账套初始化与总账系统初始化

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,账套初始化与,总账系统初始化,平江县政务网络技术中心 邓言福,联系电话,13487724952 QQ359344136,一、账套修改与账套主管管理,在一个具体的账套中，账套主管具有最高的管理权限，但又不能包揽所有的工作，必须将日常工作分配到各个操作员中，并授予不同的权限，同时还可以对账套信息进行部分修改。可以通过“开始,程序,用友财务与企业管理,系统服务,系统管理”启动软件，以账套主管身份进入账套。,、账套主管进入账套管理。,账套主管,要登陆的账套,、账套主管修改账套信息。,通过“账套修改”菜单进入修改界面，具体操作与建立账套过程相似，但有部分信息不能修改。,不能修改的账套信息,账套号,账套路径,启用会计期,本币代码与名称,企业类型,行为性质,科目预置设置,会计主管,3,、账套主管给操作人员分配权限。,尽管账套主管在账套中具有最高的权限，但根据会计制度，会计岗位应相互分离，相互监督，在账务处理中，应设置不同的会计岗位，各自完成不同的会计处理事务，不能混岗，从这种意义上来说，财套主管相当于财务负责人，起个统领作用。,一般企业或行政事业单位财务软件日常操作中，可设置如下电算化会计岗位，并授予相关权限：,、填制凭证,负责会计凭证的输入，可授予的权限有：,填制凭证,查询凭证,修改凭证,打印凭证,常用凭证输入,常用摘要输入,凭证类别设置,、出纳管理,负责对涉及现金或银行存款的记账凭证进行审查确认、查询打印银行存款日记账、期初输入银行存款未达账、期末输入银行对账单、核销已达账、打印输出未达账等，可授予的权限有：,查询打现金日记账账,查询凭证,出纳签字,进行银行对账,输入未达账,输入银行对账单,查询打印银行存款日记账,核销已达账,查询打印银行未达账,、审核凭证,负责对输入机内的会记凭证的合法性进行审核，可授予的权限主要是：,查询凭证,审核凭证,打印凭证,查询总账、明细账、分类账等账簿,、记账,相对于传统财务管理工作中的会计，负责期初建账（包括设置会计科目、设置凭证类别、定义外汇核算方法、定义固定资产折旧方法、成本核算方法等）、输入期初余额、对机内审核无误的会计凭证进行记账，进行期末结账、编制会计报表、打印输出各种凭证、账簿等可授予的权限有：,期初建账,输入期初余额,期末结账,对已审核的凭证记账,编制会计报表,查询、打印输出各种凭证、账簿、会计报表等,A,、以账套主管身份进入系统，通过“权限权限”菜单进入授权操作。,给操作员授权的过程,、选定某一操作员，通过“增加”菜单进入增加权限操作。,给操作员授权的过程,刚添加的操作员，在右边的权限中显示没有任何权限，只有添加相应权限后才会有权限显示。,、从左边产品分类选择中选择权限类别，右边的明细权限会快速显示出与左边产品分类所对应的明细权限，在该明细权限列左侧“授权”内双击，该栏显示深蓝色，表示指定操作员已具有此项权限，当该操作员授权完成后，点击“确定”按扭，完成其授权操作。,给操作员授权的过程,双击此处对此项权限授权,给操作员授权的过程,操作员张红的全部权限,在实际操作中，经常会遇到授权操作错误或授权不够，需要删除授错的权限或增加新的权限，这是可通过“增加”菜单增加权限，原已授权的权限继续有效，也可选择授错的权限项，通过“删除”菜单删除授错的权限。,增删操作员权限,选择要删除的权限,点击“删除”按扭将其删除,点击“增加”按扭增加权限,、年度账管理。,账务管理一般以一个会计年度为一周期进行管理，一年终了，应进行年度结转，并打印输出年度账，同时将各科目余额向下一年度结转，但结转后，上年度的明细经营历程就查不到了，为了能查找到以往年度的经营历程，特别是对往来款项进行明细管理，需要对年度账进行输出、删除、引入等操作，可通过“年度账”菜单进行操作，其操作方法与对账套的建立、输出、引入、删除类拟，只是权限不同而以，年度账的管理权限归账套主管，账套的管理权限归系统管理员。,一般企业或行政事业单位财务软件日常操作中，可设置如下电算化会计岗位，并授予相关权限：,、退出管理系统。,只有以系统管理员身份进入系统时，才能通过“系统退出”菜单或窗口右上角的“关闭”按扭退出管理系统。,以其他人身份进入系统时，要先通过“系统注销”菜单更换身份，然后以管理员身份进入系统，再行退出。,二、总账系统初始化,目前，一般企业购买的大多数是商品化通用财务软件，只有通过初始化才能变为适合本企业财务管理的专用会计软件，初始化主要包括如下工作：,设置会计科目,设置外币汇率,录入期初余额,设置凭证类别,定义结算方式,输入部门档案,输入职员档案,进行客户、供应商分类并输入档案,设置明细权限,输入项目档案,自定义项设置,、设置会计科目,会计科目只能由有建账权限的人才能设置，一般是账套主管或是负责记账的操作员有此权限；,会计科目一般进行分级设置，采用分组顺序码，一组完整的科目编码包括科目的本组码以及它的上级科目编码，分级编码只能按前面创建账套时设置的科目编码方案设置；,一级会计科目编号与名称只能采用国家统一的会计科目，二级及以后各级科目编码可以由企业自行设定，科目名称应符合会计习惯；,设置会计科目,较新的财务软件一般可以通过创建账套时预置符合国家最新的会计科目，再在此基础上按单位的实际业务删除不需要的科目，增加必要的下级科目，设置辅助账等；,如果财务软件预置的科目不符合国家最新会计会目设置要求的，只能由企业自行输入会计科目；,设置了一个末级会计科目就相当于建立了一套总分类账，可设可按账类设置辅助账，如现金、银行存款要设置日记账，应收、应付要设置往来账，原材料要设置数量金额账等。,设置会计科目,设置会计科目必须从一级科目开始逐级设置；,会计科目要保持相对稳定，且在年度中不能删除；,会计科目一经使用，不能再增设下一级明细科目；,会计科目设置的内容主要包括：,科目代码,科目名称,科目类型,科目助记符,账类描述,记量单位,外币名称,账页格式,设置会计科目,例一：某企业银行存款科目设置如下：,科目级次,科目名称,科目编码,科目助记符,账类,一级,银行存款,1002,yhck,银行账,二级,建行存款,100201,jhck,银行账,三级,新城分理处,10020101,xcflc,银行账,三级,四环分理处,10020103,shflc,银行账,二级,工行存款,100202,ghck,银行账,增加会计科目,第一步：以王凡的身份通过“开始程序用友财务和企业管理财务系统总账”菜单进入总账系统；,增加会计科目,第二步：通过“系统初始化会计科目”菜单增加会计科目，也可以通过“设置会计科目”菜单增加会计科目”；,增加会计科目,第三步：在“会计科目”窗口中点击“增加”按扭增加会计科目；,增加会计科目,第四步：按先一级，再二级，最后三级的顺序增加各个会计科目，并填入相关信息；,一级科目,增加会计科目,第四步：按先一级，再二级，最后三级的顺序增加各个会计科目，并填入相关信息；,二级科目,增加会计科目,第四步：按先一级，再二级，最后三级的顺序增加各个会计科目，并填入相关信息；,三级科,三级科目,三级科,如果科目设置有误，可选总账系统的“设置会计科目”菜单，查找到已添加的科目，再选择该科目，点击工具栏上的“删除”按扭删除所选科目，或点击“修改”按扭修改此科目。,、设置外币汇率,有外币核算的企业，在做作财务报表时，要将外币换算成人民币，以便于报表使用者阅读，因此，在进行会计核算时，要设置外币换算方式与规则，再由财务软件自动换算，其中，币种与换算方式在财务系统初始化时设定，具体汇率可按会计时段，根据各种媒体上公布的具体汇率输入具体数值。,第一步调入汇率设置,通过“总账系统初始化外币设置”进入外币设置，并点击“增加”按扭增加外币币种；,第二步增加币种，并设置换算方式。,固定汇率在一月中不变动，一般以每月一日的汇率为参考，浮动汇率逐日变动，并要逐日输入当日汇率；,以美元为例，采用浮动汇率方式设置汇率,第三步,逐日,输入汇率。,、设置凭证类别,凭证类别可根据企业核算需要采用多种形式，一般企业采用一种凭证类型，即都采用“记账凭证”，有的企业采用收、付、转类型，还有的企业采用现收、现付、银收、银付、转账类型，软件还可设置“自定义”凭证类型，但很少用。,第一步调入凭证类别设置,通过“总账系统初始化凭证类别设置”进入凭证类别设置，并选择其中一种设置方法；,第二步对有关收、付、转的凭证进行科目限定,4,、设置结算方式,结算又称货币结算，是各单位、个人之间由于商品、劳务供应和资金调拨等经济活动而引起的货币收付行为。,结算方式包括：,a.,现金结算：是收付双方直接以现金进行的货币收付行为。,b.,转帐结算：是通过银行将款项从付款方帐户划转到收款方帐户的货币收付行为。,根据,票据法,、,支付结算办法,规定，企业主要采用的银行结算办法包括：支票、银行汇票、商业汇票、银行本票、汇兑、委托收款、托收承付、信用卡和信用证。,结算方式的编码规则在创建账套时设置，企业在进行结算方式设置时要象增加会计科目一样，只能一级一级设置，不能只有下级而没有上级。,第一步调入结算方式设置,通过“总账系统初始化结算方式设置”进入结算方式设置，单击“增加”按扭，增加结算方式。,第二步按编原则提示，先增加一级结算方式,编码规则为：使用两级分类，第一级为一位数字，第二级为二位数字，也可以只有一级，而没有第二级。,第三步按编原则提示，增加下一级结算方式,、设置部门档案,部门是指企业本身按生产与管理需要而设立的各分支机构，如生产车间、运输部门、销售部门、财务部门、管理部门、后勤部门等。,与结算方式设置类似，企业部门也分级，按创建账时设置好的编码规则进长行编码，并从一级开始，逐级往下增加。,第一步调入部门档案设置,通过“总账系统初始化部门档案设置”进入部门档案设置，单击“增加”按扭，增加部门。,第二步按编码规则增加一级部门,由于还没有职员，因此部门负责人可暂不选入，以后增加了职员再通过“修改”菜单进行修改。,第三步按编码规则增加下级部门,、设置职员档案,职员即本企业的干部职工，由于任一职员都属于本企业的一个部门，因此必须先设置了部门，才能设置职工。,与上述各项设置不同，职工编码没有规则限制，但企业应根据职工总人数确定职式编码位数，只有一位的前面补零。,第一步调入职员档案设置,通过“总账系统初始化职员档案设置”进入职员档案设置。,第二步增删职员,通过“增加”或“删除”按扭增加或删除职员，职员编号、名称手工输入，所属部门只能从已有部门中选入。,、设置供应商分类,供应商就是为企业提供原材料或产品的商家，由于企业从事购入业务的地域外广，厂商多，经济业务频繁，为便于管理，有必要对供应商进行分类管理。,通常分类方法是按原料或商品类别进行分类，分类编码规则在创建账套时设置，具体分类设置在总账系统初始化时进行。,第一步调入供应商分类设置,通过“总账系统初始化供应商分类”进入供应商分类设置。,第二步按编码规则进行一级分类,第三步按编码规则进行下级分类,、设置供应档案,供应商档案是在对供应商进行分类的基础上设置的，任一供应商都包含在一个指定的类别中，并有相应的编号，供应商编号不受创建账套时的编码限制，可由企业自主确定编号方案。,供应商档案包括基本（情况）、联系（方式）、信用（等级）、其他（项目）等选项，在基本选项中，不可根据地区进行分类设置，地区信息可以临时输入，系统自动保存。,第一步调入供应商档案设置,通过“总账系统初始化供应商档案”进入供应商档案设置。,第二步增加供应商,从“供应商档案”窗口左侧窗口中选选一个未级分类，点击“增加”按扭，弹出“供应商档案卡片”窗口，再进行相关设置。,第三步填入供应商信息,第四步保存供应商信息,、对客户进行分类并建立客户档案,客户即企业产品的用户或销售单位，为便于管理，用样要对客户进行分类，并建立客户档案，其设置方法与供应商分类与档案建立类似。,客户与供应商可在总账初始化时增加，也可以在填制凭证时增加。,客户分类,客户档案,10,、明细权限设置,明细权限主要有制单科目权限控制、凭证审核权限控制、明细账科目设置等。,制单科目控制及明细账科目权限设置是指将填制凭证及管理明细账的权限控制到科目，只有在“已选科目”中选入了的会计会目，相关操作员才有对这些科目制单或管理明细账的操作权限。,凭证审核权限控制的不是科目，而是操作员，具有凭证审核权限的操作员只能审核他人填制的凭证，具体可以审核哪些人填制的凭证，还可由此限定。,左键在此双击就表示可以审核此人填制的凭证,11,、装入期初余额,由手工账向电脑账过渡时，要将手工账各会计科目的余额输入到总账系统中，作为电脑账的期初余额，设置了明细账的，要将期初余额输入到明细中，设置了辅助账的，要将期初余额输入到辅助账中。,期初余额录入可通过“总账系统初始化”功能录入，录入后要试算平衡，使资产与负债加所有者权益平衡；借方总计与贷方总计平衡。,装入期初余额,点击此处试算平衡,在此输入对应科目期初余额,三、总账系统其它初始化设置,（一）“选项”设置,可以通过总账系统的“设置选项”菜单操作，其中又包括凭证、账簿、会计日历、其他四个选项。,1,、凭证选项。,要使凭证审核能控制到操作员，须选择此项,要使出纳凭证由出纳签字，须选择此项,凭证编号既可由系统自动编号，也可手工编号，但一般使用自动编号。,往来款项既可由总账系统核算，也可由应收、应付子系统核算。,2,、账簿选项。,此项可设置凭证、账簿套打方式与纸型选择。,、会计日历选项。,、其他选项。,总账系统其它初始化设置,（二）指定科目,指定科目实际上就是指定出纳签字的会计科目，一般指定库存现金为现金总账科目，银行存款为银行总账科目，只有在“选项”设置中勾选了“出纳凭证须由出纳签字”，同时又指定了现金总账科目与银行总账科目，出纳才能对有关涉及现金与银行存款科目的会计凭证进行签字，否则，无此审核功能。,第一步通过总账系统的“设置会计科目”菜单调出“会计科目”窗口；,第二步通过 “编辑指定科目”菜单调出“指定科目”窗口；,第三步指定现金总账科目为“库存现金”；银行总账科目为“银行存款”。,