旅行社管理系统操作说明0912

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,产品部,Ver1.0,旅行社管理系统使用说明,目 录,系统总体流程,具体操作,流程,-,业务,财务总体介绍,具体功能介绍,-,财务,实例操作流程,-,财务,旅行社管理系统流程,系统设置,线路管理,订单管理,团队管理,采购管理,导游报账,财务管理,基本管理,角色设置,部门设置,员工设置,往来单位设置,酒店类型设置,餐标设置,房标设置,新建线路,提交线路,新建订单,新建团队,团队计划表,修改采购计划,录入采购执行,新增报账单,提交报账单,报账单审核,财务审核,成功,失败,生成采购计划表,修改报账单,失败,审核,审核,关闭,成功,舱别设置,旅行社管理系统操作流程,-,计调,新建线路,系统信息设置,提交线路,新建订单,新建团队,订单成团,生成采购列表,报账单审核,旅行社管理系统操作流程,-,采购,步骤一,查看采购计划,步骤二,修改采购计划,步骤三,录入采购执行,旅行社管理系统操作流程,-,导游,步骤一,新增报账单,步骤二,报账单提交,步骤三,修改报账单,导游针对,本帐号所,带团队且尚未报帐,的团队,，进行报账。,填写完报账单后进,行提交，进入团队,审核和财务审核,当计调或财务打回,报账单时，导游再,进行报账单的修改及提交,目 录,系统总体流程,具体操作,流程,-,业务,财务总体介绍,具体功能介绍,-,财务,实例操作流程,-,财务,系统角色的设置,包含导游，计调，采购，财务等角色。,部门的设置,设置公司内部的部门以及部门上下级之间的关系。,员工的设置,编辑员工基本信息，及所属部门和所属角色。,往来单位的设置,往来单位的新建和剩余额度说明。,步骤一：员工帐号的授权,1,，怎样设置一个角色？,旅行社管理系统,-,基本管理,-,角色管理,点击“添加角色”，可进入角色权限输入界面进行所建角色的名称设置和权限的分配。,点击“保存”后，该角色显示在角色列表内,2,，怎样进行部门设置？,旅行社管理系统,-,基本管理,-,部门管理,点击,“,添加部门,”,，设置部门名称，上级部门，部门主管等基本信息,点击,“,保存,”,，该部门显示在部门列表中,3,，怎样进行员工设置？,旅行社管理系统,-,基本管理,-,员工管理,点击,“,添加员工,”,，设置员工编号，姓名，部门，角色等基本信息,点击,“,保存,”,，该员工显示在员工列表中,2,注意事项：,1,，勾,选后直接把该员工的角色分配为,导游,2,，勾选后必须在下方输入为该员工分配的系统,帐号和,密码，即可为该员工开通系统帐号。,1,4,，往来单位的额度说明,旅行社管理系统,-,基本管理,-,往来单位,点击“添加往来单位”，设置往来单位基本信息,新增往来单位时会设置往来单位可挂帐的额度，每消费一笔订单会产生已用额度，剩余额度,=,挂帐额度,-,已用额度,酒店类型的配置,餐标的配置,房间类型的配置,座位舱别的配置,步骤二：资源的配置,1,，资源类型的配置和维护,旅行社管理系统,-,系统设置,-,资源类型维护,可配置酒店类型，餐标，房间类型，座位舱别的基本信息。点击新增，可在本页面进行新增，点击往来单位，弹出其对话框。,新建线路,包含设置线路信息，套餐价格，站点。,线路的提交,线路的查询,步骤三：新建线路及线路的管理,1,，怎样新建一条线路？,-,设置线路信息,旅行社管理系统,-,线路管理,-,新建线路,-,设置线路信息。,注意必填项及图片的添加和上传。,1,，怎样新建一条线路？,-,设置套餐价格,旅行社管理系统,-,线路管理,-,新建线路,-,设置线路信息。,新建线路时必须要新建个套餐，否则此线路无法使用。,1,， 怎样新建一条线路？,-,设置站点,旅行社管理系统,-,线路管理,-,新建线路,-,设置站点,在“设置线路信息”页面输入线路信息保存后，会根据出发地和目的地默认一个站点。用户也可自行设置站点信息。,2,，线路的提交,旅行社管理系统,-,线路管理,-,线路列表,-,线路提交,线路新建后为草稿状态，点击提交后，此线路才能使用，不然新建订单和团队时无法看到此线路,3,，怎样进行线路查询？,旅行社管理系统,-,线路管理,-,线路列表,线路列表中的线路来源有来自于交易市场的线路和本系统中的线路。,输入线路名称或选择线路来源，可查询到与输入内容匹配的记录。可支持线路的模糊查,询。,新建订单,订单的查询,订单参团,步骤四：新建订单和订单参团,1,，怎样新建一条订单？,旅行社管理系统,-,订单管理,-,新建订单,选择线路时，会自动带出出发地点，选择团队时，会自动带出该团的出发日期,如果选择的往来客户是零售客户，则不允许挂账，也就是说必须未收金额为,0,才能保存，不然无法保存此订单。选择的是统一管理的往来客户时，要本次未收金额小于或等于剩余挂账额度时才能保存此订单,点击“手工添加游客”，可弹出添加游客的对话框，添加接送站操作相同,2,，怎样查询订单？,旅行社管理系统,-,订单管理,-,订单列表,根据红色框内的关键信息，可在订单列表中快速查询出与之匹配的订单内容。,订单来源于交易市场，智慧旅游网，办公系统。来源于交易市场和智慧旅游网的订单不可修改和删除，只能查看和参团。,3,，订单参团,旅行社管理系统,-,订单管理,-,订单列表,在订单列表页面，勾选该订单前的复选框后点击参团，在弹出的选择团队界面可实现多笔订单加入某团队的操作。另外，直接点击该条记录操作栏中的“参团”，可实现单笔订单参团操作。,新建团队,团队计划表,生成采购计划,步骤五：新建团队及团队的管理,1,， 怎样新建一条团队？,-,团队信息设置,旅行社管理系统,-,团队管理,-,新建团队,-,团队信息设置,注意必填项的填写,1,， 怎样新建一条团队？,-,从订单导入游客信息,旅行社管理系统,-,团队管理,-,新建团队,-,从订单导入游客信息,在本线路或相关线路的订单复选框中选中订单，单击“加入团队”，然后单击“下一步”。,1,， 怎样新建一条团队？,-,完善团队游客资料,旅行社管理系统,-,团队管理,-,新建团队,-,完善团队游客资料,默认选中“选择订单游客”，点击添加，可弹出该订单未计调游客列表，进行复选选择游客。同时也可新增订单游客名单。选择完成后点击“完成,”,即可。,2,， 团队计划表,-,修改计划表,旅行社管理系统,-,团队列表,-,团队计划表,计划表中房差金额，其他费用等可编辑的字段默认带出的数据为整个订单的数据。点击修改，用户可对其进行编辑。,旅行社管理系统,-,团队列表,-,团队计划表,单击“显示,/,隐藏列”，弹出选择隐藏列表，勾选要隐藏的列，点击选择，界面将隐藏勾选的字段,2,， 团队计划表,-,显示隐藏计划表,3,， 生成采购计划,旅行社管理系统,-,团队列表,-,生成采购计划,选择某团队的“生成采购计划”，可生成采购计划表，生成一次采购计划表后，再点“生成采购计划”则自动跳转至已产生的采购计划中。,修改采购计划,录入采购执行,步骤六：编辑采购计划,1,， 修改采购计划,旅行社管理系统,-,采购计划,选择某团队的“修改采购计划”，可对采购计划进行修改和保存,系统默认自动带出酒店，餐馆，门票，导游的采购清单项，旅运，娱乐和线路勾选可带出。,2,， 录入采购执行,旅行社管理系统,-,采购计划,选择某团队的“录入采购执行”。采购执行默认带出采购计划中的数量和金额，用户可根据实际情况对其进行编辑,一定要输入“指定酒店”，“指定餐馆”等往来单位，不然无法进行保存,新建导游报账单,报账单提交,步骤七：导游报账,1,， 新建报帐单,旅行社管理系统,-,导游报帐,-,新建报账单,选择某“团队编号”，点击保存，可带出该团在采购执行编辑的一些报账金额，用户可对其进行修改，新增等操作。,保存报帐单。,团队名称中只能带出当前导游的帐号所带的团队，且须尚未报帐的团队。,2,， 提交报帐单,旅行社管理系统,-,导游报帐,-,报账列表,选择提交,也可在新增或修改报账单的时直接提交,团队审核,财务审核,步骤八：报账审核,1,， 团队审核,旅行社管理系统,-,团队管理,-,报账审核,单击“审核”，弹出报账单列表。审核打回时，必须要填写打回的原因，打回后导游可修改编辑报账单。团队审核通过时，进入财务审核。,2,， 财务审核,旅行社管理系统,-,财务管理,-,财务审核,选择要审核的报账，单击“审核”，审核状态变为“已审核通过”。当财务审核不通过时，导游可对报账重新进行修改编辑与提交。,目 录,系统总体流程,具体操作,流程,-,业务,财务总体介绍,具体功能介绍,-,财务,实例操作流程,-,财务,财务总体介绍,报表分析,财务管理,财务设置,出纳登帐,业务收款,业务付款,收入登帐,支出登帐,借款管理,转账取款,财务调账,财务审核,财务明细,账户流水,往来账款明细表,往来账款汇总表,团队收支一览表,财务模块,具体功能,收入明细表,支出明细表,收入汇总表,支出汇总表,业务与财务数据逻辑,财务,业务,线路订单,采购执行,导游报账,业务收款,业务付款,财务明细,收入登帐,支出登帐,借款管理,转账取款,财务调账,报表分析,财务流程,财务设置,出纳登帐,业务收款,业务付款,收入登帐,支出登帐,借款管理,转账取款,财务调账,财务审核,财务明细,报表分析,目 录,系统总体流程,具体操作,流程,-,业务,财务总体介绍,具体功能介绍,-,财务,实例操作流程,-,财务,财务具体功能,-,财务设置,启用财务模块前，应先进行财务设置,收入、支出项目设置,系统中有默认收支项目，这些项目不能被删除、禁用,银行账户设置,系统中的“现金”账户，为默认账户，开始使用时，要先设置账户的初始余额，这个余额将直接影响账户流水余额,设置的新的银行账户，需要设置初始余额,财务具体功能,-,出纳登账,业务场景：对业务中收到、付出的钱进行账户的确认,数据来源,线路订单、采购执行数据中，有收款金额及付款金额的业务,操作方法,进行出纳登账时，点击业务后面的“出纳登账”，将登账金额及账户记录清楚即可,可多次出纳登账，点新增即可,财务具体功能,-,业务收款,业务场景：主要处理各种类型的业务收款,对应收业务的后续收款,处理客户的预收款,数据来源,线路订单、收入登帐及导游报账中自动产生的收入记录，未收款大于,0,的情况,注意点,如客户不清楚收款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。,预收款的处理同上,财务具体功能,-,业务付款,业务场景：主要处理各种类型的业务付款,对应收业务的后续付款,处理客户的预付款,数据来源,采购执行、支出登帐及导游报账中自动产生的支出记录，未付款大于,0,的情况,注意点,如客户不清楚付款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。,预付款的处理同上,财务具体功能,-,收入登账,业务场景：主要处理公司其他各类收入业务,注意点,如发生的收入是属于团队相关的收入，需要录入团号，会根据团号将收入汇总至团队收支一览表,如发生的收入，没有收到全款，则必须要录入发生收入业务的单位等,财务具体功能,-,支出登账,业务场景：主要处理公司其他各类支出业务,注意点,如发生的支出是属于团队相关的支出，需要录入团号，会根据团号支出汇总至团队收支一览表,如发生的支出，没有付完全款，则必须要录入发生支出业务的单位或个人等,财务具体功能,-,借款管理,借款,包括借支团款、其他借款两种业务,选择借支团款业务时，需要选择导游及团号,还款,录入还款单时，需选择需还款的借款业务,借款管理,列示现有借款记录及还款情况,财务具体功能,-,转账取款,业务场景,主要处理转账业务、提取现金业务及将现金存入银行业务,财务具体功能,-,财务调账,业务场景,主要处理往来单位之间，账款尾数抹平、因质量等原因扣款、账款收不回来需把账结平等各种需要调账的业务,应收款调账：,对应收支类型为：收入；收入项目为调账。,应付款调账,对应收支类型为：支出；支出项目为调账。,提供三种调账方式：选择单据调账、按时间自动调账、按比例自动调账,选择单据调账：适用于,知道,哪笔业务需要调账,按时间自动调账：适用于,不知道,哪笔业务需要调账时。调减时：先从最早的业务开始调账，金额不够调账金额的就依次调下一笔业务，直到将金额调完为止。,可手工修改,按比例自动调账：适用于,不知道,哪笔业务需要按调账时。调账时，根据现有业务未结清金额，按金额比例调账。,可手工修改,财务具体功能,-,财务审核,-,导游报账,导游报账审核,流程：新增导游报账,-,计调提交,-,计调审核,-,财务审核,注意点,导游报账财务审核时，将根据报账数据产生财务记录。,每一条财务记录，对应一个财务编号,自动产生的财务记录，可在财务明细中查询到,对应的单据类型为导游报账,数据逻辑，以下字段如有数据就产生一条财务记录,导游现收,-,自动产生收款记录,导游现付,-,自动产生付款记录,本次记账金额,-,根据收入、支出项目，分别自动产生收入、支出记录,未付导服费,-,自动冲减该导游的应付记录,导游预支团款,-,自动冲减该导游的借支团款记录,应付导游金额,-,自动产生该导游的一笔应付记录,财务具体功能,-,财务审核,-,导游报账,财务具体功能,-,财务审核,-,导游报账,财务具体功能,-,财务明细,报表说明,主要显示所有财务记录的明细表，包括由业务系统自动产生的财务记录及财务模块录入的财务单据,可根据各种查询条件进行查询,财务,-,报表分析,账户流水,主要用来查询公司账户的进出流水账,可以按账户查询，也可以查询全部账户的流水账,往来账款明细表,主要是往来单位、导游、员工对账时查询的报表,能查询期间内具体每一笔业务的往来明细数据，非常方便对账,能让每笔业务数据，有据可查，从一定程度上保障数据安全性,往来账款汇总表,主要查询截止到某个时间，公司总体的往来账款汇总情况,能从汇总表中直接点击查看，可以联查到明细表,团队收支一览表,能清晰正确的反馈出每个团队在期间内是所有收支情况、利润情况，以及团队状态,能查询出所有已报账完成的团队利润情况,收入明细表、收入汇总表、支出明细表、支出汇总表,对收入、支出情况查询的报表,能按不同的汇总依据，从各维度统计收支情况,财务,-,报表分析,目 录,系统总体流程,具体操作,流程,-,业务,财务总体介绍,具体功能介绍,-,财务,实例操作流程,-,财务,实例操作,业务场景：销售一条线路,10000,，收款,2000,，后续收款,8000,流程：订单管理,-,新增订单,-,财务管理,-,业务收款,新增订单,后续收款,实例操作,业务场景：发团前，公司根据团队计划，向,xx,酒店预订,20,间房，单价,200,；预付,1600,。月底将尾款付清。,流程：采购管理,-,采购列表,-,录入采购执行,-,财务管理,-,业务付款,前期操作：建立好团队，制定了采购计划,实例操作,业务场景：发生了导游报账外的有关团队的其他收入和其他支出,收入：直接在,财务管理,-,收入登账中，录入一张单据即可,支出：直接在财务管理,-,支出登账红，录入一张单据即可,财务管理,-,应付款调账,财务管理,-,支出登账,财务管理,-,业务付款,录入支出金额,2040,元，已付款金额为,0,元,选择对应的调账单据，录入调账金额：,-40,元,选择对应当业务单据，录入付款金额：,2000,元,举例：公司为,xxx,团出游，向华洋旅游用品公司购置一批旅游帽等装备，共,2040,元，购置时未付款。月底结账，抹去尾款,40,元，付款,2000,元，账务结清。,操作步骤如下：,实例操作,业务场景：支出（收入）登账后，进行了付款（收款），后发现支出登账数据有误，需要修改。,有以下几种处理方式：,财务管理,支出,(,收入,),登账,-,修改,财务管理,-,业务付（收）款,-,删单,1.,删除对应付款单（收款单），再修改支出（收入）登账单,2.,根据错误的金额，通过应付（收）款调账功能，进行调账，调整至正确数据。,如：原支出登账记录收入为,800,，后发现有误，应要记,1000,。可在应付款调账中，选择对 应的单据，调增,200,即可,财务管理,财务调账,-,应付（收）款调账,THE END,