办公中的文字处理

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,总28页第,*,页,单击此处编辑母版标题样式,办公自动化,1,第 二 章,办公中的文字处理,2,本章内容介绍,本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单的例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范及利用公文向导制作公文的方法。,3,本章主要知识点,文字处理工作流程,文档的录入与编排,文档的页面设置,文档的打印操作,公文的处理规范,利用向导制作公文,4,2.1 文字处理软件及其操作流程,2.1.1 文字处理软件及其功能,文件存储,内容编辑,简单排版,输入校验,输出,提供输入输出接口,对象的嵌入与链接,5,2.1.2 文字处理的操作流程,流程中各个步骤的含义如下：,1文字录入,：,包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。,2文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。,3格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。,6,4页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。,5打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。,6打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。,7,2.2 简单文档处理,本节讲解简单文档的处理过程，主要目的是对办公文档的处理流程有个全面的认识。,8,2.2.1 启动Word并作相关设置,1启动Word软件,首先通过单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如下图所示，它同时打开一个空白文档。,2工具栏的设置,（1）工具栏简介,在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。,常用工具栏 折叠按钮 格式工具栏,9,在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的 使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。,（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开,在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。,方法一：利用“自定义”命令法,操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。,10,第二种方法：拖动“移动控点”法,将鼠标移动到所示 工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。,“常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。,此外，还可通过“工具栏选项”按钮(工具栏右侧)进行设置。,11,2.2.2 文字和符号的录入,1选择汉字输入方法,可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En（或CH）图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。,12,2文本内容的输入,在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：,（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。,（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。,（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。,同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。,13,3特殊符号的录入,文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：、等）。,符号的输入方法主要有四种：,（1）菜单法,：,通过 “插入” |“符号”（“特殊符号”）输入。,（2）工具栏法,：,将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。,（3）软键盘法,：,利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的供选键盘中（13种）选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。,（4）键盘法,：,对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。,4文档录入后的联机校对,14,2.2.3 文档内容的编辑保存,1光标定位,光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。,2选定文本,（1）选择内容较少并且不是整段的选取,（2）选择内容多但不是全文时的选取,（3）使用看不见的选择栏,15,（4）利用快捷键操作选取,选取对象时，可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。,选择全部文档： Ctrl+A、 Ctrl+单击选择栏、三击选择栏,选择整段：在段落中三击所选段落、双击所选段落选择栏,选择矩形文本块： Alt+移动鼠标,选择一行：单击该行选择栏,(5)选定的简化,只要是光标所在的段落，即可对其进行段落格式的设置,16,3修改文本,操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。,4复制、移动、删除文本,首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：,（1）利用快捷键（“编辑”菜单相应操作后的组合键）,（2）菜单方法,（3）工具栏按钮方法,（4）鼠标拖动方法,5“选择性”粘贴的作用,粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”。,17,6撤消和恢复操作,在对文档进行编辑的过程中， Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。,撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮或使用快捷键Ctrl+Z。,恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮或使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。,18,2.2.4 字体与段落格式排版,文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。,另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制（单击可使用一次、双击可多次使用）,19,2.2.5 文档的页面设置,单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤：说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框1设置纸张大小和方向,“纸张”选项卡主要包括纸张大小和纸张来源，其中“纸张大小”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。“纸张来源”一般选择默认设置即可。,20,2 调整页边距,页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及装订线的位置和宽度，纸张的打印方向等。对于这些设置，在预览框中可以看到效果。,3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式,选择“版式”选项卡，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶页不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式；在页眉、页脚列表框中输入或选取数字，可以设置页眉、页脚至页边界的距离。,21,4确定每页中的行数和每行的字符数,选择“文档网格” 选项卡，在其中可以设置文字排列的方向，文档内容文字分栏的数目以及文档中每页的行数、每行的字符数（这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关）。,22,特殊情况下的页眉和页码的设置,奇数页页眉（论文题目和页码）和偶数页页眉（页码和论文的任务类型）不相同时的设置（下图所示）：,页码设置：“插入”“页码”,页眉设置：“视图”“页眉和页脚”,奇偶页页眉不同：“文件” “页面设置”“版式”“页眉页脚”区域的“,奇偶页不同,”选定,封面及目录没有页眉页码：“页面设置”“版式”“页眉页脚”区域的“,首页不同,”选定,23,24,页眉和页码的设置,25,2.2.6 打印效果的预览,（1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，,（2）打印预览窗口中有一个工具栏，可进行打印相关属性设置,（3）当内容没有全部显示完时，可单击窗口右侧滚动条上显示位置标识的上、下空白处或下边的上、下三角按钮继续预览下面的内容,（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面,26,2.2.7 文档的打印输出及网上发布,1打印操作的基本步骤,工具栏中的打印按钮只按默认设置打印，快速简单。,“文件”-“打印(P)”,2打印操作的其他方式,在“打开”对话框中可选中多个文件，在其右键菜单选“打印”，即可对选中文件进行打印,3.网上发布需将Word文档存成“Web页”格式的“.html文件（网页）。“文件”-“另存为”-“文件类型”,27,打印及其属性设置图,28,2.2.8 文档的保存和保护,1、多个文档的保存,打开了多个文档以后，如果逐个地进行保存或者关闭太繁琐，这时，可以按住“Shift”键后再打开“文件”菜单，原来的“保存”变为了“全部保存”，用此命令可以同时保存所有当前打开的文档。,自动保存文档,选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，在“保存”选项卡中，进行相应的设置，如下图所示，Word可以按设定方式自动保存文档，从而省去保存的操作。,29,30,2,、保护文档,为使文档不被人任意查看或修改，可以在保存文档时为文档设置密码，这样，只有知道密码才能打开或修改文档。,(1),选择“工具”|“选项”菜单，打开“选项”对话框。,单击“安全性”选项卡。,在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”，完成设置。,(2),执行“文件”,|“,另存为”命令，打开“另存为”对话框，在对话框中的“工具”,|“,安全措施选项”对话框中进行设置。,31,2.3 办公室文字处理的基本规范及其公文向导应用(WORD模板的使用),2.3.1 办公室文字处理的基本规范,1公文种类,我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。,2公文格式,所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。,公文的组成项目分为指定项目和选择项目。,公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。,32,3公文用纸,公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。,4公文用字,字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。,发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变体字或初号宋体字。,联合行文，推荐用小初号字。,公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。,秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。,主题词，推荐用三号宋体字。,一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字,。,33,5公文书写,文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版。,2.3.2 利用公文向导的使用,1启动Word，单击“文件”|“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。,2在该任务窗格中，选择“本机上的模板”命令，弹出“模板”对话框，,3选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现 “公文向导”对话框，选择公文格式，然后根据单击“下一步”并根据情况填入相应内容直到“完成” 。,公文制作完成后，根据需要，还可以再对向导制作的公文进行内容编辑和格式编排。,34,小 结,在办公事务中，文字处理需要经常进行的一项基本操作。本章通过办公实践中的一个文档实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文等。,通过本章的学习，读者应该能够熟练地进行办公业务管理中文字处理工作，对日常工作中的简单文档如公告文件、工作计划、工作总结能够进行娴熟的输入、编排和打印。,35,1、在Word启动时，有时会产生如下图所示错误信息：,补充：,Word启动时的错误报告处理,36,2、在上图中，点击“不发送（D）”命令按钮，将出现如下图所示信息（此时无需用户操作，系统自动处理）：,37,3、系统处理完成后， 出现如下图所示信息：,在该对话框是中，点击“是（Y）”，即可以安全模式启动Word程序，但并没有文档打开，此时，可通过“文件”菜单中的“打开”命令来打开所需文档。,38,4、错误的处理：,此错误出现往往是因为上次使用Word过程中的错误操作造成的，并不是程序被破坏了，可以通过删除Word的默认模板解决。默认模板位置如下图所示：,（当重新正常启动Word后，会自动生成该默认模板）,39,