财务管理及日常费用报销培训

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,成都嗨喽酒店日常开支及报销管理培训,周国荣,二一四年五月,April,2021,目录,1,费用开支及报销管理原那么,2,主要费用列支及本卷须知,3,暂借款及押金保证金管理,费用开支及管理原那么,根本原那么,费用审批流程,票据管理要求,根本原那么：公司所有费用支出执行“先申请，后发生原那么，费用管理表达真实、合理，厉行节约。各部门工程负责人为各自部门费用支出管理的责任人。,嗨喽酒店财务审批流程简单描述为：,经办人部门负责人出纳财务主管总经理或董事长,票据管理要求是针对业务发生提供的发票进行标准。,后附重点描述。,费用报销标准是满足店相管制度下，各部门进行报销时应当遵循的根本操作要求。后附重点描述。,报销时限为每月1日到25日，个人费用报销财务支付时间统一为每周五。日常费用报销原那么上由财务部通过网银系统直接存入员工工资卡内。,费用报销标准,报销时限及方式,票据管理要求,票据取得及保管,票据范围,报销发票要求,1、原那么上所有的费用支出均应取得由税务部门监制的正规、合法的地税发票或增值税发票；,2、在取得所办理的业务发票或单据后应妥善保管，及时报销，因个人原因造成的票据丧失由责任人自行承担相应责任。,1、发票抬头必须为酒店名称全称，不允许简写；,2、开票日期、商品名称或效劳内容、单价、数量、金额均应按业务内容正确填写，并加盖对方发票专用章或财务专用章取得的境外单据除外,3、机打电子版发票, 手工填写均无效；一式多联的手工填写发票，报销联必须是复写的字迹。,所有报销票据原那么上均须为原件，主要包括：经审批的费用支出工程申请单、业务发生取得的发票、销货清单、收据、验收单、入库单等等。,费用报销标准,费用报销申请须由报销人经办人按照费用的不同类别如：通信费、业务招待费、交通费等分类报销并填写费用报销单表格模板.xlsx,申请付款或报销时，应使用蓝或黑签字笔，完整、清晰地填写相关表单，并附发票等有效票据。所有票据应整齐、均匀、平整地用胶水牢固地粘贴在凭证粘贴纸上，不能用订书器装订财务部要求只提供但不粘贴的票据除外票据粘贴样式附报销单据粘贴格式,原那么上个人费用由本人亲自办理报销、领款手续，由他人代为报销或领款时须出具个人委托函；,不予以报销情形：我司抬头填写错误、发票内容涂改、金额大小写不一致、虚假发票、未盖有开票单位发票专用章或财务专用章、非行政事业性单位开具的收据合同押金、供给商预付款项等除外、资金往来发票资金往来发票和非行政事业单位开具的收据只能作为押金、收款依据，不能作为费用报销票据。,费用报销审批单的填写要点：,报销部门：报销人所在部门名称也是费用归属部门；,事由：报销人所发生的费用支知名称；,金额：填写需要报销支付的数额。,费用报销单填写举例：表格模板.xlsx,A,B,目录,1,费用开支及报销管理原那么,2,主要费用列支及本卷须知,3,暂借款及押金保证金管理,主要费用列支及本卷须知,主要费用列支,其他费用,差旅费,业务招待费,房租及福利费,市内交通费,办公通信及网络费,差旅费,差旅费支出,差旅费的定义,差旅费开支及报销范围,差旅费报销标准,出差申请及报销流程,差旅费定义及报销范围,差旅费是指员工经过批准，离开其经常工作地所在的城市，到其他地方办理公司业务或公司委派的其他事务停留时间一般在一天以上，所支出的火车票款、长途汽车票款、飞机票款、轮船票款、住宿费、餐饮费、出差地的交通费，以及其他合理费用。,出差范围包括公务、商务及外部培训，但不包括探亲、旅游、公司组织的年会、内部培训、内部会议和各部门组织的内部活动。公司外派员工，应参照外派员工相关规定办理，不视为出差。,参加内部,/,外部会议、培训时，不享有出差补助，但到达会议、培训目的地产生的交通费用可凭票实报实销。,参加外部会议,/,培训，食宿交通等已经统一安排、费用已由公司统一支付或者已包含在主办方收取的会务费之中的，不予另行报销出差补助等相应费用。,出差期间发生的其他费用，例如行李费、订票费等，凡属合理的，可据实凭有效发票报销；员工出差期间应表达主人翁思想，防止将个人应承担的费用计入公司费用范畴。,差旅费标准(暂定,职别,交通工具,住宿标准,差旅费补助,(,餐饮费、交通费报销上限,),飞机,火车,(,含高铁,),长途汽车,北京、上海、广州、,重庆、经济特区,(,上限,),其他城市,(,上限,),八小时以上,八小时以内,董事级管理人员,商务舱,实报,实报,实报,实报,实报,-,总经理、董事长助理、总经理助理,经济舱,实报,实报,实报,实报,实报,-,副总经理、总监级人员,经济舱,高铁,高铁,实报,300,元,/,天,260,元,/,天,按本人当天工资的,50%,计,经理级及以下,经济舱,硬卧,硬座,实报,260,元,/,天,200,元,/,天,按本人当天工资的,50%,计,差旅费本卷须知,交通工具选乘：,董事长及总经理级管理人员可按需选乘；,其他员工短途出行、朝发夕至的情况下可选乘火车含高铁,二等座、汽车、轮船不能超过三等舱交通工具；,乘坐普通火车出差超过14小时及乘坐高铁出差超过8小时车程的，可申请乘飞机出行；,陪同领导出行，可享受与领导相同的交通工具。,如需乘飞机出行，需填写?出差审批单?中的航班及个人详细信息，相关部门审批结束后由行政部统一订票；,出差住宿选择：,公司在当地如有协议酒店，首选当地协议酒店；,酒店选择参照标准：原那么上在规定住宿费标准之内进行；,住宿费限额标准：住宿标准为上限；一律凭有效发票据实报销。超标局部需写说明，列清原因经部门负责人核实后报行政人事部、财务部审核报销。,出差补助范围：出差期间的餐费及当地交通费；,出差往返交通费：出发日和返回日，到达机场车站、港口的交通费，单程100元以内凭票报销；,出差补助计算：出差天数*按级别计算日标准额，出发日10点前发车起飞和返回日13点后发车(起飞)，按全天计算，其余到达时间都按全天标准的50%计算。,出差申请及报销流程,出差申请流程：出差前需填写,出差审批单,并经过出差部门负责人、行政人事、财务部及总经理的审批结束后，方可安排出差；各部门应按工作需要严格控制本部门出差人次及出差时间。,差旅费报销流程：员工出差返回后,2,个工作日内填写差旅费报销单如自行垫付的车船费、住宿费等；自行订票的，报销单后需附机票、登机牌或车船票原件。公司订票部门办理飞机或车船票款结算时，需将发票,/,机票和出差申请及预定机票明细清单作为付款申请的附件。,附差旅费报销单,差旅费补贴金额直接体现在差旅费报销单中的补助中,由财务部门按标准计算后与其他差旅费用一并支付。,差旅费报销流程同公司费用报销通用审批流程，如实际报销费用超出预算申请时，须由出差人员提供超支说明，报总经理签字后方可报销。,业务招待费,业务招待费支出,业务招待费的开支范围,业务招待费控制,业务招待费申请,业务招待费报销,业务招待费,要点,业务招待费是指为了公司业务开展客户关系维护，在宴请客户、合作伙伴等正常的交际应酬活动中发生的合理费用，包括餐饮费、礼品费、香烟、茶叶、食品、正常娱乐活动、安排客户旅游产生的相关费用等。,业务招待费支出标准分开办期和运营期两类，均按月度实行部门预算总额控制的原则。注册期间 元,/,月 ，正式运营但无收入 元,/,月，正常运营期有收入：参照标准本部门或公司全年预算收入,5,60%,12,业务招待费必须遵守“,先申请，后招待,”的原则，未经事前批准的业务招待，一律不允许报销。申请人填写业务招待费用申请单，经部门负责人批示后报总经理审批后方可发生。,附业务招待费申请表,业务招待费报销流程同其他费用报销通用审批流程，如实际报销费用超出预算申请时，须由业务招待人员提供超支说明，报总经理签字后方可报销。,办公通信及网络费,主要关注点,开支范围：公司各部门因办公需要发生的固定 、 及 的通信费，视频会议和互联网的网络租赁使用费，公司自有短信群发器产生的短信发布费、网卡资费、与电信公司签订协议开通的短信平台所发生的费用。,公司通信费的申请及报销:,公司日常的办公坐机话费、网络租赁费等相关费用由行政人事部门统一按月到电信部门及相关提供效劳部门取得发票，提交费用报销流程进行报销。如已办理银行托收结算事宜，每月凭银行划款明细单及电信部门发票由行政人事部发起报销流程。,员工通信费的申请及报销,:,公司行政人事部门经过事先调研确认员工为公司实际业务开展所发生的费用，同时由需求人员提交申请报告经部门负责人审核同意后报行政人事、财务签批，最后经总经理审批同意后，将确定的通信费补助在每月由人事部按核定标准直接计入到工资补助中。,市内交通费,市内交通费指员工在工作地城市因公外出办事的出租车费、公共汽车费、城市轨道交通车票、公司另给予员工上下班的交通补贴等。,附员工上下班补助标准,对于公司业务人员、财务人员等由于工作性质外出频率较高的岗位，公司可为此岗位人员办理公交月票或,IC,充值卡，每月报销定额的月票费或充值费，不再报销其外出办公的其他零星车费，公交月票或,IC,充值卡在领用时做好台帐登记，须作为报销的附件。,由于工作原因需外出办事的，原那么上乘坐公交车等交通工具，在带较重物品、事情紧急或重要接待的情况下方可打车，且外出时必须要先填写外出申请单，经过部门负责人审批通过后，方可外出。,延迟下班打车费：由于当天工作任务未完成，为完成工作而延迟下班，或因参加会议需要延迟下班等特殊情况，经部门主管确定需要打车的，可同意报销。可报销延迟下班打车费的时间以当地主要公共交通结束时间为准。,主要关注点,房租及福利费,房租费用主要关注点,“,员工之家” 指以公司名义承租，为外地员工、专业支援人员、出差人员、加班较晚无法返家员工的住宿使用。公司统一标准并负担租赁费用。,“,个人承租”指经理级以上的外地人员不愿居住员工之家，可申领房补，自行租赁房屋居住。因租赁产生的一切费用和风险，均自行承担。,“,员工之家”,：,租赁费用由公司负担，在“员工之家”入住的外地员工或出差人员不再享受房租补贴以及住宿报销。宿舍租赁,需,通过正规渠道中介商提供房源及正规房租发票,，由行政部门根据合同约定提交费用支付及报销流程,。,“,个人承租,”,：申领房补以取得正规房租发票实报实销，附与出租方签定的正式租房合同。,房租及福利费,福利费团队建设费 主要关注点,团队建设费是指以部门为单位发生的、以融洽工作关系、促进团队交流为目的，所发生的费用（包括部门出游、活动，以及部门开会订餐或聚餐的费用）。,使用原则：团队建设费采用总额控制原则，支付时采用事先申报原则，应填写,团队建设审批表,，,不能预支和结转，也不能向公司预借款项。,团队建设的费用，由在场职位最高的员工结账并申请报销，费用报销必须注明本次参加团建人数并附,团队建设审批单,。,房租及福利费,福利费员工关爱费 主要关注点,员工关爱费指公司为员工支付的结婚礼金、丧葬补贴、生日补贴、节日礼金等福利性费。,节日礼金：节日礼金的发放标准见,人事员工福利制度,，具体发放形式由行政人事部制定，如：购买超市卡，购买实物礼品发放等。发生后凭购买发票走员工福利费报销。,除节日礼金员工需按公司员工关爱标准提交申请，经审批后由人事部确认直接体现在当月工资，随工资一起发放。,20,号前审批完成后计入当月工资，,20,号后审批完成的计入下月工资,.,其他费用,餐费,快递费用,用车费用,杂费,加班餐费：经主管领导同意，公休日加班至就餐时间的，或者在工作日加班至20点以后的，因单位未统一安排供餐而自行购餐者，可在规定额度内凭有效发票报销。限额标准: *元/餐/人。报销加班餐费时，应填写加班餐费明细，列明加班日期；多人共同就餐的，应由在场级别最高的员工付款并申请报销。,工作午餐：员工在工作日时间可享受一次午餐福利标准*元/餐/人，每月行政部门统计用餐已发生费用经财务部门审核后与送餐公司进行结算，按双方合同约定时间提报费用报销流程支付款项。,因公发生的快递费用，需填写?快递发件审批单?，经直属上级领导审批，报销时需附上经审批的?快递发件审批单?。因个人目的发生的快递费用应由员工个人承担。,公司办公用车日常产生的各项费用，包括油费、停车费、过路费、车辆维修保养费、保险费等，可以凭有效发票及?办公用车费用明细表?据实报销。,本制度未涉及的费用，如复印费、小额运费、培训费等，均需取得有效发票，注明事由，经有权审批的领导批准后给予报销。如果公司已有相关规定的，从其规定。,主要关注点,目录,1,费用开支及报销管理原那么,2,主要费用列支及本卷须知,3,暂借款及押金保证金管理,暂借款管理,使用范围：,因公司业务需要发生的临时性借款，包括差旅费借款、公司零星采购借款、其他临时性借款。,申请与报销：,1、经办人填写纸质?现金借款单?，借款单需注明借款人、经办人、所属部门、借款用途及归还日期，并经过部门负责人、财务部负责人、总经理审批；审批完成后，经办人持纸制借款凭单到财务部办理借款，借款时须在领款人处签字；财务部依据审批意见，在审核纸制借款凭单后支付借款；,2、暂借款应于款项支付取得发票后及时进行报销。差旅费借款于出差返回后5个工作日内报销，其他暂借款应于10个工作日内报销，除特定岗位人员如行政负责采购人员外，原那么上前笔借款不清，不得申请下笔借款。,3、对于超过5000元以上的现金借款，须至少提前一天与财务部门预约，同时借款申请已经经相关部门审批结束前方可进行预约，便于财务部门安排取款工作。,2、暂借款金额1000元含以下的局部原那么上不允许借支，员工先行支付，实际发生后，及时报销。如实际需要，需经适当审批前方可借出。,管理要求：,1、,不允许员工之间代为借款或还款行为，如遇员工岗位调整或离职，借款发生转移，需要借款人与接交人办理相应移交手续，经部门负责人、总经理审批后，报给财务部门方可转移。,3、暂借款业务完成后，如有剩余资金应于三个工作日内到财务部还款，对已发生并取得发票的款项应填写费用报销单并提交报销流程。报销单据中需注明“还借款字样，并在纸质单据“原借款金额处注明借款金额。,4、,财务部定期清理借款，如超过,3,个月未还款，,需由员工本人填写延期还款说明，至少由直属上级领导审批，交由财务备案。,备用金管理,使用范围：,公司日常经营过程中在发票不能先取得情况下，要临时支付如加油充值费、零星办公费等经常性、消耗性支付项目而以现金方式借用的款项。,备用金额度：每周备用金不低于,5000,元。,操作要求,：,1、财务部按一周的资金计划安排确定每周备用金使用情况,，,备用金余额不足时，由财务出纳人员填写,备用金申请表,，经会计主管审核、财务总监审批后开具现金支票，去银行完成备用金增补。,2、原则上不允许其他部门再设置备用金借款，如需现金支付临时费用可按暂借款要求进行。,3、,各部门如有临时,大额,现金支付情况，至少提前一天通知财务部出纳，以便做好现金支付准备。,押金及保证金,管理,押金是在双方合同约定下，由公司支付给第三方租赁的押金等款项，如住房押金、水桶押金、复印租赁押金、广告牌押金等。,保证金是指与外部公司签订合同后，按合同约定在规定时间须支付对方甲方的履约保证金。,定义,管理要求,押金、保证金支付前应填写?资金支付申请单?，并经过适当的审批。,押金和保证金采用经办人负责制，当到期后，经办人应及时催收,。,为保证到期押金和保证金的及时收回，财务部每季度末与经办人核对一次。如遇员工转移岗位和离职情况，经办人应与接交人办理手续，并报财务部备案。,Thank 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