会计电算化 总账部分讲解

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,三、总账,总账模块是会计电算化中最重要的一部分。,过程：,输入凭证记账（账簿管理）期末处理（报表）,1,1.1 基本核算功能,1、凭证管理,可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证及科目的自定义项定义及录入。,可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。,标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递。,2、标准账表,随时提供总账、余额表；序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据，能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。,2,提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件。,任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。,3、出纳管理,提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。,提供银行对账单引入、录入、查询功能。,完成银行日记账、现金 日记账，提供银行对账功能，随时查询银行余额调节表。,4、外币核算,用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。,可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。,月末可自动调整汇兑损益。,3,5、月末处理,自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。,可进行试算平衡、对账、结账等工作。,1.2 辅助管理功能,1、个人借款管理,主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。,提供个人借款明细账, 催款单, 余额表, 账龄分析报告及自动清理核销。,4,2、部门核算,主要为了考核部门费用收支情况，及时控制各部门费用的支出，为部门考核提供依据。,提供各级部门总账、明细账的查询功能，进行部门收支分析。,3、项目管理,用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、,收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等。,5,6,7,一、凭证管理：凭证的填制、审核、汇总， 并对个人往来、部门、项目和单位辅助账进行管理。,1、填制凭证：基础工作,“总账”填制凭证”增加”,凭证内容包括：,凭证头：类别、编号、日期、附单据数,正文：摘要、科目和金额,例：从银行提取现金5000元,借：现金,贷：银行存款,8,登记凭证过程：,“增加”付”，日期，自动生成凭证号附单据数可填或不填摘要（在常用摘要中选入，也可增加或删除常用摘要）科目名称（可选）贷方科目和金额。,如果设定银行存款有辅助核算，则要输入结算方式、票号、发生日期等。,9,注:,（1）科目为最末级；,（2）系统自动以时间顺序编凭证号；,（3）凭证保存后，其凭证类别、编号不能修改，正文可改。,2、涉及辅助核算：,（1）个人往来业务：其所在部门、姓名、票号、发生日期,10,（2）单位往来业务：客户、供应商、业务员、票号,（3）部门核算：部门信息,（4）项目核算,3、修改凭证,“填制凭证”，查找该张凭证（直接翻找或用“查询”，以类别、月份、号等），直接修改，保存。,作废或恢复凭证：标“作废”字样,11,整理凭证：将已经作废的凭证重新编号,注：只对未记账的凭证进行修改、作废或整理。,二、审核凭证 ：审核人对凭证的合法正确性审核，审核后才能记账。,1、出纳签字：对涉及银行存款、现金的凭证,在“科目”“编辑”中设定现金、银行存款为指定科目，才需要出纳签字。,选择凭证，“签字”，全部签字后，才可以审核。,注：签字后的凭证不能直接修改，取消签字后可修改。,12,2、审核,“凭证”审核凭证”选定凭证确认,注：,（,1）审核与制单必须为两个人；,（2） 审核后不能修改，取消审核后可改。,3、汇总,记账前查看本期科目的发生额和余额。,“凭证”科目汇总”，选定汇总的范围：已记账或未记账凭证、月份、凭着凭证类别、制单人、凭证号等。,13,4、记账：“记账”选择范围”记账报告”（是否打印或预览）”记账“,注（1）余额试算平衡才可记账；,（2）上月记账后本月才可记账；,（3）审核后才可记账。,取消记账：,“对账”- “CTRL+H”-,“恢复记账前状态”选择恢复方式（最近一次恢复前或某日前）取消审核取消签字修改重新签字、审核、记账,二、出纳管理,现金和银行日记账、支票管理、银行对账,1、 查询或打印现金日记账、银行日记账,14,按科目、日期查询,2、查询支票登记簿：“出纳”支票登记簿”，可增加支票领用信息，必须输入支票号和领用日期。,3、银行对账：,进行初始设置，输入对账单期初；,录入银行对账单入“对账单文件”；,采取自动对账与手工对账相结合，在“两清”中标注“”检查”对账平衡检查表”,15,二、账簿管理：对经济业务做查询、打印、统计,1、总账：各科目的年初额、发生额、月末余额。,查询条件：科目、级次、是否包含未记账凭证。,2、余额表：各科目的本月发生额、累积发生额、余额。,3、明细账查询,4、辅助账管理：如部门账,“部门管理”中”多栏式明细账”，选择科目、部门、时间等。,16,三、期末处理,银行对账、转账、试算平衡、结账,每月必须用且方法不变的，如费用的计提、分摊等，可以预先定义凭证框架和公式，以后各月可直接调用。,（一）定义转账凭证：其他系统生成的凭证转入总账或总账内部及个科目间的结转。,包括以下几种：,1、自定义结转：根据自己的需要设置转账凭证，如费用分配、分摊、税金的计算、部门项目的核算等。,17,设置：凭证头,（,转账序号、摘要、类别）,借贷方（科目或编码、公式）,例：计提短期借款利息，借款额的2%,借：财务费用 贷：应付利息,（1）”转账定义”-增加：输入序号、摘要、类别,（2）定义借方：科目（财务费用利息），“借”，公式（直接输入或引导录入）,（3）定义贷方：科目（应付利息），“贷”，公式，“保存”。,18,公式的表示,：,（,1）财务取数函数：函数名（科目、,时间,、方向）,QM( )期末, QC( )期初, JE( )净额 , FS( ),发生额 LFS( ),累计发生额,如：QM(100201,月） 取100201结转月份期末余额,fs,(,5,002，月，销售部） 取销售部的,5,002,发生,额,注：科目为总账中已经定义的。,19,会计期间可以为“年”，“月”，或1至12，为空时默认为月；,方向：”借” 或“J” “DR” “贷”或“D” “CR”,FS(400101,月，J),（2）公式组合：,QM(1001，月）+QM(1002,月）,QM(420101，月）-QM(4102,月）,20,如：期末将“制造费用技改费”平均分摊入三个车间。,会计分录为：,借：生产成本一车间制造费 40010105,生产成本二车间制造费 40010205,生产成本三车间制造费 40010305,贷：制造费用技改费 400204,定义凭证过程：,21,转账凭证： 摘要 :分摊技改费,科目 方向 金额,40010105 借 QM(400204,月）*0.33,40010105 借 QM(400204,月）*0.33,40010105 借 QM(400204,月）*0.34,400204 贷 QM(400204,月）,22,2、对应结转:对两个科目进行一一对应的结转。,如收入、成本,5001主营业务收入 5002 主营业务成本,3201,本年,利润,编号 转出科目 转入科目 凭证类别,1 5001 3201 转,2 5002 3201 转,23,3、汇兑损益结转,选定要计算汇兑损益的项目及入账科目,4、期间损益结转：损益科目转入本年利润中，录入需要转账科目及利润科目，系统自动完成。,可以修改转账定义,5、生成转账凭证：定义后，每月末执行。,注：转账前，先将本月的凭证全部记账。,24,四、对账及试算平衡,总账与明细账对账，总账与日记账、辅助账等对账，余额试算平衡。,五、结账：计算结转本期各账户的发生额和余额，结束本期工作，将期末余额转入下月期初,注：上月未结，本月不能结；,本月有未记账凭证时不能结；,结账后不能填凭证。,Ctrl+shif+F6 取消结账,25,小结 总账系统的主要功能,会计科目,外币汇率,期初余额,凭证类别,结算方式,分类定义,编码档案,权限分配,自定义项,选项,填制凭证,出纳签字,主管签字,审核凭证,查询凭证,打印凭证,科目汇总,记账,常用摘要,常用凭证,现金日记账,银行日记账,资金日报,账簿打印,支票登记簿,银行对账,长期未达账审计,我的账表,科目备查簿,科目账,客户往来账,供应商往来账,个人往来账,部门往来账,项目辅助账,现金流量表,账簿打印,转账定义,转账生成,对账,结账,总账系统,系统设置,期末处理,账表管理,出纳管理,凭证管理,26,思考题,1、审核会计凭证时要注意什么？,2、不能记账，可能是什么原因？,3、不能结账，可能是什么原因？,27,