电子文件归档与管理规范培训内容

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,电子文件归档与管理标准培训,档案馆,2021.5,主要内容：,一、电子文件的定义,二、电子文件的根本特征,三、电子文件的作用,四、电子文件的种类,五、电子文件的收集和积累要求,六、电子文件的登记要求,七、电子文件的登记,八、电子文件归移交前的鉴定,九、电子文件的利用,十、如何档案信息网上查阅,一、,电子文件的定义：,指在计算机中生成的，以数码形式和一定的格式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备识别、阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 也就是存储于电子存储载体上的文件还可以包括声音、影像等多种形式。,但是，除了档案范畴内的电子文件外，还有其他电子信息，如电子图书、电子杂志、电子消息等，设置计算机病毒、乱码等，像这样一些电子文件就不属于档案意义上的电子文件范畴。,与纸质文件相比，电子文件对计算机有依赖性，内容容易修改，对信息的存储量大，易于快速远距离传播信息，共享性强，但是平安性差。所以在收集、归档时应严格检查，以防重要内容不全或丧失。,二、电子文件的根本特征：,三、电子文件的作用：,1使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。,2使用电子文件有利于文档一体化的实现。,3电子文件能集成多元化信息。,4电子文件可被快速检索、全文检索和远程检索 。,5电子文件可实现高度的信息共享。,6有助于组建综合信息系统。,四、文件的种类,对于电子文件可以从不同的角度进行分类。,主要有五种：按存储载体分类、按文件内容进行分类、按文件产生的环境分类、按文件的属性分类、按文件的生成方式分类。,下面我们主要说一下以后我们经常用的几类：,(a),按存储载体分类：可分为磁盘文件、磁材文件、光盘文件。,磁盘文件又可分为软盘文件和硬盘文件。,(b),按文件的属性分类：可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等。,一收集的内容有哪些？,各单位在办理工程竣工验收时，须再交一套电子档案，主要包括两局部：,工程开工前的原址、原貌、原重要纪念物的照片和录像；工程开工、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像；地基以及根底录像；管道及设备安装工程的管沟类型。期间召开的各项会议的文本内容和录音、录像。,所有图纸还要扫描为电子版移交，图纸上必须盖有竣工章。,五、电子文件的收集和积累的根本要求,二收集的根本要求有哪些？,(a)移交的电子文件不能被随意改动。,(b)对用文字处理技术形成的文本电子文件、用扫描仪等设备获得的图像电子文件、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件、用视频或多媒体设备获得的电子文件、用超媒体链接技术制作的电子文件、用音频设备获得的声音文件收集时应注明文件存储格式、处理工具、软件和硬件环境等。,(c)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原那么上应转换成通用型电子文件，如不能转换，应连同专用软件一并收集。,六、电子文件的登记要求,1电子文件的标准性,标准性是指电子文件在其生成、处理过程中应当遵守的程序规那么、格式和必须加具的标识。这主要通过建立和执行严格的登记制度来保障，登记的内容包括四个方面：,各类责任者，如电子文件的起草者、修改者、审核者、签发者等；,各类操作者，如打字员、发文人、收文人、存储管理人等；,各类责任凭证信息，如批示、签名、印章、代码等；,电子文件传递时的其他标识。,2电子文件的真实性,3电子文件的完整性,4电子文件的有效性,5电子文件的平安性,七、电子文件的登记,要逐份登记?电子文件登记、检验表?和电子文件说明标签，并将打印成电子表格，与电子文件一起保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存，在工程竣工验收时移交档案馆。,电子文件登记、检验表,文件特征,形成部门,完成日期,载体类型,载体编号,通讯地址,电话,联系人,设备环境特征,硬件环境（主机、网络服务器型号等）,是指电脑主机里面的,CPU,内存,显卡等硬件的配置,软件环境（型号、版本等）,操作系统,多指操作系统，比如,windows,、,linux,、,unix,等等,数据库系统,文字处理工具浏览器压缩或解密软件,文件记录特征,记录结构（物理、逻辑）,记录总数,总字节数,记录字符图形、音频视频文件格式,文件载体,型 号：,数 量：,备份数：,一件一盘 多件一盘,一件多盘 多件多盘,电子文件的检验,检验项目,载体外观检验,移交人员签字：,检验人员签字：,病毒检验,移交人员签字：,检验人员签字：,真实性检验,移交人员签字：,检验人员签字：,完整性检验,移交人员签字：,检验人员签字：,有效性检验,移交人员签字：,检验人员签字：,技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明登记表、软件、说明资料检验,移交人员签字：,检验人员签字：,制表审核,填表人签名 年 月 日,单位领导审核意见： 年 月 日,档案馆审核人签名,年 月 日,标签的制作存放位置：,题名,一炼钢板坯连轧机引锭杆存放装置,保管期限,长期（光盘内容如果是基建就是永久，设备是长期）,编制单位,一炼钢（谁刻制的就是谁）,存入日期,20100506,密级,秘密,档案号,105.7.1.11.1,（由档案馆提供）,备注,归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。,移交的电子文件如果不符合标准，档案馆没有验收通过，将退回原单位重新收集、刻录，该工程不予验收通过。,电子文件在移交时要填写交接清单,科技档案（电子文件）移交目录,档 案 号,图 号,名 称,份 数,/,张数,编制单位,编制年月,密级,保管,期限,备注,移交人： 接收人：,九、电子文件的利用,封存的载体一般不外借，未经批准任何单位和个人 不能擅自复制电子文件；,使用拷贝件提供利用；,遵守保密制度，保密措施可靠；,不超越规定的查阅权限,十、如何在档案信息网上查阅档案,请按以下步骤进入：,酒钢内网酒钢档案信息网在酒钢内网上?酒钢党建?一行最右侧档案查询用户名密码点击左边档案库即可进行查询,结束！希望大家多提意见！,档案馆 梁榆红,TEL： 6717843,