科学时间管理课件

科 学 时 间 管 理 一 、 课 程 导 入二 、 时 间 是 什 么三 、 什 么 是 时 间 管 理四 、 时 间 管 理 的 重 要 性五 、 如 何 做 好 时 间 管 理六 、 个 人 成 效areyousee 最 科 学 的时 间 管 理啊 呦 嘻 电 子 书 系 列 科 学 时 间 管 理 科 学 时 间 管 理人 生 的 每 一 刹 那 都 是 唯 一 的 时 间 对 盼 望 的 人 来 说 “ 实 在 太 短 ” ；时 间 对 恐 惧 的 人 来 说 “ 实 在 太 长 ” ；时 间 对 痛 苦 的 人 来 说 “ 实 在 太 慢 ” ；时 间 对 快 乐 的 人 来 说 “ 实 在 太 快 ” ；时 间 对 有 爱 心 的 人 来 说 是 永 恒 。朝 菌 朝 生 暮 死 ； 寒 蝉 春 生 复 死 ；海 龟 生 存 500年 ； 松 柏 树 、 黄 杨 树 活 数 千 年 科 学 时 间 管 理 天 底 下 每 种 事 物 都 有 其 季 节 性 ， 而 每 个 时 刻 也 都 有 其存 在 的 目 的 ， 生 命 诞 生 的 时 刻 ； 生 命 枯 萎 的 时 刻 ； 播 种的 时 刻 ； 收 成 的 时 刻 以 及 保 持 缄 默 的 时 刻 ， 挺 身 讲话 的 时 刻 。 旧 约 圣 经 之 传 道 书 我 们 是 每 分 钟 的 主 人 ， 否 则 便 是 每 分钟 的 奴 隶 ， 我 们 利 用 时 间 ， 否 则 时 间 利 用我 们 。 科 学 时 间 管 理“不 能 管 理 时 间 ， 便 什 么 都 不 能 管 理 ” （ 美 ） 杜 拉 克 “管 理 ” 时 间 是 不 对 的 ，“ 时 间 管 理 ” 就 是 “ 自 我 ” 管 理什 么 是 时 间 管 理时 间 管 理 就 是 管 理 时 间 ？ 科 学 时 间 管 理 下 面 用 最 简 单 的 办 法 测 试 你 是 否 能 掌 握 时 间 ， 你 只 需 回 答 “ Yes” Or “ No” .1 你 通 常 工 作 很 长 时 间 吗 ？2 你 通 常 把 工 作 带 回 家 吗 ？3 你 感 到 很 少 花 时 间 去 做 你 想 做 的 事 吗 ？4 如 果 没 有 完 成 你 所 希 望 做 的 工 作 ， 你 是 否 有 负 罪 感 ？5 即 使 没 有 出 现 严 重 问 题 或 危 机 ， 你 也 经 常 感 到 工 作 有 很 多 压 力 ？6 你 的 案 头 有 许 多 并 不 重 要 但 长 时 间 未 处 理 的 文 件 ？7 你 经 常 在 做 重 要 工 作 时 被 打 断 吗 ？8 你 经 常 占 用 用 餐 时 间 工 作 吗 ？9 在 上 个 月 里 ， 你 是 否 忘 记 一 些 重 要 的 约 会 ？10 你 时 常 把 工 作 推 到 最 后 一 分 钟 ， 然 后 很 努 力 的 去 做 完 它 们 ？ ? 11 你 觉 得 找 借 口 推 延 你 不 喜 欢 做 的 事 容 易 吗 ？12 你 总 是 感 到 需 要 做 一 些 事 情 而 保 持 繁 忙 吗 ？13 当 你 长 休 了 一 段 时 间 ， 你 是 否 有 负 罪 感 ？14 你 常 无 暇 阅 读 与 工 作 有 关 的 书 籍 ？15 你 是 否 太 忙 于 一 些 琐 碎 的 事 而 没 有 去 做 与 目 标 一 致 的 大 事 ？16 你 是 否 有 沉 醉 于 过 去 的 成 功 或 失 败 之 中 而 没 有 着 眼 于 未 来 ？ 测测你的时间安排是否合理 科 学 时 间 管 理 总 结 你 的 时 间 掌 控12 16 “ yes” 救 命 ！ 你 在 时 间 管 理 上 需 改 进8 12“ yes” 4 8 “ yes” 0 4“ yes” 当 心 ！ 你 需 要 重 新 审 视 你 的 时 间行 动 指 南可 以 ！ 方 向 正 确 ， 但 需 要 提 高 冲 劲恭 喜 ！ 坚 持 并 保 留 你 的 方 法 科 学 时 间 管 理 案 例 ： 老 王 的 故 事延 误 原 因1、 没 有 以 第 一 时 间 把 报 告 做 好 拖 延 ， 没 有 界 定 缓 急 先 后2、 打 算 做 报 告 的 当 天 下 属 生 病 ， 代 出 席 会 议 上 司 紧 急 命 令 一 些 电 话 突 发 事 件 紧 急 事 件 被 打 扰3、 下 班 回 家 交 通 堵 塞 4 、 看 电 视 不 能 自 我 约 束 5、 放 弃 工 作 不 能 自 我 约 束6、 赖 床 不 能 自 我 约 束7、 没 有 带 一 些 文 件 回 家 善 忘8、 上 班 交 通 堵 塞 科 学 时 间 管 理 平 均 80岁 寿 命一 寸 光 阴 一 寸 金1-20、 60-80 忽 略 不 计 ， 余 40 1年 为 1寸 睡 眠 8小 时 13.3年 26.7一 日 三 餐 2.5小 时 4.2年 22.5交 通 1.5小 时 2.5年 20电 话 1小 时 1.7年 18.3看 电 视 、 上 网 3小 时 5年 13.3看 报 、 聊 天 3小 时 5年 8.3刷 牙 、 洗 脸 、 洗 澡 1小 时 1.7年 6.6 休 假 、 白 日 梦 闹 情 绪 、 身 体 不 适 2小 时 3.3年 3.3 科 学 时 间 管 理 大 石 头小 沙 子水杯 子 理 论 科 学 时 间 管 理 课 程 目 标知 道 什 么 是 重 要 的做 计 划实 践 重 要 、 计 划 、 实 践 科 学 时 间 管 理 时间的秩序时 间 箭 头 将 过 去 和 未 来 区 别 开 来 ,使 时 间 有 方 向 面 包 的 比 喻错 误 ： 3成 时 间 缅 怀 过 去 、 3成 时 间 梦 想 将 来 、 3成 时 间 应 付 目 前 的 一 切正 确 ： 8成 时 间 应 付 今 天 、 1成 时 间 借 古 今 用 作 为 参 考 1成 时 间 计 划 未 来 科 学 时 间 管 理 时 间 管 理 学 的 演 变记 事 便 条 做 一 些 计 划 、 规 划分 出 优 先 顺 序挖 掘 人 的 资 源 、 重 视 人 科 学 时 间 管 理 I+重 要 性 MIMII MIIIMIV U +紧 迫 性I+ U+I+ U I U+I U 工 具 ： 区 分 时 间 的 重 要 性 和 紧 迫 性重 要 的 事 ： 对 个 人 工 作 生 活 会 产 生 重 大 影 响 的 事 情 。 紧 迫 的 事 ： 此 刻 不 做 就 会 给 我 们 带 麻 烦 的 事 情 。紧 迫 的 事 情 不 一 定 是 重 要 的 事 情 。 科 学 时 间 管 理 紧 急 重 要 不 重 要 防 患 未 然 改 进 产 能 建 立 人 际 关 系 发 掘 新 机 会 规 划 、 休 闲 繁 琐 的 工 作 某 些 信 件 某 些 电 话 浪 费 时 间 之 事 有 趣 的 活 动 重 要 与 紧 要 之 区 别从 容 人无 用 人 危 机 急 迫 的 问 题 有 期 限 压 力 的 计 划压 力 人 不 速 之 客 某 些 电 话 某 些 信 件 与 报 告 某 些 会 议 必 要 而 不 重 要 的 事 受 欢 迎 的 活 动无 聊 人不 紧 急 科 学 时 间 管 理 偏 重 第 一 类 事 务 ， 结 果 压 力 精 疲 力 竭 危 机 处 理 忙 于 收 拾 残 局 科 学 时 间 管 理 偏 重 第 二 类 事 务 ， 结 果 有 远 见 ， 有 理 想 平 衡 纪 律 自 制 少 有 危 机 科 学 时 间 管 理 偏 重 第 三 类 事 务 ， 结 果 短 视 近 利 危 机 处 理 被 视 为 巧 言 令 色 轻 视 目 标 与 计 划 缺 乏 自 制 力 ， 怪 罪 他 人 人 际 关 系 浮 泛 ， 甚 至 破 裂 科 学 时 间 管 理 偏 重 第 四 类 事 务 ， 结 果 全 无 责 任 感 工 作 不 保 依 赖 他 人 或 社 会 机 构 维 生 科 学 时 间 管 理 Diarize（ 定 出 做 的时 间 ） 变 为Do it latter（ 呆 会 做 ）4D原 则 Do it now！（ 马 上 就 做 ）Dont do it。（ 别 去 做 了 ）重 要 紧 迫 Delegate授 权 别 人 去 做 科 学 时 间 管 理 高 MIMIII MIIMIV 大第 一 重 点第 二 重 点 第 三 重 点非 重 点客 户 规 划 、 重 点 优 先 工 具 ：低 小市场吸引力 成 功 可 能 性 科 学 时 间 管 理 时 间 自 然 法 则 总 结Parkingson s Law 帕 金 森 原 则 时 间 象 一 根 弹 筋 ： 设 立 期 限Pareto s Principle 帕 雷 托 原 则 80%的 结 果 来 源 20%的 努 力Concentration Enigmas 注 意 力 之 谜 注 意 力 需 要 及 时 恢 复Internal Energy Levels 内 在 能 量 水 平 有 效 地 利 用 你 的 生 物 钟Efficacy Efficiency 效 能 与 效 率 做 正 确 之 事 ， 做 好 它 科 学 时 间 管 理 科 学 时 间 管 理 订 定 每 日 工 作 计 划 详 细 地 计 划 今 天 下 午 或 是 明 天 早 上 的 工 作 。工 作 计 划-为 每 天 的 2-3件事 项 留 出 完 整 的时 间 科 学 时 间 管 理 避 免 分 散 注 意 力 你 所 花 费 的 努 力 中 ， 通 常 有 百 分 之 二 十 已 决 定 了 最后 的 结 果 。 因 此 ， 专 心 在 少 数 能 影 响 结 果 的 事 务 上 ， 将有 助 于 在 短 时 间 内 达 到 要 的 成 果 。 科 学 时 间 管 理 办 事 处 与 总 公 司 的 协 作 某 办 事 处 已 成 立 了 两 年 ， 现 有 10位 销 售 人 员 ， 负 责 销 售 工 作 。该 办 事 处 业 绩 一 般 ， 但 面 对 竞 争 激 烈 的 市 场 局 面 ， 总 公 司 为 了 要 全面 推 广 工 作 站 产 品 ， 最 近 派 了 小 李 过 去 以 便 能 打 开 工 作 站 市 场 。 小 李 除 了 工 作 站 之 外 ， 对 其 它 产 品 如 服 务 器 、 多 媒 体 电 脑 等 更是 熟 悉 。 办 事 处 经 理 王 先 生 因 此 经 常 要 求 小 李 帮 忙 兼 卖 其 他 产 品 。半 年 后 小 李 始 终 无 法 打 开 工 作 站 市 场 ， 他 诉 说 王 经 理 常 常 要 求 他 去完 成 其 它 产 品 的 销 售 任 务 ， 所 以 实 在 没 法 抽 出 充 分 的 时 间 去 开 发 工作 站 市 场 。思 考 题 ： 1、 假 设 小 李 继 续 兼 卖 其 他 产 品 的 话 ， 那 会 造 成 什 么 后 果 ？2、 王 经 理 其 实 应 该 怎 么 做 ？ 案 例 学 习 科 学 时 间 管 理 销 售 和 管 理 的 重 要 不 同 点Critical difference between selling and managing Salesperson Sales Manager主 要 任 务 Primary responsibility 开 发 客 户Develop accounts 开 发 人Develop peoople工 作 关 系 Working relationship 独 立Alone 通 过 他 人Through others角 色 Role 操 作 员Player 教 练 和 操 作 员Coach and player管 理 员 一 层 Part of mngmt 不 是No 是Yes不 同 的 责 任 Diversity ofResponsibilities 访 问 、 销 售 和 服 务Make calls sell andservice 开 发 人 、 招 聘 、 选 择 、 培 训 、 激发 、 补 偿 、 运 作 分 部 ， 经 理 也 必须 会 见 主 要 客 户 ， 与 客 户 交 流 、 协 调 和 其 他 部 门 的 关 系Develop people, recruit, select, train, motivate, compensate, runbranch office, see key accounts, correspond, work with otherdepartments 科 学 时 间 管 理 时 间 是 串 起 过 去 、 现 在 及 未 来 无 数 事 件 的 连 续 线时 间 管 理 的 基 本 单 位 是 事 件时 间 管 理 的 关 键 在 掌 握 事 件事 件 经 由 选 择选 择 以 价 值 为 基 础 科 学 时 间 管 理 顺 习 惯 做 事 会 有越 来 越 多 的 抱 怨Proactive（ 制 变 ） Reactive（ 应 变 ）思 考 一 下 再 去 做知 道 什 么 是 重 要 的 ， 并 按 重 要 的 原 则 去 选 择二 者 的 区 别 就 是 选 择 ， 有 选 择 比 没 有 意 识 去 选 择 好 科 学 时 间 管 理 确定优先顺序基 本 任 务 如 果 不 去 做 ， 就 无 法 有 效 发 挥 你 的 作 用 的 任 务 。你 应 当 完 成 的 任 务 一 般 指 应 最 先 完 成 的 任 务 。你 喜 欢 做 的 任 务 在 事 先 安 排 时 间 时 ， 通 常 从 不 会 去 做 的 事 。不 甚 重 要 的 任 务 容 易 而 有 趣 ， 通 常 首 先 会 去 做 。 科 学 时 间 管 理 优 先 管 理 的 核 心1、 Make a list of things to do today 把 每 天 要 做 的 事 情 列 一 份 清 单2、 Set priority and work on the most important确 定 优 先 次 序 ， 从 最 重 要 的 开 始 做3、 Do it every day!每 天 这 么 做 ！每 日 计 划 ： Plan the next d b you l the office.在 你 办 公 室 前 ， 计 划 天 的 工 作 。 科 学 时 间 管 理 To-Do List待 处 理 事 项Delegate to授 权 A/B To-Do 事 项 Time 需Required 时Delegation 授 权 跟 进 Ref参 见Name姓 名 Return 返 还Time 时 间 Ref参 见 Notes 备 注 科 学 时 间 管 理 Clear the Desk 清 理 桌 面1、 Create 3 files 建 三 个 文 件 档 案2、 Organize all items according to the 4D s 根 据 4D原 则 整 理 好 所 有 东 西3、 Work through “ Do” pile 把 “ 立 即 做 ” 档 案 里 的 工 作 一 件 件 处 理 完 Time Activate 给 活 动 定 下 时 间 Use Holding Files 使 用 活 页 文 件 4、 Clear the desk each day. 每 日 清 理 桌 面 科 学 时 间 管 理 A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每 日 支 出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appointments日 程 科 学 时 间 管 理 Monthly Plan月 度 计 划 Month Year 年 月Projects/Goals本 月 项 目 /目 标A/B Business 工 作 开 始 日 Personal 个 人 生 活 科 学 时 间 管 理 意 识潜 意 识 内 存硬 盘 科 学 时 间 管 理 产 品 说 明 书 了 解 产 品印 刷 售 后 服 务图 片题 纲 初 稿 规 格 注 意 事 项维 修 点打 印美 工公 司 简 介拍 照 大 脑 图 科 学 时 间 管 理 个 人 成 效effective efficient明 确 于 结 果 ： 快 、 好 高 效A nice manager A good manager An effective manager脾 气 好 工 作 愉 快 、 有 结 果 一 个 有 成 效 的 经 理 人 科 学 时 间 管 理 Specific 具 体 的Measurable 可 衡 量 的Achievable 可 实 现 的Relevant 与 价 值 相 关 的Tractable 可 跟 进 的SMART 科 学 时 间 管 理 What I am here for ?对 我 的 岗 位 来 说 ， 最 重 要 的 职 责 是 什 么 ？Make a list. 分 清 主 动 工 作 和 被 动 工 作 内 容 。主 动 性 （ 建 设 性 ） 工 作 ：帮 助 达 到 目 标 的 工 作 被 动 性 工 作 ：日 常 琐 碎 的 事 情 科 学 时 间 管 理 放 弃 喜 欢 做 的 事放 弃 怕 失 去 控 制 的 心 理授 权把 任 务 交 给 人 ， 培 训 他 们 并 通 知 相 关 人 员随 时 准 备 提 供 建 议 并 进 行 解 答组 织 下 属 科 学 时 间 管 理 Productivity Challenges 对 生 产 率 的 挑 战1、 Shifting priorities/crisis management 优 先 顺 序 不 明 确 /危 机 管 理2、 Telephone interruptions 电 话 打 扰3、 Lack of Priorities/objectives 缺 乏 优 先 /目 标4、 Attempting too much 贪 多 嚼 不 烂5、 Drop-in visitors 不 速 之 客6、 Ineffective delegation 无 效 授 权 7、 Cluttered desk/losing things 桌 面 杂 乱 无 章 /找 不 到 东 西8、 Lack of self-discipline/procrastination 缺 乏 自 律 /拖 延9、 Inability to say “No” 不 会 说 “ 不 ”10、 Meetings 会 议 科 学 时 间 管 理 学 习 分 配 工 作 学 习 将 不 同 的 工 作 授 权 给 不 同 的 单 位 执 行 ， 分 工 合作 才 能 在 最 短 时 间 内 以 有 效 的 方 式 达 成 目 标 。 科 学 时 间 管 理 今 日 事 今 日 毕拖 延 决 定 或 行 事 缓 慢 是 非 常 危 险 的 习 惯 。应 付 拖 延 的 招 数 ： 订 定 完 成 期 限 建 立 回 馈 制 度 安 排 人 监 督 你 趁 早 解 决 把 工 作 划 分 为 几 个 小 部 分 现 在 就 去 做 科 学 时 间 管 理 将 阻 碍 减 到 最 低通 常 造 成 时 间 浪 费 的 环 境 因 素 有 ： 电 话 信 件 会 议 等 候 访 客 紧 急 事 件 科 学 时 间 管 理 培 养 说 “ 不 ” 的 能力 如 果 你 从 来 不 懂 得 拒 绝 工 作 ， 导 致 工 作 量 超 出 负 荷时 ， 你 的 工 作 品 质 势 必 会 大 受 影 响 。NO！NO！ NO！ 科 学 时 间 管 理 应 付 突 发 状 况 应 付 突 发 状 况 ， 是 时 间 管 理 上 的 一 大 技 巧 ， 当 发 现情 况 不 对 时 ， 可 以 ： 重 新 商 议 在 接 下 来 的 步 骤 中 ， 把 浪 费 的 时 间 补 回 来 缩 小 计 划 的 涵 盖 面 争 取 更 多 资 源 接 受 替 代 品 提 供 诱 因 要 求 服 从 科 学 时 间 管 理 随 时 检 视 随 时 检 视 自 己 的 时 间 管 理 状 况 ， 如 果 觉 得 不 满 意 ， 可重 新 检 查 自 身 的 时 间 管 理 方 法 ， 发 现 问 题 点 后 再 做 调 整 。 科 学 时 间 管 理 表 达 工 作 情 绪 的 词 语惬 意沉 闷 累乱繁 忙轻 松无 聊充 实平 衡烦 有 效 率 地 完 成 工 作疲 于 应 付盲 目目 标 明 确筋 疲 力 尽毫 无 头 绪做 自 己 想 做 的 事压 力 太 大精 力 充 沛憔 悴 应 付 自 如昏 昏 欲 睡按 部 就 班工 作 愉 快拖 沓逃 避信 心 百 倍忙 于 收 拾 残 局有 危 机 感有 成 就 感