 理 由,WRITING BACKWARDS (PYRAMID PRINCIPLE)从 结 论 说 起 (金 字 塔 写 作 原 那么 ),15,EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING,策 略 性 写 作 方 式 的 演 变,Writing sentences,造 句,Writing stories,写 故 事,Writing backwards,从 后 面,(,结 论,),写 起,I,II,III,16,金字塔构造,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,17,理解人类的理解和思维习惯1,理解的顺序：最容易理解的顺序是，先理解主要的、抽象的思想，然后是理解次要的、为主要思想提供支持的思想,读者的疑问/ 答复反响：对文章所述思想作出的疑问/ 答复反响，是人类的一种自然反响。,仅记忆7个以内的思想或概念记忆工程。比较容易记住的是3个工程。当大脑发现其需要处理的工程数量增加到4个或者5个以上时，就会开场将其归类到不同的逻辑，以便于记忆。,2024/9/30,18,神奇的数字,7,先生：我想出去买份报纸，你有什么要我带的吗？,太太：,太好了，看到电视上那么多葡萄广告，我如今特想吃葡萄。,也许你还可以再买点牛奶。,我看看碗橱里的土豆够不够。对了，我想起来，我们已经没有鸡蛋了。我看看，对，我们是该买一些土豆了。,再买些胡萝卜，也可以买些桔子。,还有黄油,苹果,再买点酸牛奶,先生：还有没有？,太太：没有了，谢谢你，亲爱的。,2024/9/30,19,太太要买的东西,葡萄,牛奶,土豆,鸡蛋,胡萝卜,桔子,黄油,苹果,酸牛奶,2024/9/30,20,归类到不同的逻辑,蛋奶产品,鸡蛋,牛奶,黄油,酸牛奶,水果,葡萄,桔子,苹果,蔬菜,土豆,胡萝卜,2024/9/30,21,理解人类的理解和思维习惯2,找出其逻辑关系，需要进步到一个抽象层次。较高层次上的思想总可以提示下面一个层次的思想，因此容易记忆。大脑自动将信息归到金字塔构造的不同分组中。,分组和概括。所有的思维过程如考虑、记忆、解决问题都在使用分组和概括的方式，思想或概念组。将大脑中的信息组织成一个由互相关联的金字塔构造组成的宏大的结合体。,读者会假定一同出现的思想在逻辑上存在某种关联。假设你不预先告诉他们这种逻辑关系，读者会自动从中寻找某种共同点。但是，很少可以对你表达的思想作出与你完全一样的解读。,2024/9/30,22,金字塔构造：,文章中的思想应该组成由单一思想通领的金字塔构造,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,23,金字塔构造组织的思想,为了交流方便，必须对各种思想观点进展分组。,分组后的思想观点经过不同层次的抽象后构成金字塔。向读者灌输思想观点的最有效途径是自上而下进展。,金字塔中的思想观点遵循三个原那么：,1每一层次的思想观点必须是低一层次思想观点的概括，,2每一组的思想观点必须是逻辑上属于同一范畴，,3每一组的思想观点必须符合逻辑顺序,条理明晰的关键，是把你的思想观点组织成金字塔构造，并在动笔之前用金字塔原理加以检验。,2024/9/30,24,金字塔构造建立疑问/ 答复式对话,猪应该被当作宠物,猪很漂亮,猪很肥,具备典型的,英国特征,使别人,显得苗条,使肥胖者,更谦虚,猪可以培养出,多种品种,种类,尺寸,性格,功能,同大地,互相联络,说明权利,并非与仁慈,不相兼容,非常符合英国,特点，足以成为,英国的国家象征,如粉笔灰,如山毛榉,如何做到？,为什么？,为什么这么说？,如何做到？,为什么具有,典型的英国,特征就漂亮,呢,？,2024/9/30,25,金字塔构造组织的思想,只有以某种方式将思想表达出来，说出来或写出来，才能准确地把握自己的思想。人们弄清自己思想所需要的构造也是金字塔构造。,你与别人沟通时，确保你说的内容可以符合其金字塔体系的某一局部。这说明任何书面文书都应有意地将其思想组织成金字塔构造,思路明晰的文章具有金字塔构造,2024/9/30,26,SOLVING THE PROBLEM,解 决 问 题,Facts,事 实,Analyses,分 析,Conclusions,结 论,Recommen- dations,建 议 方 案,COMMUNICATING THE SOLUTION,沟 通 解 决 问 题 的 办 法,Recommendations,建 议 方 案,Actions/steps/reasons,行 动,/,步 骤,/,理 由,Facts/ analyses,事 实,/,分 析,What should be done?,该 做 什 麽 ？,How or why should it be done?,为 什 麽 该 做 这 些 ？ 如 何 做 ？,How do you know the recommendations are sound?,怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的 ？,27,DEVELOPING A STRUCTURE FOR WRITING BACKWARDS,如 何 建 构 从 结 论 说 起 的 作 品,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,28,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,主 要 理 由,Governing thought,中 心 思 想,ARGUMENT,论 证 式,GROUPING,组 合 式,29,ARGUMENT STRUCTURE (DEDUCTIVE REASONING),逻 辑 论 证 式 架 构,(,演 绎 推 论,),Key line support,主 要 理 由,Governing thought,中 心 思 想,Non- controversial statement about situation,以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation,对 情 况 的 评 论,Implication of situation and comment (therefore point),情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论,(, 因 此 , ),30,LOGICAL ARGUMENT - EXAMPLE,逻 辑 论 证 举 例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20,贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善,LX20,产 品 的 销 售,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo,抯,new system LX 20,正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 影 响 了 新 产 品,LX20,的 销 售,However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort,然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 那么 在 于 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan,因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,31,GROUPING STRUCTURE (INDUCTIVE REASONING),逻 辑 组 合 式 架 构,(,归 纳 结 论,),Key line,主 要 理 由,Governing thought,中 心 思 想,Same kind of idea:,同 类 想 法,Reasons,Examples,Actions,原 因,例 子,行 动,32,LOGICAL GROUPING - EXAMPLE,逻 辑 组 合 举 例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20,贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善,LX20,产 品 的 销 售,Explicitly identify high-priority segments and their needs,确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids,发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines,建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,33,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo,抯,new system LX 20,正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品,LX20,的 销 售 造 成 损 害,However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort,然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 那么 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan,因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,Explicitly identify high-priority segments and their needs,确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids,发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines,建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20,贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善,LX20,产 品 的 销 售,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20,贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善,LX20,产 品 的 销 售,ARGUMENT,论 证 式,GROUPING,组 合 式,Need for action,需 要 行 动 的 理 由,vs.,相 对 于,Actions,行 动 的 内 容,34,BUILDING OUR PYRAMID,建 立 我 们 的 金 字 塔,我 们 主 要 传 达 的 信 息 ( 中 心 思 想 ) 是 什 麽 ？,应 采 用 论 证 式 还 是 组 合 式 ？,最 后 的 架 构 是 否 通 过 有 关 的 逻 辑 测 试 呢 ？,如 采 用组 合 式 ， 各 要 点 在 逻 辑 上 是 否 相 同 ( 如 ： 都 是 步 骤 、 问 题 或 利 益 ？ ) 并 按 照 逻 辑 顺 序 排 列 ？,如 采 用 逻 辑 论 证 方 式 ， 第 二 点 是 否 是 针 对 第 一 点 的 评 论 意 见 ， 并 一 定 会 引 申 到 第 三 点 而 不 致 引 申 到 其 他 地 方 ？,用 论 证 式 或 组 合 式 的 论 点 是 否 可 “不 多 不 少 MECE地 支 持 结 论 呢 ？,相 互 之 间 具 有 排 他 性 ： 每 一 个 论 点 是 否 只 用 一 次 并 用 在 最 适 当 的 位 置 ？,整 体 而 言 毫 无 遗 漏 ： 我 们 是 否 提 出 了 支 持 或 辩 护 结 论 中 心 思 想 所 需 的 全 部 论 点 呢 ？,35,金字塔构造,文章中的思想应该组成由单一思想通领的金字塔构造,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,确定读者,你准备讨论的主题,写出在现阶段对该问题的答复,说明情境“,指出冲突“,引出新问题,确定以演绎法或归纳法答复新问题,组织支持以上观点的思想。,在此层次上重复以上的疑问/答复式对话过程,36,练习：组 合 和 总 结,1.Fix hole in roof,修 理 车 顶 的 破 洞,2.Get new floormats,买 新 的 车 内 地 毯,3.Write newspaper ad,写 报 纸 广 告 稿,4.Get new overhead light,买 新 的 顶 灯,5.Fix the dents,修 理 车 身 凹 陷 处,6.Get rust spots painted over,把 锈 斑 喷 漆,7.Make sign for rear window,写 後 窗 售 车 广 告,8.Write announcement for bulletin board,写 公 告 板 的 售 车 海 报,9.Vacuum interior,将 车 内 吸 尘,What do I need to do to sell my old car?,卖 旧 车 前 的 准 备,练 习 题 一,37,金字塔构造：,文章中的思想应该组成由单一思想通领的金字塔构造,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,38,答案：组 合 和 总 结,金 字 塔 式,Prepare to sell the car,准 备 出 售 汽 车,Fix hole in roof,修 理 车 顶 的 破 洞,Fix dents,修 理 车 身 凹 陷 处,Repaint rust spots,重 新 喷 漆 遮 盖 锈 斑,Get floor- mats,买 新 的 车 内 地 毯,Get light,买 新 的 灯,Vacuum,吸 尘,Write news-paper ad,写 报 纸 广 告 稿,Make sign,写 售 车 广 告,Write announce- ment,写 公 告,Get bodywork done,车 体 修 理,Spruce up interior,车 内 部 打 理 乾 净,Prepare advertisements,准 备 广 告,39,有思想的表达方式,我做的这三件事是为了进步利润,我做的这三件事是为了在明年1月15日以前将利润进步10个百分点,我们必须培养一种世界意识，使每个人都认识到自己是世界社会的一员,2024/9/30,40,行动性思想的措辞必须明确,原表达方式,加强地区作用,减少应收帐款,评估管理过程,改善财务报告,处理战略问题,重新部署人力资源,原来的含义,赋予各地区编制方案的权利,建立追讨逾期帐款的机制,确定管理过程是否需要修正,建立可以预报变化的系统,制订明确的长期战略,将人力部署在与其才能相应的职位上,2024/9/30,41,高效的商业写作,为什么商业写作很重要？,考虑、写作和解决问题的逻辑,麦肯锡的金字塔原理,高效的商业写作技巧,最正确理论,讨论公司的考虑、表述与写作的特点,公司文化,2024/9/30,42,谁是我们的读者？,明确不同层次的读者和他们的需求,:,主要的读者,第二层次的读者,第三层次的读者,2024/9/30,43,业务指导人如何读？,步骤,目的,Skimming,撇取,得到“一扫而过”的印象,Scanning,浏览,得到总体的思想：重要性、紧迫性和相关性,Reading,阅读,理解其中数据的意义,2024/9/30,44,公文是为读者而写的,采用自然的风格,告诉读者所应该知道的,理解商业人员的思维方式,有助公司的业务,长处和短处,其他选择,先例,已获得的同意、费用,组织上的影响,2024/9/30,45,公文的类型,行动型,分析型,信息型,2024/9/30,46,标准格式,建议型公文,开篇段落,背景,建议,建议的根据,可选：细节/讨论,下一步行动方案,标准格式,分析型公文,开篇段落,背景,结论,发现,可选：细节/讨论,行动方案,局部 1:开篇段落,用明晰的第一个动词，产生明晰的印象,答复WHAT, WHY和 WHEN，来向读者解释,局部 2: 背景,首先理解读者的知识程度，提供简要的历史情况小结，帮助他们的理解,联络当前文件与过去的,公文内容,2024/9/30,49,局部 3: 主要内容,建议或结论,使读者容易发现、理解和,对读者是重要的,局部 4: 其它问题,可能是:,限制 (内部的，例如预算、人员、设备),风险 (外部的顾虑, 例如法规、竞争的反响、消费者的反响),被回绝的其它候选解决方案,从一个出差得到的发现，不直接与出差目的相关,施行的详细情况,公文内容,2024/9/30,50,公文内容,局部 5: 跟进,公文满足如下情况是最有效的:,完好 答复 WHO, WHAT, WHEN 问题, 而且,逻辑的 从公文的主体内容跟进,2024/9/30,51,写作流程,：,TOWELS,毛巾,T,HINK,构 思,O,UTLINE,列 提 纲,W,RITE,书 写,E,DIT,编 辑,L,EAVE,先 放 一 放,S,END,发 送,构 思,开场前考虑以下问题:,信息的类型,作者的目的,目的读者和目的,作者要表达的主要观点,要进展的下面步骤,2024/9/30,53,构 思,典型的业务读者,:,证明这对你工作、部门和公司的重要性,证明这与战略有关系,利用可靠数据支持你的观点,表述一个平衡的图像,2024/9/30,54,列提纲的步骤,确定读者,明确主要因素,搜集信息,找出组织线索,决定根据,随意写出想法,由最次要的开场删减,Writing,Write with Authority,Write positively,Write concisely,2024/9/30,56,有权威地写,用可靠的数据支持你的观点,用事实的、有说服力的语言,取代带情感的语言,取代建议不确定性、充满梦想考虑的句子,2024/9/30,57,有权威的风格,初步的结果是超出目的20%。我们进展正常，将在截止时间前完成任务。我们的市场占有率在本季度上升3% .,我们的分析提醒，为了保护市场占有率，我们需要更快地对竞争对手的行为作出反响,没有权威的风格,总的来说，初步结果非常好。我们认为将能按期完成。这表达在我们增加了市场占有率。,我们只有更快地反响，才能保持市场占有率。,2024/9/30,58,正面地写作,好处:,比负面的词和主意更容易理解。,帮助加强积极的、 “can do 的印象,正面的话为读者产生积极的能量！,愈败愈战,VS,愈战愈败,2024/9/30,59,Techniques for Writing Positively,积极地考虑，向前看,写关于改进正面的因素，而不是减少负面因素,写关于将来而不是过去的,在你的头脑中去掉NOT,写关于“是什么而不是“不是什么,写关于你要什么，而不是你不想要什么,2024/9/30,60,积极的,谢谢你的订单。我们在收到你帐户余额,35,元的支票，将尽快发货给你。,竞标活动开放给竞争的制造商,消极的,我们遗憾地告诉你，我们不能完成你的订单，因为你寄给我们的支票比发票的价格少了,35,元。,竞标活动不提供只给参加制造商的品类,2024/9/30,61,简练地写,原那么:,尽量选择主动的而不是被动的腔调,使用简单的单词和句子代替华美的词语,写出简练的、容易理解的句子,2024/9/30,62,单词,简短,熟悉,准确,有力的动词,主动语态,句子,简短,少于1220个单词,不长于23行,防止意思不明确的单词,一个句子一个意思,用连接词和转移词,不用代主语,防止从句,段落,一个中心意思,由一个简单的代表主题的句子开场,保持段落中句子的意思一致,短，少于8行。,其它,标题,数字,表格,图表,修饰,检查,/,重写的步骤：,最重要的：目的、内容、逻辑,次重要的：段落、句子、单词,小问题：语法、标点符号、拼 写、美观。,放一放,放一个晚上,第二天再读一遍,有效公文的标准,组织有条理,清楚、准确,内容完好,富有说服力,简洁,正确,吸引人来读,组织有条理,及早完好地说明目的,其它局部按逻辑顺序安排， 前后一致,支持数据与主要的意思一致,行动步骤紧跟中心意思，与业务目的 一致,内容完好,包括所有必须的信息，有可靠的数据支持,预计读者最重要的问题,提供必须的背景信息,富有说服力,以积极的口气解释建议,保持事实的客观性,首先列举最重要的信息,让事实自己说话,简洁,一页公文,简短、简单,帮助读者尽快知道你要他们做什 么或知道什么,防止复杂单词和无必要的细节,正确,信息应该完全准确,拼写、语法、标点符号正确,公文是你的思想的包装,有吸引力,空格,每段落少于,8,行,用标题、加下横线、缩行,CHECKLIST FOR POLISHING MEMOS,修饰公文的检查表,是否有逻辑性？,是否清楚？,是否完好？,是否有说服力？,是否简洁？,是否正确无误？,是否有吸引力？,谢谢大家！,结 语,