办公室公文写作培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室公文写作培训课件,第一部分 公文介绍,一、公文的含义和,特点,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。,公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点,二、公文的种类,命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要,三、公文的重要性,公文是企业实现管理职能的重要途径,公文是体现企业形象的重要手段,公文是员工履行岗位职责的重要工具,公文是衡量员工综合素质的重要标尺,根据发文对象可分为以上三类,上行文,下级单位向上级单位的发文,如：请示、报告等,平行文,平级单位或不相隶属单位之间的发文,如：通知、函等,下行文,上级单位向下级单位的发文,如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等,第二部分 常用公文写作要领,一、请示的写法,请示：适用于向上级请求指示、批准（上行文）。,请示的标准结构,、标题：事由文种（关于*的请示）,、主体：（）起因,（）事项,（）提出处理意见,、结尾用“妥否，请批示”,请示应注意的事项,1、“理由”部分简明扼要,2、主要内容在正文中表述,3、要有倾向性意见，且具可操作性,4、一事一请示,5、送往政府部门的请示要注,明联系人和联系,6、请示和报告有本质上的区别,案例：,关于购置办公用品的请示,总公司秘书办：,为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷选煤厂。因新换办公地址，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约,21,万元，建议由我公司自购。 妥否，请批示。 附：各种办公设备明细表,*公司办公室,二一二年八月十日,二、函的写法,函：适用于与平级部门或外单位进行协商、联络（平行文）。,适用范围及分类：,、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）,、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）,、询问或答复问题（问答函）,函的格式,1,、标题：事由文种,“*公司关于调用办公物资的联系函”,2,、函件编号（部门,+,年份,+,数字 如：,ZHB2012001,）,3,、正文：开头主体结尾,函的要求,1,、对于同级单位，大胆用函。,2,、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式,。,3,、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司,ZHB2012001,号函已收悉，现答复如下）,。,案例：,四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函,编号：DC2012001,西南交通大学：,我公司近期招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：,一、培训内容：现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。,二、培训时间：定于2012年9月10日12日，训期3天。,三、培训地点：乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室。,联系人：四川德诚公司人力资源部,联系 ：0833-26* 136*（邹经理）,特此函询，盼尽速回音。,二一二年八月十日,西南交通大学关于,四川德诚公司关于对新员工开展,技能培训的商洽函,的复函,编号：,XJ2012001,四川德诚公司：,贵公司,DC2012001,号函已收悉，经我院商讨研究，现答复如下：,我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于,2012,年,9,月,9,日到达贵公司，望予以接待。,联系方式：王老师（博士，研究生导师）,139*,附：培训方案及课时安排,二一二年八月十二日,三、通报的写法,通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。,通报常用的两种类型,1,、表彰性通报,2,、批评性通报,通报的格式,1,、标题：事由文种,“关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报”,2,、主送部门（运行科、财务科、业务部）,3,、正文：开头主体结尾,通报应具备的几个要素,1,、引言部分,2,、事实部分,3,、分析处理部分,4,、号召要求部分,引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。,例,:,关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报,物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下：,事实部分，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。,事情经过,2012,年,6,月,5,日，物流公司驾驶员张某驾驶川,L*,车执行选煤厂至电厂的煤炭运输任务。约,14:30,分，,分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。,分析原因和处理决定,此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄。根据公司,安全管理制度,、,安全奖罚制度,、,事故报告管理制度,等有关规定，决定给予张某批评通报，并纠错,2000,元的处罚。,号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。,提出要求,望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安全管理制度，对相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统计报告工作，如有隐瞒、迟报、漏报情况，一经发现严肃处理。,四、会议纪要的写法,标题。,主要反映会议的性质和范畴。,1,、会议名称+会议纪要（例行会议）,如: *公司月度总结会会议纪要,2,、关于-问题+会议纪要（专项会议）,如: 关于协调*公司开业庆典事宜,的会议纪要,导言。,主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主持人、记录人和主要内容等。,*公司月度总结会会议纪要,会议时间：,2012,年,7,月,14,日,14,：,30,分,会议地点：公司会议室,出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某,缺席人员：唐某（因公请假）,主持人：张某 记录人：周某,主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详细如下：,主体。,这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。,1,、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。,2,、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。,3,、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。,4,、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。,5,、会议纪要没有落款。,个人的几点心得,公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。,语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。,掌握格式是有效途径。,标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。,要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。,一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。,文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。,第三部分 公文写作解决方案,一、确立为别人而写的原则,拟文的直接目标是“四好”：,好读、好懂、好记、好执行,让你自己明白很重要，但让读者明白更重要,公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和,二、掌握公文写作的“三步曲”,第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。,第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨,、,重点对待。,第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。,三、层次分明、不重复,段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。,不重复原则：,每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲,四、注意逻辑、顺序,表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯,采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法,注意相互依存关系,五、不犯语法错误,主语、谓语、宾语齐全,正确运用标点符号,不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来,六、紧凑连贯,能用一句话表达清楚的，绝不用两句话,尽量用一个主语把后面的语言串起来,语句、段落之间要有连贯性,七、力求简洁,一份公文只解决一个问题,“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”,在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策,尽量用简短的句子,八、准确明了,标题要高度概括全文主旨,内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述,直接表述事由或要求，不要转弯抹角,观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,九、,公文格式具体要求,页面设置,页边距：上：,2.0cm,下：,2.0cm,左：,2.7cm,右：,2.7cm,无页眉无页脚,页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧,正文格式,标题字体：宋体二号字加粗,正文字体：仿宋,_GB2312,三号字,段落格式：单倍行距，提行空两格,序号的运用,第一层 一、 二、 三 、,第二层 （一）（二）（三）,第三层 1、,2,、,3,、,第四层 （1） （,2,） （,3,）,第五层, ,数字的用法,公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如：二一二年年度总结报告）；公文最后的落款日期必须用大写数字（如：二一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。,十、充分利用一切工具,1、利用模版,2、利用积累,3、请教他人,第四部分公文写作的总体要求与存在的问题,一、公文写作的 一般要求,1、正确选用文种，体式规范,2、标题准确反映全文的主题,3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了,4、简明扼要，直书不曲,5、表述紧凑严密,6、用语庄重平实,7、概念稳定,8、用语要礼貌得体,9、正确运用标点符号,10、准确计算,二、 公文写作中容易出现的问题,（,一） 语言重复、啰嗦,经公司领导批准同意,20,12,年5月25日5月31日 下午18：45分,事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。,工作人员24小时夜以继日轮班作业。,（,二） 词序、语序不当,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。,修改：,关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。,岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。,修改：,岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。,（三）词义混淆,制定,制订,词义：制定,制作、定出。公文中习惯用在较大场合。,举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。,词义：制订,制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。,举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,和,与,或,词义：和,表示两者都是，是并列关系。,与,表示两者对立，是平等关系。,或,表示两者其一，是选择关系。,举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，,A,公司和,B,公司一起进入了准决赛，明天，,A,公司与,B,公司将展开争夺决赛权的较量，届时，,A,公司或,B,公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。,（四）词语搭配不当,借阅人必须履行档案借阅登记制度,分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意,修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度,为杜绝管理漏洞,分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词,修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生,嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为,分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。,修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为,修改,:,我公司于,9,月,30,日召开了先进个人和先进集体的表彰大会，董事长和公司其他领导同志出席了这次会议,修改：,公司法（修订案）,于,2005,年,10,月,27,日经全国人大常委会第十八次会议通过，于,2006,年,1,月,1,日起施行。,（五）语法错误,全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过公司法（修订案），并于2006年1月1日起施行。,我公司于,9,月,30,日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议,（六）逻辑混乱,总公司领导：,2012,年,4,月20日，我公司向总公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。,修改：,2012,年,4,月20日，我公司向总公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。,总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。,修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从,7,折降低到,9,折。,孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内归还。,修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。,20,12,年上半年，我公司共组织培训,30,次，其中：总公司培训,5,次，企业培训19次。,修改：,2012,年上半年，我公司共组织培训,30,次，其中：总公司培训,5,次，企业培训,19,次，其它培训,6,次。,集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的“八防”，发现问题及时补救。,修改：集体控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。,解聘李四同志主管职务,自,2008,年,4,月,9,日起执行。,修改：解除李四同志主管职务，执行时间为,2008,年,4,月,9,日,（,七）附件格式不当,1,、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件,1,。,2,、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：,附件：,1,、,关于*的办法,2,、,关于*的通知,3,、,关于*的方案,（八）称谓问题,2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸。,修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，天安公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸等单位有关部门人员。,（九）标点符号运用不当,常用标点符号：,点号有：句号： 。 问号： ？ 感叹号： ！ 逗号： ， 顿号： 、 分号： ； 冒号： ：,标号有：引号：“” 括号：讲义 破折号： 省略号： 着重号： 书名号： 间隔号： 连接号： - 专名号： _,四 有,有一必有二 有先必有后,有好必有坏 有内必有外,八先八后,思想在先，行动在后,原因在先，结果在后,综合在先，具体在后,铺垫在前，运用在后大事在先，小事在后优点在先，缺点在后上级在先，下级在后别人在先，自己在后,谢谢大家,