行政会议管理流程设计

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,贵州台金农业技术开发有限责任公司,行政会议管理,流程设计,二零一二年十一月,行政会议管理流程设计,流程设计的,目的,流程结构设计,行政会议,管理流程,设计目的,目的1,目的3,逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化,提高会务工作效率，提升会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行,目的2,会议各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序，确保会议开展顺利,流程结构设计,关键节点工作,执行标准,行政,会议,管理,流程,结构,会议管理流程,流程执行,工具,关键,事项,与,考核,指标,会议准备,管理流程,会议开展 管理流程,总流程,会议善后管理流程,关键节点工作执行标准,流程执行工具,关键事项与考核指标,关键节点执行标准,流程执行工具,流程执行工具,关键事项与考核指标,关键事项与考核指标,关键节点工作执行标准,子流程,会议管理流程与工作标准,会议管理,流程图,会议管理,工作标准,流程,关键事项,与,考核说明,会议管理流程图,主办部门,行政部,拟定年度会议计划,相关职能部门,审批,行政部,审核,流程名称,会议管理流程,总经理,行政人事总监,编制月度会议计划,会议准备与开展,会后管理,文件传阅,审核,审核,审批,审批,开始,1、编制年度会议计划,发布、执行年度会议计划,2、审查、确认当月会议计划,3、编制会议实施方案,4、会议准备,5、会议通知,6、会场服务,会议签到,8、会议成果文件编制,9、文件发布、归档,7、会议善后,结束,接收通知并确认,10、总结评估与改进,编修部门,签发人,签发日期,审核,汇总月度会议内容,会议管理工作标准,拟订,年度,会议计划,编制,月度,会议计划,会议,准备与开展,会后,管理,拟订年度会议计划,行政部需根据年度经营工作计划编制年度会议计划,年度会议计划须经行政人事总监审核、总经理审批,年度会议计划的内容包括会议主题、时间地点安排、主要议程、主要与会人员等,行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会、年会、动员会、研讨会、评审会、专题会、评比会、总结会、汇报会等,编制月度会议计划,行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定当月会议内容,行政部将当月会议内容报主管领导签字后，编制当月会议计划,当月会议计划应包括当月会议列表、会议主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等,行政部对各项会议编制会议实施方案， 并报主管领导审批,会议实施方案内容包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议筹备计划、与会人员、主持人、会议费用等,会议准备与开展,行政部须至少在会议开始,前_天,通过邮件、电话等形式向与会人员发出会议通知并确认,会议通知至少应包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议需注意事项等内容,引导与会人员入席，及时统计到会人员数量,安排专人采取适当有效的方式进行会议记录,提供会场服务，维持会议纪律,会后管理,散会指引,会场整理,编制会议纪要及会议成果文件，经行政人事总监审核后报总经理审批,会议成果文件须根据会议主题、会议记录等按实际情况编制,将审批通过的会议成果文件进行发放、传阅,行政部将会议记录、会议成果文件等资料进行编号、归档,跟踪会议决议的执行、督办会后指令，评估会议效果,总结会议组织经验，提高会议组织效率与质量,流程关键事项与考核说明,编制年度会议计划,编制会议实施方案,进行会议记录,会场服务,会议成果文件编制,会议效果评估,编制年度会议计划,年度会议计划编制及时率，目标值为100%,年度会议计划编制规范性，目标为符合会议计划编制要求，各项计划内容完整、无重大错漏；,编制会议实施方案,会议实施方案编制及时率，目标值为100%,会议实施方案编制规范性，目标为各项方案内容完整，无重大错漏,进行会议记录,会议记录错漏次数，目标值为不超过_次，无重大错漏,会议记录归担心，会议记录内容清晰、完整、易懂，符合企业文书编写要求,会场服务,与会人员满意度评分，目标值为_分,会议异常问题解决及时性，会议异常问题解决及时、有效，对会议议程无明显影响,会议成果文件编制,会议成果文件编制一次性通过率，目标值为100%,会议成果文件编制及时性，在会后_日内完成,会议效果评估,会议效果评估及时率，目标值为100%,会议效果评估准确度，目标为相关人员对评估结果无异议,会议准备管理流程与工作标准,会议准备管理,流程图,会议准备管理,工作标准,流程,关键事项与考核说明,会议管理流程图,主办部门,行政部,拟定月度会议计划,相关职能部门,审批,行政部,审核,流程名称,会议管理流程,总经理,行政人事总监,编制会议实施方案,会议通知,会场准备 及,安排,开始,1、拟定月度会议计划,发布、执行月度会议计划,5、会议通知,4、编制会议实施方案,3、编制会议预算,6、会场布置,8、会议记录与会场服务安排,确认与会人员名单,结束,确定会议名称、主题、主持人等,7、文件、用品准备,编修部门,签发人,签发日期,会议准备工作检查与指示,准备工作检查,与完善,2、拟定与会人员、时间地点、议程,9、会议准备工作完善,督导、支持,审核,审批,配合、协助,配合、协助,接收通知并确认,会议准备管理流程图,会议准备管理工作标准,拟定月度会议计划,编制会议实施方案,会议通知,会场准备及安排,准备工作检查与完善,拟定月度会议计划,行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定月度会议计划,月度会议计划应包括当月会议列表、主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等,编制会议实施方案,根据会议内容及权限条件，大致确定与会人员，估计人员数量,根据年度会议计划、本次会议主题、与会人员数量等，确定会议时间与会议地点,根据会议主题、与会责任部门、会议主持人等确定会议议程,根据会议议程、时间地点安排、与会人员数量、需准备资料物品等，编制会议预算,会议预算需符合年度总体的会议预算要求，并尽量明细化,根据已确定的会议名称与主题、主持人、与会人员、时间地点、议程、预算等，编制会议实施方案,会议实施方案须经主管领导审核，并根据领导的指示与意见进行修改完善,会议通知,行政部应尽早进行会议通知。会议通知的方式包括电话、电子邮件、邮寄信函、内部网站、张贴宣传栏等，行政部可以根据会议的性质选择其中一种或多种通知方式,通知内容包括会议地点、时间、与会人员、会议主题及议程等，通知中还应提示与会人员尽早给予准确答复,会场准备及安排,会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排以及会议设备调配等,会场空间安排应便于与会人员进出和流动，使整个会场格局紧凑和谐,会议座位安排应考虑会议的目的，如单向沟通会议、双方沟通会议、 多方沟通会议三者的座位安排应有所不同,会议过程所需用品、文件资料应提前准备,准备工作要细致周到，做到登记，以便统一管理,准备工作检查与完善,会议准备工作就绪之后，行政人事总监及行政部进行会前检查审核，以防出现重大工作疏漏,检查内容包括会场布置、会议议程安排及准备等,大中型会议筹备过程中要进行多次检查,会议准备工作执行工具,会议计划调整申请表,临时会议申请表,月度会议计划,会议实施方案,会议议程安排表,会议预算表,会议管理制度,会议通知单,文件编制规范,会议用品列表,会议过程所需文件,会场管理工作流程,会议记录模板,会议准备工作报告,会议准备工作检查表,会议准备工作改进意见,流程关键事项,编制会议实施方案,会议通知,会场布置,会议资料准备,会议准备工作检查,流程考核指标与目标值,会议实施方案编制及时率，目标值为100%,会议实施方案编制规范性，目标位各项内容完整 、无重大错漏,会议通知及时率，目标值为100%,会议通知准确度，通知内容准确、无缺漏,会场座位安排合理性，座位安排符合会议性质和沟通模式特点,与会人员对会场布置的满意度，目标值为_分,会议资料准备完整度，会议所需各类资料准备齐全、无缺漏,会议资料准备及时率，目标值为100%,会议准备工作检查及时性，在规定的时限内完成会议准备工作的检查，工作指示明确，改善意见合理可行,会议准备工作检查时实效性，会议准备工作无疏漏，会议顺利进行,会议开展管理流程与工作标准,会议开展管理,流程图,会议开展管理,工作标准,流程,关键事项,与,考核说明,主办部门,行政部,会前准备检查,与会人员,行政部,流程名称,会议开展管理流程,与会高层领导,签到入场,会议开场,会场过程管理与记录,开始,1、会议准备工作检查,发放会议文件资料,3、引导入场、入座,7、协助会议开展,9、会议过程记录,说明会议主题，宣读会议议程,结束,安排摄影、摄像,8、临时、异常事件处理,编修部门,签发人,签发日期,会议结束管理,2、安排签到,10、引导散会离场,6、会议秩序维持,签到,4、会议开场,发言、讨论,会议开展管理流程图,会议主持人,入场、入座,领导发言,5、主持会议各项议程,会议过程监督,会议善后,宣布会议结束,离开会场,离开会场,会议开展管理工作标准,会签准备检查,签到入场,会议开场,会议过程管理与记录,会议结束管理,会议准备检查,会议开始前一天与当天，应进行最后的准备工作检查，确保会议顺利进行,会议准备工作检查的内容包括会场布置情况、会议文件资料及用品准备情况、会议各类事项人员与工作安排情况等,重大会议需要进行彩排，并进行多次检查,工作执行标准,签到入场,行政部应事先根据确定的与会人员名单编制与会人员签到表,与会人员签到一般安排在会场入口处，由12名工作人员承担签到引导工作,与会人员签到会，会场人员引导其入场入座，并为其倒好茶水,会议对与会人员作为有具体安排的，会场人员应正确引导与会人员入座,会议开场,会场主持人进行开场发言，感谢与会人员的参与，说明会议主题与会议议程，并请领导讲话,会议开场时可请与会人员进行自我介绍或开展破冰游戏，以活跃会场气氛,会议过程管理与记录,会议主持人根据事先制定的会议议程，主持开展各项议题,会议议程的内容包括会议内容、讨论事项、讨论目的、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容要求等,行政部会场人员负责维持会议现场的秩序，端正会风,会议纪律包括不接电话、不大声喧哗、不交头接耳、不打瞌睡、不做与会议无关的杂事、不随意走动、保持清洁卫生、不打断发言人的发言等,会议中，会场人员须进行内外联系，负责传递信息工作，并注意会议内容的保密,及时备好会议期间所需用品，如笔墨、纸张、茶水等,保证会场照明和扩声工作正常、协助会场摄影留念等,对于会议中发生的意想不到的临时变动，会场人员应及时进行应对,视具体情况向领导请示，并针对领导的指示采取应急措施，进行妥善处理,由专人负责会议记录，会议记录要求准确、真是、清楚、完整，能够客观地反映会议的内容和进程,会议记录内容包括会议时间、地点、出席人员、主持人分、议程、发言、讨论、争议、决议和决定,会议结束管理,会议结束后，会场人员须及时引导与会人员有秩序地离开会场，并提醒与会人员注意携带个人物品，不要遗留在会场,在送别与会人员时，会场人员应热情有礼,流程关键事项与考核说明,与会人员签到,会议纪律与秩序维持,会场服务,会议临时、异常事件处理,会议记录,会议出入场引导,流程考核指标与目标值,签到表正确度，签到表出错次数为0,签到引导工作规范性，签到引导及时、明确、与会人员签到无误,与会人员违反会议纪律，目标值为0此,会议纪律的宣传度，宣传工作及时、到位、效果明显,与会人员满意度，目标值为_分,会场服务不周造成会议终端的次数，目标值为0次,临时、异常事件处理及时率，目标值为100%,临时、异常事件处理正确率，目标值为100%,会议记录完整度，会议进程中各项事项均记录完整,会议记录准确度，会议记录真实、清晰、明了,会议出入场引导投诉率，目标值为0,会场出入场引导工作规范性，目标为会场人员严格执行企业员工礼仪规范、与会人员出入场秩序良好,会议善后管理流程与工作标准,会议善后,管理流程图,会议善后,管理工作标准,流程,关键事项,与,考核说明,会议管理流程图,主办部门,行政部,拟定月度会议计划,相关职能部门,审批,行政部,审核,流程名称,会议善后管理流程,总经理,行政人事总监,编制会议实施方案,会议通知,会场准备 及,安排,开始,引导与会人员安全退场与送别,1、清扫、整理会场,3、会议文件发布、精神传达,完善会议纪要、决议、简报,2、编制会议纪要、决议、简报,评估会议决议的执行情况,6、改进会务工作,4、督办会议决议,结束,确定会议名称、主题、主持人等,5、会议实施工作评估总结,编修部门,签发人,签发日期,准备工作检查,与完善,整理会议记录,审核,审批,配合、协助,传阅会议文件,会议善后管理流程图,学习会议精神,执行会议决议,会议善后管理工作标准,会场善后处理,行政部应及时拆除临时性布置、清点设备及用具、恢复桌椅原样、清扫会场、归还设备用品及会场钥匙等,行政部根据之前确认的清退文件目录将会议文件收回,报关与会人员个人遗留物品，公布事务招领通知,执行工具,会议设备用品列表,会议文件资料目录,失物招领通知,编制会议文件,行政部在整理会议记录的基础上编制会议纪要，对会议的基本情况和主要精神进行概括和提炼,根据会议成果编制会议决议，报主管领导审批。会议决议的编制须严格按照企业文书编写格式和规范进行,会议简报要真实地反映会议情况，简报的文字要简练、篇幅要短小，重点报道会议的重要问题,执行工具,会议纪要,会议决议,会议简报,会议善后管理工作标准,会议文件发布与督办,会议文件经权限审批人审批后形成正式文件印发，并向“权限知情人”发布决议事项通知,传达会议精神，会议精神的传达方式有组织传阅会议文件、制作宣传提纲进行讲解等,行政部须在会后对会议决议事项进行督办，落实会议精神,建立督办登记薄，逐项列出需检查督办的事项，并由督办人员根据实际情况定期记载督办事项的进展状况,督办人员可采用扣头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期地向领导反映督办事项的落实情况,执行工具,会议决议,会议简报,会议决议督办登记薄,会议督办报告,会议善后管理工作标准,会务工作总结与改进,会议结束后。行政部须对此次会务工作进行总结与评估，提出会务工作改进措施，提交会务工作总结报告,总结的内容包括会议准备、会场服务、会后处理、会议文件编制、决议督办、会议效果评估等,行政部须制定改进会务工作的行动计划，并及时跟踪计划的执行情况,将本次会务工作中好的经验与问题解决办法进行总结提炼，修订会议管理制度与工作流程，完善工作标准,会议善后管理工作标准,会务工作改进行动计划,会议管理制度修订稿,会议工作流程修订稿,执行工具,会务工作总结报告,会议效果评估表,会议服务调查问卷,流程关键事项与考核说明,会场整理与清扫,会场整洁度，会场感觉、整洁、无卫生死角,会场整理及时率，目标值为100%,会议文件编制,会议文件编制及时率，目标值为100%,会议文件编制准确度，目标位文件符合企业文件编制要求，内容符合实际、无错漏,会议决议发布与督办,决议发布及时率，目标值为100%,决议督办及时率，目标值为100%,会务工作改进,会务工作改进措施执行率，目标值为100%,会务改进工作目标达成了，目标值为_%,