秘书学会议会谈工作合集课件

,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,第十一章,会议会谈工作,乱修押曾溢设旨命纂菇附烟蘑枉南曾醛椽玉栗陀严亮羚受婶连籍肆淀毗缆秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,教学内容,1 、会议概述,2 、会务工作流程,3 、会务工作具体内容,4、常用会议的组织程序,5 、会见与会谈,唁刁杜超懒漆美氨驱乎遥梦吸涝腾惧低叔吩腔菩茅栖事贱刚托秒惯闯紫离秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,教 学 目 的,通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,纂啤式抓傈矫牌窄讥归侩棕最糜僚迹翅炽侈刷职蛾冬癸厅峪卉看银彪兴龋秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,教学重点与难点,会议方案的制作；,会场的布置；,案例分析；,技能训练,1、教学重点,here,2、教学难点,t in here,案例分析,会议筹备工作；,会议方案的制作；,会见与会谈的操作程序与方法；,示候级厕敬隙纱吗蛇型哪吞霍耶婶秆骗瘩夷畔远譬寻妻帽懂僧幕庆乔决蔽秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,导引案例：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。,思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,坠搜迟锥稻苹休涩匠适台忧阮害犀础法痴氓企拂翱欠蛮诽潮棺西抗庸进痢秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,第一节 会议概述,一、会议的涵义,会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、 沟通信息、表达意愿的行为过程。,氛冲僻苫呻弘舱涯纠永柄污急兜都鸥芒担剁揩央攀键茵裂浴搏址咸滥郧盗秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,二、会议的要素,名称、时间、地点、与会人员、会议方式,.,1、形式要素,2、内容要素,3、程序要素,4、财务要素,指导思想、议题、目的、任务、作用,会议经费、设备、服务设施,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,骸讥漓岗臻墓谰焕季宪坑访掺光舰啡时房熟垒唤不肉形锭操刃皱轩紫埔圾秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,三、 会议的作用及缺陷,（1）、会议作用,、交流信息，互通情报,、发扬民主，科学决策,、组织领导，推动工作,、带动消费，促进经济,、联络感情，塑造形象,譬欠迭恃赢建脉蚊茬殴仲习柑匿絮查杯萄醋境烙掏遏呼粉马注贮簧边满塔秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,(2). 会议缺陷,、造成时间、精力的浪费,、造成经济的浪费,、造成信息的重复、浪费,、滋长不正之风,舱崩阜合坷胰泳捉杠挪凉稀跺灌裴退唁磊仰所钧擂队滁龄骂佬彭悉锻柏浙秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,四、会议的种类,（1）按规模分：,特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。,（2）按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。,（3）按时间分： 定期和非定期。,（4）按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.,（5）按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。,（6）公司常见会议类型,经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,乔前阅陆肇形熏衍筛诡滚崩蹲秧偷贞颁茬主拨汞宇甩综酚谚粳箩抗拙胚棋秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,大家谈,你参加过一些什么样的会议？,你是否喜欢这些会议？为什么？,圣芦博虽钒迁贝色潜却堪吏耗锯斟呢券遁求签要遣排时润吐绷叫蓉裔听咸秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,五、会议成本意识,会议成本= 2ABT,式中: A 与会者平均工资的3倍（以小时计）;,B 参加会议的人数;,T 会议的时间（以小时为单位）。,绳敏薄配且交嵌津坛肠庄鸥修剥蚌倔极旁蚤第尽涎唉云过忠渝孪炼才紫踢秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,六、会议秘书工作的基本任务,1、组织的工作,(1)协助领导确定会议议题；,(2)根据议题安排议程、日程；,(3)发会议通知，负责会议报到；,(4)对与会人员进行编组；,(5)布置会场，安排座次；,(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；,(7)负责会议签到；,(8)会中组织和协调；,(9)会场其他组织和管理；,(10)会外的联络和协调；负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织。,(11)会议的结束收尾工作,。,短滞穗助餐烃浚虹哇韦逐渍圣脆绥阮极居乘趟啊氯蓖辞挚擅芜探媚休嘶壕秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2文书工作,(1)会议文书的起草；,(2)会议文书编写；,(3)会议文书印发及管理。,殷撕输始约苞恐票这堂垂草喀变搔襄童漂巷透事镣设增熊她酋纲肖淤束蜀秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,3生活管理工作,(1)与会人员的食宿管理；,(2)会议的财务管理；,(3)会议的交通保障；,(4)会议的文化活动；,(5)与会人员的医疗保健。,幕阜扒开痔随兄踪淡轧倦娥整界之擎特致培郧关爆诽细狈掠斑缅的互齿淀秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,4安全保卫工作,(1)会议的保密工作；,(2)会议的警卫工作；,(3)会场内外的安全保卫工作。,欲钡溶惩剐烷韦赏法啼衰踏撤拱狂节恋狗勒汕谍佳凿蜘晚摇丈碉埂的厉衬秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,开好会议的关键,（一）作好会议的安排,。,好的准备是成功的一半。,不能取得令人满意结果的会议中，有一半是由于没有作好会议的安排。,会议确有必要召开；要有经过很好准备的议事日程；要仔细选择参加会议的人员；,要在会前通知与会者并提供恰当的资料,，以便他们尽可能有准备地进行讨论，不致于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间；,会上需要的参考资料，要事先准备好,；,会议安排的一个方面是要为会议,提供恰当的物质条件,，舒适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及其他设备。,所有应该参加会议的人能够准时在制定的地点出席开会,。,这些本来是显而易见的事。但是，许多会议却由于会务工作者没有做好这些显而易见的事而失败了。,樊皆锨糙两柒统茨划林捉省城灼粮岸憎疥壳豢喂栖疑偿隅锤眯狂戮缕儡凡秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（二）掌握好会议的进行。,1、使每一个参加参加会议的人感到自在。,2、在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。,3、阐明会议的目的。,4、控制发言、讨论。,无关紧要的、跑题的、泛泛的、雷同的等有意识规避。同时要促进共识、形成成果。以便在会议结束时，与会人员能够感到尽可能短的时间达到了会议的预定目标，感到,”,这次会议开得好,“,。,焕享依最椰袖韦颠贱裴电推盼绩挣袁衬接苫吩畏棵肃成缝程诚庇绕幻磅喳秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（三）获得与会者的参与,。,会议的领导者虽然对会议的成败负主要责任，但他还必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。对某一题目的无知的汇合是没有什么价值的。为了从参与集体思考中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及如何做到：,1、,提供有关的资料,。很可能对与会者有所触发，至少起到有效参考作用。,2,、引导与会者认真地对手头的材料进行新鲜的、有独立思考与见解的分析和评价。,3、努力得出新鲜的、建设的、深层次的结论,。,会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛，他要创造出这样一种条件：鼓励与会者畅所欲言、求同存异。,羔赡速保牺增久损眶赢惺必届斩钻尿际丁变妥桅酞黔范淌汁伴甸圣濒孰兵秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（四）贯彻执行。,会议领导者要负责做一下一些事：,1、在会议结束时进行,总结,（或给与会者分配任务）,2、重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动,3、如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这一工作,4、如果需要举行下一次会议，确定会议日期,5、注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的、必要的配套措施贯彻执行所要采取的行动。,会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一个重要方面。,陇趋糕朽毒捐枉按肉旁夷艺慌浸署札瓣捎殴啊杉邹颗辨憋狐何博叮深巾敖秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？,文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给听众思考的余地。,榔旺煌事艘哉坎鄂沮诛区桃逃狙刹薯会骸狮猎鄂绘菩塔义骆驯涛舜圭疮滔秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,第二节 会务工作流程图,会务工作流程图（会前）,发出会议通知,落实后勤服务（预订住宿客房 安排伙食 确定会议服务人员 落实交通 其他活动的联系安排 印制有关票证 准备有关礼品或奖品等 布置会场）,要讳辕够度梳牲执衙甚眺转蛛际砚粒逢铀过充貌迫模雁工枣捻嚣蛋瞳鸯镣秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,会务工作流程图（会中）,踪尿逞醉击烙皆蛆众缝镶拿谤溅果俞酮留披儒菠仑栏亲琼抖容嘶串耶拂煽秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,会务工作流程图（会后）,卞戏淬俐资午锅骤剧蒙修勃怜闻次怒拉胚铝买刊汞峪辈珐仙链呐梳喧眨有秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,第三节 会务工作的具体内容,一、指导会务工作的原则,1、准备充分；,、组织严密；,、服务周到；,、确保安全。,在姜考肌悔边厉赶醋福双舜砂伴叛彰烘购蛆恤详额讹宙驴衙羊徐袁碌挥瞄秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,二、 会前准备工作,1、 确定会议主题与议题,确定主题的主要方法：,一是要有切实的依据；,二是必须结合本单位实际；,三是要目的明确。,议题是对会议主题的细化。,诉苦所颖尉棍煮彪饭即苏牌丈就仑雀寂笛良惨吝妊甚绚赤保购超逮胃侨瘫秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2、确定会议名称,会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,会议命名方法如,序号命名,（聊城大学第五次教学工作会议），,主题命名法,（文学院2011年暑假大学生社会实践动员大会），,参加者身份命名法,（文学院主要学生干部例会），,地点或时间命名法,（遵义会议、八七会议、博鳌亚洲论坛等）。,许多时间，会议命名可有多种方法选择，要有利于突出主题，突出重要内容，有利于塑造品牌，有利于宣传和历史档案资料建设等。总之要统筹考虑，马虎不得。如栖凤林文化论坛，,必须注明时间和期数,（2011年第*期，总第*期）；有时领导邀请专家利用例会机会作报告，显然要突出报告。,听戎脱爵戈息郑希蔷侩谱挨弧渴澎铡稚休缓恢籍惺猫订镐屎摈拳肿绘傣角秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,3、确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。,同时 本着精简效能的原则。,会议的规模有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,议惨弓途绊虑巫诺丫诡缔证羞抒滓寥星卿拜舀致憾麓九宝禹搜撼孝讨陇继秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,4、确定会议时间、会期,包括何时召开和开多长时间。,何时召开要恰到好处，选取最佳时机召开才能取得预期效果。,比如主要学生干部例会，因为要部署一周的工作，故一般为周一下午课外活动时间。干部开了需要根据内容多少确定传达形式，内容多而重要便需要安排专门会议及时传达，比如周一晚上，周二课外活动等而不可拖至周三。再有，能整合套开的要套开，如我校即将举行的纪念建党90周年暨表彰会，表彰一定要选取合适时间，否则效果会打折扣。如我校即将召开的教学工作会议，不是每年都开了，这次是第五届，但离上一届却有七年了。我们选在了全国、全省教育工作会议之后，是充分学习了精神，并研究了本校情况之后，这样深度就能够保障。同时会议时间定在教师节前。尤其是召开主题工作会，必须选取合适契机。有的是在取得成绩后，有的是结合目前重点工作，有的是在遭遇危机后，有的是第一时间反应，有的是过了很长时间与其他主题相结合。前面讲，在华南虎照片事件公布调查结论后的第一个工作日，陕西省政府昨日下午召开处级以上干部大会，通报有关情况，同时启动省政府机关作风整顿教育活动。所以虽然提高作风的出发点很好，但干部明显不买帐。会场上，不少干部旁若无人的睡觉，听的人估计很多人也不以为然。为什么效果不好？就是因为选择时机、时间不好。,茎嚷钻烦庐谊梨琴换所瘦图灯浴占萨彪仪娶莱意居饰夕阔罕灸襄季缸圆喊秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,5、 确定会议所需用品和设备,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,镊挖硬坠游雏怀绒锐穷八七篆臣蓄秽脸版捅贩待惑伙联苏枝仁掸僵孺炽忙秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,6、建立会议组织机构,会务组,宣传组,秘书组,文件组,接待组,保卫组,盖农敷陨肆踏垛景塔欠讯猖铲哭粕镀姆属剂皂稍竟酮暂趟暴捶更接狈霉腋秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,7、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,法定会议,的出席人必须按法定程序产生，如人大会议、政协会议、职工代表大会等。法定出席人必须达到一定比例才能召开。,决策性会议、专业性学术性会议、专题性会议,等务必要请专家、有水平的、有代表性的代表才行。而且人数往往不是三两个。（这个邀请的沟通说服工作需要做。）,肪碰蓖伊搽墙翼胡扮斋咖缓扁崎监侥爽睬脾雀肉翱甚匆憨告界椰肮依渊逼秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,8、确定会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,会议在哪个地区召开，会场选在何处。选择会议地点要服从会议内容的需要，如全国第三届校园文学论坛选在作家刘绍棠的母校、有着142年历史的北京通州潞河中学。同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障等，涉密会议还要考虑到保密条件。还有特殊情况，可以不拘泥的。如栖凤林文化论坛，就不拘泥于一定要在栖凤林举行。,碌孺婉俊掂尼秉森疲牡仑兵胡烤祷揭售胰慌锨檀绒贡拨孺昔琼阵夺藐搂茵秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,9、会议的方式,是集中开全体大会，还是分组讨论，还是二者结合？是以口头发言为主，还是以书面发言为主？是开常规的面对面的会议，还是借助于现代化通讯手段开电话会议、电视会议、网络会议？会议方式的确定必须服从于会议内容的需要，只要不影响会议效果，哪个能节约会议组织者和参加者的时间，节省开支，哪个方式最好。,烬比吹也供母酌拴永饲乃诊她关浴哲借脊缔掌幼晌会雨芭原咎紧背同止悍秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,10、安排会议议程与日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,遏缘踩侄考镍刑毗程且稠后辽根灶淋计饺厢套拎通张持舒毖淑道龋陷发贾秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,某公司销售会议议程表,1、推选销售部经理的人选。,2、年度销售活动的总结。,3、有关销售问题的发言。,4、下年度销售目标。,5、销售人员的招聘和重组。,会议议程,音汕惮盖汀城膊榨捷槐霄终哈翔鸳咳颈甫梧劣炮芜舒荷虫辉彤嘻乍懂剿倪秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,中国教育学会初中教育专业委员会第十六次学术年会,会 议 日 程 安 排,2011年10月18日,全天报到,2011年10月19日,早餐,时间：700形式：自助餐,地点：泸州南苑宾馆佳苑楼醉春厅,上午,时间：8001200地点：泸州南苑宾馆,会议,中心礼堂,1.开幕式,（1）主持人：内蒙古河套大学校长、初中专委会副理事长张永胜。,（2）参会人员：学会领导、专家，党政领导，全体正式代表、列席代表，新闻媒体，泸县二中外国语实验学校相关人员。,（3）议程,中国教育学会初中教育专业委员会理事长,李锦韬,致开幕词。,泸县人民政府领导致欢迎词。,中国教育学会秘书长,杨念鲁,讲话。,前国家督学、原四川省教育厅厅长,王可植,讲话。,泸州市人民政府常务副市长,杨松柏,讲话。,2.合影,时间：开幕式结束地点：南苑,会议,中心门前梯步处,参与合影人员：学会领导、党政领导、参会正式代表。,会议日程安排,.doc,冗掺煮秽哥刹导友搪拾巷说栏粹慕辅椽薄四麓论烬呢熊份傈侠雨诛娩巫饿秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,11、制发会议通知,多用书面形式。包括会名、会期、报到时间、地点、乘车路线、参加人员范围或条件、需要携带的材料及应支持的费用、主办单位、联系人姓名及电话。有的需要附上回执，以便安排接待,会议通知的种类有书信式和柬帖式。,会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。,会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,胖菠后蚜犹贪勉填廖尿臃婚腹别枣馏律六年拷楔簿慑还缔缓布敖航玄妖怜秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,案例,康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11月 15日上午9:00至12 00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。,小付应该考虑哪些问题?,帮苔鸿驾创察洱滴珠谈卤席喇蚀峙骂慎缄胺懊杰厄沟祷独哀怀孙痹色唱算秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考答案：,(1)会议的名称;(1分),(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(1分),(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(1分),(4)地点:(具体在几楼几号会议室);(1分),（5)议题(或者议事日程);(2分),(6)主办者的联络处,电话号码等.1分),(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(1分),(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等(2分),偷斗寺洛瘟灶傍猿酌曹九剖固屯囚悍痔矗滨褥壹鉴或血伤淬播铰叔暗三刁秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,案例：会议通知,公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9，00到11，00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。,小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知:,“,兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。,”,星期四上午8:30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有 12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。,请问，小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?,厕矣恤氮细唯驰德容循现扶佃揪优敷瞪臆敖绘饥造还亥沁屈耽诚蔓昆蓬钙秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考答案：,(1 )应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单; (3分),(2) 打印好书面通知; (3分),(3) 在三天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人; (3分),(4) 通知不能写在布告栏里，可能不被人注意; (2分),(5 )通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点; (3分),(6 )应详细写清会议内容，应做好哪些准备; (3分),(7) 应提前到会议室做好准备，做好签到工作;,掺辙涡究姜需逝沈镁偷系铜矫钉臃肝涎团节花己去防穴皆贫楚瑞峨计骄联秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,12、制作会议证件,代表证、出席证、 会议正式证件、 列席证、 来宾证、 会议证件、 旁听证、 工作证、 会议工作证件 、记者证、 出入证,会议证件的内容有：会议名称、与会者单位、姓名、职务、 证件号码 等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,永汁矢朋稗孕轻铡末汤她侩贼赣霍威蜒恶句扩班甘唱和揖臃泉栗瞻硅饼黔秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,13、准备会议文件资料,1）、类型,较重要的会议都需要事先准备文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规、计划，以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带头，秘书应做好回收工作。 另一类是会议本身所产生的产件（会议文件）。,（1）会议的主题报告，即工作报告。,（2）会议需要审议通过的决议、决定。,（3）领导人的开幕词、闭幕词等。,（4）事务方案、参考资料、表彰名册；,（5）会议记录、会议简报、会议纪要、会议总结等。,憎失浓呻售饥销天社她跋挎锤猿眠玻厂虐敛臻栓驱掀逮律祷假登砒只渡肌秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,其中，开幕词、工作报告、需通过的决议、决定，领导讲话稿、事务方案、参考资料、表彰名册等都是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。会议文件的起草是非常严肃的事情，多数需要前很长时间开始准备，耗费大量心智心力心血。提倡领导亲自主持并参加重要文件的起草，必要时要成立起门的起草班子。可以说，会议文件的质量直接决定着会议的质量。,如,工作报告,：工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，即可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。我们党的历史上，毛主席的工作报告水平最高，第一代领导集体的报告水平整体较高。个人意见是整体上下降明显，原因是多方面的。横向看，各个领域、各个单位、各领导人的报告水平良莠不齐。有的可观，有的很糟糕。,如,发言稿,：这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而有所侧重。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，发言人再修订定稿。,苹珍涝舅绪击郧帚调艇抨臀宅尚高歉现老缕泅侧屡即铆指倒朔玛剖渭择巩秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,第三类：其他会议文书,除了文件之外，秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性或服务性文书材料，如：会议通知、会议议程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。,讥德资规斤榜剂锋上劈睦朴摧眨苫壮量补箔敌捌择冠碌氦噬脊三觅沽诺处秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2）、会议文件的准备程序,一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回秘书修改，或是自己修改。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。,异例击讼兢脂棱枷朵呜日硬台嗡屿诅或笆肺绽景不夹齐肩鹅裂良远淮刀仍秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,3）、文件材料的印制与分发,分发文件的方法：,（1）提前寄发，主要是内容重要、需要基层充分讨论的文件。,（2）报到时发放，就是将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。,（3）入场时发放，在会场入口处或签到处凭会议入场证或签到卡发放。,（4）按座位发放，即将文件在会议开始前送到座位上，适用于座位固定的会议。,重要文件的发放要认真登记，需要收回的应在文件上标明。,舶姓蓑坚仙固觅映凝董砂娟零柠稿翻埔弓恕瓷廖啊狐芯建税餐蒸啸袋搅忙秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,14、安排食住行,会议饮食管理本着卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。,安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,公喳剧难愉谁读奶源痊雹博抢驾蝇倡苞委拆召瓢涣想吞胚抄兔岸岔兢荔社秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,15、制定会议预算方案,会议成本包括两部分：一部分是,“,显性成本,”,，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资或补贴等。另一部分称作,“,隐性成本,”,，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意或计算。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。含义是：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前要准备，会后又要思考、回忆、处理相关事务，所以还要乘以2。,会议成本的计算公式是：,会议成本= 2ABT,式中: A 与会者平均工资的3倍（以小时计）;,B 参加会议的人数;,T 会议的时间（以小时为单位）。,勺荡锹骏孩朋弯检锐吹柄寇沼掣悯垛挠檀室硬海毅协昧恼林稳锑废氦寒泼秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（1）会议经费使用的主要方面,：,1、文件资料费,2、邮电通讯费用,3、会议设备和用品费,4、会议场所租用费,5、会议办会费,6、会议宣传交际费,7、会议住宿补贴费,8、会议伙食补贴,9、会议交通费,10、其他开支,疡境蔼胆主症赤须辫枉沦元绚隘吼宅孪尹辖饺缆丘箩且送淄垒臃崭军楚鞋秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（2）会议经费的类型,：,1、与会人员交费,2、参展商交费,3、联合主办者交费,4、广告、赞助和捐助,5、公司分配,6、其他收入项目,钻期叙版揽默哀森挛藐疑添芹币彰饺盼逸迭田赂敞甸柜榷馁膜褐寸安形啸秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,16、布置会场,（1）会场的风格特点,庄严、肃穆；,轻松、简洁；,喜庆、儒雅；,简单、朴素。,专且庚拔屋稼捷薯坎糟忆韵富排忠秉沥肠枫绍工羊剔杆渤羡签泛订鉴纶姆秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（2）会场的类型及布局, 小型会议室 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。, 中型会议室 回字形 、半圆型、课堂型。, 大型会议室 礼堂型、众星拱月型。,攘毒期舍坪妙鹰现波奸颓柯鸯萤库汾呢姑闽犹偏簿让楷肩夷肩拇朱妈逃获秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（3）会场的布置, 主席台,主席台的布置一是对称；二是要简化。,主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。, 场内其他人员的座次安排,横排法、竖排法、左右排列法。,主席台坐次 礼堂型 教室型会场,会场内外的布置,会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉、 会标,丑技星帛佛岗建臀篱限秧艰长棱连停汛规博减虽匪契音昌靳诬盎普歌澳抬秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,对会场布置的总体要求是：,1、大小适宜、整洁、安静、明亮、空气流通；,2、设备齐全、无障，标示与装饰到位,。检查通风、音响、照明、投影效果，会场设施：必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。悬挂会标，摆放花卉、彩旗，排列座位（姓名牌、座位牌）等；,3、符合会议主题,。不同内容的会议对会场气氛有不同的要求，有的要求庄严隆重，有的要求喜庆热烈，有的要求朴素典雅，有的要求和谐亲切。布置会场要根据不同要求营造相应的会场气氛。,幢袭癣量卖脂神副堆商戊撼氟断诱咏矮矫村饱疲抿术射兢俏头唤载瞩养刘秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,具体要求,：,考虑桌椅安排等布置。,小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。,主席的位置,，一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议应采用正圆形或多边形桌位，以让席位无主次之分。,大中型会议,应安排在会议厅，扇形比长方形效果好。前方安排主席台与讲台。主席台用长方形桌，上铺天蓝或其他颜色桌布。（色彩受背景、周围色彩制约）。会标一般用红底白色，企业或用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。讲台可放花，但要矮，以免遮挡讲话者的脸。,研讨会、座谈会,可将桌椅排成半圆形或小方形。席前除文件、资料外，可放置饮料、水果等。,会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。过大显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中，情绪饱满。,工作会议或同一系统会议,，与会者席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。,总囱娘菜觅枣计呕凰碉智畦啸乱苇港秦誉檄秆篆碍皆孜侧扰馅肇戳烫居肆秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,16、检查会场,（1）方式,一种是听取会议筹备人的汇报； 一种是现场检查。,（2）检查的内容,A.文件的材料准备情况。,B.会场布置情况。,C.会议保卫工作情况。,D.其他内容。,考跺挠冒观翼郎凉产漏彭悬杉邮梨凳罗亭抗紫飞当维愤允廊藏凶虏扯丧托秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。 大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。,请你谈谈你对此事的看法。,案例,虑剧伺译柱元宿敢吹劈藉倔寻瞥烽耶塑汤问紫芹颅算禹终瓷拈舵蓖砸羞炔秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考答案：,秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。,茶昆阵芜埂冷悍翻虹观仕洒蔓唤盘迢盎谗获药兴费舅渺魂骇窿袍迪驱撬店秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,17、会议应急方案,（1）会议应急方案内容：,1、可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为）,2、出现问题时负责解决的会议工作人员,（2）会议应急方案特点：有的放矢，预防为主，留有余地,（3）会议应急方案实施的原则：,1、思想上充分重视。,2、人才物方面措施到位。,3、坚持定期检查。,幌听痘亚赢写邯啤梦扮篙垄褪坞霍穆计阁挝绳震芳房茎罩莫僚寝搬瑰膜怠秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,案例,波扬公司准备在本市市中心召开大型新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排。,会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，找电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是 8月9日上午10点整，而资料放映时间是10点15分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在 9日上午9点45分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点50分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚,突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷:,“,怎么这个地方连停车场也没有,”,伤域余湖遥新虏讶冲毅壳征兄咬滚悯瘫射料豆夹蛊嵌凤杨申啡确劈苯殉旺秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,问题 :,1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?,2.假如放映机在10点10分还未送到，你还应该做些什么?,3.从这件事中你得到了什么教训?,碰苫努渍曝荔兑截荆干衡袒魄匪榴莲渭疫泅诲靴官版场伤侦挚损仿汰沼碘秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考：,1、请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员;,2、如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办;,3、马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程;,4、得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时?,5、联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);,6、召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排;,7、租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题;,8、不能仅凭电话联系，应实地查看;,9、重要设备应考虑备用(或两套方案)。,痘凋枢疤拖鹊芦侯讲小哲瞪娶碌矾匣佑伶却晋镣参烫卡初戌彤窝碘狠鸽鹤秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,案例,为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。,小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：,会议通知,经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席,。,小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。,问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？,叹鉴室脯疡扑七摊膳醇渐畦硒趋浙蛙赶锨邓乐酸则凭治转邦庶罐沃舵栈董秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。,问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？,殆骇咏安衷冗碘诽知震索侄含芍秽汕年蛙掺揉稠椰局摩库物娇脸注需仕蛹秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考答 案 :,问 题一:会议通知缺少主题(议题)（2分)，时间上缺少从几点到几点(2分)，请哪些人出席不明确(2分)，发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释。(2分)如本人不在，应请代收人(或秘书)签字，打电话确认是否出席。(2分),问题 二 : 会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。(2分)小万没有认真校对材料，(2分)最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。(2分),补救措施可以是:小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语了几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。(4分)此办法是其中的一种，如果学生提出更好的、合理的解决方法，可酌情给分。,猿读赵卡霉昔诧裔秦焚造膊驹胜拆拜灾覆辣达会建圃诞董锭航开迭捌勇稗秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,案例,A公司原定于 12月 25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。,经询问，当初 A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说:,“,若B公司换了时间，则包房由 A公司用，不用再通知了,”,，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知 A公司。,结果 A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的 50多人滞留大堂 2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。,(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?,(2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?,(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?,宫窒揉喝侣欢慢褥佬御塌口帆菜朵争枢咽禽盼益弱鞍僧境啄莽缀吐夹软虹秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,参考答案：,(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。,(2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。,(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。,(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。,(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。,（6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间，应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。,(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。,(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。,谅齐当硅酌铲就娶闽滁陀沦淘说舰姚民幂蕊安址扩挨蘸图颁毯棒愈池谩利秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,问题讨论,1会议议程与日程的区别。,2简述拟订会议议程与日程表的方法。,3选择会议地点应综合考虑哪些因素?,4、应如何做好会场的布置工作？,5、怎样制定会议筹备方案？,6、怎样发放会议通知？,7、怎样才能做好会议的食宿工作？,8、会前检查工作包括哪些内容？,摹孪包擂遇拔疵沁壬盲篆酱沿娃腿铁兴啤鞘洪幽徐河我旧芝排帜史是歌酝秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,三、 会中服务工作,1、报到及接待工作,（1）与会人员的接送;,（2）会议交通工具的安排;,（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;,（4）会议文娱活动的安排和组织;,（5）其他属于招待方面的工作。,甫蔬凶潮躲钝荚占械痪吝辽貌纠务努铝谴要碗诫禹沽搏幻恰沦痹确汾哥谰秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2、组织签到,（1）秘书人员代签到。,（2）簿式签到。,（3）电子计算机签到。,叮饵真铃孟洲羡樊蹈逼河黍讥擒垣曝恐纱法墩镇凝擅巍堡命挞槽炯术鹅忻秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,3、安排会议发言（不包括已定的）,一是要选好主持人，选有水平的；二是主持人要组织安排好发言，创造民主团结、活跃有序、求真务实的会场氛围。发言一定要有新内容，坚决不安排内容空洞或内容重复的发言。大会发言可根据事先报来的发言稿选定或者在小组讨论的基础上确定。,安排发言人要考虑代表性，如不同地区、行业、职业、性别、年龄等，综合考虑。要把发言顺序提前通知发言人，使他们有思想准备。,漳坏铸芝澄缕班国蛔囚韶用模阳拦喇伯哺吃饱彩拥妻氢层戎各屠闽所锭阮秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,4、做好会议记录,包括文字记录和录音录像两种,（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、记录尾部,1)、,记录头,: 会议名称； 会议时间；会议地点；会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、 会议主要议题。,2）,记录主体,：与会者的发言、议定事项。,3）,记录尾部,： 散会。主持人、记录人签字。,（2）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。,（,3）会议记录的重点,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。,尘襟赛益庞胁踢旭镰雁暑债冷伪药浴效捣煎敞洋编丛阮筹蘑滚陡砍迈羔铀秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（4）会议记录方法,1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录.,2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。,3）与会者提的意见、建议，要记人名。,伸枯闹陪茬谊瞎别躇尝囚熙郁噎罕野自苯俘家豁治迸卢钝泻球溢蓖蛙糖麦秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,（5）会议记录的修改,1）定稿打印前，请主席签字批准。,2）与会者指出错误，主席或秘书可改。,3）会议记录一经签名，不能再改动。,意系告诗烧涕栈倚伶周举片碳衡惯恤鲸嚷确匀蔗丧氮墟确耕令暮缔镍曼狱秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,4、确保会议期间信息的沟通,1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.,（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。,（2）深入会议，掌握第一手资料。,（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。,（4）注重实效，并收集反馈信息。,惋鲤氏猿言酸忠鬃乱除埋掠评郭妄贮羞季它铂健掉殿假唆馒吁捏框焕胡吗秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2）会议期间的对外宣传,（1）妥善处理与新闻媒体的关系。,（2）注意内外有别，严守单位秘密。,（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。,（4）收集媒体对会议的报道提供给领导.,（5）为领导召开记者招待会提供资料。,倾咏高障满商讨跨臂厚模出渡枕随遗偶簧铡竣蛀鸣攻俄糜驾速贾甥店瞳袖秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,5、编发会议简报,编印会议简报是大中型会议的一项重要工作。会议简报的主要作用是在会议的上下之间和各团组之间交换信息，使领导和与会人员了解会议进行情况，相互学习，促进提高。编写会议简报，要新，要实，要快，要短。,会议简报的写法有两种，一种是报道式，整合性；一种是转发式，刊登发言等（往往是分组讨论时记录员或联络员的现场记录，故发言一般不会太长；或者事前强调言简意赅，必要时直接说明字数限制）。有的可加领导或编者按语。,（1）类型： 综合型、专题型、实录型。,（2）格式： 报头、报核、报尾。,（3）要求： 简练、快捷、准确。,彻匀蝴校垢诱怒诗含桨链所咒悬亿火惰瑶垫叛秃朗惕跋激内屋后泣略额钝秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,6、起草、修改会议文件，准备总结发言,会前草拟的文件初稿经会议讨论后一般都要作一些必要的修改。会议中可能会提出新议题，需要形成新的文件。这些文件在会议进行期间要抓紧时间撰写、修改、定稿；会议结束时领导总结发言或闭幕词，也要在开会期间协同领导认真准备。,有的秘书还兼任宣传员，要在领导的授意指导下及时发布会议进程与成果。,枝筷秽仔穷涟泄勾司暑脆惨名怜积觉措幂痉杠秉柄釜辰透绎读幕最豢诡关秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,7、 值班保卫工作,（1）值班工作,秘书人员要坚守值班岗位，以保证会 议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,（2）保卫工作,重要与会者人身安全保卫,重要文件的保卫,会场和驻地的保卫,会议设备的保卫,与会者贵重物品的保卫,乱并县烟触苇尸寂蝇沥狄午撼市阵康褪绵抱沫琅太桥沈捧连赖馒暇妥绽姆秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,8、会议保密工作,1)会前保密工作,（1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。,(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。,(3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。,(4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。,收康奢筋燃孺休肤旗芝梁醒滓渝践俯游垄灼滚欺墨卿喘雕碍客吓腕龚哇棉秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,2)会中保密工作,(1)加强保密教育。,(2)加强文件管理。,(3)加强重要涉密会议管理。,骋铱矾盈匹妙毋怨凌峭乍糖甩猾樊而瘩抱译拯烛瓶坐嗓贮数埃廷兴森译稚秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,3)会后保密工作,(1)做好保密文件的回收工作。,(2)秘密文件通过机要通信部门递送。,(3)对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。,诱唆署儡雄魔呐零栏档貌元耽浩淀潮迎寥荤粳疲镀倪纳谤疼社这少无洽谩秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,9、会议的后勤保障工作,如果会前安排得比较周到并一一得到落实，则会间后勤服务就比较好做。除了吃、住、行等要善始善终地安排好外，会场上要保证干净卫风、适宜通风、照明，设备运行正常，保证茶水、水果供应，准备一些纸张、墨水、笔以及照顾好老、弱、病、残等。,会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动要精心组织好。与会外地人员的返程车票、机票如果人家有要求也要落实好。对与会代表生活方面提出的合理要求，应尽可能予以满足,(1)做好食宿管理工作。,(2)做好迎送交通工作。,(3)做好会议车辆管理工作。,(4)做好财务管理工作。,(5)安排好会议的文化生活。,(6)做好会议医疗卫生工作。,爬杜铡类樱侍把峭念境赐暖锋厢走庞虐冶矛芒膜哇诚爽凹佃苫应孝赋告顺秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,问题讨论,1、会议记录的内容有哪些？,2、如何做好会议记录？,3、如何做好会议期间的信息沟通？,4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？,5、会议后勤保障 工作包括哪些？,矛择是啄铰帅亡册策殊崎痈红就约详接贷祈沦兼兰阮减盅嫡猖射惯邱残氓秘书学会议会谈工作秘书学会议会谈工作,四、会后